26. April 2019
Dienstreisebelege abheften? Kaffee für das Vorstellungsgespräch vorbereiten? Das war einmal: Heute gestaltet die Personalabteilung das Corporate Image des Unternehmens, genießt höchste Wertschätzung – und profitiert von digitalen Lösungen.
Die Digitalisierung stellt das Personalwesen heute vor enorme Herausforderungen. Als „Sparringspartner“ der Geschäftsführung sind HR-Manager stärker denn je in die strategische Ausrichtung der Unternehmen involviert – neue Kompetenzen sind gefragt. Hierfür bietet die digitale Transformation eine Vielzahl an Chancen, aber auch Risiken. Denn eine softwarebasierte Personalplanung ersetzt nicht den Erfahrungswert eines langjährig tätigen Recruiters, Cloud-Anwendungen können nicht die individuellen Bedürfnisse der Belegschaft befriedigend auffangen.
Mit Enterprise Content Management zu mehr Effizienz
Dennoch sind digitale Tools aus dem Personalmanagement längst nicht mehr wegzudenken. So lassen sich gerade dort neue Ressourcen erschließen, wo bis dato nüchterne Verwaltungsmonotonie vorherrschte, beispielsweise bei der Bearbeitung von Urlaubs- oder Dienstreiseanträgen. Während früher jeder Antrag durch mühsame Genehmigungs- und Freigabeprozesse geschleust werden musste, ersetzen nun Enterprise-Content-Management-Lösungen solche administrativen Tätigkeiten.
Dabei helfen beispielsweise elektronische Workflows: Der Antragsteller reicht seinen Urlaubswunsch ein, der – nach entsprechender Genehmigung durch den Fachabteilungsleiter – beim Personaler landet. Mit einem Klick wird der Urlaub verbucht, im Kalender eingetragen und der Betreffende über den erfolgreichen Abschluss des Verfahrens informiert.
Mit Workflows neue Mitarbeiter gewinnen
Doch auch im Bewerbungsmanagement sind die Potenziale digitaler Innovationskraft längst noch nicht ausgeschöpft. Schließlich verschlingen das Sichten und Archivieren von Bewerbungsunterlagen sowie die Terminierung mit potenziellen Jobanwärtern besonders viel Zeit. Um hier den Aufwand zu minimieren und das Recruiting nachhaltig zu entlasten, wirken ebenfalls ECM-Tools wie enaio® als effiziente Assistenten. Sie sorgen dafür, dass Anschreiben, Lebensläufe und Zeugnisse den jeweiligen Personen jederzeit zugeordnet und zudem revisionssicher archiviert werden können. So haben Personaler die Dokumente auch für Bewerbungsgespräche jederzeit zur Verfügung. Entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden die Dokumente schließlich automatisch gelöscht.
Digitale Zukunft im HR
Mehr Flexibilität, mehr Zeit für die Belange der Belegschaft, weniger alltägliche Tristesse durch unüberwindbare Papierstapel und Aktenberge – längst erkennen die meisten Mitarbeiter die klaren Vorteile des digitalen Wandels. Ob jedoch diese Akzeptanz auch noch gewährleistet ist, wenn zukünftig KI-Systeme die Erstgespräche mit Jobanwärtern von Chatbots durchführen lassen oder Bewerbungen einzig anhand von Schlagwort-Algorithmen ausgesiebt werden, ist durchaus fraglich. Denn fernab der vielen Vorteile, die intelligente Technologien hinsichtlich der Arbeitserleichterung mitbringen, sollte stets im Bewusstsein der Entscheider bleiben, worum es am Ende vor allem im Human Resources wirklich gehen sollte: um den Menschen.
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