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Ein Geschäftsmann drückt einen Purchase-to-Pay-Knopf mit darauf befindlichen Zahnrädern.Ein Geschäftsmann drückt einen Purchase-to-Pay-Knopf mit darauf befindlichen Zahnrädern.

7. August 2023

Purchase-to-Pay-Prozess digitalisieren: So hilft ein ECM

In einer zunehmend digitalisierten Welt spielt die Implementierung eines effektiven und effizienten Purchase-to-Pay-Prozesses eine wichtige Rolle für den Erfolg von Unternehmen. Durch den Einsatz eines Enterprise-Content-Management-Systems kann dieser Prozess weiter verbessert und rationalisiert werden. Doch was genau sind die Vorteile eines digitalen P2P-Prozesses? Wie kann ECM bei der Implementierung unterstützen und welche wichtigen Merkmale sind bei der Auswahl eines ECM-Systems zu beachten?

Was ist Purchase-to-Pay?

Purchase-to-Pay, auch bekannt als P2P, ist ein Prozess, der die Schritte von der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen bis zur abschließenden Bezahlung umfasst. Der Prozess beginnt, wenn ein Unternehmen eine Bestellung bei einem Lieferanten aufgibt und endet mit der Zahlung der entsprechenden Rechnung. Unternehmen nutzen P2P-Prozesse, um ihre Beschaffungs- und Zahlungsabläufe zu optimieren, Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Wie sieht der Prozess aus?

Der P2P-Prozess umfasst die folgenden Schritte:

  1. Identifizierung eines Bedarfs an Waren oder Dienstleistungen: Im ersten Schritt wird ein Bedarf festgestellt. Dieser kann einmalig (z. B. Hardwarebeschaffung) oder wiederkehrend (z. B. Bürobedarf, SaaS-Software) anfallen.
  2. Suche und Auswahl von Lieferanten: Nachdem der Bedarf identifiziert wurde, werden potenzielle Lieferanten gesucht und anhand ihrer Fähigkeit ausgewählt, die erforderlichen Produkte oder Dienstleistungen termingerecht und kostengünstig bereitzustellen.
  3. Versenden von Aufträgen: Sobald ein Lieferant ausgewählt wurde, wird ein Auftrag mit den spezifischen Anforderungen und Details an diesen versendet.
  4. Empfang und Prüfung der Waren: Nach dem Eintreffen der Waren oder Dienstleistungen wird ihre Qualität und Vollständigkeit geprüft. Das ECM-System kann hierbei helfen, den Prozess durch automatisierte Wareneingangsbestätigungen und Nachverfolgung der Warenbewegungen zu vereinfachen.
  5. Erfassung von Rechnungen und Abgleich von Diskrepanzen: Ist die gelieferte Ware oder Dienstleistung akzeptiert, wird die Eingangsrechnung erfasst und gegen die ursprüngliche Bestellung und den Wareneingang abgeglichen. Eventuelle Diskrepanzen werden identifiziert und können mithilfe des ECM-Systems schnell geklärt werden.
  6. Prüfung und Genehmigung der Rechnungen: Die Rechnungen müssen kontrolliert und genehmigt werden. Dieser Prozess lässt sich durch automatisierte Genehmigungsworkflows im ECM-System effizient gestalten.
  7. Rechtzeitige Zahlungen: Ein ECM-System kann Zahlungsfristen überwachen und automatische Erinnerungen senden, um sicherzustellen, dass Rechnungen rechtzeitig bezahlt werden. Zudem kann es helfen, die Zahlungsabwicklung zu automatisieren und so die Effizienz zu erhöhen und Fehler zu reduzieren.

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Vorteile von Purchase-to-Pay

Die Implementierung eines Purchase-to-Pay-Prozesses bietet viele Vorteile für ein Unternehmen:

  • Beschaffungsvorgänge rationalisieren: Da jede Phase des Kaufs – von der Identifizierung des Bedarfs bis zur Bezahlung – Teil eines einzigen, kohärenten Prozesses ist, werden Mehrfacharbeiten vermieden.
  • Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben verbessern: Mit einem digitalen Purchase-to-Pay-Prozess können Finanzleiter genau nachverfolgen, wie Geld ausgegeben wird und was eine genauere Budgetierung und Prognose ermöglicht. Darüber hinaus tragen regelmäßige Berichte und Analysen dazu bei, potenzielle Problembereiche frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
  • Einhaltung von Einkaufsrichtlinien verbessern: Durch die Einrichtung definierter Workflows und Genehmigungsprozesse können Unternehmen sicherstellen, dass alle Einkäufe im Einklang mit ihren Richtlinien und Verfahren stehen.
  • Fehler und Zeitaufwand für manuelle Aufgaben reduzieren: Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Fehler und ermöglichen eine schnellere Bearbeitung von Aufgaben.
  • Starke Lieferantenbeziehungen fördern: Mit einer klaren, zielgerichteten Kommunikation und rechtzeitigen Zahlungen sind Unternehmen in der Lage, gute Beziehungen zu ihren Lieferanten zu pflegen und so bessere Bedingungen auszuhandeln.

Warum sollte man den Purchase-to-Pay-Prozess digitalisieren?

Einige Gründe, warum Unternehmen den P2P-Prozess (insbesondere die Rechnungsverarbeitung) digitalisieren sollten, sind folgende:

  • Kosteneinsparung durch automatisierte Prozesse
  • Verbesserter Kundendatenschutz durch verschlüsselte Datenübertragung
  • Schnellere Rechnungsverarbeitungszeiten und -ergebnisse
  • Erhöhte Produktivität durch weniger manuelle Eingriffe
  • Geringere Kosten für die Zahlungsabwicklung
  • Nachverfolgbarkeit der Rechnungsverarbeitung
  • Automatische Aktualisierung von Rechnungsinformationen

Ein großer Vorteil des digitalen P2P-Prozesses ist die Kosteneinsparung. Digitalisierte Transaktionen sind im Vergleich zu manuellen Prozessen viel kostengünstiger. Er verbessert auch die Sicherheitsstandards, da sensible Daten besser geschützt werden können. Außerdem vereinfacht der digitale P2P-Prozess die Nachverfolgbarkeit einzelner Schritte, sodass Benutzer*innen überprüfen können, ob Transaktionen erfolgreich abgeschlossen wurden.

Wie kann ein ECM bei der Implementierung des P2P-Prozesses helfen?

Ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) kann eine entscheidende Rolle bei der Implementierung und Rationalisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses spielen. Es hilft Unternehmen, ihre Informationen und Dokumente effektiver zu verwalten, was zu einem optimierten P2P-Prozess führen kann.

Insbesondere kann ein ECM helfen, den Umstieg auf einen digitalen P2P-Prozess zu vereinfachen, indem es all den vorhandenen Inhalt, die relevanten Daten und die Prozesse vereinheitlicht und diese automatisiert. Es kann Benutzer*innen auch helfen, indem es ihnen eine einheitliche Benutzeroberfläche, unternehmensweite Suchfunktionen und automatisierte Workflows bietet.

Weiterhin kann ein ECM-System die P2P-Implementierung unter anderem folgendermaßen unterstützen:

  • Zentralisierung und Organisation aller P2P-bezogenen Dokumente und Daten, um die Verfolgung und Verwaltung von Beschaffungsaktivitäten zu erleichtern
  • Automatisierung bestimmter Aufgaben, wie Rechnungsprüfung und Dateneingabe, wodurch Fehler reduziert werden und die Mitarbeiter*innen sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können
  • Bessere Sichtbarkeit und Kontrolle des gesamten P2P-Prozesses, um die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien und -verfahren zu gewährleisten
  • Erleichterung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Beschaffungsteams und Lieferanten, was zu stärkeren Beziehungen und besseren Verhandlungsergebnissen führt

Hauptmerkmale eines ECM für P2P

Bei der Auswahl eines ECM-Systems sollten Sie primär darauf achten, dass das System über die benötigten Funktionen verfügt, um Ihren konkreten P2P-Prozess zu unterstützen und Ihre Anforderungen zu erfüllen. Dies kann dazu beitragen, Kosten zu senken und den Return on Investment zu erhöhen.

Zudem sollten Unternehmen auf die folgenden Hauptmerkmale achten:

Fazit

Unternehmen, die ihre Beschaffungsaktivitäten verbessern wollen, sollten einen digitalen Purchase-to-Pay-Prozess einführen. Als Teil eines solchen Prozesses kann ein Enterprise-Content-Management-System sie dabei unterstützen, die Funktionsweise ihres P2P-Prozesses zu verbessern, ihre Ausgaben besser im Griff zu haben, Fehler zu reduzieren und stärkere Beziehungen zu ihren Lieferanten aufzubauen. Mit der richtigen ECM-Lösung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre bestehenden Systeme gut zusammenarbeiten, Arbeitsabläufe gestrafft und Entscheidungen besser getroffen werden.

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