Tippende Männerhände auf einer Tastatur vor einem Bildschirm, mit einem Rechnungsdokument darauf

18. Februar 2022

E-Invoicing: Eine Einführung in den elektronischen Rechnungsversand

E-Invoicing ist nicht nur praktisch, sondern inzwischen bei öffentlichen Aufträgen in Deutschland sogar Pflicht. Die Einführung des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 hat die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand für Unternehmen zwar deutlich leichter gemacht, trotzdem wissen die meisten Menschen nicht, was beim Umstieg auf die elektronische Rechnung zu beachten ist. Wir erklären die Basics des E-Invoicing.

Was bedeutet E-Invoicing?

E-Invoicing (kurz für “electronic invoicing”) ist die elektronische Form der Rechnungsstellung. Wie bei traditioneller Rechnungsstellung werden e-Rechnungen von Handelspartnern (z. B. Kunden und Lieferanten) eingesetzt, um Transaktionen zu dokumentieren. Aber: Elektronischer Rechnungsversand ist mehr, als nur ein eingescanntes Dokument zu verschicken. Wer zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet ist, sollte sich mit Standards wie XRechnung und ZUGFeRD (das heißt wirklich so) vertraut machen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Warum elektronischer Rechnungsversand?

Die E-Rechnungsverordnung macht seit 2017 im Rahmen von öffentlichen Aufträgen das E-Invoicing zur Pflicht für die öffentliche Verwaltung sowie Lieferanten und Dienstleister des Bundes. Davon abgesehen bringt die elektronische Rechnung aber grundsätzlich eine Vielzahl an Vorteilen mit sich, sowohl für Rechnungsstellende wie für Rechnungsempfangende:

Kosteneinsparung durch Verzicht auf Papier und Porto sowie Einsparung von Kosten für die Archivierung der Papierrechnungen.
Zeitersparnis durch elektronische Übermittlung: Fehleranfällige und zeitintensive Arbeitsschritte werden minimiert, Menschen müssen nur noch in Einzelfällen die Informationen aus Rechnungen manuell extrahieren.
Digital abgelegte Rechnungen können schnell und einfach per Suchfunktion gefunden werden.
Zusätzliche Datensicherheit, da elektronischen Rechnungen mit entsprechender Software automatisch greifende Lösch- bzw. Aufbewahrungsfristen verliehen werden können.
Effiziente Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung (AP/AR-Prozesse).

Ein E-Invoicing-Diagramm, das den Zahlungsvorgang veranschaulicht. — Das E-Invoicing spart Kosten bei Rechnungsausgang und -eingang.

Was muss man bei elektronischen Rechnungen beachten?

Wie beim Gegenstück aus Papier müssen bei der E-Rechnung

Echtheit der Herkunft,
Unversehrtheit des Inhalts, sowie
Lesbarkeit der Rechnung

zur gesamten Zeit gewährleistet sein. Die konkrete Umsetzung hiervon ist letztendlich dem Unternehmen selbst überlassen. Die Verwendung von elektronischen Signaturen ist nicht mehr erforderlich. Somit sind digitale Rechnungen denen in Papierform juristisch gleichgestellt und im Format ihrer Ausstellung bzw. des Empfangs aufzubewahren. Die dabei angewendeten Verfahren und die Prozesse müssen GoBD- (vormals: GoBS- bzw. GDPdU-)konform sein.

Beim elektronischen Rechnungsversand an öffentliche Auftraggeber muss in Deutschland laut der E-RechV grundsätzlich das Format XRechnung verwendet werden. Zusätzlich ist aber jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD) erlaubt, wenn er den Anforderungen der EN-16931, der E-Rechnungsverordnung des Bundes und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.

Wer sich von den vielen Normen erstmal erschlagen fühlt, darf jetzt wieder aufatmen: Vorgefertigte Softwarelösungen sorgen dafür, dass die jeweiligen Standards automatisch erfüllt werden und E-Invoicing zu einem ganz normalen Teil des Rechnungsworkflows wird.

Wie funktioniert die elektronische Rechnung?

Im Gegensatz zu einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung ist die E-Rechnung als rein semantisches Datenformat konzipiert und basiert auf einem XML-Format, das primär für die maschinelle Verarbeitung genutzt wird, wodurch sie ohne Medienbrüche elektronisch weiterverarbeitet werden kann.

Der XML-Datensatz kann mit Visualisierungsprogrammen für den Menschen lesbar dargestellt werden. Meist wird ein hybrides Format der Rechnungsdarstellung verwendet, in der die semantische XML-Struktur z. B. mit einem PDF verknüpft wird, um dem Lesbarkeitsanspruch gerecht zu werden. Der ZUGFeRD-Standard ist ein solches hybrides Format.

Mit einer E-Invoicing-Software können Sie E-Rechnungen einfach in Ihre E-Mails integrieren. Die Rechnungen selbst können in beliebigen Dokument-Formaten vorliegen (PDF, TIFF, DOCX, RTF usw.) und werden mit ihren Metadaten in sogenannten Invoice-Containern zusammengefasst. XML-Steuerdateien für die Übermittlung von Bankdaten an Buchhaltungssysteme können ebenfalls in Invoice-Containern zusammengefasst werden.

Die Gewährleistung von Echtheit der Herkunft sowie der Unversehrtheit der Inhalte erfolgt durch integrierte Hashwert-Prüfroutinen. Ist ein Invoice-Container auf seinem Weg vom Sender zum Empfänger manipuliert worden, wird ein entsprechender Warnhinweis ausgegeben.

Ein Balkendiagramm, das die Anzahl der Mitarbeiter in Deutschland mit dem Schwerpunkt E-Invoicing zeigt.

Vorteile des E-Invoicing im AP- und AR-Bereich

Die automatische Weiterverarbeitung von elektronischen Rechnungen ermöglicht Unternehmen, einen schnellen Überblick über zu zahlende Beträge (Accounts Payable – AP) und noch eingehende Beträge (Accounts Receivable – AR) zu erhalten.

So werden keine ausstehenden Rechnungen an Lieferanten oder Dienstleister übersehen und unvorhergesehene Budget-Lücken werden automatisch erfasst und frühzeitig abgefangen.

Fazit

E-Invoicing mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, doch wenn die Umstellung erstmal geschehen ist, vereinfacht der elektronische Rechnungsversand die Prozesse zur Rechnungslegung deutlich. Es spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern schont auch die Nerven der Mitarbeitenden der Finanzabteilung. Dank Softwarelösungen, die sich reibungslos zwischen Buchhaltungs- und E-Mailprogrammen einfügen, ist das Versenden von elektronischen Rechnungen auch kein Hexenwerk mehr und im Arbeitsalltag nicht viel komplizierter als das Versenden einer E-Mail mit Anhang.