Lesen Sie u. a., wie ein Umstieg in die Cloud gelingen kann, welche rechtlichen Hürden beachtet werden sollten und wie Sie den richtigen Cloud-Migrationspartner finden können.
Inhaltsverzeichnis
Steht bei Ihnen die Vertragserneuerung des Rechenzentrums an oder müssen Sie Ihre Hard- oder Software im eigenen Rechenzentrum auf den neuesten Stand bringen? Die Sicherheit Ihrer Daten und ständig steigende Compliance-Vorschriften überfordern Sie? Wollen Sie generell schneller am Markt sein und agiler und effizienter agieren?
Wenn es um Wettbewerbsfähigkeit, Schnelligkeit und moderne Betriebsprozesse geht, schaut man gerne auf Start-ups: Sie denken Raum und Zeit neu und sind in der digitalen Transformation weit fortgeschritten. New Work und Cloud sind dort bereits Standard und fördern eine hohe Produktivität. Doch was Start-ups leicht umsetzen können, ist für viele gewachsene Unternehmen ein Prozess des grundlegenden Wandels, der gut geplant werden muss. Erfahren Sie hier, wie Ihre Cloud-Migration – die Verlagerung Ihrer Daten, Anwendungen und IT-Prozesse in eine Cloud Computing-Umgebung – gelingt.
Unternehmen stehen mehr denn je vor der Herausforderung, die Time-to-Market zu verkürzen, um agiler und wettbewerbsfähiger zu werden. Dabei geht es besonders darum, Anwendungen schnell auszurollen und dynamisch zu nutzen. Die Fähigkeit, sich rasch auf ändernde Markt- und Geschäftsanforderungen anzupassen, bringt dann möglicherweise sogar Cloud Native ins Spiel. Von Cloud Native spricht man, wenn Unternehmen ihre Anwendungen vollständig in der Cloud entwickeln und betreiben. Cloud Native-Anwendungen laufen nicht mehr im Rechenzentrum, sondern von Anfang an in einer Cloud-Umgebung.
Unter Legacy-Systemen oder auch Legacy-Anwendungen versteht man lokale IT-Infrastrukturen (Hard- und Software) eines Unternehmens, die über Jahre gewachsen sind. Wenn die IT-Architektur erweitert, adaptiert und angepasst wird, entsteht ein System, das unflexibel und schwer zu verwalten und meist technologisch nicht mehr auf dem aktuellen Stand ist. Obwohl sie funktioniert, ist die veraltete IT-Infrastruktur der Hemmschuh des Unternehmens: Komplexe Prozesse, ineffiziente Abläufe, komplizierte Bearbeitung und lange Einarbeitung der Mitarbeiter:innen machen sie wirtschaftlich untragbar.
Systeme, wie beispielsweise E-Commerce-Software, Kundenmanagement-Tools oder die Logistikplanung, die über viele Jahre sicher gelaufen sind, kommen nach einer gewissen Zeit in eine Phase, in der sie zum einen nicht mehr wirtschaftlich sind und zum anderen eine Gefahr für das Unternehmen und seine Kunden darstellen.
Sind dokumentenbasierte Anwendungen in der Cloud noch Zukunft oder bereits Realität? Dieser Frage ging Grohmann Business Consulting auf den Grund. Die Auswertung der Trendstudie können Sie nun als kostenloses Whitepaper beziehen.
Vielleicht nutzen Sie bereits Cloud Computing, ohne explizit darauf zu achten? Wenn Sie E-Mails versenden, Dokumente über einen Onlinedienst bearbeiten oder Dateien speichern, tun Sie das auf Basis von Cloud Computing. Aber bei der Migration in die Cloud geht es nicht darum, einzelne Dienste zu nutzen. Vielmehr soll es Ihre Betriebsabläufe reibungsloser gestalten und verwalten.
“Die Cloud” für Unternehmen ist ein Sammelbegriff für verschiedene Dienste und Bereitstellungsmodelle. Demnach wird Cloud Computing als Bereitstellung von Rechenkapazitäten und -ressourcen (Server, Netzwerke, Software, Services) über das Internet definiert. Für die Nutzer:innen (Mitarbeiter:innen, Kund:innen, Geschäftspartner:innen) bedeutet der Umstieg auf die Cloud einen stets verfügbaren Zugriff auf Ihre Anwendungen.
Das Gerät, auf dem die Datenverarbeitung stattfindet, ist nicht das Gerät, das die Mitarbeiter:innen nutzen. So sind die Nutzer:innen nicht für die Verwaltung des Systems verantwortlich. Ihre Außendienstmitarbeiter:in kann über das Mobiltelefon Informationen im CRM-System abspeichern, die in Echtzeit aktualisiert den Mitarbeiter:innen an einem anderen Standort im Innendienst zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung stehen.
Cloud Computing muss laut dem Paper des National Institut of Standards and Technology (NIST) die fünf folgenden Eigenschaften erfüllen:
Wenn Sie sich intensiver mit Cloud Computing befassen, entdecken Sie, dass es nicht ein Cloud Computing, sondern verschiedene Varianten dafür gibt. Die Unterschiede liegen in den Supportleistungen in Bezug auf die Service- und Bereitstellungsmodelle.
Je nachdem, welche IT-Ressourcen Sie nutzen wollen, können Sie zwischen verschiedenen Servicemodellen wählen. Die wichtigsten drei Servicemodelle sind:
Beispiele sowie eine Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile der Servicemodelle finden Sie unter Cloud Computing: IaaS, PaaS, SaaS.
Während sich Cloud-Servicemodelle darin unterscheiden, welche Dienste über die Cloud angeboten werden und wie die Wartung zwischen Anbieter und Nutzer aufgeteilt wird, unterscheiden sich die Cloud-Bereitstellungsmodelle dahingehend, wo sich die Cloud befindet und wer sie verwaltet.
Informieren Sie sich direkt über die Vor- und Nachteile der Public Cloud, Private Cloud und Hybrid Cloud sowie mögliche Anwendungsszenarien.
Cloud Computing ist nicht nur für Start-ups interessant. Großbetriebe und Konzerne, aber auch KMUs profitieren gleichermaßen von den vielfältigen Vorteilen. Eine eigene IT-Infrastruktur aufzubauen oder umzurüsten ist sehr kosten-, personal- und wartungsintensiv. Überdies ist es für viele Unternehmen oft schwierig einzuschätzen, wie viele Rechenressourcen in Zukunft benötigt werden. Eine fixe (eigene) Infrastruktur ist oft zu klein, um wachsen zu können oder für den Bedarf überdimensioniert. Bedarfsgerechte Ressourcenbereitstellung ist einer der wichtigsten Vorteile der Cloud.
Cloud-Migration ist der Prozess der Verlagerung von Rechenressourcen in eine Cloud Computing-Umgebung. In den meisten Fällen werden die Ressourcen von einem lokalen Rechenzentrum zu einem Cloud-Anbieter transferiert.
Wie umfangreich die Umstellung wird, ist ganz unterschiedlich. So können Sie Teilbereiche in die Cloud verlegen, also zum Beispiel Ihre Personalverwaltung auf eine SaaS-Lösung migrieren. Oder Sie steigen komplett auf Cloud Native um und nutzen die Vorteile von Microservices, Containern, Orchestrierung und Automatisierung. Welcher Weg für Sie am passendsten ist, hängt von verschiedenen internen und externen Faktoren ab.
Cloud-Migration steht für den Umzug von Teilen oder der Gesamtheit Ihrer Unternehmensdaten und -anwendungen in die Cloud. Dabei transferieren Sie Ihre digitalen Geschäftsabläufe von einer On-Premises- oder Legacy-Lösung in eine Private, Public oder Hybrid Cloud. Migration in die Cloud kann ferner auch die Übertragung der Anwendungen in eine andere Cloud bedeuten. Als Treiber hinter diesem Schritt stehen neben einer nicht mehr leistungsfähigen Legacy-IT wirtschaftliche Vorteile. Welche Wettbewerbsvorteile sich Großbetriebe, Konzerne, öffentliche Institutionen und Einrichtungen, aber auch Klein- und Mittelbetriebe von der Migration in die Cloud erwarten können, erfahren Sie hier.
Einer der wohl wesentlichsten Vorteile des Umzuges in die Cloud liegt in der Skalierbarkeit: Die Cloud wächst mit Ihrem Unternehmen mit, passt sich Ihrem wechselnden Bedarf an und gleicht Lastspitzen aus, ohne dass Sie aktiv Ressourcen auf- oder abbauen müssen. Wenn Sie saisonale Bedarfsspitzen mit einer lokalen Infrastruktur abdecken wollten, müsste der lokale Server auf die benötigte Höchstleistung ausgerichtet sein und den Großteil des Jahres überdimensioniert laufen. Cloud-Leistungen hingegen lassen sich dynamisch je nach Bedarf nach oben oder unten skalieren.
Die Skalierbarkeit wird durch Microservices sichergestellt, die die Basis für eine Cloud Native-Umgebung darstellen. Im Gegensatz zu einer monolithischen Systemarchitektur sind Microservices lose gekoppelte Dienste, die über definierte Schnittstellen kommunizieren und zusammenarbeiten. Microservices-Architekturen funktionieren nach einem agilen und flexiblen Bausteinprinzip. Über APIs kann eine Anwendung kontinuierlich mit weiteren Bausteinen erweitert werden.
Der Ausgleich von Lastspitzen wird durch die sogenannte Elastizität erreicht: Jede Funktionalität einer Cloud Native-Anwendung – bei einer Website mit Shopsystem etwa der Warenkorb oder die Anmeldefunktion – wird von einem eigenen Microservice gekapselt und läuft in einer eigenen virtuellen Umgebung, genannt Container. Wollen viele Anwender:innen gleichzeitig Produkte in den Warenkorb legen, kann das überwachende System einfach mehr Container mit der entsprechenden Funktionalität erstellen, die die Anfragen bearbeiten. Sind wieder weniger Kund:innen auf der Website, wird die Anzahl der Container reduziert. Dadurch werden immer nur so viele Ressourcen belegt, wie aktuell benötigt werden.
Spätestens seit der Corona-Pandemie wissen wir, wie wichtig es ist, Kapazitäten flexibel zu skalieren, um auf eine volatile Nachfrage zu reagieren und so die Kosten zu überschauen. Ungeachtet von Pandemie, Problemen bei der Energieversorgung oder Naturkatastrophen ermöglicht die Cloud, für Unternehmen den Bedarf flexibel bereitzuhalten. Wenn Sie durch ein neues Produkt oder den Einstieg in einen neuen Markt oder eine Fusion überdimensional wachsen, kann die Leistung zeitnah aufgestockt werden.
Durch den Umzug in die Cloud können viele Unternehmen ihre Betriebsleistung optimieren. Egal wo Ihre Mitarbeiter:innen sitzen, der Zugriff auf die Daten erfolgt in Echtzeit. So können Sie selbst Mitarbeiter:innen oder Kund:innen aus Gebieten anbinden, in denen Sie keine Niederlassung haben. Unterschiedliche Zeitzonen spielen ebenso wenig eine Rolle wie Entfernungen. Ihre Mitarbeiter:innen arbeiten flexibel – Stichwort New Work – und Sie können standortunabhängig auf das internationale Know-how von Teams zurückgreifen. Die gespeicherten Dateien sind stets online zugänglich, das heißt, Sie haben von überall aus Zugriff, ohne eine Anwendung lokal zu installieren. Dabei geht es nicht nur um die Bearbeitung, Speicherung und Archivierung der Daten (Cloud Storage und Cloud-Archivierung), sondern um die Steigerung der Betriebseffizienz durch Workflows und Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Im Gegensatz zu einem zeit- und ressourcenintensiven Aufbau einer physischen IT-Architektur stehen in der Cloud Ressourcen und Anwendungen direkt zur Verfügung. Updates, Bugfixes und neue Anwendungen sind ebenfalls sofort einsatzbereit. Mitarbeiter:innen aus den IT-Abteilungen kümmern sich primär um die Kontrolle und weniger um die Problembehandlung und Wartung. Die so frei werdenden Ressourcen der Mitarbeiter:innen und Führungskräfte können für das Kerngeschäft (oder für neue Projekte) verwendet werden, was die Qualität der Abläufe und die Wettbewerbsfähigkeit im Gesamten erhöht.
Die Anmietung von Ressourcen geht im Gegensatz zum Aufbau einer eigenen Infrastruktur rasend schnell, wodurch Unternehmen eine schnellere Time-to-Market erreichen. Neue Anwendungen sind per Klick erweiterbar.
Das Thema Sicherheit der Geschäftsdaten hat in jedem Unternehmen höchste Priorität. Der unbefugte Zugriff auf vertrauliche Daten kann zu erheblichem Image- und Vertrauensverlust bis hin zu hohen finanziellen Verlusten führen. Der Schutz der Daten stellt nicht nur Unternehmen des Gesundheits- oder Finanzsektors vor große Herausforderung.
Als Unternehmer:in, CEO oder Präsident:in benötigen Sie für Ihre Daten
Wenn IT-Notfälle an Feiertagen passieren oder genau dann, wenn die verantwortlichen Mitarbeiter:innen gerade nicht erreichbar sind, ist das ein großes Problem für die lokale IT-Infrastruktur. Clouds hingegen werden vom Anbieter überwacht und gewartet – 24/7, das ganze Jahr hindurch. Sollte einmal der Server ausfallen, können Daten in kurzer Zeit durch integrierte Redundanz, Failover und automatische Protokollierung wieder hergestellt werden. Selbst wenn am Wochenende ein Laptop mit wichtigen Daten abhandenkommt, sind diese Daten für das Unternehmen nicht verloren, sondern zentral in der Cloud gesichert.
Ein weiterer wichtiger Punkt für die Sicherheit der Daten ist der Schutz vor dem Zugriff Unbefugter. Dafür bieten die meisten Cloud-Systeme eine Verschlüsselung der Daten an. Die Daten werden entweder in der Cloud selbst oder bereits bei der Übertragung verschlüsselt. Eine weitere Möglichkeit des Schutzes ist die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Dabei werden die Daten bereits auf Ihrem Gerät verschlüsselt. Der Zugriff der berechtigten Nutzer:innen wird häufig über ein IAM (Identitäts- und Zugangsmanagement) kontrolliert. Multi-Faktor-Authentifizierung und Benutzerzugriffsrichtlinien organisieren den Zugriff und die damit verbundenen Rechte. Oft lassen sich auch komplizierte Anforderungen an Compliance und Governance auf die individuellen Unternehmensbedürfnisse anpassen. Regelmäßige System-Updates und Firewalls, Tokenisierung sowie VPN sichern die Daten gegenüber Cyberkriminalität.
Wenn Unternehmen On-Premises-Lösungen betreiben, fallen Investitionskosten für Anschaffung von Hard- und Software an. Zudem wird Platz für das Rechenzentrum und Personal für den laufenden Betrieb benötigt. Der Kostenvergleich zwischen On-Premises- und Cloud-Lösungen zeigt, dass Investitions- und Folgekosten entfallen und dafür monatliche Servicekosten entstehen (Pay As You Go-Prinzip). Sie ersetzen somit (hohe) Kapitalkosten durch kalkulierbare variable Betriebskosten. Der wesentlichste Kostenvorteil ist, dass nur Kosten für den tatsächlich genutzten Teil der Ressourcen anfallen, d. h. der Kostenaufwand richtet sich nach der Nutzung und Auslastung der Clouddienste und nicht nach der Investition.
Die Personalkosten der Spezialist:innen in den IT-Abteilungen reduzieren sich durch die externe Betreuung und Abnahme vieler Dienste. So können die internen Mitarbeiter:innen für andere Verantwortlichkeiten im Unternehmen eingesetzt werden, was die Betriebsleistung erhöht.
Content-zentrierte Anwendungen in der Cloud – mit yuuvis® RAD (Bild: Dashboard)
Wenn Sie bereit sind, einzelne Workloads oder alle Anwendungen in die Cloud umzuziehen, sollten Sie überlegen, welcher Weg für Sie der richtige ist. Das eine Patentrezept für die Migration gibt es nicht. Welche Form oder auch Mischform für Sie die richtige ist, hängt von Ihren zeitlichen und personellen Voraussetzungen, Ihren Zielen und Ihrem Budget ab.
Unabhängig davon, um wie viele Workloads und Daten es sich bei Ihnen handelt und welchen Anbieter Sie präferieren, geben wir Ihnen hier einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten der Migration in die Cloud.
Lift-and-Shift bezeichnet die unveränderte Migration, bei der die Infrastruktur und die Anwendung von einer On-Premises-Lösung auf die Cloud umgezogen werden. Alle Anwendungen kommen als Ganzes in die Cloud. Die Architektur und Funktionalität werden durch den Umzug nicht verändert, daher geht der Lift-and-Shift-Umzug auch sehr zügig. Allerdings wird das Potenzial der Cloud für Unternehmen nur in geringem Maß genutzt: Eine monolithische Architektur bleibt in der Cloud genauso schlecht skalierbar und anfällig bei Ausfällen wie bei On-Premises-Anwendungen.
Vorteile:
Nachteile:
Eignung:
Wenn Sie sich für eine Lift-and-Extend-Migration entscheiden, werden Ihre Anwendungen bei der Migration in die Cloud umstrukturiert und an die Plattform des Cloud-Anbieters angepasst.
Während beim Replatforming nur einzelne Anwendungen optimiert werden, nämlich jene, die am meisten von der Funktion in der Cloud profitieren, wird beim Refactoring mit Hilfe von PaaS-Lösungen und Containern der Code umstrukturiert, um das volle Potenzial der Cloud zu nutzen. Auf diesem Weg kann die Migration schrittweise ausgebaut werden. Voraussetzung ist allerdings, dass Ihre Anwendung in Module aufgeteilt transferiert werden kann, was bei Legacy-Systemen oft nicht der Fall ist.
Vorteile:
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Eignung:
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Beim Full Rebuild-Ansatz wird die komplette Anwendungslandschaft neu gestaltet und mithilfe Cloud Native-Technologien und Services neu entwickelt. Diese Migrationsstrategie ist sehr aufwändig, weil es teuer und langwierig ist, komplette Anwendungslandschaften neu zu bauen.
Vorteile:
Nachteile:
Eignung:
Statt alle Anwendungen in die Cloud zu schieben, können Unternehmen die Cloud als “verlängerten Arm” sehen: Bestehende Anwendungen, wie zum Beispiel das Controlling oder Treasury, verbleiben am derzeitigen Ort (zum Beispiel Private Cloud oder On-Premises-Rechenzentrum) und neue Funktionen, wie zum Beispiel CRM oder Bereiche mit umfangreicher Datenverarbeitung wie E-Mail, werden in der Public Cloud erstellt.
Vorteile:
Nachteile:
Eignung:
Wenn Sie sich für Ihren Migrationsweg entschieden haben, ist es wichtig, dass Sie sich einen konkreten Plan zurechtlegen. Erarbeiten Sie einen Business Case mit genauem Zeit- und Ergebnisplan und integrieren Sie die relevanten Mitarbeiter:innen bereits ab der ersten Stufe. Die folgenden Schritte zeigen, worauf es in den verschiedenen Phasen ankommt.
In der Planungs- und Assessment-Phase geht es darum, Ihre bestehende IT-Systemarchitektur zu durchleuchten. Gibt es veraltete Lösungen, die nicht transferiert werden können? Welche Schnittstellen haben Sie? Analysieren Sie technische, finanzielle, organisatorische und personelle Gegebenheiten. Wer sind die Entscheider:innen? Welche Mitarbeiter:innen und Stakeholder müssen integriert werden? Besteht Zeitdruck? Welches Budget ist möglich?
Gehen Sie die Zieldefinition fundiert an. Beantworten Sie im Team die grundsätzliche Frage, warum Sie in die Cloud migrieren wollen. Welche Anwendungen, Datenbanken und welche Infrastruktur brauchen Sie? Was möchten Sie in die Cloud heben? Dokumentieren Sie, wie Prozesse und Funktionen derzeit ablaufen und wie sie ablaufen sollen. Welche Optimierungen wünschen Sie sich?
Benutzer:innen und Zugriffe sind ein weiterer wichtiger Punkt der Planung. Das dafür zu erarbeitende Pflichtenheft hilft Ihnen später bei der Auswahl des richtigen Anbieters und Partners. Im Pflichtenheft können Sie zudem die Richtlinien festlegen, die die Berechtigungen von Mitarbeiter:innen und Abteilungen definieren. Hier fließen auch Sicherheitsrichtlinien und DSGVO-Grundsätze ein.
Kommunizieren Sie Ihren Migrationsplan rechtzeitig im Team: Für wann ist die Migration geplant, wird mit Ausfallzeiten gerechnet, was wird sich für Ihre Mitarbeiter:innen und Nutzer:innen ändern? Richten Sie ein Helpdesk ein, damit Ihr Team eine Anlaufstelle für Notfälle oder Probleme hat.
Eine Cloud-Migration ist eine gute Gelegenheit, die Server-Instanzen zu bereinigen. Können Sie alte Versionen oder nicht mehr benötigte Module komplett deaktivieren? Gibt es Datenduplikate? Denken Sie über ein Back-up und Disaster Recovery nach, damit Sie im Notfall Ihre Daten wiederherstellen können. Empfehlenswert ist auf jeden Fall ein Testlauf. Durch das Testen des Umzuges kann auch ermittelt werden, wie lange die Migration der Daten dauern wird. Sie können mit Applikationen starten, die am wenigsten komplex sind, und die restlichen Anwendungen gleich nachziehen, oder Sie entscheiden sich aus Sicherheitsgründen für einen temporären Parallelbetrieb.
Testen Sie auch die Benutzerakzeptanz. Damit überprüfen Sie, ob für Ihre Nutzer:innen alltägliche Aufgaben funktionieren und Sie bereiten Ihr Team auf das Arbeiten in der Cloud vor.
Binden Sie rechtzeitig Ihre Mitarbeiter:innen ein. Auch wenn Ihnen Spezialist:innen des Cloud-Anbieters zur Seite stehen, sollten zumindest einige Ihrer Mitarbeiter:innen über Cloud-Kenntnisse verfügen.
Wenn Ihre Daten in die Cloud umgezogen sind, gilt es zu prüfen, ob alles funktioniert. Idealerweise haben Sie Leitfäden und Schulungen für Ihre Mitarbeiter:innen vorbereitet und planen ausreichend Zeit für Feedback und Fragen ein.
Sobald alle aufgetretenen Probleme behoben sind, Fragen beantwortet wurden und wieder Ruhe eingekehrt ist, können Sie sich der weiteren Optimierung zuwenden. Entweder Sie verfügen selbst über die nötigen Fähigkeiten und Ressourcen, Sie beauftragen Managed Services oder Sie teilen sich diese Aufgaben.
Alles rund um Digitalisierung, Technologien und Cloud-Lösungen
Wie erfolgreich Ihr Umzug in die Cloud ist, hängt nicht nur von Ihren finanziellen und zeitlichen Ressourcen, sondern ganz besonders von Ihrem Migrationsteam (Kompetenzen und Fähigkeiten) und Ihrer Migrationsplanung ab. Neben den allgemeinen unternehmerischen Risiken gibt es bei der Cloud-Migration spezielle Stolpersteine, auf die wir Sie hier hinweisen möchten.
Die fehlende strategische Planung ist sehr häufig für das Scheitern von Cloud-Projekten verantwortlich. Unterschätzen Sie nicht den Projektumfang und befassen Sie sich intensiv mit Cloud Service- und Bereitstellungsmodellen. Überspringen Sie keinen Arbeitsschritt aus Zeitgründen und denken Sie bei der Planung auch an die Bedürfnisse und Befindlichkeiten Ihrer Stakeholder. Zu einer Migrationsstrategie gehören auch eine Exitstrategie und die Vermeidung des Vendor-Lock-ins, um flexibel zu bleiben.
Vergewissern Sie sich von Anfang an, dass Ihr Team über die entsprechenden Kompetenzen verfügt. Fähigkeiten, die für On-Premises-Lösungen ideal waren, sind oftmals für die Cloud nicht ausreichend. Sicherheit, Monitoring und Verwaltung stellen die IT-Teams vor neue Aufgaben mit fachlichem, technischem und auch rechtlichem Know-how. Damit keine Wissenslücken durch eine Verschiebung des Anforderungsprofils der IT-Mitarbeiter:innen entstehen, sollten Sie frühzeitig überlegen, ob und wie Ihr Team weitergebildet werden muss oder ob sogar neue Mitarbeiter:innen gefunden werden müssen. Wenn Ihr Team über einen zu geringen Skill Level verfügt, können Sie Ihre Kompetenz und Fähigkeit durch die Expertise externer Anbieter:innen stärken.
Zielgenaue Recherche in einer Cloud-Umgebung: Ergebnis einer Dokumentensuche in yuuvis® Momentum
Ein Unternehmensumzug in die Cloud hat direkte und indirekte Auswirkungen auf Ihre Arbeitsabläufe und Ihre Organisation. Für einen erfolgreichen Umzug in die Cloud ist nicht nur Ihre IT-Abteilung gefordert, HR und Controlling müssen genauso integriert werden wie Kundenteams und Marketing. Durch die Migration werden neue Infrastrukturen geschaffen und Prozesse reorganisiert, was Veränderungen in den Arbeitsabläufen mit sich bringt. Beziehen Sie alle wichtigen Projektbeteiligten von Anfang an ein und führen Sie die laufende Kommunikation und Information aller Parteien funktionsübergreifend und transparent. So fühlt sich kein:e Mitarbeiter:in überrollt. Je stärker und früher Ihre Mitarbeiter:innen in die Migration integriert sind, desto besser gelingt nicht nur die Migration an sich, sondern desto besser kann Ihr Unternehmen die Vorteile, wie Agilität, Skalierung, Kosten, Effizienz usw. nach der Migration ausschöpfen.
Viele IT-Teams nehmen die Migration mit eigener Kraft vor, obwohl zu wenig Wissen über Cloud-Technologien vorhanden ist. Gravierende Probleme bis hin zum Verlust von Daten können die Auswirkungen sein. Denken Sie nur an den Super-GAU, dass durch schlecht konfigurierte Zugriffsrechte oder durch Fehler bei der Verschlüsselung Ihre Daten für (unberechtigte) Dritte zugänglich werden. Ebenso kann mangelnde Sicherheit bei der Authentifizierung der Nutzer:innen oder bei öffentlichen APIs zum Verlust der Daten führen. Etablieren Sie bereits in der Planungsphase Ihre grundlegenden Sicherheitsstandards.
Auch wenn die Gesamtkosten der Cloud-Migration kalkuliert werden, sind Kosten ein gefährlicher Stolperstein für eine erfolgreiche Migration. Wenn Sie etwa nicht korrekt auf Lauf- und Vertragszeiten der On-Premises-Lösung achten, fallen parallel zum Cloud-Betrieb eventuell längerfristig zusätzliche Kosten an.
Bei der Budgetplanung für die Cloud-Migration ist es sehr wichtig zu verstehen, nach welchen Kriterien Ihr gewählter Cloud-Anbieter die Nutzung der Ressourcen verrechnet. Das heißt: Planen Sie möglichst genau, welche Cloud-Kapazitäten Sie benötigen, um unnötige Mehrkosten zu vermeiden.
Unerwartete Kosten treten oft auch bei sehr schnellen und einfachen Lift-and-Shift-Cloud-Migrationen auf. Dieser Weg scheint vielfach “günstig”, weil die Daten (vermeintlich) nicht verändert werden müssen. Wenn Sie jedoch im Nachhinein feststellen, dass durchaus Architekturanpassungen für die Cloud erforderlich sind, können die tatsächlichen Kosten Ihr geplantes Budget schnell sprengen.
Speziell die Übergangsphase überrascht mancherorts mit nicht kalkulierten Kosten, darum sollten Sie in der Phase der Migration Ihre Workloads besonders genau beobachten. Lassen Sie Ihre bestehende On-Premises-Lösung nicht länger laufen als notwendig (Exitstrategie).
Wenn Sie in die Cloud umziehen, müssen Sie wie auch bei einer On-Premises-Datenspeicherung und -verarbeitung bestimmte Richtlinien und Compliance-Vorgaben einhalten. Nicht der Cloud-Anbieter, sondern Sie sind für die geltenden Vorgaben wie die korrekte Umsetzung der DSGVO verantwortlich. Orientieren Sie sich an den rechtlichen Grundlagen der Cloud, den IT-Grundschutz-Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
Wenn Sie Services und Server von Anbietern in Ländern mit weniger strengen Datenschutzrichtlinien in Anspruch nehmen, betrifft Sie das Thema Datenschutz trotzdem in vollem Umfang. So können in den USA und China Behörden auf dort gespeicherte Daten zugreifen. Um das zu umgehen, speichern US-amerikanische Provider die Daten europäischer Kunden innerhalb der EU. Aber auch das ist keine 100%ige rechtssichere Lösung, denn US-Unternehmen müssen Behörden auf Anfrage Daten (auch personenbezogene) aushändigen, auch wenn die amerikanischen Firmen einen Serverstandort in der EU haben. Die für diese Server geltende Rechtsgrundlage (US Cloud Act – gemäß Patriot Act von 2001) und die europäische DSGVO stehen im Widerspruch.
Ein europäischer Cloud-Anbieter muss sich an die DSGVO-Vorgaben und im Bereich der elektronischen Kommunikation an die sogenannte E-Privacy-Richtlinie halten, die in Deutschland über das Telekommunikations-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG) in deutsches Recht umgesetzt wurde.
Wichtig beim Datenschutz ist auch zu überprüfen, wie und in welcher Art Cloud Provider mit weiteren Subpartnern zusammenarbeiten. Bedenken Sie immer, dass Sie als Eigentümer personenbezogener Daten für die Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Anforderungen verantwortlich sind.
Informieren Sie sich hier im Detail, wie Sie bei Cloud-Lösungen DSGVO-konform vorgehen.
Wenn Sie sich im Internet über Cloud Computing-Anbieter informieren, merken Sie, dass es eine ganze Reihe an Möglichkeiten gibt. Die meisten Provider bieten verschiedene Services an, und ein direkter Vergleich der Anbieter erweist sich als nicht so einfach.
Generell unterscheiden sich die Angebote hinsichtlich der angebotenen Services (IaaS, PaaS, SaaS) sowie deren Bereitstellung (Public, Private, Hybrid, Community Cloud):
Wenn Sie Ihren Microsoft- oder SAP-Workflow in die Cloud für Unternehmen verlagern möchten oder Teilbereiche von Unternehmen wie Webanwendungen, Vertrieb oder Finanzdienstleistungen umziehen wollen, finden Sie neben den bekannten Cloud-Anbietern wie Microsoft Azure, Amazon Web Services (AWS), Google Cloud Plattform (GCP), IBM Cloud und Alibaba Cloud noch viele weitere Optionen.
Sie können die Umstellung auf die Cloud mit Ihrem eigenen internen Team durchführen, externe Partner (z. B. Managed Services Provider) beauftragen, die Sie bei der Umstellung auf die Cloud und beim Betrieb in der Cloud unterstützen, oder die Aufgaben zwischen beiden aufteilen.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, alles selbst zu machen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die notwendigen Fähigkeiten und Mitarbeiter:innen zur Verfügung haben. Dieser Weg ist für Konzerne und große Unternehmen leichter zu beschreiten als für mittelständische Unternehmen.
Managed Services Provider sind externe Dienstleister, die Ihre Cloud-Umgebung betreuen, das heißt Managed Services Provider übernehmen den laufenden Betrieb inklusive Überwachung der Cloud für Unternehmen. Sie können aber auch nur Teilbereiche abgeben. Der Umfang der externen Serviceleistung wird in der Regel in den Service Level Agreements (SLAs) definiert. Zu den typischen Managed Services-Leistungen zählen
Als Content- und Informationsmanagement unter dem Blickwinkel von Cloud Computing versteht man webbasierte Services, die Unternehmen dabei unterstützen, Inhalte jeder Art flexibel, schnell sowie zeit -und ortsunabhängig zu managen. Neben Dokumentenmanagementsystem (DMS) und digitaler Archivierung geht es um die Optimierung und Verbesserung von Geschäftsprozessen.
Erfahren Sie hier mehr, wie Sie Content- und Informationsmanagement in verschiedenen Cloud-Plattformen nutzen, die über Cloud Storage hinausgehen: Vom Cloud Storage zum Informationsmanagement in der Cloud.
Das Informationsmanagement in der Cloud geht über Möglichkeiten des Cloud Storage hinaus in Richtung “intelligente Dokumentenspeicherung”. Typische Möglichkeiten dafür sind zum Beispiel, Dateien zu typisieren und zu klassifizieren und sie in Ihrem Geschäftsalltag als Rechnung, Vertrag oder Personalakte anzuwenden. Für jeden dieser Dokumententypen können Sie Metadaten definieren. So können Sie eine Rechnung etwa nicht nur unter dem Kundennamen und Datum des Projektes abspeichern, Sie können sie zusätzlich um beschreibende Attribute ergänzen. Über diese Attribute können Sie Ihre Dokumente schnell finden und zuordnen sowie Zugriffsrechte vergeben.
Wie Sie vor Ort, in der privaten oder öffentlichen Cloud oder in einem hybriden Modell Milliarden von Dokumenten in Ihrer eigenen Systemlandschaft verwalten, erfahren Sie unter Content Repository: leistungsstarker Speicher.
Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) ist die zentrale Archivbibliothek für alle Medienwerke in deutscher Sprache. Seit 1913 archiviert die DNB deutschsprachige Medienwerke in Schrift, Bild und Ton. Dazu zählen Bücher, Zeitschriften, CDs, Schallplatten, Karten oder Online-Publikationen. Weitere Bestände im Deutschen Musikarchiv, im Deutschen Buch- und Schriftmuseum und im Deutschen Exilarchiv ergänzen die Sammlung. Der Gesamtbestand umfasst über 43 Millionen Medienwerke, davon über 10 Millionen Netzpublikationen. Jährlich kommen an die 3 Millionen Neuzugänge hinzu. Die über 600 Mitarbeiter:innen wickeln über 700 Bestellungen pro Tag ab. Über 7 Millionen Zugriffe auf die digitalen Inhaltsverzeichnisse und 12 Millionen Zugriffe auf die Netzpublikationen zeigen das hohe Suchvolumen.
Anforderung
Die Deutsche Nationalbibliothek war auf der Suche nach einem schlanken und hochskalierbaren Repository. Zur Verwaltung von bibliothekarischen Metadaten und zur Volltextsuche betreibt sie bewährte Systeme, die man unmöglich ersetzen kann, der organisatorische und finanzielle Aufwand wäre enorm. Gefragt war also ein Repository zur Bereitstellung von Objekten, das keine eigene Benutzeroberfläche benötigt, sondern das über API-Schnittstellen an die Altsysteme andockt. Die Nutzer sollten nichts davon merken, dass unter der Haube ein neues Repository arbeitet, außer dass die Zugriffe nun viel schneller gehen. Ebenfalls notwendig war der nahtlose Umgang mit möglichst vielen Dateitypen und sehr umfangreichen Streaming-Inhalten, denn auch Videos hat die Bibliothek im Fundus.
Lösung: Archivierungssystem von yuuvis® Momentum
Das Projekt startete 2020 und befindet sich seit Anfang 2022 im Testeinsatz. Nach extensiven Tests wird das System voraussichtlich im 4. Quartal 2022 live gehen und die Bereitstellung von digitalen Publikationen im Lesesaal der DNB übernehmen. Der Betrieb dieser Private Cloud-Plattform der Nationalbibliothek wird durch das Managed Services-Team von OPTIMAL SYSTEMS sichergestellt.
Die Vorteile von yuuvis® Momentum von OPTIMAL SYSTEMS
Diese Checkliste zur Migration fasst die Schritte für den Umzug in die Cloud übersichtlich zusammen:
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Cloud-Migration ist der Umzug von Rechenressourcen wie Daten, Anwendungen und IT-Prozessen in eine Cloud Computing-Umgebung.
Die wichtigsten Vorteile der Migration in die Cloud sind die Skalierbarkeit und Elastizität, bedarfsgerechte Kapazitätsnutzung, die Flexibilität und Effizienz des gesamten Betriebsprozesses, die Sicherheit und der Datenschutz sowie die Kosten.
Es führen viele Wege in die Cloud. Die drei wichtigsten Strategietypen sind: Lift-and-Shift (Rehosting): Dabei werden Ihre bestehenden Anwendungen unverändert auf einen Cloud-Server eines IaaS-Providers migriert. Lift-and-Extend: Beim Replatforming werden Ihre Anwendungen nur mit geringfügigen Optimierungen in die Cloud für Unternehmen migriert, während beim Refactoring der Code Ihrer Anwendungen mit Hilfe von Containern und PaaS-Lösungen stärker optimiert. Rebuild (Neuentwicklung): Dabei werden Ihre Anwendungen von Grund auf mit einer PaaS-Architektur neu entwickelt.
In der Pre-Migration-Phase durchleuchten Sie Ihre bestehende Anwendung und definieren Ihre Ziele, bei der Migration managen Sie den Transfer und in der Post-Migration-Phase optimieren Sie Ihren Betriebsablauf in der neuen Cloud-Umgebung.
Damit Ihre Reise in die Cloud erfolgreich wird, sollten Sie besonders auf folgende fünf Gefahrenquellen achten: Ausreichende, strategische Planung Entsprechendes Cloud-Know-how Ihres Teams Notwendigkeit eines Change Managements Sicherheitslücken Versteckte Kosten
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