Entscheidend war, dass Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflow in einem Produkt integriert sind.
Stefan Antholzer, IT-Leiter, Flottweg GmbH
Lösung: Das Büro der Zukunft kennt kein Papier
Schaffen Sie Ihr papierloses Büro! Das Dokumentenmanagement in enaio® regelt die Erstellung von Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art sowie deren Bearbeitung, Zugriff und Austausch zwischen verschiedenen Personen. So wird der Informationsfluss und das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen effektiv gesteuert und organisiert. Sie und Ihre Mitarbeiter können jederzeit zweifelsfrei nachvollziehen, wer etwas wann an welchen Dokumenten geändert hat. Zudem können Sie problemlos Workflows einrichten und flexibel anpassen.
Dokumente über eine digitale Plattform rundum professionell managen.
Maßgeschneidert auf Anforderungen und Bedürfnisse Ihrer Organisation
Einzigartige Vielfalt an Schnittstellen zu Office, ERP, Fachanwendungen u. v. m.
Digitale Akten, umfassende Suchkomponenten, Vorschau- und Notizfunktion – alles in einem DMS.
Die Dokumentenhistorie gibt Auskunft über Bearbeiter und Änderungen – alles bleibt jederzeit einsehbar.
Die Abonnement- und Wiedervorlage-Funktionen sorgen für perfekte Workflows – standortübergreifend.
Das DMS enaio® verwaltet alle Informationen und hierarchische Ablagestrukturen auf einer zentralen Dokumentenmanagement-Plattform. Aus unterschiedlichen Dokument- und Dateitypen entstehen dabei „intelligente Objekte“, die wiederum zu elektronischen Akten zusammengefasst werden.
In den E-Akten werden die vorhandenen Informationen kontextbezogen verwaltet, unabhängig von ihrem Ursprung gefiltert, neu zusammengestellt, mit anderen Systemen ausgetauscht und für jeden berechtigten Mitarbeiter nutzbar gemacht – unabhängig davon, wann und von wo aus der Zugriff erfolgen soll.
Eine zentrale Plattform für digitales Dokumentenmanagement
Bündeln der Informationen in elektronischen Akten
Einfaches Verwalten von Metadaten, Dokument- und Dateitypen im entsprechenden Kontext
Integrierte Inhaltsvorschau zur Dokumentenanzeige
Vollständiges Vermeiden von Medienbrüchen
Integrierte BPM-, Groupware- und Collaboration-Funktionen
Visualisieren unterschiedlichster Ordnungsstrukturen
enaio® bietet zahlreiche Möglichkeiten für den produktiven Umgang mit elektronischen Dokumenten. So ist z. B. das Office-Paket von Microsoft 365 über eine Schnittstelle angebunden. Durch diese Integration können enaio®-Benutzer Office-365-Dokumente alleine und gemeinsam in enaio® erstellen, bearbeiten und die Änderungen direkt im enaio®-Ordnungssystem ablegen.
Dank eines ausgeklügelten Versionsmanagements ist sichergestellt, dass enaio®-Anwender immer an der aktuellen Version eines Dokumentes arbeiten. Zudem können Sie Metadaten, Textbausteine oder andere Elemente aus enaio® vollautomatisch in das zu bearbeitende Dokument übernehmen – von Akten, Registern, Dokumenten, Dokumentteilen, Tabellen oder Bildern.
Erstellen und Bearbeiten von Microsoft Office 365-Dokumenten direkt in enaio®
Umfassendes Versionsmanagement
Integrierte Vorlagenverwaltung inkl. automatischer Datenübernahme
Integrierte Inhaltsvorschau zur Dokumentenanzeige
Check-out/Check-in zur Vermeidung von Doppelbearbeitung
Einfaches Anlegen von Notizen und virtuellen Folien
Optional: Dokumente scannen & Klassifizieren eingehender Dokumente und Belege
Dokumente mit enaio® zu verwalten sorgt für ein effizientes Dokumentenmanagement. Das umfasst neben der intelligenten Recherche von Informationen und Dokumenten auch deren gezieltes Weiterleiten und Verteilen. Für die Recherche stehen sowohl einfache als auch komplexe DMS-Funktionen zur Verfügung, angefangen bei der Ein-Klick-Volltextsuche über kombinierte bis hin zu Experten-Anfragen über mehrere Objekttypen oder Hierarchieebenen. Die Suchergebnisse werden übersichtlich in Trefferlisten dargestellt und können nachträglich weiter eingegrenzt werden.
Schnelle, gezielte Informationssuche über Index, Volltext, Ablagestruktur, Trefferlisten
Gezieltes Verteilen von Dokumenten über digitale Workflows zur Freigabe und Bearbeitung
Internes Versenden von Dokument-Links
Externes Versenden von Dokumenten per E-Mail (nativ, als PDF oder ZIP)
Wiedervorlage als automatische Erinnerungsfunktion
Abonnement zur automatischen Erinnerung über Arbeitsschritte, Neuanlage oder Änderungen von Objekten
Ihre Informationen können Sie einfach über digitale Workflows, mittels interner Links auf die Dokumente im ECM-System oder nach extern als E-Mail-Anhänge verteilen – an andere enaio®-Anwender, Mitarbeiter oder auch Partner. Praktische Erinnerungstools wie Wiedervorlagen und Abonnements entlasten Ihre Mitarbeiter zusätzlich. Auf diese Art professionalisieren Sie Ihr Wissensmanagement nachhaltig – und digital.
Einfaches oder revisionssicheres Archivieren von Informationen und Dokumenten
Eindeutige Herkunfts- und Authentizitätsnachweise mittels Einbindung einer elektronischen Signatur
Klare Regelung von Zugriffen & Berechtigungen im Netzwerk
Umfassende Protokollierung von Bearbeitungshistorien und Prozessen
Die Ablage von Informationen und Dokumenten in enaio® entspricht bereits einer einfachen Archivierung. Sollen Informationen langfristig aufbewahrt und ein reibungsloser Workflow gewährleistet werden, bietet sich die revisionssichere Archivierung an. Sie garantiert das Einhalten aller relevanten Gesetze und Richtlinien hinsichtlich Beweis- und Revisionssicherheit, Dokumentationsechtheit und Aufbewahrungsfristen.
enaio® unterstützt Sie so zuverlässig bei der Einhaltung von bestehenden Anforderungen bezüglich IT-Compliance bzw. GoBD im Rahmen Ihres Dokumentenmanagements.
Realisieren Sie mit enaio® Ihr papierloses Büro – und optimieren Sie Ihr Wissensmanagement!
Zahlreiche Schnittstellen zu ERP, Groupware, Mail, CRM und anderen Fachsystemen
Abbilden von Posteingängen direkt in enaio®
Direktes Ablegen und Verwalten von E-Mails in enaio® aus Outlook & Co.
Deutliche Entlastung externer Systeme durch Auslagern von Daten und Dokumenten
Anzeige von Informationen im Kontext aus dem führenden System heraus
Zahlreiche Import- und Exportfunktionen
Die St. Galler Kantonalbank (SGKB) hat ein neues, leistungsfähiges Dokumenten-Management-System eingeführt, das modernsten Ansprüchen genügt.
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Infoblatt zum Thema „Dokumentenmanagement mit enaio®”
Unsere Referenzstory: ADAC Hansa nutzt enaio®
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