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Was sind die wesentlichsten Vorteile eines guten Workflow-Management-Systems? ► Erfahren Sie mehr zu Workflows
Inhaltsverzeichnis
Automatisierte Geschäftsprozesse – heute allgemein Workflows genannt – sind aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Der durch Workflows erzielte Effizienzgewinn ist zu einem wichtigen Parameter für wirtschaftlichen Erfolg geworden.
Workflows sind festgelegte Abfolgen von Arbeitsschritten, die zu einem vordefinierten Ergebnis führen. Strukturiert werden sie nach zeitlichen wie logischen Aspekten. Zudem bedürfen sie einer klaren Zuordnung der Tätigkeiten zu den jeweiligen Bearbeitenden entsprechend ihrer Rolle. Jeder der Workflow-Beteiligten hat optimalerweise ein Bild davon, was er zum erfolgreichen Abschluss des gesamten Workflows beiträgt.
Workflows sind somit auch eine der wesentlichen Kernfunktionen eines ECM-Systems. In ihnen definiert man Geschäftsabläufe, Wiedervorlagen oder Kenntnisnahmen für die zu verwaltenden Dokumente. Statt immer wiederkehrende Tasks also jedes mal händisch auszulösen, kann man die elegantere Lösung nutzen und für sie direkt einen Workflow erstellen.
Diese Automatismen tragen beim Verwalten großer Datenbestände in hohem Maße zur Zeitersparnis bei und können im Abschluss die revisionssichere Archivierung vorbereiten. Abzugrenzen sind Workflows von Business Process Management, auch wenn Workflows Bestandteile eines BPM sind.
Digitale Workflows als Herzstück von automatisierten Prozessen treten in verschiedenen Formen auf.
Strukturiere Workflows sind die Grundlage vieler Geschäftsprozesse. Hierbei handelt es sich um vordefinierte und formalisierte Arbeitsabläufe, die klare Schritte und Regeln enthalten. Es gibt To-dos, die im Vorhinein festgelegt sind und die befolgt werden müssen. Daher spricht man in diesem Kontext oft auch von Produktionsworkflows, weil fest vorgeben ist, was nach jedem Schritt passiert. Diese Art von Workflow eignet sich sehr gut für repetitive Aufgaben und Prozesse, wie zum Beispiel:
Kunden-/Lieferantenprozesse
Interne Prozesse
Im Gegensatz dazu sind unstrukturierte Workflows weniger vordefiniert und formell. Sie bieten mehr Flexibilität und passen sich an komplexe oder kreative Aufgaben an. Der Benutzende entscheidet, was der nächste Schritt ist. So gestalten die Benutzenden ihre unstrukturierten Workflows selbst. Beispiele für unstrukturierte Workflows sind Informationen, Kenntnisnahmen oder Beantragungen. In der Verwaltung sind unstrukturierte Workflows das digitale Gegenstück der klassischen Umlaufmappe (in Papierform). Aus den Informationen oder Unterlagen der “Umlaufmappe” geht hervor, was als Nächstes zu tun ist.
Smart strukturierte Workflows kombinieren die Eigenschaften von strukturierten und unstrukturierten Workflows. Sie sind vordefiniert, aber sie können sich an veränderte Bedingungen anpassen und automatisch reagieren. Dies geschieht oft mithilfe von Workflow-Management-Software und/oder KI.
Ein Beispiel für einen Smart-Structured Workflow ist ein Kundensupport-Ticket-System. Hierbei werden eingehende Anfragen strukturiert behandelt, aber die Software kann automatisch erkennen, welche Art von Anfrage vorliegt und sie dementsprechend an die richtigen Mitarbeitenden weiterleiten.
Multi-Instanz-Workflows sind speziell für komplexe Prozesse entwickelt, bei denen die Tasks nicht klassisch von oben nach unten abgearbeitet, sondern mehrere Arbeitsschritte gleichzeitig ausgeführt werden. Dies kann in großen Organisationen oder bei Projekten mit vielen Beteiligten besonders nützlich sein. Jede Instanz des Workflows kann unabhängig voneinander gestartet, überwacht und verwaltet werden. Ein Beispiel für einen Multi-Instanz-Workflow kann etwa ein Einstellungsprozess in einem großen Unternehmen sein. Verschiedene Abteilungen arbeiten parallel an diversen Einstellungsaufgaben. Der Workflow ermöglicht es, den Prozess zu beschleunigen, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass jede Aufgabe ordnungsgemäß bearbeitet wird.
Viele Arbeitsabläufe haben sich auf Grundlage grob skizzierter Prozessregeln und unter genauer Beobachtung durch das jeweilige Qualitätsmanagement bewährt. Dennoch ist oft die Notwendigkeit eines professionellen Workflow-Management-Systems (WfMS) gegeben. Gerade bei komplexen Abläufen helfen solche Systeme dabei, die komplette Vorgangsbearbeitung zentral zu steuern und zu überwachen, aber auch im Vorfeld die Prozessmodellierung zu unterstützen (mehr dazu siehe auch Dokumentenmanagementsystem bzw. DMS)
Dazu werden innerhalb der erstellten Automatisierungsketten die einzelnen Komponenten mit den entsprechenden Regeln sowie die jeweiligen Verantwortlichen definiert. Darüber hinaus bietet ein gutes WfMS eine Vielzahl von Monitoring-Werkzeugen, um laufende Status-Updates zu kommunizieren und einen Überblick über den gesamten Prozess zu gewinnen.
Die Auswahl an möglichen Arbeitsprozessen ist vielfältig. Jede Abteilung sieht sich mit anderen Herausforderungen konfrontiert. So setzt sich beispielsweise die Personalabteilung mit aufwendigen Bewerbungsverfahren auseinander, in der Buchhaltung müssen Rechnungen verbucht, bearbeitet und archiviert werden. Im Verlauf jener Prozesse sind Freigaben von unterschiedlichen Stakeholdern und Leitungsebenen einzuholen.
Mit Hilfe eines Workflow-Management-Systems lassen sich einzelne Arbeitsabläufe ganz komfortabel vorab definieren. Jedem Arbeitsschritt sind die jeweiligen Personen zugewiesen, die diese Teilaufgabe bearbeiten. Damit wird gewissermaßen ein Fahrplan für Arbeitsschritte und zugehörige Dokumente festgelegt. Auf diese Weise wird eine konsistente Vorgangsbearbeitung gewährleistet und Transparenz über den gesamten Geschäftsprozess gewahrt.
Die Erstellung eines kompletten Vorgangsprozesses ist abhängig von den Personen, die am Prozess beteiligt sind. Außerdem ist auch die Zahl der einzelnen Prozessschritte entscheidend, die zur Komplettierung des gesamten Verfahrens notwendig sind.
Beispiele für solche Geschäftsprozesse, für die eine Modellierung benötigt werden, können sein:
Jedes Szenario erfordert ein individuell erstelltes Prozessmodell. An den folgenden Workflow-Beispielen lässt sich erfassen, wie ein solches Modell aufgebaut sein könnte.
Das Prozessziel ist die finale Freigabe des Dokuments nach erfolgter Prüfung sowie entsprechenden Revisionsschleifen.
Eine zentrale Problematik bei solchen Workflows ist unter anderem die Mehrfachablage des Dokuments durch die jeweiligen Prüfungsinstanzen. Dies lässt sich praktisch anhand des Ablaufs einer Rechnungsfreigabe verdeutlichen, wie sie üblicherweise im Accounting von Unternehmen erfolgt:
Dank eines Workflow-Management-Systems wird ein großer Teil dieses Vorgangs bereits mittels eines automatisierten Verfahrens abgedeckt. Dabei werden Rechnungen automatisiert in den Workflow aufgenommen, sie durchlaufen die einzelnen Freigabestationen und lösen am Ende automatisch das Buchungsverfahren aus. Während dieses Vorgangs werden keine unterschiedlichen Versionen desselben Dokuments erstellt und lokal abgelegt – jeder Prozessbeteiligte greift auf dieselbe Variante zu. Die Fehleranfälligkeit wird somit auf ein Minimum reduziert, Revisionssicherheit gewährleistet.
Einer der oft vernachlässigten Prozesse, ist die Freigabe von Urlaubsanträgen. Dieser scheinbar einfache Vorgang hat bedeutenden Einfluss auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Das Ziel ist den Ablauf vom Urlaubsantrag bis zur Freigabe zu optimieren, indem Zeit und Ressourcen gespart, die Fehlkommunikation reduziert und die Zufriedenheit des Teams insgesamt gesteigert wird:
Ein optimierter Urlaubsfreigabeprozess – gesteuert durch digitale Workflow-Software – kann wie folgt aussehen:
Der Mitarbeitende füllt ein digitales Urlaubsantragsformular aus – im Idealfall in seinem Client über das Zeiterfassungssystem, sodass automatisch der noch verfügbare Urlaubsanspruch anzeigt wird – und stößt damit einen Workflow an.
Der Antrag wird automatisch an die entsprechende vorgesetzte Person zur Genehmigung gesendet. Die Workflow-Management-Software benachrichtigt die verantwortliche Person (per E-Mail oder im Dashboard des Zeiterfassungssystems) über den Antrag.
Nach der Genehmigung kann der Antrag noch an die HR-Abteilung weitergeleitet werden, um sicherzustellen, dass alle Unternehmensrichtlinien eingehalten werden.
Sobald die HR-Abteilung den Antrag geprüft hat, wird er genehmigt oder abgelehnt. Der Mitarbeitende erhält automatisch eine Benachrichtigung über das Ergebnis.
Neben der Abwicklung des Prozesses hat die Lösung auch die Funktion, dem Mitarbeitenden einen Überblick über getätigten, freigegebenen und noch verbleibenden Urlaub zu gewährleisten.
Die Workflow-Management-Software ermöglicht es HR-Verantwortlichen und Führungskräften, Urlaubsanfragen zu verfolgen und Berichte über Urlaubszeiten zu erstellen, um Engpässe zu vermeiden. Die digitale Akte liefert dafür alle relevanten Informationen.
Insgesamt kristallisieren sich drei wesentliche Vorteile heraus, die die Anschaffung eines digitalen Workflow-Management-Systems rechtfertigen:
Ein wesentliches Kriterium für die Anschaffung eines digitalen Prozessmanagements ist die hohe Kosteneffizienz. Durch die zentrale Bündelung der gesamten Aufgabenkette wird eine effektivere Zusammenarbeit zwischen den Prozessbeteiligten ermöglicht. Personelle Aufwände für die Analyse und Auswertung des Projekterfolgs entfallen, Arbeitszeiten werden eingespart. Somit rentiert sich die Anschaffung einer Workflow-Lösung.
Jeder Mitarbeitende ist in der Lage, innerhalb kürzester Zeit den jeweiligen Status des Vorgangs zu überprüfen. Eine umfassende Dokumentation erspart im Eskalationsfall ressourcenintensive Bemühungen zur Fehlerermittlung. Qualitätsmanager können jederzeit manuell eingreifen.
Frei gestaltbare Bildschirmformulare erlauben eine flexible Erstellung der gewünschten Geschäftsprozesse. Die beteiligten Bearbeitenden werden über den Posteingang ihres WfMS darüber informiert, wenn eine neue Aufgabe anliegt. Gegebenenfalls ist auch eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung möglich.
Workflows bzw. ganze Geschäftsprozesse elektronisch abzubilden, transparent zu machen und zu steuern ist eine der grundlegenden Aufgaben von ECM-Lösungen. Enterprise Content Management vereint verschiedene Technologien, wie Dokumentenmanagementsystem (DMS), Collaboration, Archivierung und auch Workflow Management, und hilft Ihnen so, die ganze Bandbreite an Daten und Informationen – unternehmensweit – zu organisieren, verwalten und zu speichern. Workflows sind dabei der “Motor”, der den Informationsfluss antreibt und optimiert.
Einige ECM-Anbieter bieten standardmäßig integrierte Lösungen für Workflow Management. So können Sie zum Beispiel bei gewissen Systemen mit einem Editor Ihre Workflow-Modelle sowie die komplette Organisation dafür erstellen und gestalten. Die grafische Darstellung mit Aufgaben, Personen, Zuständigkeiten, Fristen, Events usw. ist sehr einfach und bedarf keiner Programmierkenntnisse. Für die vorkonfigurierten ECM-Workflows sind ebenfalls keine Programmierkenntnisse notwendig und die Workflow-Modellierung kann nach unternehmensinternen Anforderungen angepasst werden. Dafür legen Sie die notwendigen Schritte fest und versehen sie mit klaren Verantwortlichkeiten sowie Zeitvorgaben. Das Workflow-Management-Tool innerhalb Ihres ECM erfasst die Prozessschritte und verknüpft sie in der logischen Abfolge. Dies ermöglicht eine automatische Bereitstellung der erforderlichen Daten oder Dokumente für die beteiligten Personen.
Für strukturierte Workflows können ECM-Lösungen Workflow-Regeln und Automatisierungsfunktionen bereitstellen, um den reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Bei unstrukturierten Workflows ermöglichen sie die flexible Handhabung von Dokumenten und Aufgaben. Ihre Vielzahl an Funktionen machen sie zu einer wertvollen Ressource in der digitalen Geschäftswelt.
Der gesamte Ablauf des Prozesses kann grafisch auf der Benutzeroberfläche betrachtet und überwacht werden. Sie können die erstellten Workflows im DMS oder ECM anpassen und adaptieren, für weitere Verwendung speichern oder für einen ähnlichen Prozess duplizieren.
In jeder Stufe des Workflows ist eine Einzelperson oder eine Gruppe von Personen für eine spezifische Aufgabe verantwortlich. Nach Abschluss dieser Aufgabe gewährleistet das System, dass die zuständigen Personen für die nächste Aufgabe benachrichtigt werden und die erforderlichen Informationen erhalten, um ihren Abschnitt des Prozesses durchzuführen.
Design: Der gesamte Ablauf des Prozesses wird modelliert und die Arbeitsschritte werden festgelegt und mit Verantwortlichkeiten (Personen) verknüpft.
Ausführung: Die Software steuert den Ablauf des Prozesses – gemäß den vorab definierten Regeln und in entsprechender Reihenfolge.
Überwachung: Die Abläufe in Echtzeit, aber auch die Ergebnisse der Prozesse können überwacht und analysiert werden um ggf. weitere Optimierungspotenziale zu finden.
Jack Wolfskin, ein führender Hersteller von Outdoor-Bekleidung und Ausrüstung, stand vor der Herausforderung, seinen Rechnungsprüfungs- und -freigabeprozess zu optimieren.
Gründung 1981
500 Jack Wolfskin Stores weltweit
1.000 Verkaufsstellen weltweit (Einzelhändler und Outlets im Fachhandel für Outdoor- und Sportartikel)
400 Mitarbeitende
Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen (über 400 Rechnungen pro Tag) war sehr zeitaufwändig, fehleranfällig und führte zu Verzögerungen bei der Bezahlung. Das Unternehmen suchte nach einer Lösung, um diesen Prozess effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten.
Jack Wolfskin entschied sich für die Implementierung der yuuvis® RAD-Lösung von OPTIMAL SYSTEMS, um den Rechnungsprüfungsprozess mit digitalem Workflow Management zu optimieren:
Automatisierte Datenerfassung: yuuvis® RAD ermöglicht die automatisierte Erfassung von Rechnungen aus eingehenden E-Mails.
Intelligente Datenextraktion: Die Software extrahiert relevante Informationen aus den Rechnungen, wie Betrag, Rechnungsdatum, Lieferanteninformationen usw. Dies minimiert Fehler und beschleunigt den Abgleich mit Bestellungen.
Workflow-Automatisierung: Die yuuvis® RAD-Lösung automatisiert den Genehmigungs- und Buchungsprozess. Rechnungen werden automatisch an die richtigen Genehmigungsstellen weitergeleitet, wodurch Verzögerungen vermieden und Skonti und Boni rechtzeitig geltend gemacht werden können.
Echtzeit-Statusverfolgung: Alle beteiligten Mitarbeitenden können den Status der Rechnungen in Echtzeit verfolgen. Dies reduziert mehrfaches Nachfragen und erhöht den Wissensstand des Team für Auskünfte oder weiterführende Aufgaben.
Digitale Workflows sind das Schlüsselkonzept in der Prozessoptimierung und der effizienten Ablaufsteuerung in Unternehmen. Sie ermöglichen es, Aufgaben und Prozesse in klar strukturierte Schritte zu unterteilen und automatisieren. Wenn Sie einen Workflow darstellen möchten, um bessere Einblicke in Ihre Abläufe zu gewinnen oder um Verbesserungen vorzunehmen, folgen Sie dieser Quick-Win-Anleitung in 7 einfachen Schritten.
Schritt: Beginnen Sie damit, den Prozess oder die Aufgabe zu identifizieren, die Sie abbilden möchten. Definieren Sie den Zweck und das Ziel des Workflows klar und präzise.
Schritt: Erfassen Sie den aktuellen Ablauf des Prozesses. Notieren Sie jeden Schritt, der in diesem Prozess ausgeführt wird, und erfassen Sie die beteiligten Personen oder Abteilungen.
Schritt: Analysieren Sie den Ist-Zustand und identifizieren Sie Engpässe, ineffiziente Schritte oder mögliche Fehlerquellen. Dies ist der Schritt, in dem Sie nach Verbesserungspotenzialen suchen.
Schritt: Entwerfen Sie den Soll-Zustand: Basierend auf den Erkenntnissen aus Schritt 3 entwickeln Sie den Soll-Zustand des Workflows. Stellen Sie sicher, dass dieser den Prozess optimiert, Engpässe beseitigt und die Effizienz steigert.
Schritt: Teilen Sie den Prozess in klare und logische Schritte auf. Jeder Schritt sollte eine klare Aufgabe oder Handlung definieren und mit klaren Verantwortlichkeiten versehen sein.
Schritt: Fügen Sie Bedingungen und Regeln, zum Beispiel in Form von “Wenn-Dann-Anweisungen” hinzu.
Schritt: Testen und optimieren Sie den Workflow. Engpässe, Unklarheiten oder sonstige Verbesserungspotenziale können durch genaues Überprüfen gefunden und ausgemerzt werden.
Ein Workflow, oft auch als Arbeitsablauf, Arbeitsfluss (work = Arbeit; flow = fließen) bezeichnet, umfasst die zeitliche und räumliche Abfolge von aufeinander bezogenen Arbeitsschritten. Typischerweise beginnt ein solcher Arbeitsprozess mit einem klaren Ausgangspunkt und führt zu einem definierten Endresultat. Darüber hinaus wird er in der Regel von einer Gruppe von Beteiligten in kooperativer Weise bearbeitet.
Workflow Management bezieht sich auf die systematische Gestaltung, Steuerung und Optimierung von Arbeitsabläufen oder Workflows in Organisationen oder Unternehmen. Workflow Management befasst sich mit dem gesamten Prozess rund um Workflows. Das Ziel ist es, Workflows optimal zu gestalten.
Ein Workflow-Management-System (WfMS) ist eine Softwarelösung, die das Workflow Management unterstützt. Es besteht aus verschiedenen Komponenten, die in Zusammenarbeit komplexe Abläufe vereinfachen und automatisieren. Eine häufig verwendete Grundlage für das Workflow Management ist ein Enterprise Content Management (ECM)-System. Wenn das ECM-System eine integrierte Workflow-Funktion bietet und zusätzlich in Ihre ERP- und/oder CRM-Lösung integriert werden kann, ermöglicht dies reibungslose digitale Geschäftsabläufe.
Neben dem Blick auf das große Ganze bieten digitale Workflows den Vorteil der Zeitersparnis durch die Verkürzung von Abstimmungs- und Durchlaufprozessen, Fehlervermeidung, Transparenz, Identifikation von Optimierungspotenzialen und Effizienzsteigerung im Gesamten.
Die Möglichkeiten zur Verwendung von Workflows sind nahezu unbegrenzt. Besonders geeignet sind sie für Bereiche mit Routineaufgaben, wie zum Beispiel bei Genehmigungsprozessen, Dokumentenfreigaben (z. B. Rechnungen), Beschaffungsprozessen, im Kundensupport und Ticketing, bei Bewerbungen und im Onboarding von Mitarbeitenden, aber auch bei Vertriebs-, CRM- und ERP-Prozessen.
Ein Enterprise Content Management (ECM) bietet umfassende Möglichkeiten zur Optimierung des Informations- und Wissensmanagement innerhalb Ihres Unternehmens. Mit ECM-Systemen können Sie Workflows definieren, gestalten, speichern, ausführen und optimieren und dadurch manuelle Aufgaben minimieren. Sie können Workflow-Regeln definieren, Verantwortlichkeiten festlegen und Aufgaben zuordnen und so einen reibungslosen Fluss von Dokumenten und/oder Aufgaben innerhalb des Unternehmens steuern.
Software-gesteuerte Workflows erhöhen Ihren Automatisierungsgrad und Sie erleichtern dadurch die Arbeit der Teams. Mit digitalisierten Workflows binden Sie Beteiligte – vom Homeoffice, von Außenstellen und von unterwegs – effektiv ein, und alle Beteiligten können durch die zugewiesenen Aufgaben auf alle notwendigen Unterlagen zugreifen. Fehler, wie das Vergessen von Aufgaben, Verlieren von Unterlagen, Versäumen von Fristen usw., werden verhindert, und Sie verbessern die Agilität, aber auch die Flexibilität. Durch Festlegen von Zuständigkeiten innerhalb des Systems können Sie Ergebnisse, aber auch Compliance-Vorschriften besser einhalten.
Ein klassisches Workflow-Management-Beispiel ist der Urlaubsantragsprozess in einem Unternehmen. Der Prozess kann wie folgt aussehen: Ein Mitarbeitender möchte Urlaub nehmen und reicht einen schriftlichen Urlaubsantrag ein. Dies markiert den Beginn des Workflow-Prozesses. Der Antrag wird automatisch an die direkt vorgesetzte Person weitergeleitet. Hierbei handelt es sich um die Aufgabenverteilung im Workflow. Die vorgesetzte Person überprüft den Antrag und hat die Möglichkeit, ihn zu genehmigen oder abzulehnen. Dies stellt den Entscheidungsschritt im Workflow dar. Wenn der Antrag genehmigt wird, wird er an die Personalabteilung weitergeleitet, die den Urlaub im System erfasst und die entsprechenden Einträge in den Arbeitsplan vornimmt. Dies ist der nächste Schritt im Workflow. Schließlich erhält der Mitarbeitende eine Benachrichtigung über die Genehmigung oder Ablehnung seines Urlaubsantrags.
Ein Workflow und ein Business Process sind zwei eng miteinander verbundene, aber dennoch unterschiedliche Konzepte im Prozessmanagement. Ein Workflow bezieht sich auf eine geordnete Abfolge von Aufgaben oder Aktivitäten, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden, um ein spezifisches Ziel zu erreichen. Workflows sind in der Regel aufgabenorientiert. Sie sind oft kurzfristig und konzentrieren sich darauf, Aufgaben effizient auszuführen. Workflows können in verschiedenen Geschäftsbereichen und Abteilungen einer Organisation auftreten.
Ein Business Process (Geschäftsprozess) hingegen ist ein breiterer Begriff, der die Gesamtheit der Aktivitäten und Abläufe beschreibt, die notwendig sind, um ein geschäftliches Ziel oder Ergebnis zu erreichen. Ein Geschäftsprozess kann viele Workflows und Subprozesse enthalten, die miteinander verknüpft sind. Geschäftsprozesse sind umfassender und betrachten die Gesamtstruktur und Koordination von Aktivitäten innerhalb einer Organisation. Sie sind oft langfristig und strategisch ausgerichtet und erstrecken sich über verschiedene Abteilungen und Bereiche einer Organisation.
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