21. März 2018

Urlaubsantrag digital:
papierlos und schnell, dank ECM-Workflow

Der Frühling ist da und die Ferienzeit rückt näher. Die warmen Sonnenstrahlen und dieses „gewisse Etwas“ in der Luft erinnern schon jetzt an die näher rückende Urlaubssaison … und die Urlaubsanträge häufen sich.

Wenn nicht schon geschehen, werden Mitarbeiter in Unternehmen demnächst ihre Urlaubsanträge für den Sommerurlaub einreichen. Das bedeutet für Führungskräfte und die Personalabteilung einen Mehraufwand: Urlaubsanträge entgegennehmen, koordinieren, Ansprüche prüfen, Genehmigungen erteilen, Urlaubstage für laufende Projekte einbeziehen usw. Warum nicht auf eine digitale Urlaubsverwaltung setzen, um Anträge schneller zu bearbeiten und die Urlaubsplanung effizient abzuwickeln?

Urlaubsantrag digital: So geht’s!

Mit einer geeigneten Personalmanagement-Lösung geht es einfacher und effizienter: Digitale Workflows ermöglichen unter anderem eine reibungs- und papierlose Bearbeitung von Urlaubsanträgen. Unübersichtliche Zettelwirtschaft und stockende Prozesse gehören somit der Vergangenheit an. Angenehmer Nebeneffekt: Durch die papierlose Bearbeitung bleibt der Gang zum Drucker erspart.

Vorteile eines papierlosen Urlaubsantrags

  • Transparenz – der Status des Antrags kann jederzeit eingesehen werden. Ob er genehmigt und freigegeben, noch in Bearbeitung oder abgelehnt ist: Ein Blick ins System, und der Betreffende ist im Bilde.
  • Kürzere Bearbeitungszeiten – die zentrale Bearbeitung und Steuerung des Prozesses reduziert die Arbeitszeit erheblich. Das bedeutet: mehr Zeit für andere Aufgaben der Personalabteilung und schneller Klarheit bei der Urlaubsplanung.
  • Geringere Kosten – geringerer Prozessaufwand bedeutet reduzierte Kosten. Zum Beispiel für Papier und Druck.

Wie funktioniert die Beantragung?

Der Mitarbeiter startet per Mausklick einen Urlaubsworkflow und wählt den gewünschten Zeitraum aus. Dabei kann er sich einen Überblick über seinen Urlaubsanspruch und die bereits beantragten Urlaubstage verschaffen. Im nächsten Schritt klickt er auf „Weiterleiten“ und schickt damit seinen Urlaubswunsch „auf Reisen“: Der digitale Workflow sorgt dafür, dass der Urlaubsantrag unmittelbar den zuständigen Vorgesetzten zur Prüfung und Genehmigung erreicht.

Auch weitere Instanzen werden automatisch informiert bzw. einbezogen: Ob Personalabteilung, Buchhaltung oder Stellvertreter – niemand bleibt außen vor. Genehmigte Urlaube werden übrigens automatisch in den öffentlichen Kalendern eingetragen. Und wie bei jedem ECM-Workflow werden alle Schritte und Entscheidungen protokolliert, archiviert und bleiben somit jederzeit nachvollziehbar.

Urlaubsantrag digital: mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben

Urlaubsworkflow ausgelöst – Urlaub genehmigt – fertig! Davon profitieren alle: Führungskräfte behalten auch bei einer größeren Anzahl von Mitarbeitern den Überblick über die individuellen Urlaubsansprüche und Urlaubszeiten sowie den Arbeitszeitausgleich. Mitarbeiter können bequem Urlaub beantragen oder sich darüber informieren, wie es um bereits beantragte oder noch ausstehende Urlaubstage bestellt ist. Die Bearbeitung von Urlaubsanträgen mithilfe digitaler Workflows schafft somit Transparenz, erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und lässt Zeit für die eigentlich anfallende Arbeit.

Schnelle, reibungslose Prozesse – digitale Workflows sind auch bei anderen Aufgaben des Personalmanagements wahre Helfer. So wird in Kombination mit einer digitalen Personalakte die elektronische Abwicklung und zentrale Verwaltung aller personalrelevanten Abläufe (z. B. von Bewerbungsprozessen) möglich.

Wir wünschen Ihnen schöne erste Frühlingstage und viel Vorfreude auf die Urlaubssaison. Und nicht vergessen: Urlaub rechtzeitig beantragen!

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