Mit unserer Schriftgutverwaltung wird das Organisieren von Dokumenten für Kommunen zum Kinderspiel. Die yuuvis® cloud-eAkte ist intuitiv gestaltet, sodass Sie sich schnell zurechtfinden und effizient arbeiten können. Zudem ist sie modern und vielseitig, um all Ihre Anforderungen zu erfüllen. Treten Sie ein in eine neue Ära der kommunalen Verwaltung.
Dokumentenmanagement
Prozessuale Vernetzung mit anderen Institutionen
Webbasiert – kein Betreuungsaufwand
Rechtssicher
Mit unserer Cloud-Schriftgutverwaltung können Sie endlich den lästigen Papierkram in Ihrer Kommune reduzieren und effektiver arbeiten. Dank der yuuvis® cloud-eAkte wird die Organisation von Dokumenten einfacher denn je.
Unsere webbasierte Dokumentenverwaltungslösung wurde speziell für Stadtverwaltungen und gemeinnützige Organisationen jeder Größe entwickelt. Entdecken Sie die Einfachheit, Effektivität und das innovative Design einer Lösung, die kein technisches Know-how erfordert. Zentralisierte Dokumente, Audit-Protokolle, rollenbasierte Zugriffskontrolle und eine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche können die Leistung des Teams und die Effizienz der Verwaltung steigern.
Dank des Abonnementmodells fallen keine Vorlaufkosten für die Einrichtung an und Sie können von jedem beliebigen Ort aus arbeiten. Sie haben Zugang zu einem leistungsstarken Tool mit Funktionen wie einer einfachen Administration und Benutzerverwaltung, einer detaillierten Suchfunktion, einem schnellen Zugriff auf aktive/offene Dokumente und Aufgaben, einer anpassungsfähigen Dienstplangestaltung und einer nahtlosen Integration mit Drittanbieter-Apps wie Microsoft 365, OnlyOffice, xJustiz, DocuSign und weiteren.
Einfacher Import
Die Anwendung unterstützt den Import verschiedenster Dateiformate, was das Einbinden Ihrer bestehenden Dokumente und Daten wesentlich vereinfacht und die Abläufe beschleunigt.
Intuitive Bedienung
Die Anwendung ist so entwickelt, dass sie selbsterklärend und einfach zu bedienen ist, was den Einstieg und die tägliche Nutzung erleichtert.
Wiedervorlagen
Richten Sie einfach Wiedervorlagen und Erinnerungen für sich oder andere Kolleg*innen ein, um sicherzustellen, dass wichtige Aufgaben oder Fristen nicht verpasst werden.
Standardisierung
Durch den Einsatz der yuuvis® cloud-eAkte können Sie Ihre Prozesse und Vorgehensweisen standardisieren, was zu einer höheren Effizienz und Produktivität im Arbeitsalltag führt.
Schnelle Navigation
Die yuuvis® cloud-eAkte bietet eine klare und übersichtliche Darstellung Ihrer Aktenpläne und eine schnelle Navigation. Somit können Sie mit wenigen Klicks den Standort und Status jeder Akte bestimmen.
Clevere Suche
Ob in den Metadaten oder im Inhalt eines Dokuments: Mit der leistungsstarken und umfassenden Suche finden Sie schnell und effizient die benötigten Informationen.
Rechtssicherheit
Die yuuvis® cloud-eAkte erfüllt alle relevanten rechtlichen Anforderungen und Standards, was eine rechtssichere Zusammenarbeit gewährleistet.
Kollaboratives Arbeiten
Mehrere Kolleg*innen können gleichzeitig an einem Dokument (DOCX, PPT, Excel etc.) arbeiten. Die Änderungen werden automatisch gespeichert und versioniert, sodass ältere Versionen wiederhergestellt werden können.
Die intuitive Benutzeroberfläche unterstützt und erleichtert Ihre tägliche Arbeit. Der nutzerzentrierte Ansatz der eAkte sorgt dafür, dass auch neue Benutzer*innen schnell und einfach einsteigen können. So wird die Nutzung der eAkte zu einer mühelosen und produktiven Erfahrung.
Weniger Infrastruktur
Dank Cloud-Lösungen benötigen Sie weniger physische Infrastruktur in Ihrem Büro. Wartungsarbeiten und Updates werden von uns durchgeführt, was Ihnen Zeit und Ressourcen erspart.
Einfache Administration
Nutzer hinzufügen, entfernen und Zugriffsrechte verwalten: Über das Admin-Dashboard haben Sie die Übersicht und volle Kontrolle über Ihr System.
Berechtigungssystem
Das Berechtigungssystem mit Profilen und Nutzergruppen ermöglicht es Ihnen, den Zugriff auf Akten und Dokumente zu kontrollieren und einzuschränken. Damit können Sie bestimmen, wer was sehen, bearbeiten oder löschen darf, und eine sichere Umgebung für den Umgang mit sensiblen Daten gewährleisten.
OnlyOffice-Integration
Die integrierten OnlyOffice-Anwendungen erlauben eine direkte Bearbeitung von Dokumenten ohne lästiges Herunter- und wieder Hochladen.
Sicher und schnell
Dank modernster Verschlüsselungstechnologien und Zugriffsrechte gewährleistet die yuuvis® cloud-eAkte höchste Sicherheitsstandards für Ihre sensiblen Daten. Zudem bietet sie eine hohe Systemleistung, um Ihnen ein nahtloses Arbeiten zu ermöglichen.
Immer verfügbar
Wechseln Sie nahtlos zwischen verschiedenen Geräten und setzen Sie Ihre Arbeit fort, egal wo Sie sich befinden. Sie können jederzeit und von überall auf unsere Cloud-Lösung zugreifen, was Ihnen maximale Flexibilität bietet.
Wiederherstellung
Nichts ist verloren: Der Administrator hat die Möglichkeit, gelöschte Akten, Vorgänge oder Dokumente wiederherzustellen.
Integration externer Tools
Die Integration von externen Tools wie OnlyOffice, xJustiz, DocuSign usw. ist über die API leicht möglich. So können Nutzer*innen nahtlos auf ihre bevorzugten Anwendungen zugreifen und effizienter arbeiten.
Sie zahlen nur für das, was Sie tatsächlich nutzen. Dadurch können die Kosten deutlich reduziert werden, insbesondere im Vergleich zu traditionellen Lösungen, die häufig hohe Vorabkosten und laufende Wartungskosten verursachen.
Durch Automatisierung und effiziente Prozesse können Sie mehr in weniger Zeit erledigen. Dies führt zu einer erheblichen Steigerung der Mitarbeiterproduktivität.
Durch die regelmäßige Aktualisierung und Verbesserung unseres Services bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand der Technologie – ganz ohne Wartungsaufwand.
Die yuuvis® cloud-eAkte basiert auf yuuvis® Momentum, einer Software made in Germany der OPTIMAL SYSTEMS GmbH. Wir halten uns an die höchsten Qualitätsstandards moderner Informationsmanagement-Software und unsere Lösungen sind international zertifiziert.
Spezialisten für DMS und Archivierung: OPTIMAL SYSTEMS kann auf über 30 Jahre am Markt zurückblicken.
Neben unserem Full-Feature-ECM enaio® bieten wir mit yuuvis® Momentum eine cloud-native, hochperformante Dokumentenrepository-Middleware. Auf dieser Basis entstehen leistungsstarke und nutzerorientierte Anwendungen – wie die yuuvis® cloud-eAkte.
Ein guter persönlicher Kontakt zu unseren Kunden und Partnern ist uns wichtig. Daher bieten wir mehr als nur Lizenzen an: Wir begleiten Sie den ganzen Weg.
30+ Jahre DMS-Erfahrung
langjährige Compliance-Expertise
bewährte und langfristige Zusammenarbeit mit hunderten öffentlichen Institutionen im deutschsprachigen Raum
Sichern Sie sich Ihren Test-Account und erleben Sie selbst, was mit der yuuvis® cloud-eAkte alles möglich ist. Ihr persönlicher Ansprechpartner wird sich so schnell wie möglich bei Ihnen melden und Ihnen Ihre Zugangsdaten zusenden.
OPTIMAL SYSTEMS is a
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Kyocera Document Solutions.
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