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kairos: smarte Automatisierung Ihres Dokumentenmanagements mit KI

Eine Person an einer Schalttafel neben einem Server mit blau leuchtendem Deckel und einem geöffneten Laptop, auf dem Schnittstellensymbole und ein Codefenster zu sehen sind.

kairos ermöglicht die smarte Automatisierung von Dokumentenprozessen – schnell und so präzise wie nie! Ob als zusätzliche enaio®-Komponente oder eingebunden in yuuvis® Momentum steht die KI-Plattform für die unterschiedlichsten ECM-Szenarien zur Verfügung – von der Klassifizierung und automatisierten Indexierung bis zur intelligenten Ablage: Erleben Sie die neue Stufe der effizienten und schnellen Dokumentenverwaltung. Als SaaS oder on-premises.

Kontakt aufnehmen Produktinfo (PDF)

Leistungsfähige KI-Modelle

Automatisierte Verfahren & Prozesse

Einsatz von Open Source-Technologie

Flexibel anpassbar – auch on-premises

Dokumente klassifizieren:
smart, automatisiert & mit eigenen KI-Tools

Mit kairos nutzen Sie die KI-gestützte, automatisierte und effiziente Klassifizierung von Eingangsdokumenten. Die in Zusammenarbeit mit Ihnen trainierten KI-Modelle erkennen automatisch Dokumentenklassen und Metadaten – und lassen sich bei Bedarf schnell auf Ihre individuellen Anforderungen abstimmen. Für das Trainieren brauchen Sie lediglich wenige Dokumente pro Klasse. Der Vorteil dabei: Die KI wird mit wenig Aufwand deutlich präziser!

So erreichen Sie eine noch höhere Genauigkeit und maximale Effizienz.

Transparenz garantiert: Für jedes Ergebnis liefert kairos Konfidenzwerte – also Wahrscheinlichkeiten für die Richtigkeit der erkannten Daten. Damit behalten Sie jederzeit die Kontrolle und können bei Bedarf gezielt nachsteuern.

Die Einrichtung der zugehörigen Komponenten sowie das individuelle Training erfolgen angepasst auf Ihr Projekt.

Ob wenige Dokumentenklassen oder umfangreiche Metadatenextraktion – kairos wächst flexibel mit Ihren Anforderungen und macht Ihre Dokumentenprozesse smarter als je zuvor.

Setzen Sie auf die beste Option: Nutzen Sie unser SaaS-Angebot für nachgewiesene und zertifizierte Sicherheit! Wir gewährleisten höchste Datenschutzstandards und Sicherheit nach deutschen Vorgaben sowie unter Einhaltung der DSGVO. Dazu erfüllen unsere IT-Sicherheitsstandards internationale Normen und werden regelmäßig geprüft.
Unsere Zertifizierungen: ISO 27 001, IDW PS 880 + Erstellung ISAE 3402 Typ I/II

kairos: Anbindung der KI-Komponente an die drei Nutzungsszenarien

Die wichtigsten Funktionen

Schnelle Dokumentenklassifizierung

Person auf einem Block mit Laptop, die digitale Dokumente betrachtet; große Stoppuhr mit blauem Segment im Hintergrund deutet auf Zeitmanagement hin.

kairos erkennt und klassifiziert unterschiedliche Dokumententypen wie Verträge, Angebote oder Berichte automatisch anhand von Textinhalten und Layoutmerkmalen. Die Ergebnisse können Sie sich als Vorschläge anzeigen lassen oder – bei hohem Konfidenzwert – direkt ohne manuellen Eingriff übernehmen.

Verarbeitet werden sowohl Einzeldateien als auch große Dokumentenstapel. Unsichere Fälle (niedriger Konfidenzwert) werden zur weiteren Überprüfung markiert. Dank moderner KI-Modelle liefert kairos auch bei komplexen, mehrseitigen oder heterogenen Dokumenten zuverlässige Ergebnisse.

Präzise Metadaten-Extraktion

Digitale Dokumente, die miteinander verknüpft sind, eines mit der Aufschrift "CONTRACT", flankiert von zwei Code-Bildschirmen, überlagert von abstrakten blauen geometrischen Formen.

Über die reine Klassifizierung hinaus erkennt kairos automatisch relevante Metadaten wie Steuer-, IBAN-Nummern oder Datumsangaben in Vertragsdokumenten, Angeboten, Bestellungen und vielen anderen Dokumententypen. Auch Inhalte aus Tabellen, Kopfzeilen und anderen strukturierten Bereichen werden von der Technologie erfasst.

Die extrahierten Informationen werden in nachvollziehbarer und strukturierter Form bereitgestellt.

Intelligente Seitentrennung

Ein blaues digitales Gehirn schwebt über datierten Dokumenten, die durch Linien verbunden sind, um die Datenanalyse im Laufe der Zeit zu zeigen.

kairos erkennt logische Abschnitte in mehrseitigen Dokumenten und trennt diese automatisch in eigenständige, semantisch sinnvolle Dokumente auf. Besonders bei der Verarbeitung großer Scanbestände oder Sammlungen mit unterschiedlichen Dokumententypen mit variierender Seitenstruktur ist diese Funktion besonders hilfreich. Das heißt für Sie: weniger manuelle Vorbereitung.

Die nachfolgenden Klassifizierungsprozesse bzw. die Metadaten-Extraktion erfolgt anschließend auf Basis einer korrekt segmentierten Datengrundlage.

Optimale Tabellen- und Datenerkennung

Eine Frau greift nach schwebenden, datierten Dokumenten und einer Rechnung unter einem Zeitstrahl.

kairos erkennt logische Abschnitte in mehrseitigen Dokumenten und trennt diese automatisch in eigenständige, semantisch sinnvolle Dokumente auf. Besonders bei der Verarbeitung großer Scanbestände oder Sammlungen mit unterschiedlichen Dokumententypen mit variierender Seitenstruktur ist diese Funktion besonders hilfreich. Das heißt für Sie: weniger manuelle Vorbereitung.

Die nachfolgenden Klassifizierungsprozesse bzw. die Metadaten-Extraktion erfolgt anschließend auf Basis einer korrekt segmentierten Datengrundlage.

Nutzungsszenarien von kairos

Smarte Automatisierung in drei Schritten

Dateiauswahl
Klassifizierung
Extraktion

Was kairos bietet

  • Höhere Effizienz
    Reduzieren Sie Ihren manuellen Aufwand und beschleunigen Sie Ihre Dokumentenprozesse – dank Automatisierung.

  • Optimierte Datenqualität
    Sorgen Sie mit präziserer Metadatenextraktion für eine bessere Indexierung und Auffindbarkeit von Dokumenten.

  • Einfache Integration
    Nahtlose Anbindung an bestehende Systeme? Kein Problem: dank offener API.

  • Mehr Skalierbarkeit
    Profitieren Sie von mehr Flexibilität – egal, ob Sie 1.000 oder 1.000.000 Dokumente im Jahr managen.

  • SaaS oder on-premises
    Wählen Sie die Strategie, die zu Ihnen passt: Wir beraten Sie gerne.

  • Eigenes Hosting, ISO 27001, DSGVO
    Verlassen Sie sich auf die Sicherheit Ihrer Daten – und die Erfahrung eines Anbieters mit über 30 Jahren Branchenexpertise.

Sechseckiges Abzeichen mit blau-grauen Rändern, "DSGVO" über einer blauen Linie, "konform" darunter. Weißer Hintergrund. Zeigt die Einhaltung der GDPR an.

Übrigens: Bei uns gehen Sie auf Nummer sicher und sind stets DSGVO-konform – wir bieten das gesamte Hosting aus einer Hand! Von uns administriert, überwacht und betreut. Mit garantierter Verfügbarkeit, voller Datenkontrolle und kompletten Serviceleistungen!

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Ihr starker Partner für digitales Dokumentenmanagement

kairos wird von der OPTIMAL SYSTEMS GmbH in Deutschland betrieben.

Wir halten uns an die höchsten Qualitätsstandards moderner Informationsmanagement-Software und unsere Lösungen sind international zertifiziert.

Allgemeine Zertifikate: ISO 27001 / § 238, 239, 257, 261 HGB / § 144, 371, 371a ZPO / § 90, 93, 97, 146, 147, 200 AO / BDSG eingeschlossen DSGVO / SigG / § 12, 13 GCP / § 10, 20, 41 AMWHV

Reguliertes Umfeld: 21 CFR Part 11 & Part 820 / ISO 13485, ISO 15189, ISO 17025 / § 40 AMG / MDR, PIC/S, GAMP® 5 / Anlagen GE02-H-A5 für SOP für klinische Audits

Spezialisten für DMS und Archivierung: OPTIMAL SYSTEMS kann auf über 30 Jahre am Markt zurückblicken.

Ein guter persönlicher Kontakt zu unseren Kunden und Partnern ist uns wichtig. Daher bieten wir mehr als nur Lizenzen an: Wir begleiten Sie den ganzen Weg.

Neben unserem Full Feature-ECM enaio® bieten wir mit yuuvis® Momentum eine cloud-native, hochperformante Content Services-Plattform.

  • 30+ Jahre DMS-Erfahrung

  • langjährige Compliance-Expertise

  • bewährte und langfristige Zusammenarbeit mit hunderten öffentlichen Institutionen im deutschsprachigen Raum

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