E-Akte und Dokumentenmanagement (DMS)

Die Basis einer modernen, bürgernahen Verwaltung ist die zentrale und durchgängig digitale Aktenführung. Egal ob allgemeines Schriftgut (ASV) nach gängigen Aktenplänen, hochspezifische Personal- und Steuerakten oder das Vertrags- und Rechnungsmanagement – alle Informationen liegen gebündelt, transparent und sofort griffbereit an einem Ort vor.

Der Weg in die digitale Akte beginnt bereits beim Posteingang: Durch ersetzendes Scannen (TR-RESISCAN) und smarte Postverteilungs-Lösungen wird der Schriftverkehr vom ersten Moment an medienbruchfrei erfasst und zielgerichtet an die zuständigen Stellen weitergeleitet.

Sobald die Dokumente im System sind, sorgen integrierte Freigabeworkflows und digitale Umlaufmappen für eine reibungslose Zusammenarbeit. Freizeichnungsprozesse werden deutlich beschleunigt und Bearbeitungsstände bleiben jederzeit transparent.

Modern & verwaltungsgerecht

Die Arbeitswelt in der Öffentlichen Verwaltung wandelt sich. Starre Bürostrukturen weichen zunehmend flexiblen, mobilen und abteilungsübergreifenden Arbeitsmodellen, die eine neue Art der digitalen Zusammenarbeit erfordern.

Mit modernen Kollaborations-Tools und dem ortsunabhängigen Zugriff auf relevante Verwaltungsdaten bleiben Ihre Mitarbeitenden jederzeit handlungsfähig – egal ob im Amt, im Homeoffice oder beim Vor-Ort-Termin.

Gleichzeitig lassen sich E-Learning-Angebote nahtlos in den digitalen Arbeitsalltag integrieren. So fördern Sie den kontinuierlichen Wissensaufbau und erleichtern das Onboarding neuer Fachkräfte erheblich.

Hier geht's zum Training und den E-Learning-Angeboten

Digitale Workflows für echte Entlastung

Echte Digitalisierung bedeutet nicht nur, Papier als PDF abzuspeichern, sondern Prozesse ganzheitlich zu automatisieren und zu beschleunigen. Intelligente Workflows nehmen Ihren Mitarbeitenden zeitfressende Routineaufgaben ab und reduzieren Fehlerquellen auf ein Minimum.

Ein Paradebeispiel ist der digitale Rechnungseingangsworkflow. Eingangsrechnungen werden frühzeitig erfasst, automatisch ausgelesen, verschlagwortet und nahtlos an angebundene Finanzsysteme wie SAP oder MACH finanzplus übergeben.

Zusätzlich unterstützen smarte Assistenzfunktionen und intelligente Datenauswertungen (wie enaio® lumee) dabei, Informationen noch schneller zu finden und Verwaltungsprozesse vorausschauend und effizient zu steuern.

Hohe Standards und maximale Sicherheit für jede Akte

Die Öffentliche Verwaltung arbeitet täglich mit hochsensiblen Daten. Kompromisslose Sicherheit, Rechtskonformität und der Schutz von Bürgerdaten sind daher das Fundament jeder digitalen Lösung.

Mit enaio® stellen Sie sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben, Aufbewahrungsfristen und Datenschutzrichtlinien automatisch eingehalten werden. Ein klares Rollen- und Rechtesystem legt genau fest, wer Dokumente sehen oder bearbeiten darf. Die revisionssichere Archivierung sorgt zudem dafür, dass alle Daten unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert bleiben.

Wenn Akten das Ende ihres Lebenszyklus erreichen, sorgen die entsprechenden enaio®-Zusatzmodule für eine geordnete Aussonderung und die reibungslose Anbindung an digitale Langzeitarchivsysteme.

Zukunftssichere und nahtlose Vernetzung

Eine digitale Plattform ist nur so stark wie ihre Fähigkeit, sich in die bestehende IT-Landschaft einzufügen. enaio® agiert als zentrales Bindeglied und ermöglicht die nahtlose Anbindung an spezifische Fachverfahren sowie führende Finanzsysteme (Übersicht der Anbindungen). Durch die tiefe Integration von Microsoft 365 arbeiten Ihre Teams in ihrer gewohnten Umgebung, während alle Daten revisionssicher im Hintergrund verwaltet werden.

Dabei entscheiden Sie über das Betriebsmodell:
Ob klassisch on-premises oder flexibel über moderne Hosting-Lösungen, wie Managed Services – enaio® passt sich Ihren IT-Ressourcen und Sicherheitsanforderungen an. Das sorgt für einen durchgängigen Informationsfluss und verhindert kostspielige Datensilos.

Die Architektur ist dabei auf maximale Flexibilität ausgelegt. Das System skaliert problemlos von kleinen Einheiten bis hin zu komplexen Behördenstrukturen und ist zudem optimal auf die spezifischen Anforderungen und Verwaltungsstrukturen jeder Größe zugeschnitten.