Künstliche Intelligenz (KI) in der Verwaltung: Potenziale, Hürden und ein sinnvoller Einstieg

Wie können Behörden Künstliche Intelligenz sinnvoll und sicher einsetzen? Unser Video-Interview zeigt aktuelle Potenziale, wichtige Voraussetzungen und mögliche erste Schritte für die Praxis.

Künstliche Intelligenz kann Verwaltungen dabei unterstützen, Mitarbeitende bei zeitintensiven Aufgaben zu entlasten, Informationen schneller nutzbar zu machen und Prozesse effizienter zu gestalten. Gleichzeitig wirft ihr Einsatz wichtige Fragen auf: Welche Aufgaben eignen sich für KI? Wie steht es um Datenschutz und Sicherheit? Und welche technischen Grundlagen müssen vorhanden sein?

In unserem Interview sprechen wir darüber, wo Behörden beim Thema KI aktuell stehen und in welchen Bereichen besonders viel Potenzial liegt. Beleuchtet werden außerdem mögliche Auswirkungen auf Arbeitsplätze, typische Hürden bei der Einführung sowie Anforderungen an Hosting, Verfügbarkeit und den Umgang mit sensiblen Daten.

Erfahren Sie im Video, wie Verwaltungen Schritt für Schritt in das Thema KI einsteigen können und welche Rolle ein DMS dabei spielt:

Konkrete Einsatzmöglichkeiten für Verwaltungen

Besonders geeignet sind wiederkehrende und informationsintensive Aufgaben. KI kann beispielsweise umfangreiche Vorgänge zusammenfassen, relevante Inhalte aus Dokumenten herausarbeiten oder erste Entwürfe für Vermerke und Entscheidungsvorlagen erstellen. Auch neue Mitarbeitende können sich mithilfe von KI schneller einen Überblick über komplexe Sachverhalte verschaffen. Die Ergebnisse sollten dabei weiterhin von den zuständigen Fachkräften geprüft und eingeordnet werden: Die KI unterstützt, die Verantwortung bleibt beim Menschen.

Für einen erfolgreichen Einstieg muss KI nicht sofort in der gesamten Verwaltung eingeführt werden. Sinnvoller ist es, zunächst einen klar abgegrenzten Anwendungsfall mit erkennbarem Mehrwert auszuwählen und interessierte Mitarbeitende frühzeitig einzubeziehen. Schulungen, transparente Kommunikation und definierte Rahmenbedingungen für Sicherheit und Datenschutz schaffen zusätzliches Vertrauen. Erste Pilotprojekte helfen dabei, Erfahrungen zu sammeln, Grenzen zu erkennen und die Anwendung schrittweise auf weitere Bereiche auszuweiten.

DMS als Voraussetzung für den KI-Einsatz

Eine wichtige Rolle spielen dabei gut strukturierte Daten und Dokumente. Denn eine verlässliche Informationsbasis ist eine zentrale Voraussetzung für den sinnvollen Einsatz von KI. Ein Dokumentenmanagementsystem wie enaio® kann diese Grundlage schaffen, indem Informationen zentral, nachvollziehbar und berechtigungsgesteuert zur Verfügung stehen.