Wie die Stadt Haan Verwaltungsprozesse mit enaio^® vernetzt:
Vom Fachschrank Sozialberatung bis zur digitalen Bauakte

Seit Anfang 2022 setzt die Stadt Haan das Dokumentenmanagementsystem enaio^® ein. Inzwischen steht die Allgemeine Schriftgutverwaltung den Mitarbeitenden mit Büroarbeitsplatz zur Verfügung; rund 300 Lizenzen sind im Einsatz. Zahlreiche Fachverfahren und individuell entwickelte Fachschränke ergänzen die zentrale Aktenführung. Koordiniert wird diese Entwicklung durch die Stabsstelle Digitalisierung. Im Interview erläutert Christian Bruhy, wie die Stadt konkrete Bedarfe aus den Fachämtern aufnimmt, Mitarbeitende in die Konzeption einbindet und Lösungen schrittweise weiterentwickelt. Im Mittelpunkt stehen der Fachschrank Sozialberatung, die Anbindung des Bauaufsichtsverfahrens ProBauG sowie die nächsten Schritte auf dem Weg zu einer stärker webbasierten Arbeitsweise.

Herr Bruhy, welche Rolle übernimmt die Stabsstelle Digitalisierung innerhalb der Stadt Haan?

Christian Bruhy: Wir sind zu zweit und sollen die Digitalisierung der gesamten Verwaltung strategisch vorantreiben. Dazu gehören die E-Akte und die Fachadministration von enaio^®, aber auch Online-Prozesse im Rahmen des OZG, Künstliche Intelligenz oder die Registermodernisierung.

Die Stabsstelle ist direkt beim Bürgermeister angesiedelt. Das erleichtert es uns, ämterübergreifende Themen voranzubringen und Entscheidungen ohne lange Linienwege abzustimmen. Die Fachadministration bildet dabei nicht nur technische Aufgaben ab, sondern koordiniert auch zwischen den Fachbereichen, den Herstellern der Fachverfahren und OPTIMAL SYSTEMS.

Wie breit wird enaio^® heute bereits in der Verwaltung eingesetzt?

Christian Bruhy: Wir haben enaio^® Anfang 2022 eingeführt. Den Anfang machte die Allgemeine Schriftgutverwaltung, die technisch an alle Mitarbeitenden mit Büroarbeitsplatz ausgerollt wurde.

Neben der Schriftgutverwaltung nutzen wir zahlreiche Anbindungen und Fachschränke, beispielsweise für Wohngeld, Finanzen, Personal, das Ratsinformationssystem, das Ausländerwesen und inzwischen auch die Bauakte. Insgesamt sprechen wir von etwa 15 bis 20 Schnittstellen oder Fachschränken. Unser Ziel ist, die bestehenden Fachverfahren sinnvoll mit der zentralen Aktenführung zu verbinden und Medienbrüche zu vermeiden.

Ein individuelles Projekt ist der Fachschrank Sozialberatung. Welcher Bedarf stand am Anfang?

Christian Bruhy: Der Impuls kam direkt aus dem Sozialamt. Dort gibt es unterschiedliche Angebote, etwa Pflege-, Wohn- oder Rentenberatung. Die Beratungen wurden zuvor weitgehend manuell dokumentiert: Notizen lagen auf Papier vor, Anträge wurden ausgedruckt und weitere Unterlagen waren teilweise in Windows-Verzeichnissen gespeichert. Eine einheitliche Struktur dafür, welche Dokumente zu einem Beratungsfall gehören, gab es nicht.

Ein passendes Fachverfahren wurde nicht gefunden und der Fachbereich war überzeugt, dass enaio^® die Beratungsprozesse abbilden kann. Deshalb haben wir zunächst gemeinsam aufgenommen, welche Beratungsarten es gibt, wo Überschneidungen bestehen und welche Informationen und Dokumente jeweils benötigt werden. Auf dieser Grundlage wurde anschließend der Fachschrank konzipiert.

Welche Anforderungen waren bei der Konzeption besonders wichtig?

Christian Bruhy: Ein zentraler Punkt war die datenschutzrechtliche Einwilligung. Bei jedem neuen Fall wird deshalb zunächst ein entsprechendes Formular erzeugt, das ausgefüllt und von der beratenen Person unterschrieben wird. Erst damit ist die Grundlage geschaffen, um Daten an beteiligte Stellen weiterzugeben.

Gleichzeitig sollten die unterschiedlichen Beratungsarten klar voneinander getrennt und schnell auffindbar sein. Deshalb gibt es jeweils passende Registerstrukturen und Indexdaten. In der Pflegeberatung kann beispielsweise der Pflegegrad erfasst werden, während dieses Feld in einer allgemeinen Sozialberatung nicht benötigt wird. Die Mitarbeitenden können gezielt nach ihren eigenen Fällen filtern, im Vertretungsfall aber auch den aktuellen Stand anderer Beratungen nachvollziehen.

Was hat sich dadurch im Arbeitsalltag verändert?

Christian Bruhy: Vor allem ist deutlich mehr Transparenz entstanden. Die Beraterinnen und Berater sehen, welche Fälle aktuell laufen, ob eine Person bereits zu einem anderen Thema beraten wurde und welche Schritte noch offen sind. Das ist gerade bei Teilzeit und fachübergreifenden Vertretungen wichtig. Auch die Amts- und Abteilungsleitungen können nachvollziehen, wie viele Fälle bearbeitet werden. Gleichzeitig entfällt die parallele Papierakte.

Im Fachschrank werden eingescannte Unterlagen, selbst erstellte Dokumente und E-Mails gemeinsam abgelegt. Dadurch ist die Dokumentation vollständig an einem Ort verfügbar. Die Kolleginnen und Kollegen können sich stärker auf die eigentliche Beratung konzentrieren, statt Zeit mit Ablage, Suche und der Verwaltung von Papierakten zu verbringen.

Ist die Lösung damit abgeschlossen?

Christian Bruhy: Nein, wir verstehen sie als lebenden Prozess. Aus dem Arbeitsalltag kommen regelmäßig kleinere Änderungswünsche: etwa neue Dokumententypen, angepasste Registerbezeichnungen, zusätzliche Indexfelder oder überarbeitete Vorlagen. Das ist für uns ein gutes Zeichen, weil es zeigt, dass die Lösung intensiv genutzt wird.

Wichtig war außerdem, die späteren Anwenderinnen und Anwender von Anfang an einzubeziehen. Sie waren beim Workshop zur Konzeption dabei und erhielten nach der Installation eine Schulung direkt am neuen Fachschrank. Dabei wurde auch besprochen, wie Altfälle übernommen werden können.

„Die Kolleginnen und Kollegen verstehen sich in erster Linie als Sozialberaterinnen und Sozialberater – nicht als Verwaltungskräfte, die Vorgänge verwalten wollen. Die digitale Ablage schafft mehr Zeit für die Beratung selbst.“

Christian Bruhy – Stadt Haan

Kommen wir zur digitalen Bauakte: Was war der Anlass für dieses Projekt?

Christian Bruhy: Die Anbindung des Bauamts stand grundsätzlich schon länger auf unserer Agenda. Gleichzeitig befand sich die Bauaufsicht in einer schwierigen personellen Situation. Als eine neue Amtsleitung und neue Mitarbeitende hinzukamen, bot sich die Chance, den Bereich strukturell neu aufzustellen.

Wir haben deshalb zunächst gemeinsam mit dem Fachverfahrenshersteller das Bauaufsichtsverfahren ProBauG inhaltlich und technisch auf einen aktuellen Stand gebracht und die neuen Mitarbeitenden geschult. Erst auf dieser stabilen Grundlage folgte der nächste Schritt: die Anbindung an enaio^® und damit der Wechsel zur digitalen Bauakte. Die geplante Anbindung an das Bauportal NRW hat zusätzlich gezeigt, dass der Zeitpunkt richtig war.

Wie arbeiten ProBauG und enaio^® dabei zusammen?

Christian Bruhy: ProBauG bleibt das führende Fachverfahren für die Bearbeitung. Sobald dort ein neues Vorhaben oder eine Anfrage erfasst wird, entsteht parallel die zugehörige Akte in enaio^®. Die Mitarbeitenden bearbeiten den Fall weiterhin in ihrer vertrauten Fachanwendung.

Dokumente können in ProBauG zunächst als Entwurf geführt werden. Sobald sie als fertiggestellt gekennzeichnet sind, werden sie an enaio^® übertragen und dort revisionssicher archiviert. So bleiben die fachlichen Abläufe im Spezialverfahren erhalten, während enaio^® die zentrale und nachvollziehbare Aktenführung übernimmt.

Welche weiteren Verbesserungen sollen sich daraus ergeben?

Christian Bruhy: Das Fachverfahren kann den Ablauf von der eingehenden Bauanfrage bis zur Genehmigung strukturiert unterstützen, einschließlich Rückfragen, Wiedervorlagen und Beteiligungen. Perspektivisch müssen wir entscheiden, welche weiteren Ämter unmittelbar in ProBauG arbeiten und für welche Beteiligten ein Zugriff über enaio^® ausreicht. Das ist immer auch eine Kosten-Nutzen-Abwägung.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Digitalisierung der vorhandenen Papierakten. Nach aktueller Planung ist das Scannen der Altbestände für 2027 vorgesehen, steht aber unter Haushaltsvorbehalt. Erst mit vollständigen digitalen Bauakten können wir auch nachgelagerte Angebote, wie eine einfachere digitale Akteneinsicht, für Bürgerinnen und Bürger konsequent umsetzen.

Was ist aus Ihrer Sicht entscheidend, damit solche Digitalisierungsprojekte angenommen werden?

Christian Bruhy: Technik allein reicht nicht. Wir müssen zuerst verstehen, wie ein Fachbereich arbeitet, welche Dokumente tatsächlich benötigt werden und wo es Überschneidungen oder Sonderfälle gibt. Die Mitarbeitenden müssen deshalb früh beteiligt sein, beispielsweise bei der Aufnahme der Anforderungen, im Workshop, in Tests und in der Schulung.

Ebenso wichtig ist, ein Projekt nicht künstlich als abgeschlossen zu betrachten. Anforderungen verändern sich im Alltag. Wenn eine Registerstruktur oder Vorlage angepasst werden muss, sollte das unkompliziert möglich sein. Genau diese kontinuierliche Weiterentwicklung sorgt dafür, dass die Lösung dauerhaft zur Praxis passt.

Welche nächsten Schritte planen Sie rund um enaio^®?

Christian Bruhy: Kurzfristig stehen weitere Schnittstellenprojekte an, unter anderem im Umfeld der VOIS-Plattform und bei einer neuen Abrechnungssoftware für den Rettungsdienst. Weitere Bedarfe ergeben sich laufend aus der Praxis, beispielsweise bei der Vergabeakte, der Friedhofsverwaltung oder neuen Fachverfahren. Dabei prüfen wir immer, ob eine Schnittstelle wirklich einen ausreichenden Mehrwert bietet oder, ob sich Dokumente mit vertretbarem Aufwand auf anderem Weg übertragen lassen.

Ein zweiter Schwerpunkt ist der enaio^® webclient. Wir haben ein Update auf enaio^® 12 beauftragt und wollen anschließend prüfen, welche Bereiche schrittweise auf die browserbasierte Oberfläche wechseln können. Den Webclient nutzen wir bereits als Viewer auf mobilen Endgeräten, etwa wenn Beschäftigte außerhalb des Rathauses auf Akten zugreifen müssen. Vor einem breiteren Rollout wollen wir mit dem Mobile Check klären, welche vorhandenen Schnittstellen und Konfigurationen bereits webfähig sind und wo noch Anpassungen notwendig werden.