yuuvis® Apps ab sofort verfügbar: OPTIMAL SYSTEMS startet modulares ECM aus der Cloud

In Minuten produktiv, flexibel erweiterbar, bereit für sichere KI: Mit yuuvis® Apps bringt OPTIMAL SYSTEMS eine neue Generation von ECM-Lösungen auf den Markt.

Dokumentenmanagement gibt es seit Jahrzehnten, und OPTIMAL SYSTEMS gestaltet es seit 35 Jahren mit. "Die Probleme sind gleich oder ähnlich geblieben. Aber die Art und Weise, wie wir sie lösen, ändert sich", beschreibt CTO Dr. Nikola Milanovic die Situation in einem sich wandelnden ECM-Markt. Genau deshalb wurden yuuvis® Apps von Grund auf neu entwickelt.

Sofort produktiv, ohne Projektaufwand

yuuvis® Apps sind eine komplett cloud-native Plattform. Unternehmen müssen keine Server bereitstellen, keine Software installieren, keine Kapazitäten planen. "Wenn ein Kunde Interesse an einem Testsystem oder Produktivsystem hat, ist man mit yuuvis® Apps im Minutenbereich schon produktiv", so Milanovic.

Professionelles ECM auch für kleinere Szenarien

Der SaaS-Ansatz macht professionelles Dokumentenmanagement auch für Unternehmen und Szenarien zugänglich, die bisher auf Netzlaufwerke oder Cloud-Speicher ausgewichen sind. Die Hürden, die bisher bei Projektierung, Beschaffung und Installation bestanden, entfallen. Kosten werden planbar, IT-Abteilungen entlastet. "Mit yuuvis® Apps demokratisieren wir das Dokumentenmanagement", fasst Milanovic zusammen.

Modular: eine App pro Aufgabe

Statt einer Oberfläche für alle gibt es für jede fachliche Aufgabe eine eigene App. Alle Apps greifen auf denselben Datenbestand im Unternehmen zu und können nach Bedarf ergänzt oder entfernt werden. Zum Start stehen mehrere Business Apps bereit:

• yuuvis® explorer für zentrale Dokumentenablage, Suche und Zusammenarbeit
• yuuvis® contract für die Vertragsverwaltung über den gesamten Lebenszyklus
• yuuvis® business-partners für die zentrale Stammdatenverwaltung von Kunden und Lieferanten

Noch in diesem Jahr folgen eine SAP-Kunden- und Lieferantenakte sowie yuuvis® invoice für den digitalen Rechnungseingang. Für 2027 sind weitere Apps geplant.

Flexibel anpassen und erweitern

Die Plattform lässt sich an Unternehmensprozesse anpassen: eigene Objekttypen und Metadaten, kundenspezifische Rollen und Rechte, Workflows und Formulare – ohne Programmierung. Bei Bedarf lassen sich auch eigene Apps entwickeln. Zusätzlich stehen Business Modules zur Verfügung, die sich ohne Entwicklungsaufwand hinzubuchen lassen:

• digitale Signatur über Docusign oder Adobe Acrobat Sign
• Microsoft-365-Templates für die Dokumenterstellung
• OCR für durchsuchbare Scans
• automatische Klassifizierung mit dem KI-Modul kairos
• gesetzeskonforme E-Rechnungsverarbeitung mit classify-pro

Bereit für KI – mit Sicherheit

Die technische Grundlage bildet yuuvis® Momentum – eine Plattform, die große Dokumentenmengen importieren, indizieren und für KI aufbereiten kann. Schon heute klassifiziert das optionale KI-Modul kairos Dokumente beim Hochladen automatisch und schlägt passende Metadaten vor.

Auf der Roadmap steht mit lumee ein KI-Assistent, mit dem Nutzer Dokumente in natürlicher Sprache befragen können. Das Besondere: lumee ist nach dem Zero-Trust-Prinzip gebaut. Bei jeder Anfrage werden die Zugriffsrechte des Nutzers geprüft – für jedes Dokument, das in die Antwort einfließen könnte. Wer im System keinen Zugriff auf ein Dokument hat, für den existiert es auch für die KI nicht.

"Die Art der Interaktion wird sich massiv ändern", prognostiziert Milanovic. "Weg von Formularen und Trefferlisten, hin zu einem Dialog mit dem System."

Made in Germany

yuuvis® Apps werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren betrieben. OPTIMAL SYSTEMS ist ISO/IEC 27001-zertifiziert für Hosting, Betrieb und Support von SaaS-Lösungen. Revisionssichere Archivierung, DSGVO- und GoBD-Konformität sind integraler Bestandteil der Plattform – nicht optional, sondern by Design.