Lösung: Archivieren Sie Ihre Dokumente

Digitale Archi­vierung – was sie bietet

Revisions­sicher und beweiserhaltend

Ein elektronisches Archiv braucht keinen Regal­platz für Papierdokumente: Systeme zur digitalen Archivierung optimieren die Abläufe in Ihrem Unternehmen und sparen Zeit und Geld. Die richtige Archivierungssoftware bietet Ihnen eine Vielzahl an Vorteilen.

Sie und Ihre Mitarbeiter …

  • haben schnellen Zugriff auf Dokumente und Informationen.
  • können E-Mails archivieren und haben dauerhaften Zugriff.
  • verfügen dank digitaler Datenträger über eine Langzeitarchivierung.
  • erzielen eine unkomplizierte Auskunftsfähigkeit für intern und extern.
  • steuern Zugriffsberechtigungen für Mitarbeiter.
  • erhalten Revisionssicherheit durch lückenlose Nachvollziehbarkeit bzw. Dokumentation.

Die elektronische Archivierung ist damit Grundlage Ihrer Workflows. Durch die zentrale Aufbewahrung können Teammitglieder ortsunabhängig und jederzeit auf Dokumente zugreifen. So werden Arbeitsabläufe auch teamübergreifend erleichtert.

Revisions­sicherheit

Unveränderbarkeit Ihrer Dokumente –  die Grundlage Ihrer digitalen Archivierung. Sie gewähleistet Verlässlichkeit in Ihren Arbeitsprozessen, von Buchhaltung bis Vertrieb.

Fristen­manage­ment

Zentrale Steuerung der Archivierungsdauer Ihrer Dokumente. Behalten Sie bei der Langzeitarchivierung die Fristen im Auge.

Schneller ROI

Digital zu archivieren spart Platz, Material und Zeit – das rechnet sich schnell.

Infografik Dokumentenmanagement Posteingangsbearbeitung Prozess

Schrift­gutverwaltung und Archivierung aus einer Hand
enaio® hält Ihren Dokumentenbestand stets sauber und ermöglicht so eine sinnvolle Archivierung

Digitale Archivierung – gesetzliche Regelungen

Für die digitale Archivierung kommen die Richtlinien der GoBD, das Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB) und die Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) zur Anwendung.

Sie regeln die Grundsätze der Archivierungspflicht sowie von Aufbewahrungsfristen und stellen die revisionssichere Aufbewahrung sicher für:

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Belege
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Geschäfts- und Handelsbriefe
  • E-Mails

Mit den GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) stellt der Gesetzgeber sicher, dass ähnliche hohe Standards bei der digitalen Archivierung gelten wie für das Papierarchiv. Sie werden vom Bundesministerium für Finanzen herausgegeben.

Betriebsprüfungen durch die Finanzbehörde setzen die Einhaltung der Richtlinien voraus. Eine professionelle Archivierungssoftware erfüllt alle Vorgaben im Sinne der Finanzbehörden und entlastet Ihre Buchhaltung.

Revisionssicher archivieren mit den GoBD

Die Revisionssicherheit ist die Grundlage der elektronischen Aufbewahrung von Informationen. Die GoBD regelt diese Aufbewahrungspflicht und stellt bestimmte Kriterien auf. Sie gelten uneingeschränkt für alle Unternehmer.

Revisionssichere Archivierung – die Kriterien

Eine revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Dokumente fälschungssicher abgelegt werden. Sie können nachträglich nicht mehr verändert oder angepasst werden. So ist gewährleistet, dass die Informationen jederzeit richtig und vollständig gespeichert sind. Zugriffe auf das Dokument sind transparent nachvollzieh- und prüfbar. Weitere Aspekte der Revisionssicherheit stellen die Sicherung vor Verlust und die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen dar.

  • Nachvollziehbar- und Nachprüfbarkeit
    Jeder Zugriff und jede Veränderung an einem Dokument muss lückenlos und transparent nachvollziehbar sein. Das gilt auch für die Einsicht durch Dritte, beispielsweise Wirtschaftsprüfer.
  • Schutz vor Verlust
    Das Archivsystem muss gewährleisten, dass kein Dokument in Ihrem Speichersystem verloren geht.
  • Unveränderbarkeit und Richtigkeit
    Jedes elektronisch archivierte Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen. Sollte dies nicht der Fall sein, müssen vorgenommene Änderungen dokumentiert sein. Zudem müssen Dokumente den tatsächlichen Sachstand widerspiegeln. Abweichungen gelten als Dokumentenfälschung.
  • Wahrung der Aufbewahrungsfristen
    Alle relevanten Dokumente müssen entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen aufbewahrt werden. Hier gilt es vor allem, die Aufbewahrungsfristen zu berücksichtigen.
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
    Um die Sicherheit bei der Dokumentenarchivierung zu gewährleisten, muss eine Verfahrensdokumentation existieren. Diese beschreibt alle technischen und organisatorischen Prozesse zur digitalen Archivierung. Die Verfahrensdokumentation bezieht sich auf jede verwendete Software. Zusätzlich muss die Einhaltung nachgewiesen werden.
  • Eingeschränkter Zugriff
    Das Archivsystem muss über die Steuerung von Zugriffsrechten verfügen. Digital archivierte Dokumente dürfen nicht frei zugänglich sein.
  • Aufbewahrungspflicht
    Eine rechtssichere Buchführung setzt die Speicherung aller geschäftsrelevanten Unterlagen voraus. Grundlage sind Speichersysteme, die es ermöglichen, dieser Aufbewahrungspflicht nachzukommen.

Aufbewahrungsfristen bei der Archivierung – was Sie bei der Speicherung beachten müssen

Archivierungssoftware – eine gute Investition

Die vielen Bestimmungen können das Gefühl erwecken, dass die digitale Archivierung mit viel Aufwand verbunden ist. Das Gegenteil ist der Fall. Professionelle Archivierungssoftware übernimmt die meisten Handlungen automatisiert. Vorteile liegen in der schnellen und transparenten Verfügbarkeit der Informationen und der revisionssicheren Buchführung. Das erleichtert und beschleunigt Arbeitsabläufe, sowohl intern als auch im Kontakt mit den Finanzbehörden. Die so gewonnene Zeit kann dort investiert werden, wo sie einen echten Mehrwert schafft.

Die Reduzierung des Verwaltungsaufwandes und die reibungslose Übergabe von Dokumenten setzt den Grundstein für effizienteres Arbeiten. OPTIMAL SYSTEMS bietet Ihnen diese Grundlage. Unsere Softwarelösung enaio® gewährleistet die Einhaltung aller Kriterien für eine revisionssichere, digitale Archivierung.

Mehr als 2.000 enaio® Kunden – das ist einer von ihnen

Berlin Transport Logo

BT Berlin Transport

Die BT Berlin Transport GmbH, ein Unternehmen im Konzernverbund der Berliner Verkehrsbetriebe (BVG), baut ihre ECM-Lösung nach und nach zur unternehmensweiten Informationsdrehscheibe aus.

Durch die Kombination einer ECM- mit einer Archiv­lösung verfügen wir nun über ein zentrales und revisions­sicheres Archiv, das die Daten optimal schützt und trotzdem verfügbar vorhält.

Martin Overath, IT-Dezernent, Universitätsklinikum Frankfurt/Main

Entscheidend war, dass Archi­vierung, Dokumenten­management und Workflow in einem Produkt integriert sind.

Stefan Antholzer, IT-Leiter, Flottweg GmbH

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