Entscheidend war, dass Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow in einem Produkt integriert sind.
Stefan Antholzer, IT-Leiter, Flottweg GmbH
Lösung: Archivieren Sie Ihre Dokumente
Schauen Sie sich unsere Webcasts zu Revisionssichere Archivierung und Anbindung von Staatsarchiven an.
Ein elektronisches Archiv braucht keinen Regalplatz für Papierdokumente: Systeme zur digitalen Archivierung optimieren die Abläufe in Ihrem Unternehmen und sparen Zeit und Geld. Die richtige Archivierungssoftware bietet Ihnen eine Vielzahl an Vorteilen.
Sie und Ihre Mitarbeiter …
Die elektronische Archivierung ist damit Grundlage Ihrer Workflows. Durch die zentrale Aufbewahrung können Teammitglieder ortsunabhängig und jederzeit auf Dokumente zugreifen. So werden Arbeitsabläufe auch teamübergreifend erleichtert.
Unveränderbarkeit Ihrer Dokumente – die Grundlage Ihrer digitalen Archivierung. Sie gewähleistet Verlässlichkeit in Ihren Arbeitsprozessen, von Buchhaltung bis Vertrieb.
Zentrale Steuerung der Archivierungsdauer Ihrer Dokumente. Behalten Sie bei der Langzeitarchivierung die Fristen im Auge.
Digital zu archivieren spart Platz, Material und Zeit – das rechnet sich schnell.
Schriftgutverwaltung und Archivierung aus einer Hand
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Für die digitale Archivierung kommen die Richtlinien der GoBD, das Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB) und die Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) zur Anwendung.
Sie regeln die Grundsätze der Archivierungspflicht sowie von Aufbewahrungsfristen und stellen die revisionssichere Aufbewahrung sicher für:
Mit den GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) stellt der Gesetzgeber sicher, dass ähnliche hohe Standards bei der digitalen Archivierung gelten wie für das Papierarchiv. Sie werden vom Bundesministerium für Finanzen herausgegeben.
Betriebsprüfungen durch die Finanzbehörde setzen die Einhaltung der Richtlinien voraus. Eine professionelle Archivierungssoftware erfüllt alle Vorgaben im Sinne der Finanzbehörden und entlastet Ihre Buchhaltung.
Die Revisionssicherheit ist die Grundlage der elektronischen Aufbewahrung von Informationen. Die GoBD regelt diese Aufbewahrungspflicht und stellt bestimmte Kriterien auf. Sie gelten uneingeschränkt für alle Unternehmer.
Eine revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Dokumente fälschungssicher abgelegt werden. Sie können nachträglich nicht mehr verändert oder angepasst werden. So ist gewährleistet, dass die Informationen jederzeit richtig und vollständig gespeichert sind. Zugriffe auf das Dokument sind transparent nachvollzieh- und prüfbar. Weitere Aspekte der Revisionssicherheit stellen die Sicherung vor Verlust und die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen dar.
Nachvollziehbar- und Nachprüfbarkeit
Jeder Zugriff und jede Veränderung an einem Dokument muss lückenlos und transparent nachvollziehbar sein. Das gilt auch für die Einsicht durch Dritte, beispielsweise Wirtschaftsprüfer.
Schutz vor Verlust
Das Archivsystem muss gewährleisten, dass kein Dokument in Ihrem Speichersystem verloren geht.
Unveränderbarkeit und Richtigkeit
Jedes elektronisch archivierte Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen. Sollte dies nicht der Fall sein, müssen vorgenommene Änderungen dokumentiert sein. Zudem müssen Dokumente den tatsächlichen Sachstand widerspiegeln. Abweichungen gelten als Dokumentenfälschung.
Wahrung der Aufbewahrungsfristen
Alle relevanten Dokumente müssen entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen aufbewahrt werden. Hier gilt es vor allem, die Aufbewahrungsfristen zu berücksichtigen.
Sicherheit des Gesamtverfahrens
Um die Sicherheit bei der Dokumentenarchivierung zu gewährleisten, muss eine Verfahrensdokumentation existieren. Diese beschreibt alle technischen und organisatorischen Prozesse zur digitalen Archivierung. Die Verfahrensdokumentation bezieht sich auf jede verwendete Software. Zusätzlich muss die Einhaltung nachgewiesen werden.
Eingeschränkter Zugriff
Das Archivsystem muss über die Steuerung von Zugriffsrechten verfügen. Digital archivierte Dokumente dürfen nicht frei zugänglich sein.
Aufbewahrungspflicht
Eine rechtssichere Buchführung setzt die Speicherung aller geschäftsrelevanten Unterlagen voraus. Grundlage sind Speichersysteme, die es ermöglichen, dieser Aufbewahrungspflicht nachzukommen.
In der Regel müssen Unternehmen Dokumente sechs oder zehn Jahre aufbewahren. In seltenen Fällen müssen sie 30 Jahre auf dem Datenträger Ihres Dokumentenarchivs verweilen. Wichtig zu wissen: Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ende des Kalenderjahres.
Sechs Jahre Aufbewahrungsdauer gilt für:
Zehn Jahre müssen folgende Dokumente archiviert werden:
Längere Aufbewahrungsfristen gelten für spezielle medizinische Unterlagen. Patientenakten sind ebenfalls zehn Jahre zu speichern. Sonderfälle sind beispielsweise Röntgen- oder arbeitsmedizinische Unterlagen. Hier greifen Fristen von 30 bzw. 40 Jahren. In Zeiten von analogen Papierdokumenten ein erheblicher Aufwand und Kostenfaktor.
Die vielen Bestimmungen können das Gefühl erwecken, dass die digitale Archivierung mit viel Aufwand verbunden ist. Das Gegenteil ist der Fall. Professionelle Archivierungssoftware übernimmt die meisten Handlungen automatisiert. Vorteile liegen in der schnellen und transparenten Verfügbarkeit der Informationen und der revisionssicheren Buchführung. Das erleichtert und beschleunigt Arbeitsabläufe, sowohl intern als auch im Kontakt mit den Finanzbehörden. Die so gewonnene Zeit kann dort investiert werden, wo sie einen echten Mehrwert schafft.
Die Reduzierung des Verwaltungsaufwandes und die reibungslose Übergabe von Dokumenten setzt den Grundstein für effizienteres Arbeiten. OPTIMAL SYSTEMS bietet Ihnen diese Grundlage. Unsere Softwarelösung enaio® gewährleistet die Einhaltung aller Kriterien für eine revisionssichere, digitale Archivierung.
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