Zwei Geschäftsleute schütteln sich vor einem digitalisierten Schreibtisch die Hand.

Digitale Personal­akte – Wie das elek­tro­nische Per­so­nal­ma­nage­ment funk­tio­niert

Bewerbungsunterlagen, Überstundenauswertungen, Arbeitsverträge, Zeugnisse, Kündigungen und viele weitere Dokumente werden in den Personalabteilungen täglich abgelegt und verarbeitet. Die damit verbundenen Unterlagen häufen sich zu unübersichtlichen Aktenbergen, und die dahinterliegenden Prozesse sind manuell kaum bewältigbar. Die Lösung für das Personalmanagement ist die digitale Personalakte (auch elektronische Personal- oder Mitarbeiterakte genannt).

Die Aufgabe der digitalen Personalakte ist die Verwaltung aller Unterlagen von Mitarbeiter*innen, die für das Arbeitsverhältnis wichtig sind. Mit der digitalen Personalakte werden die dafür notwendigen Dokumente und Informationen digital – mit Hilfe einer Software – gespeichert und verarbeitet. Das erleichtert Personaler*innen die Administration und gestaltet den gesamten HR-Prozess effizienter.

Grundlagen der digitalen Personalakte

In vielen Unternehmen wird bereits mobil gearbeitet, und die Trends und digitalen Methoden im Personalmanagement setzen einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf Personalunterlagen voraus. Dass immer mehr Unternehmen auf die HR-Digitalisierung setzen, liegt primär in der Rationalisierung und Effizienzsteigerung der Arbeitsprozesse und an der Notwendigkeit, sensible Daten rechtssicher zu verwalten.

Was ist eine digitale Personalakte?

Die elektronische Mitarbeiter- oder Personalakte hält alle Dokumente und Informationen der Mitarbeiter*innen zentral an einem Ort bereit. Bewerbungen, Arbeitsverträge sowie Reisekostenabrechnungen oder Fortbildungsunterlagen werden digital archiviert. Zu diesem digitalen Aktenschrank haben ausschließlich legitimierte Mitarbeiter*innen und Vorgesetzte Zugang. Dieser ist unabhängig vom Unternehmensstandort, und die Bearbeitung der Dokumente ist von überall aus möglich. So können Vorgesetzte, auch ohne physisch im Personalbüro anwesend zu sein, auf benötigte Unterlagen zugreifen und schnell Entscheidungen treffen. Für die Bearbeiter*innen in den Personalabteilungen ist es sehr einfach, weitere Unterlagen einer bereits bestehenden Akte zuzuordnen oder eine Akte neu anzulegen.

Bei analogen Systemen erschwert die Menge der abzulegenden Dokumente die tägliche Arbeit, und mögliche Fehler bei der manuellen Ablage verkomplizieren und verzögern die nachfolgende Suche. Bei der digitalen Personalakte sind alle Unterlagen mittels Suchfunktion schnell wieder auffindbar. Das Ablegen und schnelle Finden spart den HR-Mitarbeiter*innen viel Zeit und Ressourcen.

Personaler*innen stehen spätestens seit der Einführung der Datenschutzgrundverordnung (seit 2018 in Kraft) vor der Herausforderung, personenbezogene Daten sicher zu verwalten. Mitarbeiterakten, die mit einer Software verwaltet werden, helfen die Datenschutzanforderungen rechtssicher zu erfüllen.

Wer braucht eine digitale Personal­akte?

Ein elektronisches Personalmanagement ist für jede HR-Abteilung nützlich. Gestiegene gesetzliche Anforderungen sowie die zunehmende Aktenfülle mit unterschiedlichen Dokumenten lassen eine manuelle Verwaltung (fast) unmöglich werden und beanspruchen enormen Zeitaufwand.

Die digitale Personalakte bringt sowohl für Großbetriebe als auch für Klein- und Mittelbetriebe viele Vorzüge mit sich.

Sehr vorteilhaft ist die digitale Personalakte für Unternehmen,

  • die an mehreren Niederlassungen tätig sind
  • die Remote-Mitarbeiter*innen beschäftigen
  • bei denen einige/viele Mitarbeiter*innen im Außendienst tätig sind
  • die gespeicherte Dokumente mittels Suchfunktion schnell finden möchten
  • bei denen mehrere Personen an den Akten arbeiten
  • die eine revisionssichere Archivierung benötigen
  • die Personalunterlagen mit anderen Unternehmensbereichen verknüpfen möchten.

Wie ist eine digitale Personalakte auf­ge­baut?

Die Digitalisierung der Personaldaten erleichtert den HR-Abteilungen die Arbeit, weil Personaldaten und -unterlagen schneller erstellt und befugten Anwender*innen unternehmensweit und jederzeit zur Ansicht oder zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden können. Der Aufbau ist nicht gesetzlich festgelegt und kann von jedem Unternehmen individuell gestaltet werden. Es empfiehlt sich aber, einige Punkte zu beachten:

  • Die Akte ist der Sammelort für alle arbeitsrelevanten Dokumente und Unterlagen.
  • Ordner und Unterordner innerhalb einer Akte erleichtern die Verwaltung der Dokumente und Unterlagen. Die Ordner können bei Wachstum oder Veränderung des Unternehmens erweitert und angepasst werden. Die Struktur sollte für alle Team-Mitglieder logisch und nachvollziehbar sein sind. Zudem sollte sie so angelegt werden, dass sie transferierbar ist, d. h. gegebenenfalls auf andere Systeme übertragen werden kann (zum Beispiel für die Migration in die Cloud).
  • Mögliche Ordner in Personalakten könnten sein:
  • Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Zeugnisse, Lebenslauf, Personalbogen, wenn vorhanden Arbeitsproben, Ergebnisse von Assessments oder Tests)
  • Verträge (Arbeitsverträge und Vertragsänderungen, Regelung über Dienstwagen usw.)
  • steuerrelevante Unterlagen (Sozialversicherungsausweis und Meldungen an Sozialversicherungsträger)
  • Entgelt (Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Sonderzahlungen und vermögenswirksame Leistungen)
  • Zeiten (Arbeitszeiten und Überstunden, Urlaubstage, Krankmeldungen)
  • Fort- und Weiterbildung (Anträge, Bestätigungen, Zeugnisse)
  • Beurteilungen (Abmahnungen, Beurteilungen)
  • Sonstiges (Reiseabrechnungen, Bescheinigungen für Behörden, Kopien von Führerschein oder Behindertenausweis)
  • Korrespondenz (Schriftverkehr wie E-Mails oder Anhänge in Form von Word- oder PDF-Dokumenten)

Vorteile der digitalen Personalakte

Das Human Resource Management (HRM) ist eine wichtige Drehscheibe in einem Unternehmen, es gibt kaum Unternehmensbereiche, die keine Schnittstelle oder Berührungspunkte mit dem HR haben. Mit der digitalen Personalakte schaffen Unternehmen erhebliche Vorteile für die HR-Abteilungen und einen Mehrwert für das gesamte Unternehmen.

Ein sechseckiges Diagramm mit den Worten „Ägyptens Ägypter“.

Zugriffsrechte und Rollenkonzepte

Wer auf Personalakten zugreifen darf, wird durch Zugriffsrechte geregelt. So wird sichergestellt, dass ausschließlich autorisierte Nutzer*innen Zugang zu den sensiblen Daten haben:

  • die Mitarbeiter*innen selbst
  • die entsprechenden Vorgesetzten
  • die jeweiligen Personaler*innen

Sie können zudem individuell festlegen, mit welchen Rechten Sie welche Personen ausstatten:

  • Berechtigung für das Einsehen in die Akte
  • Berechtigung für die Bearbeitung von Dokumenten
  • Berechtigung für das Hinzufügen von weiteren Akten und Ordnern

Datenschutz und -si­cher­heit

Ein Bild einer digitalen Personalakte.

In der Personalakte sind sensible personenbezogene Daten enthalten, die unter den Datenschutz fallen. Die digitale Personalakte speichert und verarbeitet Personaldaten entsprechend den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Diese werden in der elektronischen Akte nur so lange gespeichert, wie es erforderlich ist (gesetzliche Aufbewahrungsfrist). Automatisierte Löschfunktionen sowie -erinnerungen helfen, dass keine Fristen übersehen werden. Über die Compliance-Vorgaben hinaus sind elektronische Archive wesentlich sicherer, als es physische Aktenschränke sind. Selbst wenn Aktenschränke “eigentlich” verschlossen sind, werden sie immer wieder geöffnet, Akten werden entnommen und landen auf den Schreibtischen der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters oder des Vorgesetzten und können von fremden, nicht berechtigten Personen leichter eingesehen werden.

Erhöhung der Transparenz

Alle arbeitsrelevanten Mitarbeiterdokumente sind an einem Ort zusammengefasst. Neben der zentralen Archivierung ist die Ordnung ein wesentlicher Vorteil. Sie brauchen sich nicht mehr die Frage zu stellen, ob es von einem Dokument eine aktuellere Version gibt oder müssen nicht recherchieren, wer die letzten Änderungen durchgeführt hat – Versionen sind in der digitalen Personalakte klar erkennbar. Damit Personaldaten stets aktuell und auch richtig sind, können Mitarbeiter*innen ihre Daten, wie zum Beispiel die Personalstammdaten, direkt ändern.

Kostensenkung

In vielen Personalabteilungen erfolgt die Verwaltung von Mitarbeiterakten noch in analoger Weise in physischen Aktenschränken und Archivräumen mit händischer Dokumentenablage und -suche. Die damit verbundenen routinemäßigen Einzelaufgaben beanspruchen einen hohen Zeit- und Kostenaufwand. Spürbare Kosteneinsparungen bringt hier die elektronische Verwaltung der Personalakten. Am deutlichsten sind die Vorteile zu spüren, wenn man auf digitale Insellösungen (digitale Ablage einzelner Unterlagen auf dezentralen Ablageorten und in verschiedenen Archivsystemen) verzichtet und stattdessen die digitale Personalakten-Software in das ECM integriert.

Laut Industry of Things ersparen digitale Personalakten, automatisierte Dokumenterstellung und Self Service-Zugriffe für Mitarbeiter*innen und Führungskräfte dem HR-Team bis zu 50 Prozent ihrer Arbeitszeit. Zeit, die stattdessen für strategische und beratende Aufgaben eingesetzt werden kann.

Integration in beste­hen­de Ar­chi­tek­tur

Die digitale Personalakten-Software kann sehr einfach an Microsoft Office angebunden werden. So kann auch die Korrespondenz über Microsoft direkt in die digitale Personalakte einfließen oder umgekehrt: Unterlagen aus der digitalen Personalakte können über Microsoft-Office-Anwendungen weiterverarbeitet werden.

Für Unternehmen, die keine unternehmensweite Software wie zum Beispiel SAP einsetzen, eignet sich MS SharePoint ideal als Plattform für Personaldaten. Über die SharePoint-Plattform können neben der Personalakte weitere Anwendungen wie Bewerbermanagement, Vorschlagswesen, Wissensmanagement, Personalplanung und -controlling abgebildet werden. Es handelt sich dabei um eine webbasierte Anwendung, die keine lokale Installation auf den Rechnern der Mitarbeiter*innen voraussetzt.

Platzeinsparung

Ein digitaler Personalakte-Lagerraum in einem Lagerhaus.

Papierakten benötigen viel Platz, Schränke und vielleicht sogar Schrankräume. Mit steigender Zahl der Mitarbeiter*innen müssen stets weitere Möglichkeiten und Lagerflächen zur Verfügung gestellt werden. Durch die digitale Akte werden physische Aktenschränke frei, und das digitale Archiv wächst auch bei steigender Mitarbeiterzahl ohne zusätzlichen Platzbedarf mit.

Steigerung der Produktivität

Die digitale Personalakte befreit die Personalabteilung von zeitraubenden Routinearbeiten und schafft für die Mitarbeiter*innen Freiraum für strategische Aufgaben. Durch eine kontextorientierte, intelligente Suche finden sie jede Akte sowie jedes Dokument innerhalb der Akte schnell und einfach. Das Automatisieren von Prozessen steigert die Leistungsfähigkeit der Abteilung und reduziert Fehler.

Erhöhung der Mitarbei­ter­zu­frie­den­heit

Wenn Dokumente der Personalarbeit nicht mehr händisch erstellt, verwaltet, gesucht und weiterverarbeitet werden müssen, wird das HR-Team entlastet. Das Wegfallen von Routinearbeiten schafft freie Ressourcen für neue und wertschöpfende Aufgaben, die die Mitarbeiter*innen erfüllen (Employee Experience).

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Ein Bild einer Frau, die einen Computer verwendet, um ihre digitale Datei anzuzeigen.

Herausforderun­gen der digita­len Personal­akte

Trotz aller Vorteile gibt es beim elektronischen Personalmanagement auch einige Punkte zu beachten, die Ihnen als Stolpersteine den Umstieg auf die digitale Personalakte erschweren können:

  • Gewisse Dokumente müssen in Papierform (im Original) aufbewahrt werden. Das gilt für:
    • Arbeitsverträge (§ 2 NachwG)
    • Befristete Arbeitsverträge (14 IV TzBfG)
    • Arbeitsverträge mit nachvertraglichen Wettbewerbsverboten (74 I HGB)
    • Kündigungen (623 BGB)
    • Dokumente zur Arbeitnehmerüberlassung zwischen Verleiher und Entleiher (12 I 1 AÜG)
  • Kosten: Für die digitale Personalakte müssen Sie sich für eine Software entscheiden. Damit die Kosten nicht explodieren, ist es ratsam, einen Software-Anbieter zu wählen, der genau die Funktionen anbietet, die Sie benötigen. Dafür erstellen Sie am besten nach sorgfältiger Analyse der Ausgangslage und Zieldefinition ein Pflichtenheft.
  • Digitalisieren: Ihre Papierdokumente müssen durch Ihre Mitarbeiter*innen oder durch externe Dienstleister*innen digitalisiert werden. Wenn diese Aufgabe intern erledigt werden soll, müssen geeignete Scangeräte vorhanden sein und Ihre Mitarbeiter*innen über genügend Zeitressourcen verfügen.
  • Berechtigungskonzept: Für die personenbezogenen Daten muss ein Rollen- und Berechtigungskonzept erstellt werden, das bestimmt, wer welche Dokumente einsehen, bearbeiten oder ergänzen darf.
  • Projektmanagement: Planen und bereiten Sie den Umstieg auf die digitale Personalakte gut vor. Neben der fundierten Analysephase ist an die frühzeitige Integration und Schulung der Administrator*innen und Mitarbeiter*innen zu denken. Halten Sie auch Ihren Blick offen für weitere Anwendungen oder die Integration in ein DMS/ECM.

Aufgaben der digitalen Personalakte

Die elektronische Mitarbeiterakte hat die Aufgabe, die Agenden und Prozesse der Personalabteilungen zu erleichtern. Sie macht Schluss mit unübersichtlichen Papierakten und -stapeln sowie falsch abgelegten Dokumenten. Dazu unterstützt sie gesetzliche Vorgaben.

Es ist nicht rechtlich vorgeschrieben, wie Sie Ihre digitale Personalakte anlegen müssen. Trotzdem gibt es einige Vorschriften, die bestimmen, welche Unterlagen in die digitale Personalakte dürfen und welche nicht.

Was gehört in die digitale Per­so­nal­ak­te?

  • Arbeitszeugnisse, Beurteilungen und/oder Abmahnungen, Kündigungen

  • Arbeitsverträge

  • Bankdaten

  • Berichte über Werksunfälle

  • Korrespondenz zwischen Mitarbeiter*in und Vorgesetzten

  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen

  • Pfändungen und Darlehen

  • Steuerunterlagen

  • Bewerbungsunterlagen
    inkl. Anschreiben, Lebenslauf, Personalfragebögen, Empfehlungen, Referenzen, Arbeitsproben usw.

  • Anträge und Genehmigungen
    Urlaub, Dienstreisen, Fortbildungen

  • Sozialversicherungsunterlagen
    wie z. B. Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse, Vereinbarungen zur Altersvorsorge

  • Sonstige Unterlagen
    zum Beispiel Fotos

Was gehört nicht in die digitale Per­so­nal­ak­te?

  • Bereiche der Privatsphäre

  • Beurteilung durch Arbeitnehmer*innen

  • Kandidatur für Betriebsrat

  • Krankheitstage, Krankheitsgründe und sonstige ärztliche Unterlagen

  • Politische, religiöse Aktivitäten/Einstellungen

  • Social Media Post

Ein Diagramm, das die verschiedenene Aufbewahrungspflichten in eriner Personalakte veranschaulicht.

Digitale Personalakte (Pflicht)

Seit dem 01.01.2022 wird ein Teil der digitalen Personalakte Pflicht: Eine Änderung im Gesetz des Sozialgesetzbuchs (7. SGB IV-ÄndG) bestimmt, dass seit dem 01.01.2022 bestimmte Entgeltunterlagen ausschließlich elektronisch zu führen sind. Bei Betriebsprüfungen sollen ab Jahresbeginn 2023 alle relevanten Daten elektronisch übermittelt werden. Es handelt sich dabei um folgende Entgeltunterlagen:

  • Arbeitszeitaufzeichnung gemäß Mindestlohngesetz
  • Befreiung Versicherungspflicht
  • Beschäftigungsnachweis (für weitere Tätigkeiten)
  • Mitgliedsbescheinigungen von Krankenkassen
  • Nachweis Elternschaft
  • Nachweis Arbeitnehmerentsendung
  • Pflegezeit
  • Staatsangehörigkeit
  • Werkstudentenstatus

Fordern Sie Ihre Mitarbeiter*innen auf, diese Entgeltunterlagen in digitaler Form vorzulegen. Sollten die Dokumente nur in Papierform vorhanden sein, müssen Sie als Unternehmer*in für die Digitalisierung sorgen. Sie können die Unterlagen in allen möglichen Dateiformaten speichern, außer es besteht die Pflicht einer Unterschrift, wie zum Beispiel bei der Rentenbefreiung von Minijobber*innen. Wenn das Dokument mit einer elektronischen Signatur versehen ist, muss das Originaldokument nicht aufbewahrt werden. Wenn keine elektronische Signatur auf dem Dokument vorhanden ist, muss das Dokument eingescannt und digitalisiert und zusätzlich das Originaldokument aufbewahrt werden.

Digitale Perso­nal­ak­te und Da­ten­schutz

Ob Bewerbungen oder Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen oder Abmahnungen – wie kaum ein anderer Unternehmensbereich arbeiten HR-Abteilungen mit sensiblen Daten. Ob in analoger Form oder digitalisiert – Personalakten müssen folgende Grundsätze erfüllen:

  • Vertraulichkeit

  • Richtigkeit

  • Transparenz

Neben den Grundsätzen der Aktenführung bedürfen personenbezogene Daten eines besonderen Schutzes. Als Unternehmer*in sind Sie verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Pflichten nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) einzuhalten.

  • Sie dürfen die Daten der Mitarbeiter*innen ausschließlich zweckgebunden nutzen.
  • Sie dürfen die Daten der Mitarbeiter*innen nicht an Dritte weitergeben.
  • Sie müssen die Daten der Mitarbeiter*innen vor unbefugter Einsicht schützen, und es dürfen nur Personen, die direkt mit den Daten arbeiten, Zugriff auf die Daten haben.
  • Sie müssen Ihren Mitarbeiter*innen ein Auskunfts- und Einsichtsrecht ihrer Daten gewähren.
  • Sie müssen gesetzliche Aufbewahrungsfristen einhalten und die Dokumente nach Ablauf dauerhaft löschen.
  • Sollten Daten falsch sein, müssen Sie sie berichtigen.

Digitale Personalakte und Re­vi­sions­si­cher­heit

Wenn Sie mit personenbezogenen Daten arbeiten, müssen Sie bestimmte gesetzliche Vorgaben einhalten. Für eine digitale Personalakte bedeutet Revisionssicherheit eine sichere, vor Manipulation geschützte, rechtskonforme Aufbewahrung digitaler Informationen. Für die Revisionssicherheit greifen folgende Vorschriften:

  • Abgabenverordnung § 145, 147 AO
  • Umsatzsteuergesetz § 14, UstG
  • Handelsgesetzbuch § 239, 257 HGB
  • Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
  • Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
  • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Der Verband für Organisations- und Informationssysteme (VOI e. V.) hat zehn Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung ausgearbeitet:

Ordnungsmäßigkeit

check mark icon

Einhaltung der Grundsätze

Vollständigkeit

eye icon

Überprüfbarkeit

Schloss-Icon

Unveränderbarkeit und Unverfälschbarkeit

Box-Icon

Unveränderbarkeit und Unverfälschbarkeit

Thumbs-Up-Icon

Nachvollziehbarkeit

Member-Icon

Nutzung nur durch Berechtigte

Card-Icon

Reproduzierbarkeit

Unberechtigtes Löschen verhindern

Digitale Personalakte und Auf­be­wah­rungs­pflicht

Als Unternehmer:in oder Personalleiter:in stellen Sie sich sicher die Frage: Welche Dokumente müssen wie lange aufbewahrt werden und warum? Bewahren Sie Unterlagen zu Ihren Mitarbeiter:innen auch nach dem Austritt aus dem Unternehmen auf, um sich vor möglichen Nachtforderungen zu schützen. Beachten Sie dabei, dass viele Dokumente eine unterschiedliche Aufbewahrungsfrist haben:

  • Für allgemeine Personalunterlagen (z. B. Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnis) gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist.

  • Informationen über Arbeitsentgelte müssen fünf Jahre aufbewahrt werden (165 I 1, IV 2 SGB VII).

  • Aufzeichnungen der Arbeitszeit müssen zwei Jahre aufbewahrt werden (16 II ArbZG).

  • Bewerbungen können drei Monate bis maximal sechs Monate ab Ablehnung aufbewahrt werden (26 BDSG n. F., § 15 IV AGG). Voraussetzung ist, dass der oder die Bewerber:in über die Speicherung der Daten informiert ist (§ 3 DSGVO). Für eine längere Speicherung der Unterlagen müssen Sie den bzw. die Bewerber:in um gesonderte Einwilligung bitten.

  • Für die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) gibt es keine gesetzlich geregelte Aufbewahrungsfrist.

  • Betriebliche Altersvorsorgeunterlagen müssen 30 Jahre aufbewahrt werden (18a BetrAVG).

  • Dokumente zum Steuerrecht (Sozialversicherungsabgaben, Kirchen-, Lohnsteuer) müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Wenn die Unterlagen relevant für die betriebliche Gewinnermittlung sind, müssen sie zehn Jahre aufbewahrt werden (147 AO§ 257 HGB).

  • Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern müssen fünf Jahre aufbewahrt werden (§ 165 SGB VII).

  • Gehaltslisten müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (147 AO§ 257 HGB).

  • Lohnlisten müssen sechs Jahre aufbewahrt werden (147 AO§ 257 HGB).

  • Unterlagen zur Angestelltenversicherung müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (147 AO§ 257 HGB).

  • Die Lohnkonten der ausgeschiedenen Mitarbeiter:innen müssen sechs Jahre aufbewahrt werden (§ 41 I 9 EStG).

Whitepaper Personalmanagement

Trends und Tools rund um die Digitalisierung des Personalwesens: von Recruiting bis Weiterbildung, von der Personalakte bis zum Prozessmanagement

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Personalakten digitalisieren

Zwei Menschen sitzen an einem Schreibtisch und reden miteinander über eine digitale Personalakte.

Nicht immer liegen alle Dokumente für die Personalakte digitalisiert vor. Das Scannen der notwendigen Unterlagen kann entweder inhouse oder extern erfolgen. Der Vorteil der externen Lösung liegt in der Einsparung von Zeit- und Personalressourcen. Falls intern gescannt werden soll, müssen Sie sicherstellen, dass die entsprechende technische Ausstattung und freie Mitarbeiterkapazitäten zur Verfügung stehen.

Unabhängig davon, für welche Lösung Sie sich entschieden haben, müssen Sie im Vorfeld definieren, welche Papierdokumente nach dem Scannen weggeworfen (geschreddert) werden dürfen. Trotz der Digitalisierung der Personalakte sollten einige Dokumente zusätzlich in Papierformat aufbewahrt werden, wie Arbeitsverträge (befristet und mit nachträglichen Wettbewerbsverboten, Kündigungen sowie Aufhebungsverträge). Sollte es nach der Beendigung des Dienstverhältnisses zu Problemen kommen, haben Sie Beweisdokumente. Im Falle eines Prozesses bevorzugen Gerichte für die Beweislage Papierdokumente.

Gesetzlich vorgeschrieben dürfen Sie Steuerunterlagen (Lohnabrechnungen und/oder Lohnsteuerkarten) erst nach sieben Jahren vernichten, beziehungsweise erst nach zehn Jahren, wenn sie für die Gewinnermittlung relevant sind. Beitragsnachweise zur Sozialversicherung dürfen Sie ebenfalls erst nach fünf Jahren vernichten.

Wie setzen Sie die digitale Personalakte ein?

Prinzipiell können Sie die digitale Personalakte in drei Anwendungsszenarien einsetzen – welcher Einsatz der “beste” ist, hängt von Ihren unternehmerischen Voraussetzungen und Zielen ab.

Szenario I: Digitale Personalakte als Einzelanwendung/In­sel­lö­sung

Eine digitale Personalakten-Software vereinfacht Ihre Personalverwaltung. Als Einzelanwendung dient sie als zentraler (digitaler) Aufbewahrungsort für alle relevanten Personaldokumente. Wenn Sie mit einer digitalen Personalakten-Software als Einzelanwendung arbeiten, profitieren Sie von der Übersichtlichkeit, dem schnellen Wiederfinden von Unterlagen, der einfachen Weiterverarbeitung von Dokumenten und der Rechtssicherheit. Zeitintensives Suchen nach einzelnen Schriftstücken oder umständliche Zettel- und Papierwirtschaft entfallen. Mehrere Personen können gleichzeitig – unabhängig von Ort und Zeit – an und mit den Dokumenten arbeiten. Weitere Unterlagen können einfach hinzugefügt und die Akte kann beliebig erweitert werden.

Ein Laptop mit blauem Bildschirm, auf dem digitale Personalakte angezeigt werden.

Szenario II: Er­wei­te­rung mit ver­schie­de­nen Funk­tio­nen aus dem HR-Be­reich

Wenn Sie die digitale Personalakte mit weiteren Aufgaben aus dem HR-Bereich verbinden wollen (Digitalisierung der HR-Abteilung), kann die Personalakten-Software modulartig erweitert und zu einer digitalen HR-Komplettlösung zusammengefügt werden. Dabei lassen sich u. a. folgende Lösungen integrieren:

  • Arbeitszeiterfassung
  • Bewerbermanagement
  • Onboarding
  • Personalabrechnung
  • Personalplanung
  • Reisekostenabrechnung
  • Wissens-/Bildungsmanagement

Bewerber*innen wollen heute kaum noch Bewerbungsmappen ausdrucken und postalisch versenden. Online-Bewerbungen sind heute Standard. Das digitale Recruiting verschafft vielen HR-Abteilungen und Unternehmen einen wichtigen Wettbewerbsvorsprung: Alle Bewerbungsunterlagen werden im Bewerbermanagement elektronisch archiviert und verwaltet. So haben Recruiter*innen alle Informationen zum Bewerber bzw. zur Bewerberin schnell verfügbar. Das entlastet die Personalabteilung und sorgt für einen guten Eindruck bei den Bewerber*innen.

Wenn aus den Bewerber*innen Mitarbeiter*innen geworden sind, geht das digitale Personalmanagement weiter: Von Onboarding und Zielvereinbarungen bis hin zu Feedbackgesprächen. Mit einem automatisierten Onboarding können Daten aus dem Bewerbermanagement direkt in die digitale Personalakte überführt werden. Mitarbeiter*innen füllen ihre Daten selbst online aus. HR-Leiter:innen können hiermit sicherstellen, dass keine doppelte Datenpflege stattfindet und Übertragungsfehler, wie zum Beispiel bei Bank- oder Versicherungsnummern, vermieden werden, was sich auf die Qualität der Daten auswirkt. So gleichen HR-Abteilungen nach dem Recruiting personalpolitische Prozesse mit der elektronischen Personalakte ab und stoßen Workflows dafür an: Bearbeitung von Urlaubs- und Dienstreiseanträgen, Arbeitszeitmanagement (d. h. die Erfassung der Arbeitsstunden inkl. Überstunden) oder die Regelung von Zusatzvereinbarungen.

Eine digitale Personalakte, angezeigt auf einem Computerbildschirm.

Abbildung der digitalen Personalakte in enaio®

In der digitalen Personalakte können alle wichtigen Informationen zum Arbeitsvertrag, wie zum Beispiel Urlaubsanspruch, gespeichert werden. Verbinden Sie nun die Zeiterfassung mit der digitalen Personalakte, werden die geleisteten Stunden automatisch mit den Sollstunden abgeglichen. Auch die Urlaubsverwaltung ist bei vielen Modulerweiterungen gut möglich, ebenso die Krankmeldung von zu Hause aus. Die Krankentage werden dann automatisch von den Sollstunden abgezogen.

Wenn Sie bereits Daten von Mitarbeiter:innen zentral an einem Ort speichern und verwalten, kann die Lohnabrechnung digital unterstützt werden. Gehaltsrelevante Daten kommen aus der digitalen Personalakte, und durch die Integration von z. B. DATEV-Lohnprogrammen übermitteln Sie die Daten elektronisch an die Lohnverrechnung. Die digitale Gehaltsabrechnung kann die papierbasierte Entgeltabrechnung ersetzen.

Szenario III: Ein­bin­dung in be­ste­hen­des DMS/ECM

Bemühungen, Ihr Personalmanagement weiter zu digitalisieren, um die Agilität Ihres Unternehmens zu erhöhen, Kosten zu sparen und Freiräume für Innovationen zu schaffen, funktionieren am besten, wenn Sie die digitale Personalakte in ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) oder ECMS (Enterprise Content Management System) integrieren. Im DMS bündeln Sie alle Dokumente des Unternehmens – unabhängig von Abteilung und Funktion – mit dem Ziel, den gesamten Betriebsablauf besser zu steuern und die stetig wachsende Datenmenge zentral an einem Ort verfügbar zu machen. Das ECM als Managementplattform stellt Ihnen die dafür technischen Funktionen zur Verfügung.

Wenn Sie die elektronische Personalakte in ein DMS oder ECM einbinden, schöpfen Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung voll aus. Aus der “Digitalisierung aus einem Guss” ergeben sich vielfältige Vorteile:

Ein Bild eines Laptops, auf dem auf einem blauen Bildschirm eine digitale Personalakte angezeigt wird.

Arbeitsschritte reduzieren, Effizienz erhöhen

Wenn Sie bereits Daten von Mitarbeiter*innen zentral an einem Ort speichern und verwalten, kann die Lohnabrechnung digital unterstützt werden. Gehaltsrelevante Daten kommen aus der digitalen Personalakte, und durch die Integration von z. B. DATEV-Lohnprogrammen übermitteln Sie die Daten elektronisch an die Lohnverrechnung. Die digitale Gehaltsabrechnung kann die papierbasierte Entgeltabrechnung ersetzen.

Alle Daten stets verfügbar machen

E-Akten sind die Basis der digitalen Transformation in HR-Abteilungen und im gesamten Unternehmen. Für schnelle Entscheidungen brauchen Unternehmer*innen einen sofortigen Überblick über Dokumente, Unterlagen, Daten und Fakten. Dabei geht es nicht nur um Bestandsunterlagen wie Arbeitsverträge oder Bonusvereinbarungen, sondern auch um Notizen, Zusatzvereinbarungen oder Korrespondenz. Sie können alle Dokumente sowohl nach Name und Datum als auch nach Metadaten und auf Basis einer Volltextsuche auf Knopfdruck verfügbar machen. Missverständnisse und müßige Kommunikation entfallen, weil Sie genau sehen, welche Dokumente wann und von wem bearbeitet wurden. Die Daten aus der digitalen Personalakte selbst können einfach ausgetauscht werden. Wo in Unternehmen ohne DMS E-Mails mit komprimierten und verschlüsselten Anhängen x-fach verschickt werden, tauschen Mitarbeiter:innen über das DMS die entsprechenden Personalunterlagen ressourcenschonend und DSGVO-konform aus.

Wissensmanagement

Wenn Sie das Wissen Ihres Unternehmens effizient “managen” möchten, müssen Sie Ihren Mitarbeiter*innen entsprechendes Schulungsmaterial digital auf unterschiedlichen Kanälen und Ebenen – abrufbar zu jeder Zeit und für jede Außenstelle, jeden Standort und jedes Homeoffice – bereitstellen. Ein Enterprise Content Management (ECM) unterstützt Sie, das Wissen in Ihrem Unternehmen als wichtige Ressource strategisch zu managen und Ihren Mitarbeiter:innen bedarfsgerecht zur Verfügung zu stellen. Learning Management-Systeme oder Learning Experience-Plattformen ermöglichen es Ihren Mitarbeiter:innen selbstständig Online-Trainings zu buchen und auf diverse Lerninhalte zuzugreifen. Diese aus dem HR zu steuern und die Erfolge daraus in der digitalen Personalakte zu speichern, ist für Mitarbeiter:innengespräche genauso vorteilhaft wie für die Personalentwicklung und -planung.

Social Collaboration in DMS & ECM fördern

Um das Zusammenarbeiten in Teams über Standorte hinweg effizient zu organisieren, brauchen Unternehmer:innen Tools, die diese Integration flexibel und effizient gestalten. Collaboration Tools können Personaler*innen und Unternehmer*innen helfen, die Kommunikation und den Informationsfluss interdisziplinärer Teams zu erleichtern. Social Collaboration Tools, wie zum Beispiel Arsana, Slack oder Microsoft Teams, sind Wissens- und Projektmanagementplattformen, an denen Remote Worker und/oder Kolleg*innen aus dem Ausland sowie Werkstudent*innen gemeinsam arbeiten. Als Dreh- und Schaltzentrale für Social Collaboration ist ein ECM gut geeignet:

  • Workflows als Kernfunkton erleichtern den Geschäftsablauf, vereinfachen das Arbeiten durch Erinnerungen sowie Wiedervorlagen und verhindern Zeitverlust durch Rückfragen, Korrekturschleifen und Genehmigungen.
  • Benutzerdefiniertes Rollen- und Rechtemanagement sichern den Datenzugriff auf bestimmte Dokumente. Die Rechtedefinition gilt nicht nur für Ordner, sondern kann bis zu Versionsdokumenten heruntergebrochen werden.
  • E-Mails, Bewerbungen, Bilder, Videos, Verträge usw. können in einem einheitlichen Kontext abgelegt und für die weitere Bearbeitung (z. B. für das Steuerbüro) zur Verfügung gestellt werden.
  • Versionsverwaltung garantiert einen übersichtlichen, nachvollziehbaren Projektverlauf.
  • Anbindung an die Microsoft-Welt, zum Beispiel Teams-Konferenzen, ermöglicht Bewerber:innen oder Mitarbeiter:innen Dokumente in den Chats oder Teams-Kanälen zur Verfügung zu stellen, ohne dass sie einen Datenverlust befürchten müssen. Diese Korrespondenz kann – wenn sie arbeitsrelevant ist – direkt in die Personalakte integriert werden.

Geeignete An­bie­ter für di­gi­ta­le Per­so­nal­ak­ten-Soft­ware finden

Es gibt viele Anbieter für digitale Personalakten-Software. Definieren Sie, was die digitale Personalakte für Sie können muss, bevor Sie Anbieter kontaktieren. Gehen Sie dabei am besten von Ihrer Wunschvorstellung der digitalen Personalakte aus. Welche Funktionen sollte sie haben?

  • Anlage einer Akte (für alle Mitarbeiter:innen)
  • Verwaltung der Mitarbeiterdokumente (Zeugnisse, …)
  • Verwaltung der HR-Dokumente (Entgelt, Urlaubsanträge, …)
  • Automatisierung von Prozessen
  • Revisionssicherheit
  • Datenschutz
  • Schnittstellen zu anderen Systemen und Programmen im Unternehmen
  • Cloudbasierte Lösung oder On-Premises-Lösung
  • Reine Einzelanwendung, Anwendung mit modulartigen Erweiterungsmöglichkeiten oder Einbindung in bestehendes DMS/ECM

FAQ zur digitalen Personalakte

Die digitale Personalakte speichert und verwaltet mit Hilfe einer Software alle für das Arbeitsverhältnis notwendigen Unterlagen von Mitarbeiter*innen digital.

Zu den wichtigsten Vorteilen der digitalen Personalakte zählen Effizienzsteigerung, Zeitgewinn, Kostensenkung und Reduktion des Papier- und Platzbedarfs.

Personaldaten sind überwiegend vertrauliche Daten und bedürfen besonderen Schutzes nach DSGVO. Zugriffsrechte für alle Ebenen – für Bearbeitung und zum Lesen – sichern den Schutz. Zusätzlich werden Daten bei der Übermittlung verschlüsselt.

Die Software-Lösungen stellen sicher, dass die Vorgaben zur Revisionssicherheit, wie die Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Unzerstörbarkeit und Wiederherstellbarkeit, gegeben sind.

Seit 01.01.2022 ist es Pflicht, dass gewisse Entgeltunterlagen, wie die Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit, Entsendung, Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse, in elektronischer Form vorliegen.

Wie Sie die digitale Personalakte aufbauen, ist rechtlich nicht vorgeschrieben. Meist organisieren Ordner und Unterordner die Aktenarchitektur. Personalstammdaten, Bewerbungsunterlagen, Sozialversicherungsunterlagen, Urlaubsanträge, Dienstverträge, Bonusvereinbarungen, Kündigungsschreiben sowie Korrespondenz gehören in die digitale Personalakte. Private Informationen, wie religiöse oder politische Einstellungen, Krankheiten, medizinische Berichte und Social Media-Profile, gehören nicht in die digitale Personalakte.

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