Die REWE Dortmund SE & Co. KG ist ein Gemeinschaftsunternehmen der REWE Dortmund und der REWE Group. Zu den zirka 400 Supermärkten der REWE Dortmund in Nordrhein-Westfalen gehören auch 103 REWE-Märkte der Firmengruppe Michael Brücken (“REWE”), zwei unter REWE-Center geführte Warenhäuser und sechs unter “akzenta” geführte Supermärkte. Mehr als 20.500 Mitarbeiter:innen sind bei REWE Dortmund beschäftigt (2022). Dementsprechend gefordert ist die HR-Abteilung in Bezug auf Einstellung, Onboarding und Ausbildung.
Sabine Poéll vom HR-Bereich von REWE Dortmund will die Ressourcen in der HR-Abteilung verbessern: “Es ist nicht die Aufgabe von HR-Spezialist:innen, Häkchen in Excel-Listen zu machen und zu kontrollieren. Wie schaffen wir es, die Zeit unserer Spezialist:innen effizienter zu nutzen? Die manuellen Prozesse sind sehr langsam und fehleranfällig. Zudem sollen die Mitarbeiter:innen den Kopf frei für neue Projekte und Aufgaben bekommen, ohne im Hintergrund mit dem Stressor von administrativen Aufgaben belastet zu sein.”
Bei der Entscheidung, manuelle Prozesse zu digitalisieren, fiel die Wahl auf das ECM-System enaio® von OPTIMAL SYSTEMS. Eine der ersten Aufgaben war es, beim Onboarding für Entspannung zu sorgen. Für die Prozessgestaltung war auch der Projektleiter von OPTIMAL SYSTEMS von Beginn an dabei. Zur Veranschaulichung zeigte er eine Standardversion auf. In diese Version hat REWE Dortmund ihre Ansprüche und Befindlichkeiten eingearbeitet. So entstand eine Lösung, die speziell an die HR-Bedürfnisse von REWE angepasst wurde.
Durch die Digitalisierung mit dem ECM enaio® sparen wir eine Menge Zeit, und die Fehlerhäufigkeit sinkt gegen null. Zudem muss man sich nicht permanent die Frage stellen, ob man an alles gedacht hat. Ein Blick auf das Dashboard gibt die Antwort und löst die Spannung.
Sabine Poéll, REWE Dortmund