Bisher arbeiteten wir mit Papierakten, mit dem Umstieg auf digitale Akten und die Nutzung digitaler Workflows werden wir unsere Arbeitsprozesse erheblich optimieren können.
Elmar Kaiser, Leiter EDV-Abteilung, Stadt Freising
Lösung: Geschäftsbriefe schneller anfertigen
Um Geschäftsbriefe mit den richtigen Absenderdaten des entsprechenden Mitarbeiters zu versehen, ist mühsam, umständlich und oft fehleranfällig. Zu beachten sind die richtige Schreibweise des Namens, die korrekte Positionsbezeichnung sowie die Adresse.
All diese Angaben “von Hand” zu übertragen, ist heute überflüssig.
Es gibt alternative und bessere Prozesse.
Die ECM-Lösung für die Mitarbeiterverwaltung reduziert den Aufwand der Personalisierung von Briefen auf ein Minimum. Wie das geht? Mit Registern, Metadaten und praktischen Vorlagen, die ganz einfach und komfortabel genutzt werden können.
Alle Mitarbeiterdaten sofort verfügbar
Über Metadaten alle wichtigen Infos übertragen
Schnellere Prozesse, weniger Bearbeitungszeit
Digitale Mitarbeiterverwaltung mit enaio®
Die Lösung zur Mitarbeiterverwaltung hat den Zweck, die Erstellung personalisierter Briefe zu vereinfachen. Die Mitarbeiterdaten liegen dabei in einem zentralen „Schrank“ im ECM-System vor. Nutzt man einen Brief aus der Vorlagenverwaltung des ECM-Systems, können in diesen Brief automatisch Inhalte aus den Metadaten des Mitarbeiters übernommen werden.
So lassen sich beispielsweise Namen, Kontaktdaten und Sprechzeiten im Briefkopf einblenden. Das reduziert die Anzahl der benötigten Briefvorlagen erheblich, da für jede Briefart nur eine Vorlage benötigt wird. Die Mitarbeiterdetails werden dann erst später bei der Erstellung variabel in dieser Vorlage ergänzt.
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