Digitale Archivierung

Die digitale Archivierung von Dokumenten und Unterlagen in einem Unternehmen ist eine administrative Herausforderung. Gesetzliche Bestimmungen zum Dokument selbst sowie zur Dauer und Art der Archivierung müssen eingehalten werden, sonst drohen empfindliche Strafen. Wie Sie Ihre Daten und Firmenunterlagen zuverlässig und rechtskonform archivieren, erfahren Sie hier.

Inhaltsverzeichnis

Die wichtigsten Informationen zur digitalen Archivierung
Diese Anforderungen müssen Sie für eine GoBD-konforme Archivierung erfüllen
So lange müssen oder dürfen Sie Dokumente aufbewahren
E-Mail-Archivierung: Diese E-Mails müssen Sie archivieren
Unterschiedliche Archivierungspflichten
So funktioniert die digitale Archivierung in einem Enterprise Content Management-System
Digitale Archivierung in der Praxis – GLOBUS
So funktioniert eine Archivmigration – der Umzug zum neuen System
On-Premises-, Cloud- oder Hybrid-Lösung für Ihre Archivierung?
FAQ zum Thema Digitale Archivierung

Die wichtigsten Informationen zur digitalen Archivierung

Als Verantwortliche:r wissen Sie, wie wichtig, aber auch wie zeit- und kostenintensiv die Archivierung von Dokumenten ist – sowohl für Ihren Betriebsablauf als auch für Betriebsprüfungen durch das Finanzamt. Wenn Sie sich entschließen, in die elektronische Archivierung einzusteigen oder auf ein neues Archivsystem zu wechseln (Archivmigration), sollten Sie sich zunächst mit den grundlegenden Themen der elektronischen Aufbewahrung beschäftigen. Hier geben wir Ihnen einen Überblick, was für ein Unternehmen wichtig ist und welche Sicherheits-, Zeit- und Organisationsvorteile Sie gewinnen können.

Was bedeutet Archivierung in einem Unternehmen?

Archivierung bedeutet im engeren Sinn die zeitlich unbegrenzte und unveränderbare Aufbewahrung von Archivgut. In einem Unternehmen besteht das Archivgut meist aus Dokumenten, Filmen, Bildern, Plänen und Anleitungen. Es können auch Muster, Produkte oder Werbematerial archiviert werden. Was archiviert wird, bestimmt zum einen das Unternehmen, zum anderen müssen gesetzliche Richtlinien eingehalten werden, die eine Aufbewahrung verschiedener Dokumente vorschreiben. Viele Dokumente müssen Sie nur eine bestimmte Zeit aufbewahren und können sie nach Ablauf der Frist wieder löschen. Teilweise werden Sie durch gesetzliche Rahmenbedingungen sogar zum Löschen von Akten verpflichtet, beispielsweise wenn diese im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten stehen.

In einem Unternehmen stellt die Archivierung die Aufbewahrung von Unterlagen für einen längeren bis unbegrenzten Zeitraum unter Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen sicher.

Damit Sie in Ihrem Unternehmen die Voraussetzungen für eine moderne Archivierung und zusätzlich die gesetzlichen Anforderungen erfüllen können, eignet sich eine digitale (elektronische) revisionssichere Archivierung.

Die wichtigsten Vorteile eines papierlosen Büros mit elektronischer Archivierung sind die Revisionssicherheit, schnelle Auffindbarkeit sowie Rechts- und Betriebssicherheit. Die archivierten Dokumente werden lediglich zur Vorlage bei Betriebsprüfungen benötigt. Dokumente, die Sie für Ihren täglichen Arbeitsprozess benötigen, verwalten Sie in Ihrem Enterprise Content Management System (ECMS). Hier kommen die positiven Aspekte der orts- und zeitunabhängigen Zusammenarbeit und des automatisierten Workflows zum Tragen.

Was ist eine revisionssichere Archivierung?

In Ihrem Unternehmen haben Sie für unterschiedliche Dokumente und Unterlagen eine Aufbewahrungspflicht zu erfüllen. Eine revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten bedeutet die Archivierung der Dokumente, die nachträglich nicht mehr verändert werden dürfen. Dabei gilt es, gesetzliche Anforderungen genau einzuhalten. Wesentliche Rahmenbedingungen definieren die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und zusätzlich die Datenschutzgesetze (DSGVO und BDSG) sowie das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG). Das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik informiert unter dem Punkt “Archivierung”, wie digitale Dokumente langfristig, sicher, unverändert und wieder reproduzierbar archiviert werden können. Zudem gibt es branchenrelevante Bestimmungen, die für eine Revisionssicherheit ausschlaggebend sind.

Diese Rahmenbedingungen müssen Sie bei der Archivierung von Dokumenten beachten

Damit Ihnen die rechtssichere Archivierung in Ihrem Unternehmen gelingt, benötigen Sie den vollen Überblick über die gesetzlichen Rahmenbedingungen für die Archivierung. Sie müssen auch die branchenspezifischen Differenzen für Ihr Unternehmen beachten. Als allgemeine Richtlinien hat der Fachverband für Anbieter und Anwender im Bereich Enterprise Information Management (EIM) – oder auch Voice of Information – Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung definiert, die Ihnen eine wertvolle Hilfe bieten.

Die Merksätze des VOI im Überblick:

Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.
Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.
Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d. h. aus dem Archiv gelöscht werden.
Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.
Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.
Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.

In unserem Leitfaden Revisionssichere Archivierung von Dokumenten: eine Checkliste, basierend auf den Merksätzen des VOI, finden Sie weitere Informationen, die Ihnen die revisionssichere Archivierung erläutern.

Ein Beispiel für zusätzliche branchenspezifische Rahmenbedingungen ist die Langzeitarchivierung technischer Dokumentationen der Elektroindustrie, die Sie beim Industrieverband ZVEI nachlesen können. In den Branchenrichtlinien wird geregelt, welche Dokumentationen, in welchem Format, wie lange in einem Archiv aufbewahrt werden müssen.

Diese Dokumente müssen Sie archivieren

Wenn Sie eine Archivierungssoftware in Ihr Unternehmen integrieren wollen, sollten Sie sich zunächst Klarheit darüber verschaffen, was Sie archivieren werden und welche Dokumente und Unterlagen revisionssicher aufbewahrt werden müssen. Bei der Aufbewahrungspflicht für Dokumente müssen Unternehmen unterschiedliche Archivierungspflichten einhalten, die sich je nach Branche und Unternehmensgröße unterscheiden. Daher gibt es keine allgemeingültige Liste von Dokumenten, die von allen Unternehmen aufbewahrt werden müssen, aber es lassen sich einige gemeinsame Merkmale erkennen.

Aufbewahrungspflichtig sind zum Beispiel:

Buchungsbelege (u. a. Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Schecks, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuerbescheide, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine)
Jahresabschlüsse
Handelsbücher
Eröffnungsbilanzen
Konzernabschlüsse
Inventare
Lageberichte

Handels- und Geschäftsbriefe
Korrespondenz, die zum Verständnis relevanter Dokumente beiträgt
Bankbürgschaften
Zollbelege
Betriebsprüfungsberichte
Darlehensunterlagen
Personalakten
Lohnlisten

In vielen Unternehmen werden aber nicht nur gesetzlich vorgeschriebene Dateien archiviert. Wenn Sie ein ECM (Enterprise Content Management-System) verwenden, können Sie auch weitere Unterlagen digital archivieren und auf alle Daten jederzeit und schnell zugreifen. Damit bietet sich eine dementsprechende Lösung für eine weitläufigere Archivierung von Dokumenten und Dateien an, die Sie nicht verlieren und schnell zur Hand haben wollen. Zudem können Sie alle Formate ablegen, und das ECM verknüpft in vielen Fällen Schnittstellen mit externen Systemen.

Beispiele für eine erweiterte Archivierung:

Marketing-/Werbetools und Drucksorten
Unternehmensvideos
Bedienungsanleitungen
Produktdokumentationen
Unternehmenspläne

Gebäudepläne
Notfallprotokolle
Unternehmensbilder
Produktideen

Das ECM ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugriff auf den Inhalt der archivierten Unterlagen. Da die meisten Dateien vollständig durchsuchbar sind (Volltextsuche), sparen Sie eine Menge Zeit und Aufwand. Wenn Sie sich für eine Cloud-Lösung entscheiden, müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass vielleicht irgendwann zu wenig Speicherplatz zur Verfügung steht, denn er kann beliebig hochskaliert werden.

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Diese Anforderungen müssen Sie für eine GoBD-konforme Archivierung erfüllen

Für eine revisionssichere Archivierung müssen Sie verschiedene gesetzliche Bestimmungen einhalten. Eine zentrale Orientierung sind die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese Grundsätze regeln die allgemeinen Prinzipien für die Aufbewahrung steuerrechtlicher Dokumente. Sie legen jedoch nicht fest, welche Dokumente und Unterlagen im Einzelnen aufbewahrt werden müssen.

Allgemeine Anforderungen:

Ordnungsmäßigkeit: Buchungen und Geschäftsfälle müssen systematisch erfasst werden, damit eine Prüfbarkeit gewährleistet ist.
Nachvollziehbarkeit: Die Buchungen und Belege müssen für fachkundige Dritte nachvollziehbar sein.
Vollständigkeit: Die Geschäftsfälle müssen vollständig und lückenlos vorhanden sein.
Richtigkeit: Die wahrheitsgemäße Dokumentation der Geschäftsfälle muss gegeben sein.
Rechtzeitigkeit: Geschäftsfälle und Buchungen müssen zeitnah erfasst werden, bei Kassensystemen täglich.
Unveränderbarkeit: Buchungen und Aufzeichnungen müssen im ursprünglichen Inhalt feststellbar sein. Bei Änderungen muss eine lückenlose Protokollierung vorhanden sein.

Auch die Aufbewahrung von Dokumenten werden in den GoBD geregelt (s. Punkt 9): Die Archivierung muss geordnet erfolgen und auch wenn es keine standardisierten Vorlagen gibt, sind Sie angehalten Ihre Unterlagen nach einer Systematisierung aufzubewahren. Besonders erwähnenswert ist die Archivierung von elektronischen Dokumenten und Unterlagen, denn diese müssen in der ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass Sie beispielsweise E-Mails nicht ausdrucken, abheften und löschen können. Stattdessen müssen Sie sie in dem Format abspeichern, in dem Sie sie erhalten haben.

Damit Sie einen vollen Überblick erhalten, raten wir Ihnen zum genauen Studium der GoBD. Sie finden sie unter “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)” auf der Website des Bundesministeriums für Finanzen.

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So lange müssen oder dürfen Sie Dokumente aufbewahren

Es gibt für aufbewahrungspflichtige Dokumente Archivierungsfristen, die Sie einhalten müssen. Diese Fristen werden durch die zugrundeliegenden Gesetze definiert – das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung sind zwei prominente Beispiele. Sie können aber nicht alle Dokumente und Unterlagen beliebig lange archivieren. Hier regelt die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) die maximale Dauer.

Grafik, die zeigt, was für Dokumente archiviert werden müssen und wie lange.

Verpflichtende Aufbewahrungsfristen

In einer digitalen Akte speichern Sie alle Dateien ab. Abseits bekannter Formate, wie zum Beispiel Textdateien, Tabellenkalkulationen oder PDF, sind auch Grafik-, Bild- und Mediendateien sowie Sonderformate speicherbar. So schaffen Sie sich ein Archiv, sprich einen administrierbaren Ort, mit vollständiger Kunden- oder Projektübersicht.

6 Jahre

Registrierkassenstreifen
Handelsbriefe (empfangene und versendete)
Bankbürgschaften
Zollbelege
Betriebsprüfungsberichte
Darlehensunterlagen
Gehaltskonten
Lohnunterlagen
Überstundenlisten

10 Jahre

Buchungsbelege
Handelsbücher
Inventare
Eröffnungsbilanzen
Jahresabschlüsse
Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
Konzernabschlüsse
Preislisten
Lohnlisten

Eine gute Übersicht bietet Ihnen der Newsbeitrag Gesetzliche Aufbewahrungsfristen mit Rechtsgrundlagen von A bis Z (Tabelle) der Internetplattform juraforum.de. Zusätzliche Informationen zu den Fristen erhalten Sie auch in unserem Blogbeitrag Dokumente aufbewahren – was man wissen muss.

Diese Dokumente müssen Sie nach Ablauf einer Frist wieder löschen

Für die Aufbewahrung verschiedener Dokumente müssen Sie bestimmte Fristen einhalten. Dennoch können Sie nicht alle Dokumente und Details sicherheitshalber auf unbestimmte Zeit archivieren. Abseits der Speicherplatzthematik müssen bestimmte Daten nach Ablauf einer geregelten Frist wieder gelöscht werden. Maßgebliche Grundlagen für diese Frist bilden die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) und das BDSG (Bundesdatenschutzgesetz).

Personenbezogene Daten werden in Unternehmen automatisch mit den archivierungspflichtigen Dokumenten gespeichert – wie zum Beispiel Korrespondenz, die zum Verständnis relevanter Dokumente beiträgt oder Mitarbeiterdaten der Personalakte. Für diese Daten gilt zum einen ein besonderer Zugriffsschutz, zum anderen müssen die personenbezogenen Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wieder gelöscht werden. Dies liegt daran, dass die DSGVO das “Recht auf Vergessenwerden” für diese Daten festschreibt und Verstöße mit Strafen belegt. Um den Überblick über Dokumente und Dateien nicht zu verlieren und die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen zu gewährleisten, empfiehlt sich eine entsprechende Software.

Der Blogbeitrag Langzeit-Datenspeicherung im Lichte der DSGVO – Rückblick, Herausforderungen und Trends befasst sich ausführlicher mit Datenschutz und Archivierung in Bezug auf die entsprechende Software.

E-Mail-Archivierung: Diese E-Mails müssen Sie archivieren

Geschäftliche E-Mails unterliegen ebenfalls der Archivierungspflicht. Welche E-Mails Sie archivieren müssen, wird im Steuerrecht, Handelsgesetzbuch und in den GoBD geregelt. Grundsätzlich müssen Sie auch E-Mails revisionssicher archivieren, wenn diese eine geschäftliche Relevanz besitzen oder zum Verständnis zu archivierungspflichtigen Dokumenten beitragen. Sie müssen ebenfalls vollständig sowie manipulationssicher verfügbar und maschinell auslesbar archiviert werden.

Damit Sie eine konkretere Vorstellung bekommen, hier einige Beispiele aus der Praxis:

Handels- oder Geschäftsbriefe
Inventare
Bilanzen
Organisationsunterlagen
Buchungsbelege
Aufträge und Auftragsbestätigungen
Frachtbriefe
Rechnungen und Zahlungsbelege
Lieferpapiere
Versandanzeigen
Reklamationsschreiben
Verträge

In unserem Blogbeitrag E-Mail-Archivierung: Welche E-Mails müssen aufbewahrt werden? erhalten Sie weitere detaillierte Informationen.

Unterschiedliche Archivierungspflichten

Auch wenn der Kern der Archivierung meist Buchungsunterlagen sowie Handelsdokumente umfasst, gibt es für nahezu alle Unternehmen spezielle Archivierungspflichten, die Sie beachten müssen.

Branchenspezifische Archivierung von Dokumenten

Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften für die Archivierung sind für alle Unternehmen und Branchen primär gleich, jedoch müssen Sie bei der Archivierung auch Vorschriften aus anderen Rechtsgebieten berücksichtigen, wie zum Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht oder Produkthaftungsgesetz, wodurch sich branchenmäßige Abweichungen und Spezifikationen ergeben. Eine komplette Übersicht der branchenspezifischen Regeln aller Branchen ist hier nicht möglich, daher erläutern wir Ihnen die angesprochenen erweiterten Archivierungspflichten mit einem Beispiel.

Archivierung einer Patientenakte

Ein Beispiel aus der Medizin ist die Patientenakte. Hier gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Das BGB (Bürgerliche Gesetzbuch) schreibt in § 630f eine Aufbewahrungsdauer von 10 Jahren vor, soweit keine andere Aufbewahrungsfrist besteht. Bei einer Strahlenbehandlung hingegen müssen die Daten und Akten 30 Jahre aufbewahrt werden, wie Sie in § 127 Aufbewahrung, Weitergabe und Übermittlung von Aufzeichnungen, Röntgenbildern, digitalen Bilddaten und sonstigen Untersuchungsdaten der Strahlenschutzverordnung nachlesen können.

Diese beiden Beispiele bilden nur einen kleinen Teil der medizinischen Aufbewahrungspflicht ab. Weitere Informationen erhalten Sie auch unter “Übersicht der Aufbewahrungsfristen im Krankenhaus: Zusammengestellt von Dirk-Michael Mülot” auf der Website der katholischen Datenschutzaufsicht Nord.

Hardwareseitig wird Archivierung mit Storage-Systemen realisiert, die ein Unternehmen vor Ort oder über einen Cloud-Dienstleister betreiben kann.

Länderspezifische Unterschiede im D-A-CH-Raum

In Deutschland, Österreich und der Schweiz gelten unterschiedliche Archivierungsfristen für Dokumente und Belege. Achten Sie daher genau auf die jeweilige Gesetzeslage, auch wenn es auf den ersten Blick viele Überschneidungen gibt.

Die größte Differenz ist die Aufbewahrungsfrist von Buchungsunterlagen. In Deutschland und der Schweiz müssen Sie diese 10 Jahre aufbewahren und in Österreich 7 Jahre. Auch bei arbeitsrechtlichen Dokumenten gibt es Unterschiede, wie zum Beispiel bei den Arbeitsaufzeichnungen. Diese müssen Sie in Österreich 1 Jahr, in Deutschland 2 Jahre und in der Schweiz 5 Jahre aufbewahren.

Bei der Übernahme von Aufbewahrungsfristen sowie Archivierungspflichten eines Landes ist also Vorsicht geboten, da es trotz vieler Überschneidungen signifikante Unterschiede gibt, die zu Strafen führen können. Eine ausführliche Recherche ist unabdinglich, da teilweise auch innerhalb von Ländern Unterschiede zwischen einzelnen Bundesländern oder Kantonen bestehen.

Eine gute erste Übersicht für die österreichischen Fristen bietet die Website der Wirtschaftskammer, konkret unter “Aufbewahrungspflichten für Unternehmen“.

Für die Schweiz können Sie im Obligationenrecht (Die kaufmännische Buchführung) die wichtigsten Fristen nachlesen und in Deutschland sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) die wichtigste Quelle.

Infografik, die das Schema einer Archivierung mit ECM-Software zeigt.

So funktioniert die digitale Archivierung in einem Enterprise Content Management-System

Ohne spezielle Software ist es schwierig, die gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung einzuhalten. Die Art der Archivierung (revisionssicher), die Mindestdauer und der Datenschutz (DSGVO) bilden den Rahmen. Mit einer geeigneten Software behalten Sie den Überblick. Wenn Sie ein ECM in Ihr Unternehmen integrieren, erhalten Sie mehr als nur ein reines Archiv: Sie können die Informationen und die Kommunikation in Ihrem Unternehmen zentral verwalten und so Ihre internen Prozesse optimieren.

Revisionssichere Archivierung mit einem ECM

Wenn Sie Ihre Daten gesetzeskonform archivieren und eine Plattform für den internen und externen Datenaustausch nutzen wollen, sollten Sie ein Enterprise Content Management-System in Betracht ziehen.

Ein ECM führt Ihre Informationen in einem System zusammen. Es umfasst die Verwaltung, Speicherung, Archivierung und Bereitstellung von Content jeglicher Art. Das Enterprise Content Management-System hilft Ihnen, Ihr Unternehmen optimal zu managen, und fördert den Austausch, die Kommunikation und Zusammenarbeit – intern und extern. So erhalten Sie einen umfassenden Überblick über Ihre Daten und Prozesse. Zudem können Sie mittels automatisierter Workflows Ihre Arbeitsschritte optimieren. Ein professionelles ECM ist an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassbar, d. h. Sie können Ihre internen Richtlinien zur Datenspeicherung und -verwaltung direkt berücksichtigen und umsetzen.

Die revisionssichere Archivierung, Protokollierung und Versionierung von Dateien ist lediglich ein Baustein der Möglichkeiten einer ECM-Lösung.

Revisionssicher heißt, dass ein archiviertes Dokument niemals unbemerkt verändert werden kann. In der Abbildung ist eine Änderungshistorie in der ECM-Lösung enaio® zu sehen.

Beispiel für eine rechtskonforme digitale Archivierung

Wenn Sie ein ECM oder DMS in Ihrem Unternehmen installiert haben, können Sie eine eingehende Rechnung direkt im Kunden-Objekt abspeichern. Sie können aber auch die E-Mails (inklusive Anhang) in der jeweiligen elektronischen Kunden-Akte verlinken. So bleiben alle vorgangsrelevanten Informationen zusammen und können jederzeit leicht gefunden, aufgerufen und nachvollzogen werden.

Bei der Speicherung von Dokumenten im ECM wird ein zuvor definierter Workflow zur automatischen Löschung angestoßen, der die Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist – in diesem Fall 10 Jahre ab Jahresende – ohne Ihr Zutun löscht.

Das ECM erlaubt Ihnen auch, Zugriffsrechte für Mitarbeitende in Gruppen zu definieren. Somit stellen Sie sicher, dass nur die dafür vorgesehenen Mitarbeitenden Einblick in die archivierten Dateien erhalten.

Digitale Archivierung in der Praxis – GLOBUS

GLOBUS hat sich seit der Gründung im Jahr 1928 zu einem der führenden Handelsunternehmen in Deutschland entwickelt. Mit 18.500 Mitarbeitenden betreibt das Familienunternehmen 55 Markthallen, 90 Baumärkte und sechs Elektrofachmärkte in Deutschland sowie 27 Vollsortimenter in Tschechien und Russland und zwei Baumärkte in Luxemburg.

Die Größe des Unternehmens, das umfangreiche Produktportfolio und Geschäftsaktivitäten in vier Ländern erschöpften die bestehende digitale Archivierung. Um die Anforderungen einer weiteren Expansion abzudecken, musste eine neue Lösung für ein integriertes Informationsmanagement gefunden werden.

Anforderungen

Das Ziel von GLOBUS war es, eine neue Informationsplattform zu implementieren, mit der Millionen von Daten revisionssicher und rechtskonform verwaltet und archiviert werden können. Die Lösung musste für den internationalen Einsatz geeignet sein und mehrere Sprachen unterstützen. Mit automatisieren Workflows sollte der tägliche Arbeitsprozess optimiert werden. Der Zugriff auf das Archiv musste für alle Standorte und Mitarbeiter möglich sein.

Die digitale Archivierung sollte folgende Anforderungen erfüllen:

unendliche Skalierbarkeit, die eine weitere Expansion des Unternehmens erlaubt
Integration von Vertragsmanagement-Lösung
webbasierten Zugriff für alle Mitarbeiter
zentrale Administration

Implementierung

Mit yuuvis® RAD (Rapid Application Development) realisierte GLOBUS eine höchst umfangreiche Datenmigration: Das bestehende Archiv, mit dem das Unternehmen an die Grenzen gestoßen ist, wurde abgelöst und gemeinsam mit OPTIMAL SYSTEMS hat sich GLOBUS für eine schrittweise Migration der Daten entschieden. Während die ersten Filialen bereits mit yuuvis® RAD arbeiteten, lief parallel das bestehende Archiv weiter, bis nach nur 6 Monaten yuuvis® RAD in der gesamten Unternehmensgruppe komplett installiert war. Ergebnis: 200 Millionen Texte können auf Basis einer Volltextsuche von jedem Standort aus in weniger als 3 Sekunden gefunden werden.

Die Vorteile von yuuvis® RAD für GLOBUS im Überblick:

eine zukunftsorientierte elektronische Informationsplattform
Zugriff über einen Webclient
Software muss nicht dezentral installiert werden
schnelle Volltextsuche im gesamten Archiv

Schneller Start dank schrittweiser Migration

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Erfahren Sie hier im Detail, wie Globus sein altes Archiv ablöste und eine äußerst umfangreiche Datenmigration bewältigte.

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So funktioniert eine Archivmigration – der Umzug zum neuen System

Viele Unternehmen verwenden bereits seit Jahren ein digitales Archivierungssystem. Doch jährlich steigen die betrieblichen und gesetzlichen Anforderungen an das System, und es kommt der Zeitpunkt, an dem die bestehende Lösung an ihre Grenzen stößt.

Die Suche nach einer neuen Lösung kann verschiedene Ursachen haben, wie zum Beispiel:

fehlende (ausreichende) Skalierbarkeit
hohe Wartungskosten durch alte Verträge oder lediglich teilweise Nutzung eines komplexen Systems (man zahlt für den vollen Funktionsumfang, obwohl man nur einen Bruchteil davon benötigt)
Abkündigung (EOL) der bisherigen Software, d. h. keine Wartung und Updates mehr
Unternehmensfusion erfordert Zusammenführung von Systemen
fehlende Kompatibilität mit neuerer Software im Unternehmen
veraltete Technologie und Speichermedien gefährden Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und Sicherheitsstandards
keine Compliance mit aktuellen gesetzlichen Vorgaben
aktuelle Software ist technisch eingeschränkt und es fehlen notwendige Systemanbindungen für die Optimierung

Bevor Sie mit einer Archivmigration auf ein modernes Archivsystem umsteigen, sollten Sie die wichtigsten Grundsatzfragen beantworten:

Welchen Daten sind zu archivieren?
Sind Anbindungen oder eine Integration an weitere Systeme notwendig?
Wie möchten Sie Ihre Daten speichern (On-Premises, Cloud oder Hybrid)

On-Premises-, Cloud- oder Hybrid-Lösung für Ihre Archivierung?

Der Unterschied zwischen On-Premises und Cloud ist oberflächlich gesehen einfach. Bei On-Premises-Lösungen nutzen und speichern Sie Ihre Daten lokal, wohingegen Sie bei Cloud-Lösungen Ihre Daten auf dem Server (oder den Servern) des jeweiligen Cloud-Anbieters ablegen und über einen Webbrowser abrufen. Hybrid-Lösungen sind Mischformen, bei denen sich Ihre Daten und Anwendungen teilweise vor Ort (On-Premises, wie zum Beispiel in einem klassischen Rechenzentrum) und in einer Cloud befinden. Welche Bereiche wo liegen, entscheiden Sie als Unternehmen.

Im Detail lassen sich Cloud-Lösungen danach klassifizieren, wie sich Cloud-Anbieter und Unternehmen die Verantwortung für Betrieb und Wartung aufteilen (IaaS, PaaS, SaaS) und ob eine Cloud ausschließlich die Daten eines Unternehmens speichert oder für viele Kunden zugänglich ist (Public oder Private Cloud). Hier gibt es verschiedene Modelle, die teilweise auch kombiniert werden können. So lassen sich prinzipiell verschiedene Anforderungen an Datenschutz und Archivierung abbilden.

Bei einer Hybrid-Lösung können zum Beispiel sensitive Daten On-Premises und der Rest in der Cloud gespeichert werden. Rollen- und Zugriffsrichte können entsprechend angepasst werden. Cloud heißt nicht zwingend bei einem Rechenzentrum und eine cloud-native Technologie kann auch On-Premises betrieben werden. Die Gestaltungsmöglichkeiten sind vielfältig, und jeder Unternehmer sollte für sich die beste Lösung finden. Ein wichtiger Schritt dazu ist die Erstellung eines Archivierungskonzepts, das Ihre konkreten Anforderungen abbildet.

Für eine moderne Archivierung bietet ein Umstieg auf die Cloud einige Vorteile, wie zum Beispiel:

hochskalierbar – keine Speicherbegrenzung
hochverfügbar – permanente Abrufbereitschaft
keine Softwareinstallation auf PC zwingend notwendig
Vereinfachung der Systemlandschaft – nur die Module nutzen, die wirklich benötigt werden (Ressourcenschonung)
Kosteneinsparung – Einsatz von Open Source-Komponenten möglich

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Alles zum Wechsel Ihres digitalen Archivs: Gründe, Vorteile und was man im Vorfeld bedenken sollte.

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FAQ zum Thema Digitale Archivierung

Was ist eine digitale Archivierung?

Digitale Archivierung (elektronische Archivierung) ist die systematische, unveränderbare und nachhaltige Speicherung von Dokumenten auf einem digitalen Datenträger. Oft werden diese Daten auf einem Server oder in der Cloud gespeichert.

Was sind die wichtigsten Vorteile einer digitalen Archivierung?

Die wichtigsten Vorteile einer digitalen Archivierung sind:

Kostenreduktion
Schnelle Auffindbarkeit von Dateien und Dokumenten
Dezentraler Zugriff auf Dateien
Verlustfreie Aufbewahrung – Möglichkeit zur redundanten Sicherung
Bewahrung digitaler Information, die nicht analog in dieser Form gesichert werden kann (Beispiel: 3D-Modelle)
Archivierung vieler Dateiformate möglich

Wie funktioniert digitale Archivierung?

Digitale Archivierung – auch elektronische Archivierung genannt – speichert Ihre Daten in einem dafür vorgesehenen System. Eine Archivierungssoftware (ECM oder DMS) hilft Ihnen bei der automatisierten Verarbeitung mittels einstellbarer Workflows. Die Software speichert Ihre digitalen Daten (auch eingescannte Dokumente) revisionssicher ab.

Wie archiviere ich elektronische Rechnungen?

Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen zur Archivierung von Dokumenten müssen Rechnungen revisionssicher archiviert werden. Elektronische (digitale) Rechnungen können ausgedruckt und im Archiv abgelegt oder mittels einer speziellen Archivierungssoftware, in der die Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen möglich ist, gespeichert werden. Die meisten Enterprise Content Management-Systeme oder Dokumentenmanagementsysteme bieten eine revisionssichere Archivierung von Rechnungen und Dokumenten an.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

Die Aufbewahrungspflicht für Belege und Buchungsunterlagen in Unternehmen beträgt in Deutschland 10 Jahre (6 Jahre für Handelsbriefe). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Im Handelsgesetzbuch sind alle Fristen unter §257 Aufbewahrung von Unterlagen detailliert geregelt.

Was bedeutet Revisionssicherheit?

Revisionssicherheit bedeutet in Bezug auf die Archivierung die ordnungsgemäße, gesetzeskonforme und fristgerechte Archivierung von Geschäftsvorfällen und Dokumenten in einem Unternehmen. Gesetzliche Regelungen für die Archivierung, wie auch unternehmensinterne Compliance-Regelungen, definieren die Rahmenbedingungen. Unveränderbarkeit von Dokumenten und Dateien sowie die Nachvollziehbarkeit der Archivierungsprozesse sind ebenfalls wesentliche Bestandteile einer revisionssicheren Archivierung.

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