Dokumentenmanagementsystem (DMS) – So verwalten Sie Dokumente digital

Q: Wie kommt mein Papierdokument in ein DMS?

Sie können ohne großen Aufwand mittels eines herkömmlichen Büroscanners oder zentralen Scanners Ihre Dokumente einscannen und ablegen. Sie brauchen keine spezielle Hardware dafür. Die DMS-Software verarbeitet Ihre eingescannten Unterlagen automatisch.

Lesen Sie u. a., wie Sie mit Dokumentenmanagement Ihre Produktivität erhöhen, welche Vorteile ein DMS für Sie hat und in welchen Anwendungsbereichen Dokumentenmanagement Software zum Einsatz kommen kann.

Inhaltsverzeichnis

Die wichtigsten Informationen zum Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Vorteile Dokumentenmanagementsystem
Beispiele für DMS-Anwendungen
DMS in der Praxis
Dokumentenmanagement in der Cloud oder On-Premises
Workflow Management
So werden Sie fit für New Work mit einem DMS
Ihr Dokumentenmanagementsystem mit externer Software verbinden
FAQ zum Dokumentenmanagement

Rechnungen, Verträge, Bewerbungen, technische Dokumentationen: In Unternehmen werden an den verschiedensten Stellen Daten verarbeitet. Und für jeden dieser Dokumententypen gelten wieder andere gesetzliche Regelungen, jede Fachabteilung schafft sich ihr eigenes Datensilo. Ein Dokumentenmanagementsystem, abgekürzt DMS, ist hier die Lösung.

Mit einem DMS beschleunigen Sie Ihre Arbeitsprozesse und verwalten Ihre Daten zentral an einem Ort für alle autorisierten Mitarbeiter:innen. Die Dokumente sind für jeden schnell und einfach erreich- und bearbeitbar. Automatisierte Workflows unterstützen die Arbeit mit prozessgesteuerten Vorgängen und sorgen für hohe Effizienz. Ihre Dokumente werden rechtskonform sowie revisionssicher gespeichert, und mittels Versionierung erhalten Sie eine historische Übersicht zu Ihren Dokumenten sowie deren Änderungen.

Die wichtigsten Informationen zum Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Ein DMS-System ist eine zentrale Verwaltungssoftware, die es Unternehmen ermöglicht, Dokumente und Daten an einem Ort zu administrieren und zu speichern. Mit Dokumentenmanagement ist es sehr einfach möglich, mittels Workflows automatisierte Prozesse zu erstellen und zu verarbeiten. Es optimiert Ihren Geschäftsprozess und Sie schöpfen Verbesserungspotenziale in Ihrem Arbeitsprozess aus. Das Erfassen, Ablegen, Verteilen, Freigeben, Bearbeiten, Archivieren und Suchen von Dokumenten wird digital organisiert.

Die Vorteile eines DMS im Überblick:

Höhere Produktivität
Kostenreduzierung
Datensicherheit
Qualitätssicherung
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Was ist ein DMS?

DMS ist die Abkürzung für Dokumenten-Management-System. Es ist Dokumentenverwaltung, Archivsystem und Collaboration Tool in einem Stück. Sie haben mit einer DMS-Software die Möglichkeit, alle Dateien revisionssicher, versionierbar und protokollierbar zu verwalten und zu sichern. Weitere Dokumentenmanagement-Aufgaben in einem Unternehmen sind die Optimierung von Zeit und Ressourcen durch automatische Workflows und digitale Freigabeprozesse.

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Diese Unternehmen brauchen eine DMS-Lösung

Grundsätzlich ist für jedes Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem hilfreich. Differenzierende Aufbewahrungspflichten für Dokumente, gesetzliche Anforderungen, überfüllte Aktenschränke und volle, unübersichtliche Postfächer verschlingen in Unternehmen immer mehr Zeit- und Finanzressourcen. Besonders vorteilhaft ist ein Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen, die:

eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten benötigen
an mehreren Standorten und Filialen tätig sind
Remote-Mitarbeiter:innen oder Mitarbeiter:innen, die häufig unterwegs sind, beschäftigen
abteilungsübergreifend mit Kunden oder an Projekten arbeiten
verschiedene Dateiformate zentral ablegen müssen
gespeicherte Dokumente inhaltlich nach Informationen durchsuchen müssen
bestehende Verwaltungssoftware mit anderen Unternehmenssystemen verknüpfen möchten
bei einer Ablage individuelle Lösungen benötigen, abgestimmt auf die Unternehmensrichtlinien
einfache administrative Zugriffsberechtigungen verwalten wollen

In diesen Schritten erfolgt eine Einbindung eines Dokumentenmanagementsystems

Damit eine Integration in Ihr Unternehmen gelingt, ist die Einhaltung unterschiedlicher Projektstufen erforderlich. Wir empfehlen Ihnen folgende Schritte und Phasen:

Projektdefinition
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Projektdefinition
Zusammenstellung eines Projektteams
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Zusammenstellung eines Projektteams
Bedarfsermittlung
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Bedarfsermittlung
Anbieterauswahl
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Anbieterauswahl
Projektauswahl
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Projektauswahl
Integration in den Betrieb
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Integration in den Betrieb

Bevor Sie bei unterschiedlichen Anbietern Angebote einholen, sollten Sie klare Vorstellungen von Ihren Bedürfnissen an ein DMS haben. Diese Bedürfnisse werden in der Bedarfserhebung von Ihrem Projektteam genau formuliert und bilden schlussendlich die Grundlage für die Anbieter. Haben Sie sich dann für einen Anbieter entschieden, geht es an die Umsetzung der Implementierung und schließlich an die Integration in den Betrieb. Vergessen Sie nicht, für die Integration ausreichend Schulungszeit für Ihre Mitarbeiter:innen zu planen.

In unserem Blog finden Sie unter “DMS Einführung: Das müssen Sie beachten” eine weiterführende Dokumentenmanagement-Definition und Erklärungen zu diesem Thema.

So finden Sie einen passenden DMS-Anbieter

Wenn Sie für Ihr Unternehmen passende Lösung suchen, sollten Sie sich im Vorfeld bereits einige Gedanken über Ihre Anforderung an Ihr Dokumentenmanagementsystem machen. Überlegen Sie sich, welche Aufgaben es primär übernehmen soll und welche Geschäftsprozesse Sie in Zukunft digital verwalten möchten.

In welchen Unternehmensbereichen drückt der Schuh am meisten und in welchen Abläufen erwarten Sie Optimierungs- und Einsparungspotenzial?
Wie viele Mitarbeiter sollen eingebunden werden und in Zukunft noch dazukommen?
Wie hoch schätzen Sie das Dokumentenvolumen?

Ihre Antworten auf diese Fragen bilden die Voraussetzungen für die Wahl des passenden Anbieters. Schauen Sie sich im Vorfeld einige Softwareanbieter im Internet an. Schnell entdecken Sie, dass sich DMS-Lösungen im Leistungsumfang stark unterscheiden. Sie können fixe Software-Setups bis hin zu hoch individualisierbaren Modullösungen (wie es auch OPTIMAL SYSTEMS bietet) in Ihr Unternehmen integrieren.
Ihr Anforderungskatalog und Ihre Checkliste helfen Ihnen zu eruieren, welche Lösung und welcher Anbieter optimal zu Ihrem Unternehmen passt.

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DMS für die Digitalisierung Ihrer Akten

Mit einem Dokumentenmanagementsystem verwalten Sie alle Arten von Dokumenten bei einem Kunden oder Projekt. Sie können sich die Kernfunktion als digitalen Aktenschrank vorstellen – nur mit dem Vorteil, dass Sie alle jemals abgelegten Akten mit einer Volltextsuche direkt durchsuchen und somit schnell finden können.

Analoge Dokumente in Ihr Dokumentenmanagementsystem einbinden

Auch wenn Sie nicht alle Dokumente digital zur Verfügung haben und noch digitalisieren müssen, können Sie einfach mit einem zentralen Scanner oder einem Büroscanner Ihr gewünschtes Dokument einscannen und direkt beim Kunden oder Projekt ablegen. Bei der Integration des Dokuments in das DMS wird automatisch eine lesbare und durchsuchbare Version abgelegt.

Alle digitalen Formate an einem Ort

In einer digitalen Akte speichern Sie alle Dateien ab. Abseits bekannter Formate, wie zum Beispiel Textdateien, Tabellenkalkulationen oder PDF, sind auch Grafik-, Bild- und Mediendateien sowie Sonderformate speicherbar. So schaffen Sie sich ein Archiv, sprich einen administrierbaren Ort, mit vollständiger Kunden- oder Projektübersicht.

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Digitale Dokumente direkt ablegen

Mit einem Dokumentenmanagementsystem legen Sie digitale Dokumente direkt in einer E-Akte ab. Über Ihren Client öffnen Sie dabei die E-Akte und können die gewünschte Datei hochladen. Da jede digitale Akte nach der von Ihnen definierten Struktur angelegt wird, ist es mit nur einem Klick möglich, neue digitale Dokumente richtig projekt- oder kundenbezogen zu ergänzen und gegebenenfalls mit einem weiteren Workflow zu versehen. In vielen DMS-Lösungen funktioniert das auch problemlos mittels Drag-and-Drop. Wenn Sie zum Beispiel Dokumente per E-Mail erhalten, gibt es in besseren Dokumentenmanagementsystemen auch die Möglichkeit, die E-Mail über ein Outlook Plugin direkt in der richtigen E-Akte abzulegen, ohne dabei MS Outlook verlassen zu müssen.

Berechtigungsstufen definieren

Mit einer DMS-Software können Sie einfach und effizient verschiedene Berechtigungen innerhalb Ihres Unternehmens vergeben und administrieren. Sie bestimmen, ob Ihre Mitarbeiter:innen eine Akte sehen können oder nicht. Darüber hinaus können Sie Lese- oder Schreib- bzw. Bearbeitungsberechtigungen definieren. Auch innerhalb einer elektronischen Akte können Sie als Administrator bequem verschiedene Berechtigungsebenen für die jeweiligen Bereiche definieren. Am einfachsten organisieren Sie alle Mitarbeiter in Gruppen und vergeben auf dieser Ebene die Berechtigungen für deren Fach- und Kompetenzbereich. Das bis ins Detail durchdachte und ausgearbeitete Rechtesystem sorgt dafür, dass Ihre Dokumente gegen ungewollten Zugriff geschützt sind und nur von autorisierten Mitarbeitern oder Teammitgliedern gesehen und/oder bearbeitet werden können.

Eine Dokumentenmanagement-Software passt sich den Bedürfnissen Ihres Unternehmens an

Wenn Sie Ihre Dokumente in einem herkömmlichen Ordnerverzeichnis ablegen und bei der Administrationssoftware in Ihrem Unternehmen verschiedene Insellösungen verwenden, kann es schnell unübersichtlich werden. Eine DMS-Software verbindet Ihre bisherigen Speicherlösungen mit bestehender Administrationssoftware zu einer universellen Schnittstelle für alle Informationen.

Auch komplexe, abteilungs- und unternehmensübergreifende sowie branchenspezifische Projekte können mit einem Dokumentenmanagementsystem effizient und ressourcenschonend gelöst und individuell auf die Anforderungen Ihres Betriebsablaufs zugeschnitten werden.

Die digitale Akte mit zusätzlichen Informationen erweitern

Haben Sie ein digitales Dokumentenmanagement implementiert, können Sie zu den gespeicherten Daten weitere Notizen hinzufügen – entweder zur digitalen Akte oder zum Dokument selbst. Bildlich gesprochen kleben Sie virtuell ein Post-it auf die Akte und hinterlassen Ihren Kolleg:innen somit wichtige Informationen.

Vorteile Dokumentenmanagementsystem

Ein integriertes DMS verschafft Ihnen eine vollständige Übersicht über Ihre Dokumente und optimiert Ihre Arbeitsprozesse. Papierablagen gehören der Vergangenheit an und Sie verwalten Ihre Daten rechtssicher.

Infografik: Wichtige Vorteile eines DMS auf einen Blick.

Ein Dokumentenmanagementsystem erhöht die Produktivität in Ihrem Unternehmen

Wenn Sie ein zentrales System für Ihr unternehmenseigenes Dokumentenmanagement implementieren, reduzieren Sie Arbeitsschritte. Mittels eines gut nachvollziehbaren Dokumentenworkflows können Sie viele Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens optimieren. Der schnelle Zugriff auf die gewünschte Akte und der dokumentenbasierte Workflow sorgen für schnelle Entscheidungen in Verbindung mit hoher Arbeitseffizienz und Produktivität.

Nehmen wir ein einfaches Beispiel und spielen den Freigabeprozess für ein Angebot durch: Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin startet den Workflow für die Freigabe eines Angebotes direkt über das DMS. Je nach Bedarf mit einer optionalen Notiz versehen, geht das Angebot sogleich zum betreffenden Vorgesetzten, der das Angebot sofort in seiner Inbox vorfindet. Bei Bearbeitung wird das Dokument direkt in der betreffenden Akte geöffnet und weitere Daten können schnell mit wenigen Mausklicks eingesehen werden. Dadurch können eventuell auftretende offene Fragen direkt beantwortet werden, und der Freigabeprozess wird dadurch beschleunigt.

Auch bei der Archivierung von Dokumenten erhalten Sie mit einem Dokumentenmanagementsystem einen beachtlichen Zeitvorteil. Die meisten Dokumente werden mittlerweile digital versendet, und wenn Sie sie revisionssicher archivieren wollen, müssen Sie die Dokumente ausdrucken und ablegen. Mit einem DMS ordnen Sie ein Dokument, das Sie archivieren wollen, einfach der entsprechenden digitalen Akte zu und speichern sie unveränderbar ab.

Sie haben vollen Überblick über Kunden und Projekte

Dokumentenmanagement verschlankt und beschleunigt nicht nur Ihre internen Prozesse, sondern bringt Ihnen auch Vorteile bei der laufenden Bearbeitung von Kunden und Projekten. In einer E-Akte speichern Sie zum Beispiel mehr als nur gesendete Anhänge.

Sie speichern:

alle Dokumente
alle Mediendateien
erweiterte Dateien (wie zum Beispiel CAD-Pläne im technischen Sektor oder Röntgenbilder im medizinischen Bereich)
die E-Mail-Korrespondenz
alle Notizen
ältere Versionen von Dokumenten

Mit einem Dokumentenmanagementsystem ist es sehr einfach, sich einen Komplettüberblick über ein Projekt zu verschaffen. So können auch Urlaubsvertretungen direkt – ohne komplizierte Einarbeitungszeit – in ein Projekt einsteigen oder neue Mitarbeiter:innen ältere Projekte mühelos nachvollziehen.

Sie speichern Ihre digitalen Dokumente rechtskonform

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln in Deutschland, welche Dokumente unveränderbar archiviert werden müssen. Mit einem Dokumentenmanagement halten Sie die GoBD-Richtlinien problemlos ein, ebenso alle Anforderungen aus der DSGVO.

Ein weiterer Vorteil in diesem Zusammenhang ist die automatisierte Einhaltung der Aufbewahrungsfrist für die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Ein DMS bietet auch eine automatisierte Löschung der Dokumente nach Ablauf der Frist.

Sie behalten durch Versionierung alle früheren Varianten Ihrer Dokumente

Sie haben bei einem umfangreichen Dokumentenmanagementsystem die Möglichkeit, Dokumente aus dem DMS-Client direkt zu bearbeiten. Wenn Sie das Dokument nach der Veränderung abspeichern, können Sie wählen, ob Sie mit dieser Änderung eine neue Version abspeichern wollen. Diese neue Version wird dann als aktuelles Dokument angezeigt. Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Versionen vergleichen wollen, ist das problemlos möglich. Speichern Sie öfter eine neue Version, bleiben alle alten Versionen erhalten, und Sie können jederzeit auf diese zurückgreifen und die Änderungen nachvollziehen.

Abbildung einer Variantenverwaltung in der ECM-Lösung enaio®

Die Versionierung von Dokumenten hat noch mehr Vorteile: Sie wissen, wann welcher Mitarbeiter bzw. welche Mitarbeiterin die Version erstellt hat und welche Version die letztgültige ist. Die Versionierung in einem Dokumentenmanagement können Sie automatisiert oder manuell einstellen, ganz nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen im Unternehmen.

Protokollierung für eine lückenlose Aktionshistorie

In einem Dokumenten- oder Daten Management System werden alle Vorgänge vollständig protokolliert. Jeder Vorgang innerhalb einer digitalen Akte wird in der Historie vermerkt. Vor allem bei Workflows ist die Historie eine wichtige Stütze für eine spätere Recherche bei offenen Fragen. So erfahren Sie, wann welche Mitarbeiterin bzw. welcher Mitarbeiter einen Vorgang bearbeitet hat.

Abbildung einer Änderungshistorie in der ECM-Lösung enaio®

Volltextsuche in allen Dokumenten

Wenn ein Team verschiedene Dokumente bearbeitet, speichert und archiviert, ist es oft schwer nachvollziehbar, welche Mitarbeiterin bzw. welcher Mitarbeiter welche Bearbeitungen durchgeführt hat oder welches Dokument die freigegebene Variante ist. Wenn das Projekt vielleicht noch zeitlich etwas zurück liegt und Sie den Projektablauf nicht mehr genau im Kopf haben, wird die Suche nach einem Dokument (sei es Lieferschein, Auftragsbestätigung, Urlaubsantrag oder ähnliches) zu einer echten Herausforderung.

Mit einem DMS mit Volltextsuche finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle. Alle Dokumente werden nicht nur nach ihrer Bezeichnung hin untersucht, sondern es wird der gesamte Inhalt eines Dokumentes, auch von eingescannten Dokumenten, über die Volltextsuche mit einbezogen. Das schnelle Finden von Informationen hilft Ihnen, das Unternehmen oder Ihr Projekt effizient zu organisieren.

Wenn Sie Ihre Kunden und Projekte in einem Dokumentenmanagementsystem zentral ablegen, werden alle Dokumente mit OCR (Optical Character Recognition) gescannt und für eine Volltextsuche vorbereitet.

Abbildung einer Trefferliste und Dokumentenvorschau in der ECM-Lösung enaio®

Geben Sie in den DMS-Client einfach den gewünschten Begriff ein, und die komfortable Suche durchsucht rasch alle Dokumente. Die Geschwindigkeit und die Vollständigkeit, mit der Dokumente durchkämmt werden sowie die erweiterte Suche sparen jede Menge Zeit und Nerven. Mit weiteren Filtern stehen Ihnen spezifische Eingrenzungsmöglichkeiten der Suchergebnisse zur Verfügung, die Sie schnell zu den gesuchten Informationen – unabhängig von Dateiformat, Datenquelle, Projekt oder Zeit – bringen.

Kosten sparen durch die papierlose Verarbeitung von Dokumenten und Freigaben

Oft werden Dokumente für die revisionssichere Archivierung ausgedruckt. Sie füllen die Aktenschränke in Ihren Büroräumlichkeiten, und mit der Zeit werden es immer mehr Schränke. Dadurch verringert sich der Platz für Sie und Ihre Mitarbeiter:innen, und das Dokumentenchaos beginnt. Ihr virtueller Aktenschrank spart Zeit, Papier und Lagerraum.

Beispiele für DMS-Anwendungen

Jede Branche hat ihre individuelle Prozesslandschaft und jedes Unternehmen seine spezifischen Bedürfnisse. Eine Dokumentenmanagement-Software lässt sich in Ihre Unternehmensstruktur integrieren und optimiert somit Ihren kompletten Betriebsprozess. Sie ist mehr als nur eine virtuelle Dokumentenablage. Alle Vorgänge – vom Controlling bis zum Personalmanagement – sind organisier- und administrierbar.

Diese Beispiele zeigen Ihnen die Flexibilität eines DMS:

Ein DMS für Maschinen- und Anlagenbau meistert neben allen gängigen Unternehmensdokumenten (Rechnungen, Bestellungen, Verträge, allgemeine Korrespondenz, Personalakten) auch die speziellen Anforderungen für die Anbindung von technischen Dokumenten, wie zum Beispiel CAD.

Ein DMS für Klinisches Gesundheitswesen verbindet die administrativen Unternehmensdaten mit den Patientenakten. Die elektronische Patientenakte beinhaltet Patientendaten, aber auch Befunde und Bilddaten (wie Röntgen- oder CT-Bilder).

Ein weiteres Beispiel ist die Dokumentenverwaltung in der Baubranche. Eine digitale Bauakte erleichtert die Zusammenarbeit unterschiedlicher Bereiche. Bautagebuch, Pläne, Kostenüberblick und Stundenlisten können effizient und übersichtlich verwaltet werden.

Anwendungsfelder von DMS-Lösungen

Unternehmen können Dokumentenmanagementsysteme vielfältig einsetzen. Beliebte Anwendungsfelder für eine digitale Dokumentenverwaltung und -speicherung sind:

Digitale Archivierung
Rechnungsbearbeitung
Posteingangsverwaltung
Personalakten und Bewerbermanagement
Vertragsmanagement und Vertragsakten
Geschäftspartneradministration
Allgemeine Schriftgutverwaltung

E-Mail-Management
Collaboration Management mit externen Partnern
Reklamationsmanagement
Sitzungsmanagement
Digitale Adressverwaltung
Digitale Steuerverwaltung

Diese Beispiele sind nur ein kleiner Auszug aus dem weiten Anwendungsspektrum. Im Prinzip erstreckt sich eine DMS-Lösung auf den gesamten Betriebsprozess – von Archivierung bis Steuerung und Verwaltung – und ist beliebig nach Branche und Unternehmensbedürfnis adaptier- und individualisierbar bis hin zum vollkommen papierlosen Büro.

Infografik: Einsatzbereiche eines DMS auf einen Blick.

Das Beispiel Personalwesen: Digitale Personalakte

Personalverwaltung und HR-Prozesse sind ein wichtiges Thema mit einer sehr strengen Compliance, die genau eingehalten werden muss. Gesetzliche Bestimmungen, wie unternehmensinterne Richtlinien, schaffen ein konkretes Gerüst für den Umgang mit Mitarbeiterdaten. Eine Digitalisierung von HR gelingt Ihnen mit einer DMS-Software.

Hier hilft Ihnen die digitale Personalakte

Transparentes Bewerbermanagement mit allen Unterlagen.
Vollständige Übersicht der Mitarbeiter:innen mit allen Dokumenten und gesammelter Korrespondenz.
Durch ein Vorlagenmanagement erstellen Sie schnell neue Dokumente, wie zum Beispiel Arbeitsverträge.

Das beinhaltet eine typische digitale Personalakte

Die Personalakte umfasst alle Daten, Dokumente und die vollständige Korrespondenz eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin. In einem Dokumentenmanagementsystem haben Sie alle Unterlagen an einem Ort gesammelt und können durch die Dokumentenvorschau im DMS-Client alle Unterlagen bequem sichten.

Ein mögliches Beispiel vorhandener Mitarbeiterdokumente in einer digitalen Personalakte:

Stammdatenverwaltung (von externer Lösung individuell integrierbar)
Bewerbung
Zeugnisse
Verträge
Lohnsteuerakten
Krankmeldungen
Mitarbeitergespräche
Zielvereinbarungen
Fortbildungsunterlagen
Erstattungsunterlagen
Allgemeine Korrespondenz
Dokumentenvorschau

In einem Dokumentenmanagementsystem können Sie Struktur und Inhalte in einer Personalakte nach Ihren Unternehmensbedürfnissen ausrichten. Ein DMS lässt sich auf Ihre Anforderungen zuschneiden und optimiert so Ihre HR-Projekte und -Prozesse.

Digitale Personalakte: Das müssen Sie wissen

Vom Bewerbungsmanagement bis zum Urlaubsantrag:
Erfahren Sie mehr zu den Einsatzmöglichkeiten von DMS-Lösungen im Personalwesen.

Mehr erfahren

Dokumente direkt aus Ihrer digitalen Personalakte erstellen

Ein wesentlicher Vorteil ist neben der übersichtlichen und revisionssicheren Ablage aller Informationen und Dokumente auch die Erstellung und Integration neuer Dokumente in die jeweilige digitale Personalakte. Ein Vorlagenmanagement erlaubt Ihnen fertige Vorlagen mit den Stammdaten der jeweiligen Mitarbeiter:innen zu befüllen, und Sie brauchen nur noch geringfügig Daten zu ergänzen. Gerade im Personalmanagement werden Sie häufig neue Verträge oder Vertragsänderungen anfertigen, und das können Sie direkt aus Ihrem Client erledigen.

Die Versionierung im Dokumentenmanagement hilft Ihnen zusätzlich bei der Nachvollziehbarkeit von Änderungen. Eine automatische Protokollierung erfasst noch Bearbeiter und Zeitstempel für eine lückenlose Historie.

Workflow Management für Genehmigungen

Wenn Sie eine Freigabe für ein erstelltes Dokument oder eine Information benötigen, müssen Sie nicht erst Ihre Kollegen kontaktieren. Sie beauftragen diese mit einem automatischen oder auch manuellen Workflow direkt im DMS. Mit der Funktion “Workflow starten” wird die Freigabeanforderung umgehend an die von Ihnen gewünschte Person gesendet. Diese erhält Ihre Freigabeanforderung als Task zugewiesen und kann auch sofort im Client die Freigabe erteilen. Sie sind dabei stets im Bilde, in welchem Stadium sich die Freigabe gerade befindet.

Neben der effizienten Freigabevariante direkt im Client hat ein Workflow einen weiteren großen Vorteil: Der gesamte Workflow wird bei den meisten DMS-Lösungen in einer Historie gelistet. Kommt es zu einem späteren Zeitpunkt zu einer Rückfrage, haben Sie eine lückenlose Dokumentation und können offene Fragen einfach beantworten.

Eine ausführliche Beschreibung der digitalen Personalakte und weitere Informationen zum Thema finden Sie auch in unserem Webcast zur “Digitalen Personalakte”.

DMS in der Praxis

Logo ADAC Beim ADAC, Europas größtem Verkehrsclub mit mehr als 21.000 Mitgliedern, nutzen bereits zehn Regionalclubs das Dokumentenmanagementsystem von enaio® als Lösung. ADAC Hansa hat hier als erster Club die Vorreiterrolle übernommen, und aufgrund der positiven Ergebnisse folgten weitere neun Clubs.

Ralf Tischler, eh. Projektleiter für Arbeitsorganisation & Rechnungswesen bei ADAC Hansa, fasst die Vorteile des Dokumentenmanagementsystems so zusammen:

“Die positive Ausstrahlungskraft, die von der neuen Lösung ausgeht, hat eine völlig neue Zusammenarbeit nicht nur innerhalb der einzelnen Clubs hervorgerufen – auch die Kommunikation zwischen den einzelnen Standorten hat sich nun deutlich verbessert.”

Anforderungen

Für ADAC Hansa stand vor der Implementierung der Software (2014) eine Vereinfachung der Abläufe mit einer höheren Transparenz im Vordergrund: vom Rechnungseingang über die Vertragserstellung bis hin zur Dateiarchivierung.

Vorteile nach Implementierung im Überblick

Arbeitsentlastung durch Automatisierung von Arbeitsprozessen (z. B. Freigabe- und Bewerbungsworkflows)
schnellere Prozessabläufe dank zentraler Post-/Rechnungseingänge
Zeitersparnis beim Suchen nach Rechnungen
revisionssichere Langzeitarchivierung aller Daten
kürzere Übergabeprozesse durch Anlegen von Rollenprofilen
nahtlose Integration ins bestehende Finanzbuchhaltungssystem
mobiler Zugriff

Beispiel Arbeitsablauf Rechnungseingang

Ein konkretes Beispiel für die Arbeitsentlastung durch Automatisierung ist ein intuitives Workflow Management für den Rechnungseingang bei enaio®.

Das Dokument wird mit einem Barcode versehen, gescannt und der entsprechenden Abteilung weitergeleitet.
Nach sachlicher und rechnerischer Prüfung findet über den enaio®-Workflow die automatische Übergabe ins Finanz-Buchhaltungssystem statt.
Dort wird die Buchungsnummer hinterlegt und äquivalent dazu in den Metadaten in enaio® ebenfalls erfasst.

Zudem werden Personengruppen statt Einzelpersonen mit klarer Rollendefinition in enaio® für den Dokumentenzugriff verwendet. Übergaben oder Nachfragen bei Urlaub oder Krankenstand gehören damit der Vergangenheit an. Zu bearbeitende Dokumente werden hier als Task für die gesamte Gruppe angezeigt.

Dokumentenmanagement in der Cloud oder On-Premises

Wenn Sie Ihre Dokumente zentral verwalten und dafür ein Dokumentenmanagementsystem in Ihr Unternehmen einbinden möchten, werden Sie am Markt Cloud-Lösungen und On-Premises-Varianten finden.

Eine besonders starkes Cloud-Lösungs-Konzept für ein Dokumentenmanagementsystem wäre SaaS (Software as a Service), da hier Software und Daten bei einem externen Anbieter verarbeitet werden. On-Premises auf dem anderen Ende der Skala bedeutet hingegen eine Softwareimplementierung und Datenspeicherung in Ihrem Unternehmen.

DMS-Anbieter bieten meist auch Zwischenvarianten. Sie können zum Beispiel die Software in Ihrem Unternehmen installieren, und die Daten werden teilweise oder komplett in die Cloud migriert. Aufgrund des hohen Individualisierungspotenzials eines Dokumentenmanagementsystems sollten Sie sich nicht zu früh auf eine Variante festlegen und besser mit dem jeweiligen Anbieter über Ihre unternehmensindividuellen Bedürfnisse sprechen.

Workflow Management

Bei der digitalen Personalakte wurde Ihnen bereits eine Workflow-Anwendung vorgestellt. Nun erfahren Sie genau, was unter einem Workflow Management zu verstehen ist.

DMS-Workflow schnell erklärt

Ein Workflow in einem Dokumentenmanagementsystem ist ein definierter Arbeitsprozess, der direkt aus dem System gesteuert wird. Sie erstellen eine Prozessregel, die automatisch eine Aktion auslöst und eine oder mehrere Personen in Ihrem Unternehmen zu einer Handlung auffordert. Sie definieren dabei genau, wer was zu welchem Zweck automatisch als Task zugewiesen bekommt.

Typische und gängige Workflows

Sie können zum Beispiel Eingangsrechnungen mittels Erkennung der Kundendaten automatisch einem Mitarbeiter bzw. einer Mitarbeiterin oder einer Gruppe zuordnen. Wenn Sie ein Dokument scannen, erkennt das DMS automatisch, was damit zu tun ist und ordnet die Rechnung als Task zu. Der Task erscheint dann bei den betreffenden Mitarbeiter:innen, und diese können die Rechnung prüfen. Nach erfolgter Freigabe wird dann vom Workflow die Zahlung eingeleitet.

Ein weiteres beliebtes Beispiel für Dokumentenmanagement ist die Urlaubsfreigabe durch einen Workflow. Als Mitarbeiter:in erstellen Sie einen Urlaubsantrag und senden ihn im Client zur Freigabe. Dieser Workflow erkennt automatisch den richtigen Empfänger, und Sie als Mitarbeiter:in brauchen sich nicht weiter darum kümmern. Wird dieser von Ihrem Vorgesetzten freigegeben, kann er durch den Workflow auch direkt gebucht werden – ohne lange E-Mailschleifen, persönliche Unterschriften oder einer externen Lösung.

Weitere Beispiele und Informationen zum Thema Workflow Management finden Sie hier:

Grafische Darstellung eines typischen Workflows innerhalb eines DMS.

So werden Sie fit für New Work mit einem Dokumentenmanagementsystem

Der strukturelle Wandel der Arbeitswelt bringt neue Herausforderungen für Unternehmen mit sich. Die Digitalisierung schafft neue Möglichkeiten, und ein Dokumentenmanagementsystem kann eine Stütze für die Umsetzung der neuen Herausforderungen sein.

Was ist New Work eigentlich?

Der Begriff New Work stammt aus der Arbeit von Frithjof Bergmann und beschreibt einen strukturellen Wandel in der Arbeitswelt. Die zentralen Werte sind hier Selbstständigkeit, Freiheit und Teilhabe an der Gemeinschaft. Eine ausführliche Erklärung zu den Grundlagen finden Sie z. B. bei Weka Media zum Nachlesen.

Im alltäglichen Gebrauch werden unter New Work freie Arbeitsmodelle und eine Entkopplung von Ort und Zeit für die Tätigkeit verstanden. Die Digitalisierung hat hier neue Möglichkeiten geschaffen, die von vielen Unternehmen auch bereits aufgegriffen werden. Remote Working und Freelancing-Modelle sind hier beispielgebend.

Dokumentenmanagement im Remote Working und Homeoffice

Ein DMS bietet Ihnen auch die Möglichkeit, den Bedürfnissen von New Work gerecht zu werden. Dank virtueller Kundenakten und festgelegter Workflows müssen Sie nicht mehr an einem vordefinierten und fixen Ort arbeiten.

Ein gutes Dokumentenmanagement bietet Ihnen neben einem Digital Workspace auch eine Multi Device-Nutzung. Durch Webclients können Sie sich neben dem Laptop auch mit einem Tablet oder Handy in Ihren Account einloggen und die Tasks abarbeiten.

Gerade bei Workflows für Dokumentenfreigaben ist das ein großer Zeitgewinn. Ein klassisches Beispiel ist die Freigabe eines Dokumentes durch Ihren Vorgesetzten. Über sein Smartphone kann er unterwegs Ihren eingestellten Task bearbeiten und zum Beispiel einen Urlaub genehmigen oder Rechnungen freigeben. Die Fortführung des Arbeitsprozesses ist von überall möglich, ob auf Geschäftsreisen oder im Homeoffice. So werden keine Fristen übersehen oder Fälligkeiten versäumt – der Arbeitsablauf schreitet systematisch fort – unabhängig vom Ort, an dem sich der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin befindet.

Ihr Dokumentenmanagement mit externer Software verbinden

Auch wenn Ihr DMS ein multifunktionaler Ansatz für die Bearbeitung und Verwaltung all Ihrer digitalen Daten sein kann, werden Sie meist noch weitere Softwarelösungen in Ihrem Unternehmen verwenden. Anbieter wissen das und reagieren darauf mit einer umfassenden Anbindung verschiedenster Lösungen.

Dokumentenmanagement und Microsoft

Aus der täglichen Arbeit sind MS Excel, MS Word und vor allem Outlook kaum wegzudenken. Daher ist es wichtig, dass Ihre genutzte DMS-Verwaltung mit MS Office gut zusammenarbeitet.

Die meisten Anbieter, auch OPTIMAL SYSTEMS, bieten daher MS Office Plugins für Ihr Dokumentenmanagementsystem an. Hier können Sie direkt aus Ihrem MS Outlook, MS Word oder MS Excel die Dateien in Ihre gewünschte digitale Akte ablegen. Über MS Outlook kann die Korrespondenz über ein Plugin mittels E-Mail-Adresse auch automatisch einem Kunden zugeordnet werden – so vereinfachen und beschleunigen Sie die Archivierung im Dokumentenmanagementsystem.

Wenn Sie Office 365 bereits im Unternehmen nutzen – oder es vorhaben –, können Sie diese Vorteile direkt in Outlook nutzen.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem ein rechtssicheres Archiv über MS SharePoint erstellen

Viele Unternehmen arbeiten mit dem beliebten MS SharePoint und schaffen somit eine durchgängige und abteilungsunabhängige Datenschnittstelle. Damit Sie Ihre bekannte Lösung mit der Integration eines Dokumentenmanagementsystems in Ihrem Unternehmen nicht verlassen müssen, gibt es auch hier die Möglichkeit, beide Welten zu verbinden. Die Vorteile bei der Anbindung an Ihr Dokumentenmanagementsystem liegen bei der revisionssicheren Archivierung und der Versionierung.

Mit einer Synchronisation von Microsoft SharePoint und Ihrem Dokumentenmanagementsystem können Sie die Vorteile beider Welten in Ihren Arbeitsalltag integrieren. Achten Sie bei der Wahl Ihrer DMS-Lösung auf die Art der Synchronisation. Sie sollte beidseitig funktionieren, sodass Sie immer die aktuelle Version auf beiden Plattformen zur Verfügung haben. Nur so erhalten Sie eine gute Kombination aus einem Dokumentenmanagementsystem und SharePoint.

Weitere Software für Verwaltung mit DMS verknüpfen

Nicht nur Microsoft Office-Produkte sind in einem Unternehmen zentrale Lösungen, die ein gutes Dokumentenmanagementsystem anbinden und integrieren soll. Unterschiedliche Branchen benötigen weitere Anbindungen und Synchronisierungen. Sprechen Sie mit Ihrem Anbieter über weitere Schnittstellen. Eine SAP-Anbindung an das DMS, wie auch zum Beispiel eine Synchronisierung mit Datev oder Salesforce, hilft Ihnen bei einer effizienteren Bearbeitung Ihrer Kunden und Projekte. Gute Dokumentenmanagementsysteme bieten hier von Haus aus APIs zur Anbindung Ihrer bestehenden Unternehmenssoftware.

FAQ zum Dokumentenmanagement (DMS)

Was ist der Unterschied zwischen einem ECM und einem DMS?

DMS ist die Abkürzung für Dokumenten-Management-System und ECM für Enterprise-Content-Management. ECM beschreibt neben einer unternehmensinternen Datenverwaltung auch Strategie und Methoden. Ein DMS konzentriert sich dabei auf die Daten- und Dokumentenverwaltung. Im deutschsprachigen Raum werden beide Begriffe in der Praxis oft gleichgesetzt, genau genommen ist Enterprise Content Management aber der übergeordnete Begriff. Jedes ECM enthält also ein DMS als wichtigsten Bestandteil.

Was sind die wichtigsten Gründe für ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein DMS vereint eine rechtskonforme Datenspeicherung mit einer Prozessoptimierung. Die wichtigsten Eigenschaften sind hier:

zentrale Dokumentenverwaltung für das gesamte Unternehmen
automatisierte Workflows für unternehmensinterne Prozesse
Einhaltung von Compliance-Regeln
Revisionssicherheit
automatische Einhaltung der Aufbewahrungsfrist für Dokumente
Versionierung von Dokumenten

Wie kommt mein Papierdokument in ein DMS?

Sie können ohne großen Aufwand mittels eines herkömmlichen Büroscanners oder zentralen Scanners Ihre Dokumente einscannen und ablegen. Sie brauchen keine spezielle Hardware dafür. Die DMS-Software verarbeitet Ihre eingescannten Unterlagen automatisch.

Wie sicher sind meine Daten im DMS?

Die Datensicherheit steht bei den meisten DMS-Anbietern im Vordergrund, und auch ein DMS in einer Cloud orientiert sich an den modernsten Standards. Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch Ihre eigene IT-Infrastruktur. Aufgrund der Vielzahl von Anbietern auf dem Markt lassen sich keine verallgemeinerten Angaben hierzu machen.

Ist ein DMS eine vordefinierte Lösung oder kann sie an mein Unternehmen angepasst werden?

Sie können beide Varianten auf dem Markt erhalten. Ein gutes Dokumentenmanagementsystem zeichnet sich jedoch durch eine flexible und personalisierbare Einbindung in Ihr Unternehmen aus. Ihre gewohnten Prozesse sollten in das DMS integrierbar sein.

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Doku­menten­manage­ment­sys­tem (DMS) – So ver­wal­ten Sie Do­ku­mente digital

Die wichtigsten Informationen zum Doku­men­ten­ma­nage­ment­system (DMS)

Was ist ein DMS?

Whitepaper: “Das A bis Z des Dokumenten­manage­ments”

Diese Unternehmen brauchen eine DMS-Lösung

In diesen Schritten erfolgt eine Einbindung eines Doku­menten­manage­ment­systems

Projektdefinition