15. September 2021
Die Versionierung von Dokumenten gehört zu den Kernfunktionen eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Gewährleistet wird damit ein nahtloser Lebenszyklus des Dokuments, jede geringfügigste Änderung wird sofort registriert.
Was bedeutet Versionierung überhaupt? Warum kann diese im Zweifel sogar ein Unternehmen vor größerem Schaden bewahren? Und wie fügt sich eine Dokumentenversionierung in normale Arbeitsprozesse ein?
Warum die Versionierung von Dokumenten wichtig ist
Innerhalb des Lebenszyklus durchläuft ein Geschäftsdokument systematisch mehrere Stationen im Unternehmen oder in der Behörde. Nachdem man einen ersten Entwurf fertig gestellt hat, folgen Korrekturen, Ergänzungen, Löschungen oder Kommentierungen durch mehrere Personen, Fachabteilungen und Prüfinstanzen. Die angepassten Versionen jener digitalen Dokumente speichern die Mitarbeiter häufig lokal auf dem Rechner und leiten sie unter einem neuen Namen an die nächste Stelle weiter – wahlweise digital oder als Ausdruck. Das Problem: Sind mehrere Versionen an unterschiedlichen Speicherorten abgelegt, ist bald nicht mehr nachvollziehbar, wann welche Änderungen von welcher Person vorgenommen worden sind. Speziell bei Vertragsentwürfen, die man in der Regel einer kaufmännischen, rechtlichen und technischen Prüfung unterzieht, kann dies zu folgenschweren Irritationen führen: Welche Passagen wurden neu erstellt, welche nur erweitert oder blieben unverändert? Hat jemand nach der Finalisierung durch alle Beteiligten möglicherweise noch Änderungen vorgenommen?
Zudem können bei rechtlichen Fragen die früheren Bearbeitungsstände von Dokumenten eine wichtige Rolle spielen. Im Falle von lückenhaften Dokumentationen liegt schnell mal ein Verstoß gegen die Compliance-Richtlinien vor – unter Umständen entstehen dem Unternehmen daraus hohe Verluste. Zudem gelten die Regeln der GoBD, nach denen die Aufbewahrung von Dokumenten gemäß bestimmter Vorschriften vorgegeben ist.
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Wie funktioniert Dokumentenversionierung?
Aus diesem Grund ist die Versionierung von Dokumenten eine zentrale Kernfunktion von Dokumentenmanagement-Systemen. Sie sorgt dafür, dass jede Änderung am Dokument zu einem transparenten Baustein der Bearbeitungshistorie eines Dokuments – und damit für jeden sofort sichtbar.
Sobald jemand den Dokumentinhalt bearbeitet, wird mittels der Versionskontrolle manuell eine neue Version (oder Variante) des Dokuments erstellt. Diese ist im entsprechenden Ordner mit einer Versionsnummer versehen und dem Quelldokument eindeutig zugeordnet. In der Dokumentenhistorie sind dann jegliche Bearbeitungsschritte erfasst. So lässt sich eindeutig ermitteln, welche Person zu welchem Zeitpunkt das Dokument geöffnet, editiert oder als neue Version abgespeichert hat. Um zu vermeiden, dass ein geöffnetes Dokument parallel von einer anderen Person bearbeitet wird, bietet das ECM eine entsprechende Zugriffsbeschränkung: Sobald ein Dokument geöffnet wird, ist es für andere Benutzer blockiert (Auschecken), ein entsprechendes Symbol gibt Auskunft über den aktuellen Status. Nach Fertigstellung gibt der Bearbeiter das Dokument als neue Version frei (Einchecken). Ein anderer Bearbeiter erhält wieder uneingeschränkten Zugriff darauf. Über das Kontextmenü der Versionsverwaltung lassen sich alle hinterlegten Versionen bzw. Varianten aufrufen und miteinander vergleichen.
Versionierung von Dokumenten als Bestandteil von Workflows
Als Teil eines Workflow-Managements ist die Versionierung von Dokumenten auch für das ECM-eigene Berechtigungssystem nützlich. Sollen beispielsweise nur bestimmte Dokumentenversionen angezeigt werden, vergibt der Administrator hierfür – je nach Bedarf auch für einen bestimmten Zeitraum – die entsprechenden Benutzerrechte. Dazu kann man festlegen, dass Versionsdokumente für bestimmte Personen zur Prüfung oder Freigabe vorgesehen sind. Wahlweise können Nutzer*innen Dokumente auch als „revisionssicher archiviert“ kennzeichnen – diese sind dann dauerhaft unveränderbar.
Einzelne Dokumente, aber auch die übergeordneten Register und Ordner, können abonniert werden: Sobald jemand Dokumente an jenem Ort ergänzt, löscht oder editiert, erhält der Abonnent darüber umgehend eine Benachrichtigung. Dies gilt ebenso, wenn jemand eine neue Dokumentenversion hinzufügt.
Kurzum: Eine Dokumentversionierung ermöglicht die umfassende Strukturierung von Dokumenten. Lokale Mehrfachablagen, unterschiedliche Bearbeitungsstände sowie Medienbrüche gehören der Vergangenheit an. Stattdessen bieten automatische Versionierungen sowie detaillierte Dokumenthistorien einen klaren Blick auf den Ist-Zustand eines Dokuments, gestützt von Zugriffsbeschränkungen und einem feingranularen Rechtemanagement. Dem wilden Datenchaos wird auf diese Weise Einhalt geboten – und kein mühsam ausgearbeiteter Vertragsentwurf wird mehr unauffindbar sein.
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