Lösung: Kein Chaos mehr im Posteingang

Mit dem digitalen Posteingang mehr Zeit für die wichtigen Dinge

Komplexe Vorgänge mit enaio® strukturieren

Der Posteingang in Unternehmen erreicht schnell eine Größenordnung, die von herkömmlicher Software nicht oder nur durch einen hohen Kosten- und Zeitaufwand bewältigt werden kann. Briefpost händisch aus der Ablage vorzusortieren und einzeln zu scannen ist bei vollen Posteingängen keine geeignete Lösung. Daher sind standardisierte Verfahren für ein einheitliches Postmanagement essenziell. Mit deren Hilfe können Sie ein effizientes Dokumenten­management gestalten, beginnend mit dem digitalen Posteingang über die Bearbeitung bis hin zur Verteilung und Archivierung – ganz ohne Poststelle.

Infografik enaio capture enaio classify

Post­eingangs­bearbeitung mit enaio®
Spezialisierte Funktionsmodule führen die Arbeitsschritte automatisiert aus

Zeitersparnis

Der digitale Posteingang reduziert Prozesszeiten: durch augenblickliche Übermittlung sowie eine schnellere und einfachere Nutzung der Doku­mente. Das gewährleistet gleich­zeitig die zentrale Steuerung und die Über­mittlung der Post über Stand­orte hinweg.

Mehr Sicherheit

Digitalisierte Post geht nicht verloren und ist schnell im ECM-System zu finden. Dazu ist sie revisionssicher archiviert. Das macht Dokumente jederzeit auffindbar. Zugriffe und Bearbeitungen werden dadurch gleichzeitig transparent.

Weniger Kosten

Digitalisierte Post spart bis zu 70 % Kosten gegenüber der manuellen Bearbeitung. Diese Ersparnisse ergeben sich durch die effizientere Nutzung von Arbeitszeit. Ihre Mit­arbeiter können ihre Zeit für re­le­vante Tätigkeiten nutzen.

Prozess­optimierung

Sie erhalten einheitliche und voll­ständige digitale Akten. Die elek­tro­nisch erfassten Dokumente fließen nahtlos in Folgesysteme ein. Das beschleunigt die Verarbeitung von Kunden­anfragen, die Rech­nungs­bearbeitung und Bestell­prozesse.

Posteingangsbearbeitung mit Vorschau

Analoge Prozesse digitalisieren

Die Erfassung der Eingangspost erfolgt voll­auto­matisiert und in kürzester Zeit – auch bei hohem Aufkommen.

Der digitale Posteingang: alle Daten zur Hand

Mit der Validierung im Zuge der Digitalisierung Ihrer Eingangspost werden die Gültigkeit und Plausibilität der Daten sichergestellt. enaio® stellt Ihnen hierfür die passenden Module zur Verfügung. Für eine einheitliche und digitale Erfassung Ihrer Papierpost.

Posteingangsbearbeitung Klassifizierung

ECM-Features für das Digitalisieren des Post­eingangs

Capturing, Klassifi­zierung, Workflows – aus einer Hand

enaio® bietet automatisierte Posteingangslösungen für Ihr Unternehmen, und zwar ganz egal, woher die Daten kommen – ob Dokumentenscans, Faxe, E-Mail-Eingänge, COLD- oder Datenimporte. Briefe werden per Stapelscans und Klassifi­zierungskomponenten digitalisiert, ausgelesen und automatisch im richtigen Kontext abgelegt. Dabei werden relevante Daten erkannt, extrahiert und anschließend in enaio® importiert. Dort erfolgt dann die eigentliche Verteilung auf die Sachbearbeiter oder Fachbereiche bzw. Abteilungen.

Automatisierte Prozesse dank digitaler Dokumente

Die Daten werden Plausibili­täts­prüfungen unterzogen und mit bereits bestehenden Daten, z. B. aus CRM-Systemen, verglichen. Die Dokumente können – abhängig von ihren Inhalten – unterschiedliche Workflows in enaio® auslösen, die die Dokumente automatisch an die zuständigen Bearbeiter weiterleiten. Stellvertreterregelungen, Wieder­vorlagen und Mahnfristen sorgen dafür, dass alles pünktlich bearbeitet wird. So reduziert die Softwarelösung Arbeitsaufwand und liefert Zeit für wichtigere Aufgaben.

OPTIMAL SYSTEMS bietet – je nach regionalem Einzugsgebiet der Kunden – verschiedene Varianten der je­wei­ligen enaio®-Lösung an. Hierbei kann es zu Unterschieden kommen, beispielsweise in Bezug auf die Funk­tio­nalität sowie die Nutzer­ober­fläche. Gerne informieren wir Sie darüber in einem persönlichen Beratungsgespräch.

  • Digitali­sierung von Papier­sendungen mithilfe von Capturing – Erfassung von Belegen und Papierpost
  • Automatische Em­pfänger­zu­ordnung bzw. Klassifi­zierung der Sendungen – ohne teure Poststelle
  • Kürzere Durch­lauf­zeiten, Weg­fall von Trans­port-/Liege­zeiten, standort­über­greifende Post­verteilung – dank automatisierter Work­flows
  • Vermeidung von Doppel­bearbeitung und Prozess­ver­zögerungen – mit trans­pa­renter Doku­mentation
  • Individuell anpassbare Work­flows – für höchste Ser­vice­qualität
  • Reduzierung fehler­trächtiger manueller Dateneingaben – revisionssichere Archivierung
  • Konsistente Datenhaltung (IT-Compliance) – mit Soft­ware­lösungen für den digitalen Posteingang
  • Höhere Transparenz & Aus­kunfts­fähigkeit – mehr Qualität in den Ar­beits­schritten
  • Zeitnahe Vorgangs­be­ar­bei­tung, Einhaltung von Fris­ten – für kurze Re­ak­tions­zeiten in der Ver­ar­bei­tung

Mehr als 2.000 enaio® Kunden – das ist einer von ihnen

Logo DEGEWO

degewo

Mieterakten, Archiv und Workflows: Die degewo AG hat enaio® als konzernweite Plattform für Informationsmanagement eingeführt.

Die Buchhaltung weiß jetzt zu jeder Zeit, welche Rechnungen im Unter­nehmen sind und wo noch was zu bear­beiten ist. Durch den zentralen Post- und Rechnungs­eingang konnten wir die Prozesse schön verschlanken.

Johannes Baur, Kaufmännischer Leiter, HAHNE Holding GmbH

So landet bei uns die Eingangspost ohne Zwischen­schritte direkt in der richtigen Fallakte und wird gleichzeitig im digitalen Post­fach des zuständigen Mitarbeiters angezeigt.

Stefanie Stein, Projektleiter, Jobcenter MainArbeit Stadt Offenbach

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