So landet bei uns die Eingangspost ohne Zwischenschritte direkt in der richtigen Fallakte und wird gleichzeitig im digitalen Postfach des zuständigen Mitarbeiters angezeigt.
Stefanie Stein, Projektleiter, Jobcenter MainArbeit Stadt Offenbach
Lösung: Kein Chaos mehr im Posteingang
Schauen Sie sich unseren Webcast zu Zentrale Posteingänge mit enaio® an.
Der Posteingang in Unternehmen erreicht schnell eine Größenordnung, die von herkömmlicher Software nicht oder nur durch einen hohen Kosten- und Zeitaufwand bewältigt werden kann. Briefpost händisch aus der Ablage vorzusortieren und einzeln zu scannen ist bei vollen Posteingängen keine geeignete Lösung. Daher sind standardisierte Verfahren für ein einheitliches Postmanagement essenziell. Mit deren Hilfe können Sie ein effizientes Dokumentenmanagement gestalten, beginnend mit dem elektronischen Posteingang über die Bearbeitung bis hin zur Verteilung und Archivierung von E-Mails – ganz ohne Poststelle.
Der digitale Posteingang reduziert Prozesszeiten: durch augenblickliche Übermittlung sowie eine schnellere und einfachere Nutzung der Dokumente. Das gewährleistet gleichzeitig die zentrale Steuerung und die Übermittlung der Post über Standorte hinweg.
Digitalisierte Post geht nicht verloren und ist schnell im ECM-System zu finden. Dazu ist sie revisionssicher archiviert. Das macht Dokumente jederzeit auffindbar. Zugriffe und Bearbeitungen werden dadurch gleichzeitig transparent.
Digitale Eingangspost spart bis zu 70 % Kosten gegenüber der manuellen Bearbeitung. Diese Ersparnisse ergeben sich durch die effizientere Nutzung von Arbeitszeit. Ihre Mitarbeiter können ihre Zeit für relevante Tätigkeiten nutzen.
Sie erhalten einheitliche und vollständige digitale Akten. Die elektronisch erfassten Dokumente fließen nahtlos in Folgesysteme ein. Das beschleunigt die Verarbeitung von Kundenanfragen, die Rechnungsbearbeitung und Bestellprozesse.
Die Erfassung der Eingangspost erfolgt vollautomatisiert und in kürzester Zeit – auch bei hohem Aufkommen.
Mit der Validierung im Zuge der Digitalisierung Ihrer Eingangspost werden die Gültigkeit und Plausibilität der Daten sichergestellt. enaio® stellt Ihnen hierfür die passenden Module zur Verfügung. Für eine einheitliche und digitale Erfassung Ihrer Papierpost.
enaio® bietet automatisierte Posteingangslösungen für Ihr Unternehmen, und zwar ganz egal, woher die Daten kommen – ob Dokumentenscans, Faxe, E-Mail-Eingänge, COLD- oder Datenimporte. Briefe werden per Stapelscans und Klassifizierungskomponenten digitalisiert, ausgelesen und automatisch im richtigen Kontext abgelegt. Dabei werden relevante Daten erkannt, extrahiert und anschließend in enaio® importiert. Dort erfolgt dann die eigentliche Verteilung auf die Sachbearbeiter oder Fachbereiche bzw. Abteilungen.
Die Daten werden Plausibilitätsprüfungen unterzogen und mit bereits bestehenden Daten, z. B. aus CRM-Systemen, verglichen. Die Dokumente im digitalen Posteingang können – abhängig von ihren Inhalten – unterschiedliche Workflows in enaio® auslösen, die die Dokumente automatisch an die zuständigen Bearbeiter weiterleiten. Stellvertreterregelungen, Wiedervorlagen und Mahnfristen sorgen dafür, dass alles pünktlich bearbeitet wird. So reduziert die Softwarelösung Arbeitsaufwand und liefert Zeit für wichtigere Aufgaben.
OPTIMAL SYSTEMS bietet – je nach regionalem Einzugsgebiet der Kunden – verschiedene Varianten der jeweiligen enaio®-Lösung an. Hierbei kann es zu Unterschieden kommen, beispielsweise in Bezug auf die Funktionalität sowie die Nutzeroberfläche. Gerne informieren wir Sie darüber in einem persönlichen Beratungsgespräch.
Digitalisierung von Papiersendungen mithilfe von Capturing – Erfassung von Belegen und Papierpost
Automatische Empfängerzuordnung bzw. Klassifizierung der Sendungen – ohne teure Poststelle
Kürzere Durchlaufzeiten, Wegfall von Transport-/Liegezeiten, standortübergreifende Postverteilung – dank automatisierter Workflows
Vermeidung von Doppelbearbeitung und Prozessverzögerungen – mit transparenter Dokumentation
Individuell anpassbare Workflows – für höchste Servicequalität
Reduzierung fehlerträchtiger manueller Dateneingaben – revisionssichere Archivierung
Konsistente Datenhaltung (IT-Compliance) – mit Softwarelösungen für den digitalen Posteingang
Höhere Transparenz & Auskunftsfähigkeit – mehr Qualität in den Arbeitsschritten
Zeitnahe Vorgangsbearbeitung, Einhaltung von Fristen – für kurze Reaktionszeiten in der Verarbeitung
Mieterakten, Archiv und Workflows: Die degewo AG hat enaio® als konzernweite Plattform für Informationsmanagement eingeführt.
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