9. Oktober 2023
Die digitale Revolution ist in vollem Gange und verändert nicht nur unseren Alltag, sondern auch die Art und Weise, wie Verwaltungen arbeiten. Moderne Verwaltungen nutzen das Potenzial des digitalen Dokumentenmanagements. Statt dicker Papierstapel setzen sie auf E-Akten – das Herzstück der digitalen Transformation von Verwaltungen. Aber warum eigentlich?
Probleme mit Papierakten
Eine Papierakte enthält Vorgänge und Dokumente unterschiedlichen Typs, etwa Rechnungen, Verträge, Protokolle, Bewerbungsunterlagen. Doch die analoge Aufbewahrung bringt eine Menge Probleme mit sich:
- Vollständigkeit: Die Vollständigkeit der Papierakte unterliegt der gewissenhaften Sorgfalt des Sachbearbeiters. Die Prüfung von Vollständigkeit und Aktualität findet aufgrund des notwendigen Aufwands nur in geringem Umfang statt.
- Sicherheit: Papierakten sind nicht immer vor Manipulation, Beschädigung und Verlust geschützt.
- Zeitaufwand: Das Verteilen analoger Dokumente erfordert Fotokopien, Post und Zeit.
- Transparenz: Für abteilungsinterne Prozesse werden Kopien und aktuelle Fassungen von Dokumenten erstellt, die nicht immer in der aktuellsten (Entwurfs-)Fassung auch Bestandteil der Akte sind. Damit ist die Versionierung nicht nachvollziehbar.
Was ist eine elektronische Akte?
Eine elektronische Akte – auch E-Akte genannt – ist das digitale Pendant einer Papierakte.
Die Akte bildet den obersten Rahmen und umfasst verschiedene Vorgänge, die jeweils kleinere Sammlungen von zusammengehörigen Dokumenten darstellen. Die Dokumente sind die kleinste logische Einheit eines Vorgangs und können aus einem oder mehreren Einzelobjekten bestehen. Jedes Schriftgutobjekt (Akte, Vorgang, Dokument) wird mit spezifischen Metadaten beschrieben, wobei die Metadaten des Vorgangs und des Dokuments innerhalb der durch die Akte festgelegten Grenzen bleiben müssen. So bleibt die gesamte Akte logisch strukturiert und hierarchisch organisiert.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die Software-Lösung, die die Verwaltung von elektronischen Akten ermöglicht. Es dient dazu, digitale Akten zu erstellen, zu organisieren, zu speichern sowie zu recherchieren und bereitzustellen. Ein DMS kann auch zur Bearbeitung und Verteilung von Dokumenten unter Berücksichtigung von Zugriffsrechten und Versionierungsmanagement eingesetzt werden. Es bildet somit die technologische Grundlage für die Struktur und Funktion eines E-Akten-Systems.
Vorteile elektronischer Akten
Elektronische Akten bieten viele Vorteile:
- E-Akten sparen Platz
Im Gegensatz zu klassischen Ordnersystemen, die häufig einen Großteil der Räumlichkeiten einnehmen, braucht die digitale Aktenführung keinen Platz. Das Archivieren erfordert keine wertvolle Bürofläche.
- E-Akten sparen Zeit
E-Akten sind durchsuchbar. Dadurch stehen die passenden Dokumente schneller zur Verfügung und auch Dokumente aus anderen passenden Vorgängen können schneller verknüpft werden. Das beschleunigt Verwaltungsprozesse.
- E-Akten sind immer verfügbar
Moderne Archivierungslösungen ermöglichen den Zugriff auf Informationen und die Vorgangsbearbeitung von jedem beliebigen Standort, zu jeder beliebigen Zeit und über jedes beliebige Endgerät – per Tablet, per Smartphone und auf dem Notebook.
- E-Akten sind sicher
Eine professionelle Enterprise Content Management-Lösung gewährleistet die sichere Aufbewahrung sensibler Geschäftsinformationen – der Zugriff Unbefugter wird durch ein detailliertes Rollen- und Rechtemanagement unterbunden. So können Dokumente nur von berechtigten Personen abgerufen oder bearbeitet werden.
- E-Akten sind revisionssicher
Die Unabänderlichkeit von Dokumenten ist Voraussetzung für eine Archivierung entsprechend gesetzlicher Vorschriften. Des Weiteren sind – beispielsweise bei Bewerbungen oder Personalakten – Aufbewahrungs- und Löschfristen zu beachten. Eingebettet in ein umfassendes Lifecycle Management lassen sich hierfür Automatisierungen einrichten, mit denen solche Stichtage jederzeit im Blick behalten werden.
- E-Akten erleichtern Zusammenarbeit
Da sie von vielen Benutzer*innen gleichzeitig eingesehen werden können, ermöglichen E-Akten eine effektive Zusammenarbeit und häufige Aktualisierungen. Das Teilen von Dokumenten und das Arbeiten in Teams wird wesentlich einfacher und effizienter.
- E-Akten sind integrierbar
In bestehende Systeme lassen sich E-Akten gut integrieren. Mit entsprechenden Schnittstellen können sie mit vorhandenen Fachverfahren und anderen Anwendungen verknüpft werden. Somit kann auf die gewohnte Softwareumgebung zurückgegriffen werden – ein entscheidender Faktor für die Akzeptanz unter den Benutzer*innen.
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Die rechtlichen Grundlagen von E-Akten
Längst sind E-Akten nicht nur eine praktische Ergänzung zur analogen Datenverwaltung: Das E-Government-Gesetz verpflichtet heute Bundesbehörden dazu, ihre Akten elektronisch zu führen und revisionssicher zu archivieren. Es wurde bereits 2013 verabschiedet, die Umsetzung wurde jedoch in den Ländern und Kommunen unterschiedlich (vor allem unterschiedlich schnell) gehandhabt. Dazu gehörte die Zulassung von qualifizierten elektronischen Signaturen und die Erleichterung von elektronischen Bezahlverfahren. Durch das E-Rechnungsgesetz wurde nun die Umstellung auf digitale Verfahren zusätzlich vorangetrieben. Elektronische Akten sind somit – sowohl für die Öffentliche Verwaltung als auch private Unternehmen – schon per Verordnung ein wesentlicher Bestandteil ihrer Digitalisierungsstrategien. Für viele Mitarbeiter bedeutet dies eine Umstellung zu komplett neuen Arbeitsabläufen.
Einführung einer elektronischen Akte
Bevor die E-Akte in einer Verwaltung oder Abteilung erfolgreich implementiert werden kann, ist zunächst eine detaillierte Planung notwendig.
Da zumeist Fachanwendungen im Einsatz sind und diese mit der ECM-Lösung mittels Schnittstellen verknüpft werden müssen, ist ein professionelles Projektmanagement unausweichlich.
Zudem müssen Abläufe definiert werden, um gegebenenfalls unzählige Papierunterlagen zu digitalisieren. Hierfür bieten sich Scanverfahren an, mit denen sich auch große Mengen Dokumentinhalte (Rechnungen, Mails, Protokolle etc.) scannen, erfassen, klassifizieren und letztlich archivieren lassen. Auf Grundlage von OCR-Technologien ist eine manuelle Dateneingabe dann kaum noch notwendig.
Lösungen der digitalen Akte von enaio®
Hier nochmal eine Übersicht der wichtigsten Aspekte, die bei der Einführung einer E-Akte zu beachten sind:
- Machen Sie eine detaillierte Planung und arbeiten Sie mit einem professionellen Projektmanagement.
- Berücksichtigen Sie die Einbindung der neuen E-Akten-Lösung in die bestehenden Fachverfahren und Ihre IT-Architektur.
- Kommunizieren Sie die Vorzüge der E-Akte gegenüber Ihren Mitarbeiter*innen und zeigen Sie, was sich in Zukunft für sie ändern wird.
- Bieten Sie Trainings- und Weiterbildungsangebote rund um Ihre Digitalisierungsmaßnahmen an, um Ihrem Team mehr Sicherheit mit den neuen digitalen Tools zu vermitteln.
Fazit
Insgesamt machen E-Akten Verwaltungsprozesse effizienter, transparenter und zugänglicher. Sie ermöglichen eine bessere Zusammenarbeit und verbessern den Schutz sensibler Daten. Sie sind ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation und ermöglichen eine moderne, effiziente Verwaltung.
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