30. Oktober 2020

Die E-Akte: So digitalisieren Sie Ihre Verwaltung richtig

Moderne Verwaltungen nutzen das Potenzial des digitalen Dokumentenmanagements. Sie wissen: Papierbasierte Ablage ist ein Relikt der analogen Welt. Elektronische Akten sind die Basis der digitalen Transformation von Verwaltungen. Aber warum eigentlich?

Was ist eine elektronische Akte?

Eine elektronische Akte – auch E-Akte genannt – ist das digitale Pendant einer Papierakte. In dieser werden Dokumente bzw. verschiedene Dokumenttypen aufbewahrt: Rechnungen, Verträge, Protokolle, Bewerbungsunterlagen.

Doch die analoge Aufbewahrung birgt eine Menge Probleme:

  • Vollständigkeit: Die Vollständigkeit der Papierakte unterliegt der gewissenhaften Sorgfalt des Sachbearbeiters. Die Prüfung von Vollständigkeit und Aktualität findet aufgrund des notwendigen Aufwands nur in geringem Umfang statt.
  • Sicherheit: Papierakten sind nicht immer vor Manipulation, Beschädigung und Verlust geschützt.
  • Zeitaufwand: Das Verteilen analoger Dokumente erfordert Fotokopien, Post und Zeit.
  • Transparenz: Für abteilungsinterne Prozesse werden Kopien und aktuelle Fassungen von Dokumenten erstellt, die nicht immer in der aktuellsten (Entwurfs-)Fassung auch Bestandteil der Akte sind. Damit ist die Versionierung nicht nachvollziehbar.

Vorteile elektronischer Akten

Elektronische Akten bieten demgegenüber viele Vorteile:

  • E-Akten sparen Platz

Im Gegensatz zu klassischen Ordnersystemen, die häufig einen Großteil der Räumlichkeiten einnehmen, braucht die digitale Aktenführung keinen Platz. Das Archivieren erfordert keine wertvolle Bürofläche.

  • E-Akten sparen Zeit

E-Akten sind durchsuchbar. Dadurch stehen die passenden Dokumente schneller zur Verfügung und auch Dokumente aus anderen passenden Vorgängen können schneller verknüpft werden. Das beschleunigt Verwaltungsprozesse.

  • E-Akten sind immer verfügbar

Moderne Archivierungslösungen ermöglichen den Zugriff auf Informationen und die Vorgangsbearbeitung von jedem beliebigen Standort, zu jeder beliebigen Zeit und über jedes beliebige Endgerät – per Tablet, per Smartphone und auf dem Notebook.

  • E-Akten sind sicher

Eine professionelle Enterprise Content Management-Lösung gewährleistet die sichere Aufbewahrung sensibler Geschäftsinformationen – der Zugriff Unbefugter wird durch ein detailliertes Rollen- und Rechtemanagement unterbunden. So können Dokumente nur von berechtigten Personen abgerufen oder bearbeitet werden.

  • E-Akten sind revisionssicher

Die Unabänderlichkeit von Dokumenten ist Voraussetzung für eine Archivierung entsprechend gesetzlicher Vorschriften. Des Weiteren sind – beispielsweise bei Bewerbungen oder Personalakten – Aufbewahrungs- und Löschfristen zu beachten. Eingebettet in ein umfassendes Lifecycle Management lassen sich hierfür Automatisierungen einrichten, mit denen solche Stichtage jederzeit im Blick behalten werden.

Die rechtlichen Grundlagen von E-Akten

Längst sind E-Akten nicht nur eine praktische Ergänzung zur analogen Datenverwaltung: Das E-Government-Gesetz verpflichtet heute Bundesbehörden dazu, ihre Akten elektronisch zu führen und revisionssicher zu archivieren. Es wurde bereits 2013 verabschiedet, die Umsetzung wurde jedoch in den Ländern und Kommunen unterschiedlich (vor allem unterschiedlich schnell) gehandhabt. Dazu gehörte die Zulassung von qualifizierten elektronischen Signaturen und die Erleichterung von elektronischen Bezahlverfahren. Durch das E-Rechnungsgesetz wurde nun die Umstellung auf digitale Verfahren zusätzlich vorangetrieben. Elektronische Akten sind somit – sowohl für die Öffentliche Verwaltung als auch private Unternehmen – schon per Verordnung ein wesentlicher Bestandteil ihrer Digitalisierungsstrategien. Für viele Mitarbeiter bedeutet dies eine Umstellung zu komplett neuen Arbeitsabläufen.

Einführung einer elektronischen Akte

Bevor die E-Akte in einer Verwaltung oder Abteilung erfolgreich implementiert werden kann, ist zunächst eine detaillierte Planung notwendig.

Da zumeist Fachanwendungen im Einsatz sind und diese mit der ECM-Lösung mittels Schnittstellen verknüpft werden müssen, ist ein professionelles Projektmanagement unausweichlich.

Zudem müssen Abläufe definiert werden, um gegebenenfalls unzählige Papierunterlagen zu digitalisieren. Hierfür bieten sich Scanverfahren an, mit denen sich auch große Mengen Dokumentinhalte (Rechnungen, Mails, Protokolle etc.) scannen, erfassen, klassifizieren und letztlich archivieren lassen. Auf Grundlage von OCR-Technologien ist eine manuelle Dateneingabe dann kaum noch notwendig.

Hier nochmal eine Übersicht der wichtigsten Aspekte, die bei der Einführung einer E-Akte zu beachten sind:

  • Machen Sie eine detaillierte Planung und arbeiten Sie mit einem professionellen Projektmanagement.
  • Berücksichtigen Sie die Einbindung der neuen E-Akten-Lösung in die bestehenden Fachverfahren und Ihre IT-Architektur.
  • Kommunizieren Sie die Vorzüge der E-Akte gegenüber Ihren Mitarbeitern und zeigen Sie, was sich in Zukunft für sie ändern wird.
  • Bieten Sie Trainings- und Weiterbildungsangebote rund um Ihre Digitalisierungsmaßnahmen an, um Ihrem Team mehr Sicherheit mit den neuen digitalen Tools zu vermitteln.

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