Lösung: Schrift­gutverwaltung zentral organisieren

Schriftgut­verwaltung für die Öffentliche Verwaltung

Ein Aktenplan für die gesamte Verwaltung

Hoher Aufwand bei Recherche, Anlage, Verwaltung und Archivierung von Akten entsteht schnell. Besonders, wenn durch die parallele Nutzung von analogen Akten und digitalen Informationen kein einheitlicher Aktenplan mehr besteht. Die Verteilung der vorgangsrelevanten Dokumente findet hauptsächlich in Papierakten, den E-Mail-Postfächern und in Netzlaufwerken statt. Die Akten sind somit unvollständig. Ein einheitliches Ablagesystem und Namenskonventionen sind nicht gegeben. Das bedeutet: Erhebliche Aufwände nicht nur in öffentlichen Verwaltungsinstitutionen.

Die Lösung ist die Allgemeine Schriftgutverwaltung nach Aktenplan, die sogenannte E-Akte.

Die Schriftgutverwaltung ist in enaio® integriert und übernimmt die komplette Aktenverwaltung. Alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente werden zentral in der digitalen Vorgangsakte, der E-Akte, gespeichert.

Die Infografik stellt die Schriftgutverwaltung mit enaio® dar.

Schrift­gutverwaltung mit enaio®
nimmt eine zentrale Position in der Unternehmens-IT ein.

Papierdokumente werden digitalisiert und zusammen mit elektronischen Dokumenten zur Verfügung gestellt. Die üblichen Medienbrüche gehören der Vergangenheit an. Service und Dienstleistungen werden durch die deutlich verkürzten Bearbeitungszeiten schneller und wirtschaftlicher erbracht. Hiervon profitieren Bürger und Behörden gleichermaßen.

  • Zahlreiche Recherchemöglichkeiten inklusive Volltextrecherche (Internet / Intranet).
  • Automatisierung von Verwaltungsabläufen durch digitale Workflows.
  • Durch die Rechteverwaltung von enaio® haben nur Berechtigte Zugriff auf die Daten und Dokumente.

Digitale Prozesse

Workflows sorgen für Arbeits­erleichterung in der Verwaltung. So beschleunigen Sie Prozesse und entlasten Ihre Mitarbeiter.

Schnelle Recherche

Recherchetools finden Ergebnisse innerhalb kürzester Zeit. Nie wieder Aktenschränke und Papierakten.

Rechte­management

Rollen- und Rechtemanagement sorgen für Sicherheit. Zentral gesteuert und vordefiniert für wiederkehrende Arbeitsabläufe.

Screenshot Schriftgutverwaltung Indexdaten

enaio® ist Ihre Schrift­gutzentrale

Alle Daten werden erfasst und können blitzschnell durchsucht werden. (Screenshot: Beispiel einer digitalen Akte der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Hannover)

Digitale Aktenführung

Vom aktuellen Status bis zur Archivierungs­frist: Die digitale Akte vereinigt alle relevanten Infor­mationen zur Dokumenten­sammlung. (Screenshot: Beispiel einer digitalen Akte der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebs­gesellschaft Konstanz)

Screenshot Schriftgutverwaltung Archivierung
Screenshot enaio Schriftgutverwaltung Ordner Übersicht

Projektarbeit mit E-Akten

Optimieren Sie Ihre Projektarbeit mit Aktenplänen: für eine zentrale Ablage, Rollen- und Rechtesysteme und Trefferlisten­filter. (Screenshot: Beispiel einer digitalen Akte der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebs­gesellschaft Hannover)

Die digitale Schriftgutverwaltung nach Aktenplan mit enaio®

E-Akte nach Produktplan oder in Kombination mit Aktenplan

Die E-Akte kann nach Aktenplan abgelegt werden, zum Beispiel nach dem Baden-Württemberger Boorberg- oder dem KGSt-Aktenplan. Damit legen die Behörden ihre Daten in der elektronischen Akte nach einem einheitlichen Aktenplan für die gesamte Verwaltung ab, das heißt, die Mitarbeiter können in den gewohnten Strukturen weiterarbeiten. Die E-Akte kann nach Aktenplan sowie nach Produktplan erstellt werden, sodass die Behörden ihre Ablage ganz nach ihren Bedürfnissen organisieren können.

  • Eine E-Akte (digitale Akte) für alle Dokumentarten, Datei­typen und Verwaltungs­aufgaben.
  • Schneller Zugriff durch zentrale Dokumentenablage – bei Bedarf verwaltungsweit an allen Standorten.
  • Unterstützende Archi­vierungs-, Workflow-, Recherche-, Erinnerungs- & Prüffunktionen.
  • Optionale Anbindung von Fach­anwendungen wie Kfz-Wesen, Einwohner­meldewesen, Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten etc.

Digitale Aktenführung

  • Große Anzahl an Dokumenten automatisiert scannen (Erfassungs­­komponente).
  • Dokumente automatisch klassifizieren und deren Inhalte automatisiert extrahieren und plausibilisieren.
  • Geschäfts­prozesse und Transaktionen systematisch aufzeichnen (Records Management).
  • Dokumente applikations­unabhängig zur Verfügung stellen (Rendition Management).

Mehr als 2.000 enaio® Kunden – das ist einer von ihnen

Gemeinde Langenargen Logo

Gemeinde Langenargen

Im Rathaus der Gemeinde Langenargen gab es Handlungsbedarf: Das Archiv der Bauakten wurde zu schwer für das denkmalgeschützte Haus. Dank digitaler Akten konnte nicht nur das Rathaus, sondern auch die Verwaltung deutlich entlastet werden.

Mit der Entscheidung für die Digitalisierung der Akten und der Arbeits­prozesse haben wir beschlossen, weitgehend auf die papier­gebundene Aktenführung zu verzichten.

Axel Scholz, Stellvertretender Leiter des Fachbereichs, Kreis Nordfriesland

Als wir die rund 30.000 Akten vom Landkreis Diepholz übernehmen mussten, waren wir froh, die Software von OPTIMAL SYSTEMS zu haben. Ohne das ECM wäre die Bewäl­tigung der Papierberge nicht möglich gewesen.

Heinz Nentwig, Leiter EDV-Abteilung, Gemeinde Stuhr

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