Die hohe Durchdringung der ECM-Lösung innerhalb unserer Geschäftsprozesse macht eine nahtlose Verknüpfung der Fachbereiche möglich.
Björn Gersch, Director Operations, Meyer GmbH & Co. KG
Lösung: Jederzeit compliance-konform arbeiten
Durch die Digitalisierung der Geschäftswelt verändern sich Risiken. Speziell IT-Compliance nimmt international an Bedeutung zu. Firmeninterne Vorgaben werden immer komplexer und unterliegen einem ständigen Entwicklungsprozess. enaio® sorgt dafür, dass das Aufbewahren von Informationen nachhaltig möglich und das Einhalten von Regeln jederzeit gewährleistet ist, auch wenn Märkte in Bewegung sind.
Dies bezieht sich auf alle im Unternehmen ablaufenden Vorgänge, in denen aufbewahrungspflichtige Daten und Dokumente entstehen und verwaltet werden. Geschäftsprozesse und rechtliche bzw. regulatorische Vorgaben können sich aber ändern. IT-Compliance ist daher ein kontinuierlicher Prozess, der organisiert und überwacht werden muss. Die wesentlichste Anforderung dabei: eine umfassende Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. enaio® bietet zu deren Sicherstellung ein umfassendes System mit vielseitigen Werkzeugen.
enaio® gewährleistet die nachhaltige Aufbewahrung von Informationen sowie das Einhalten von Regeln.
Neben der lückenlosen Protokollierung wird auch absolute Sicherheit gewährleistet: gegen unberechtigten Zugriff und Veränderbarkeit.
Nachhaltigkeit in der Compliance setzt Transparenz voraus – mit enaio® wissen alle Beteiligten immer Bescheid.
enaio® bietet eine komplett Compliance-konforme Schriftgutverwaltung – jeder Geschäftsvorgang ist dokumentiert, alle Informationen sind in kürzester Zeit abrufbar. Mit nur einem Klick gelangt man zur umfassenden Dokumentenhistorie.
Keine Lücken in der Dokumentenvita: “Zur Ansicht geöffnet”, “zur Vorschau angezeigt”, “wurde bearbeitet”: Egal was mit einem Dokument zwischen dessen Erstellung und Vernichtung geschieht, ist transparent abgebildet. Veränderungen, Bearbeitungen und Genehmigungen sind sofort ersichtlich und genügen damit den Anforderungen zur Organisation von unternehmensinternen Informationen gemäß der Compliance-Richtlinien.
IT-Compliance ist ein Prozess und lässt sich nicht direkt mit einer einzelnen Lösung meistern. Vielmehr bedarf es eines klugen Mixes verschiedener Funktionen, die sich in die Prozesse und Strukturen Ihres Unternehmens einbinden und diese optimieren. enaio® bietet dafür ein ausgeklügeltes Konzept.
enaio® basiert auf modular aufgebauten Technologien, Methoden und Werkzeugen rund um dokumentenorientierte Informationstechnologien wie Capturing, Records Management, Dokumentenmanagement oder auch Business Process Management etc.
enaio® bietet mit zahlreichen Werkzeugen die Voraussetzung für eine umfassende Dokumentation aller Geschäftsvorgänge oder Verfahrensschritte, einschließlich elektronischer Signaturen, E-Mail-Verwaltung, Freigabeprozesse oder digitale Archivierung.
Compliance Management vertikal integrieren
Bei jedem Arbeitsschritt Compliance mitgedacht
Praktisch unterstützt durch eine Vielzahl an Funktionen
enaio® unterstützt den Standard PDF/A für archivierte Dokumente und kann dadurch Ihre Daten und Dokumente so archivieren, dass sie auch in 50 Jahren noch reproduzierbar sind.
Zudem sind durch eine ausführliche Protokollierung jederzeit ein Überblick und eine Kontrolle über alle Aktivitäten zu einer Information von der Entstehung bis zur endgültigen Vernichtung möglich. Besonders wichtig im Zusammenhang mit IT-Compliance: Alle gespeicherten Informationen sind gegen einen unberechtigten Zugriff und gegen Veränderbarkeit abgesichert.
Compliance-konforme Schriftgutverwaltung
Entscheidungen nachvollziehbar sichern
Geschäftsvorgänge umfassend dokumentieren
OPTIMAL SYSTEMS is a
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Kyocera Document Solutions.
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