Lösung: Jederzeit compliance-konform arbeiten

Compliance Management mit enaio®

Mit enaio® alle Regularien erfüllen

Durch die Digitali­sierung der Geschäfts­welt verändern sich Risiken. Speziell IT-Compliance nimmt international an Bedeutung zu. Firmeninterne Vorgaben werden immer komplexer und unterliegen einem ständigen Entwicklungs­prozess. enaio® sorgt dafür, dass das Auf­bewahren von Informationen nachhaltig möglich und das Einhalten von Regeln jederzeit gewährleistet ist, auch wenn Märkte in Bewegung sind.

Dies bezieht sich auf alle im Unter­nehmen ablaufenden Vorgänge, in denen aufbewahrungs­pflichtige Daten und Dokumente entstehen und verwaltet werden. Geschäfts­prozesse und rechtliche bzw. regula­torische Vorgaben können sich aber ändern. IT-Compliance ist daher ein kontinu­ierlicher Prozess, der organisiert und überwacht werden muss. Die wesentlichste Anforderung dabei: eine umfassende Doku­mentation aller Geschäfts­vorgänge. enaio® bietet zu deren Sicherstellung ein umfas­sendes System mit vielseitigen Werkzeugen.

  • Compliance-konforme Schrift­gut­verwaltung
  • Entscheidungen nachvollziehbar sichern
  • Geschäfts­vorgänge umfassend dokumentieren
Die Infografik stellt die Schriftgutverwaltung mit enaio® dar.

Eine Schrift­gutverwaltung, die Compliance mitdenkt
enaio® sorgt für eine revisionssichere Ablage aller Geschäftsvorgänge und -dokumente

Compliance

enaio® gewährleistet die nachhaltige Aufbewahrung von Informationen sowie das Einhalten von Regeln.

Dokumentation

Neben der lückenlosen Proto­kol­lierung wird auch absolute Sicherheit gewährleistet: gegen unberechtigten Zugriff und Veränder­barkeit.

Transparenz

Nachhaltigkeit in der Compliance setzt Transparenz voraus – mit enaio® wissen alle Beteiligten immer Bescheid.

Der Screenshot zeigt wo man die Dokumentenhistorie im Compliance Management aufrufen kann

Allen Sicherheits­anforderungen genügen

enaio® bietet eine komplett Compli­ance-konforme Schriftgut­verwaltung – jeder Geschäfts­vorgang ist dokumentiert, alle Informationen sind in kürzester Zeit abrufbar. Mit nur einem Klick gelangt man zur umfassenden Dokumenten­historie.

Alle Vorgänge transparent dokumentiert

Keine Lücken in der Dokumenten­vita: “Zur Ansicht geöffnet”, “zur Vorschau angezeigt”, “wurde bearbeitet”: Egal was mit einem Dokument zwischen dessen Erstellung und Vernichtung geschieht, ist transparent abgebildet. Veränderungen, Bearbeitungen und Genehmigungen sind sofort er­sichtlich und genügen damit den Anfor­derungen zur Organisation von unternehmens­­internen Informationen gemäß der Compliance-Richtlinien.

Der Screenshot zeigt wie die Dokumentenhistorie in enaio® aussieht.

Compliance Management mit enaio®

Alle Geschäfts­vorgänge oder Verfahrens­­schritte umfassend dokumentiert

IT-Compliance ist ein Prozess und lässt sich nicht direkt mit einer einzelnen Lösung meistern. Vielmehr bedarf es eines klugen Mixes ver­schiedener Funktionen, die sich in die Prozesse und Strukturen Ihres Unter­nehmens einbinden und diese optimieren. enaio® bietet dafür ein ausgeklügeltes Konzept.

enaio® basiert auf modular aufgebauten Techno­logien, Methoden und Werkzeugen rund um dokumenten­­orientierte Informations­technologien wie Capturing, Records Management, Dokumenten­management oder auch Business Process Management etc.

enaio® bietet mit zahlreichen Werkzeugen die Voraus­setzung für eine umfassende Doku­mentation aller Geschäfts­vorgänge oder Verfahrens­schritte, einschließlich elektronischer Signaturen, E-Mail-Verwaltung, Freigabe­prozesse oder digitale Archivierung.

  • Compliance Management vertikal integrieren
  • Bei jedem Arbeitsschritt Compliance mitgedacht
  • Praktisch unterstützt durch eine Vielzahl an Funktionen

Archivierung und Proto­kollierung – für alle Fälle

  • Compliance-konforme Schrift­gutverwaltung
  • Entscheidungen nachvollziehbar sichern
  • Geschäftsvorgänge umfassend dokumentieren

Nach den bisherigen Erfah­rungen übersteigt der Nutzen deutlich die Kosten. Unsere Erfah­rungen mit dem System und der Betreu­ung durch OS übertreffen in positiver Hinsicht deutlich unsere Erwartungen. Insbe­sondere wegen der konsequenten Umsetz­ung der Digitali­sierung der Informationen und der umfassenden Bereit­stellung dieser Informationen an allen, auch an den mobilen Arbeits­plätzen.

Heino Reinartz, IT-Leiter, Kreisverwaltung Aachen

Die hohe Durchdringung der ECM-Lösung inner­halb unserer Geschäfts­prozesse macht eine nahtlose Verknüpfung der Fach­bereiche möglich.

Björn Gersch, Director Operations, Meyer GmbH & Co. KG

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