Viele der Mitarbeiter schätzten bereits nach kürzester Zeit die neue Transparenz und die beschleunigten Arbeitsprozesse.
Wolfgang Fuhr, Leiter IT & Organisation, Gebr. Pfeiffer SE
Lösung: Die Finanzen fest im Griff
Viele Unternehmen bearbeiten ihre Rechnungen noch auf Papier. Die Folgen: steigende Fehlerquoten, lange Bearbeitungsdauer, fehlender Überblick. Im schlimmsten Fall können Skonti nicht mehr gezogen und Zahlungsfristen nicht eingehalten werden – auch die Lagerung schlägt kräftig zu Buche. Dank enaio® können Unternehmen den zeitaufwändigen und fehleranfälligen Prozess der manuellen Bearbeitung von Papierrechnungen hinter sich lassen.
Das Dokumentenmanagementsystem ermöglicht die schnelle und sichere Bearbeitung elektronischer Rechnungen. Die Software erkennt eingehende Rechnungsdokumente, unabhängig davon, ob sie in elektronischer oder Papierform vorliegen, und leitet sie automatisch weiter. Prüfroutinen sowie digitale Workflows für Kenntnisnahme & Freigabe (Approvals) sorgen für eine hohe Sicherheit und Transparenz bei der Rechnungseingangsbearbeitung.
Erhebliche Zeitersparnis durch digitalisierte und automatisierte Rechnungsprozesse.
enaio® arbeitet nahtlos mit etablierten ERP- und FiBu-Systemen zusammen.
Selbstlernende Erfassungsmechanismen optimieren die Arbeit während des Betriebes.
Im Rechnungseingangskorb finden Sie alle zu bearbeitenden Rechnungsdokumente. Workflows unterstützen die rechtzeitige Bearbeitung.
Alle Rechnungsdaten werden übersichtlich sortiert dargestellt. Der Status ist stets auf einen Blick erkennbar.
Dank Outlook-Anbindung verschicken Sie Ihre Rechnungen direkt per E-Mail. Dazu wird die Anbindung an alle gängigen ERP- und FiBu-Systeme unterstützt.
Rationalisierungspotenziale bei der Rechnungsbearbeitung
Mit enaio® lassen sich problemlos automatisierte Rechnungseingangs-Lösungen im Unternehmen umsetzen. Eingehende Rechnungen werden per Stapelscan und selbstlernender Datenextraktion digitalisiert und automatisch im richtigen Kontext in enaio® abgelegt. Die Dokumente können Workflows im ECM-System auslösen, welche für die automatisierte Weiterleitung an die zuständigen Bearbeiter:innen sorgen. Stellvertreterregelungen, Wiedervorlagen und ein Mahnfristenmanagement gewährleisten, dass alle Aufgaben pünktlich und transparent bearbeitet werden.
Wegfall der papierbasierten Postverteilung, Transport- und Liegezeiten
Reduktion des Verlustes von Eingangsrechnungen
verkürzte Durchlaufzeiten durch digitale Weiterleitung
Bessere Nutzung von Skontofristen
Automatisierte Datenextraktion und Bereitstellung für die führenden Datenverarbeitungssysteme (ERP und FiBu)
Schnittstellen für die nahtlose Integration
enaio® kann nahtlos mit führenden ERP- und FiBu-Programmen wie zum Beispiel Microsoft Dynamics 365 oder SAP verknüpft werden. Die Integration ermöglicht eine effiziente und reibungslose Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Systemen. Rechnungen, Verträge und andere geschäftsrelevante Dokumente lassen sich direkt aus dem ECM in die entsprechenden Anwendungen übertragen, um beispielsweise Bestellungen zu veranlassen, Rechnungen zu verbuchen oder Zahlungen vorzunehmen. Zudem trägt die Verknüpfung zur Datenkonsistenz bei. Informationen werden in Echtzeit aktualisiert und stehen allen relevanten Abteilungen zur Verfügung.
In jedem Format, revisionssicher aufbewahrt
Darüber hinaus gewährleistet enaio® die revisionssichere Archivierung der Rechnungen. Nach Abschluss der Geschäftsvorgänge werden die Dokumente in enaio® archiviert und mit allen relevanten Informationen verknüpft, wie zum Beispiel Kontierungsinformationen, Buchungsstempel und Freigabeprotokolle. Diese revisionssichere Archivierung ermöglicht die einfache Umsetzung von gesetzlichen Richtlinien, wie beispielsweise den GoBD.
enaio® ermöglicht auch die Verarbeitung verschiedener elektronischer Rechnungsformate, wie beispielsweise ZUGFeRD- und X-Rechnung-Dokumente. Diese können aus elektronischen Postfächern importiert und automatisiert verarbeitet werden.
Fazit: Durch den Einsatz von enaio® können Unternehmen die Vorteile des digitalen Rechnungseingangs nutzen, um Kosten zu senken, ihre Effizienz zu steigern und einen umfassenden Überblick über den gesamten Rechnungseingangsworkflow zu erhalten.
OPTIMAL SYSTEMS bietet – je nach regionalem Einzugsgebiet der Kunden – verschiedene Varianten der jeweiligen enaio®-Lösung an. Hierbei kann es zu Unterschieden kommen, beispielsweise in Bezug auf die Funktionalität sowie die Nutzeroberfläche. Gerne informieren wir Sie darüber in einem persönlichen Beratungsgespräch.
Rechnungen digitalisieren per OCR und automatischer Datenextraktion und selbstlernender Erkennung
Anbindung an gängige ERP- und FiBu-Systeme
Einrichtung von Vertreterregelungen sowie von Mahn- und Sperrfristen
Integriertes Workflowmanagementsystem
Unterstützung verschiedener Rechnungsformate (E-Mail, PDF, ZUGFeRD, EDIFACT etc.)
Grundlage für die revisionssichere digitale Archivierung (GoBD etc.)
Mit enaio® setzt Kesseböhmer auf eine ganzheitliche, ausbaufähige Informationsmanagementplattform und geht damit einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung und Industrie 4.0.
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