Lösung: Die Finanzen fest im Griff

Rechnungs­bearbeitung mit enaio®

Mit enaio® digitale Rechnungen ermöglichen

Viele Unternehmen bearbeiten ihre Rechnungen noch auf Papier. Die Folgen: steigende Fehlerquoten, lange Bearbeitungs­dauer, fehlender Über­blick. Im schlimmsten Fall können Skonti nicht mehr gezogen und Zahlungs­fristen nicht eingehalten werden – auch die Lagerung schlägt kräftig zu Buche. Dank enaio® können Unternehmen den zeitaufwändigen und fehleranfälligen Prozess der manuellen Bearbeitung von Papierrechnungen hinter sich lassen.

Das Dokumentenmanagementsystem ermöglicht die schnelle und sichere Bearbeitung elek­tronischer Rechnungen. Die Software erkennt eingehende Rechnungsdokumente, unabhängig davon, ob sie in elektronischer oder Papierform vorliegen, und leitet sie automatisch weiter. Prüf­routinen sowie digitale Workflows für Kenntnis­nahme & Freigabe (Approvals) sorgen für eine hohe Sicher­heit und Trans­parenz bei der Rechnungseingangsbearbeitung.

Ein Rechnungsbearbeitungsdiagramm, das den Vorgang einer Zahlung veranschaulicht.
Manuelle Rechnungs­bearbeitung? Ein hoher Kostenfaktor für Unternehmen
Digitale Lösungen bieten nachhaltige Einspar- und Effizienzpotenziale.
Ein Rechnungsbearbeitungsdokument, das auf einem Computerbildschirm angezeigt wird.

Rechnungen digitalisieren

Im Rechnungs­­eingangskorb finden Sie alle zu bearbeitenden Rechnungs­dokumente. Workflows unterstützen die rechtzeitige Bearbeitung.

Alle Rechnungen katalogisieren

Alle Rechnungsdaten werden über­sichtlich sortiert dargestellt. Der Status ist stets auf einen Blick erkennbar.

Ein Laptop mit einem Bildschirm, auf dem Informationen zur Rechnungsbearbeitung angezeigt werden.
Ein Computerbildschirm, auf dem das Dokument „Rechnungsbearbeitung“ in Microsoft Outlook angezeigt wird.


Direkter Rechnungs­versand

Dank Outlook-Anbindung verschicken Sie Ihre Rechnungen direkt per E-Mail. Dazu wird die Anbindung an alle gängigen ERP- und FiBu-Systeme unterstützt.

In jedem Format, revisions­sicher aufbewahrt

Darüber hinaus gewährleistet enaio® die revisionssichere Archivierung der Rechnungen. Nach Abschluss der Geschäftsvorgänge werden die Dokumente in enaio® archiviert und mit allen relevanten Informationen verknüpft, wie zum Beispiel Kontierungsinformationen, Buchungsstempel und Freigabeprotokolle. Diese revisionssichere Archivierung ermöglicht die einfache Umsetzung von gesetzlichen Richtlinien, wie beispielsweise den GoBD.

enaio® ermöglicht auch die Verarbeitung verschiedener elektronischer Rechnungsformate, wie beispielsweise ZUGFeRD- und X-Rechnung-Dokumente. Diese können aus elektronischen Postfächern importiert und automatisiert verarbeitet werden.

Fazit: Durch den Einsatz von enaio® können Unternehmen die Vorteile des digitalen Rechnungseingangs nutzen, um Kosten zu senken, ihre Effizienz zu steigern und einen umfassenden Überblick über den gesamten Rechnungseingangsworkflow zu erhalten.

OPTIMAL SYSTEMS bietet – je nach regionalem Einzugs­gebiet der Kunden – verschiedene Varianten der jeweiligen enaio®-Lösung an. Hierbei kann es zu Unterschieden kommen, beispiels­weise in Bezug auf die Funktio­nalität sowie die Nutzer­oberfläche. Gerne informieren wir Sie darüber in einem persönlichen Beratungs­gespräch.

  • Rechnungen digitalisieren per OCR und automatischer Daten­extraktion und selbst­lernender Erkennung

  • Anbindung an gängige ERP- und FiBu-Systeme

  • Einrichtung von Vertreter­regelungen sowie von Mahn- und Sperrfristen

  • Integriertes Workflow­­management­­system

  • Unterstützung verschiedener Rechnungsformate (E-Mail, PDF, ZUGFeRD, EDIFACT etc.)

  • Grundlage für die revisions­sichere digitale Archivierung (GoBD etc.)

Mehr als 2.000 enaio® Kunden – das ist einer von ihnen

Kesseböhmer

Kesseböhmer Holding OHG

Mit enaio® setzt Kesseböhmer auf eine ganzheitliche, ausbaufähige Informationsmanagementplattform und geht damit einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung und Industrie 4.0.

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  • Referenzstory zu unserem Kunden Antenne Bayern

  • Referenzstory zu unserem Kunden Gries Deco