Lösung: Die Finanzen fest im Griff

Rechnungs­bearbeitung mit enaio®

Mit enaio® digitale Rechnungen ermöglichen

Viele Unternehmen bearbeiten ihre Rechnungen noch auf Papier. Die Folgen: steigende Fehlerquoten, lange Bearbeitungs­dauer, fehlender Über­blick. Im schlimmsten Fall können Skonti nicht mehr gezogen und Zahlungs­fristen nicht eingehalten werden – auch die Lagerung schlägt kräftig zu Buche. Durch den Umstieg auf elek­tronische Rechnungen mit enaio® kann ein Unter­nehmen bis zu 80 % der Kosten einsparen und Arbeits­potenzial reaktivieren.

enaio® ermöglicht die schnelle, sichere Bearbeitung elek­tronischer Rechnungen und deren Austausch. Prüf­routinen sowie digitale Workflows für Kenntnis­nahme & Freigabe (Approvals) sorgen für eine hohe Sicher­heit und Trans­parenz. Mit enaio® wird eine Lösung angeboten, die eingehende Rech­nungen – egal ob in elek­tronischer oder in Papier­form – erkennt, automatisiert verteilt und die Daten mit bestehenden Daten im ERP-System oder FiBu-System abgleicht. Die Vorgänge und Rech­nungen lassen sich direkt mit elek­tronischen Akten verknüpfen.

Infografik Prozess Rechnungsbearbeitung

Manuelle Rechnungs­bearbeitung? Ein hoher Kostenfaktor für Unternehmen
Digitale Lösungen bieten nachhaltige Einspar- und Effizienzpotenziale.

Beschleunigt Prozesse

Erhebliche Zeitersparnis durch digitalisierte und automatisierte Rechnungs­prozesse.

Vielfältig integrierbar

enaio® arbeitet nahtlos mit eta­blierten ERP- und FiBu-Systemen zusammen.

Automatisierbar

Selbstlernende Erfassungs­mechanismen optimieren die Arbeit während des Betriebes.

Auf dem Screenshot sieht man den Rechnungseingangskorb in enaio®

Rechnungen digitalisieren

Im Rechnungs­­eingangskorb finden Sie alle zu bearbeitenden Rechnungs­dokumente. Workflows unterstützen die rechtzeitige Bearbeitung.

Alle Rechnungen katalogisieren

Alle Rechnungsdaten werden über­sichtlich sortiert dargestellt. Der Status ist stets auf einen Blick erkennbar.

Screenshot Ordneransicht der enaio® Rechnungsverarbeitung
enaio Rechnungsbearbeitung Outlook Anbindung

Direkter Rechnungs­versand

Dank Outlook-Anbindung verschicken Sie Ihre Rechnungen direkt per E-Mail. Dazu wird die Anbindung an alle gängigen ERP- und FiBu-Systeme unterstützt.

Rational­isierungs­­potenziale bei der Rechnungs­bearbeitung

Rechnungen digitalisieren, verarbeiten, archivieren

Mit enaio® lassen sich leicht auto­matisierte Rechnungs­­eingangs-Lösungen im Unternehmen umsetzen. Eingehende Rechnungen werden per Stapelscan und selbstlernender Daten­extraktion digitalisiert und automatisch im richtigen Kontext in enaio® abgelegt.

Darüber hinaus können die aus­gelesenen Daten auf Plausi­bilität geprüft und mit bereits bestehenden Daten im eigenen ERP-/FiBu-System abgeglichen werden.

Sämtliche Belege zu einzelnen Buchungs­sätzen lassen sich auch direkt im jeweiligen ERP-System anzeigen (Image Enabling). Mahn- und Sperrfristen des Systems sorgen dafür, dass Termine eingehalten werden und Aufgaben nicht mehr liegen bleiben.

Die Dokumente können Workflows im ECM-System auslösen, welche für die auto­matisierte Weiterleitung an die zuständigen Bearbeiter sorgen. Stell­vertreter­regelungen, Wieder­vorlagen und ein Mahn­fristen­management sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt und alles pünktlich und transparent bearbeitet wird.

  • Wegfall der papier­basierten Postverteilung, Transport-und Liegezeiten
  • Reduktion des Verlustes von Eingangsrechnungen
  • verkürzte Durchlaufzeiten durch digitale Weiterleitung
  • Bessere Nutzung von Skonto­fristen
  • Automatisierte Daten­extraktion und Bereit­stellung für die führenden Daten­­verarbeitungs­systeme (ERP und FiBu)

In jedem Format, revisions­sicher aufbewahrt

Nach dem endgültigen Abschluss der Geschäfts­vorgänge werden die Dokumente in enaio® archiviert. Alle prozess­­relevanten Informationen können dabei der Rechnung beigefügt werden (Kontierungs­informationen, Buchungs­stempel, Freigabe­protokoll, etc.)

enaio® bietet damit eine wichtige Grundlage zur revisions­sicheren digitalen Archi­vierung durch nach­vollzieh­bare Prozess­steuerung in Verbindung mit einer entsprechenden Verfahrens­dokumentation. Somit lassen sich beispielsweise die Vorgaben der GoBD einfach umsetzen.

Mit enaio® lassen sich neben Papier­­rechnungen zusätzlich auch unterschiedliche elektronische Rechnungs­formate wie beispielsweise ZUGFeRD- und X-Rechnung-Dokumente aus elek­tronischen Post­fächern importieren und automatisiert verarbeiten.

OPTIMAL SYSTEMS bietet – je nach regionalem Einzugs­gebiet der Kunden – verschiedene Varianten der jeweiligen enaio®-Lösung an. Hierbei kann es zu Unterschieden kommen, beispiels­weise in Bezug auf die Funktio­nalität sowie die Nutzer­oberfläche. Gerne informieren wir Sie darüber in einem persönlichen Beratungs­gespräch.

  • Rechnungen digitalisieren per OCR und automatischer Daten­extraktion und selbst­lernender Erkennung
  • Anbindung an gängige ERP- und FiBu-Systeme
  • Einrichtung von Vertreter­regelungen sowie von Mahn- und Sperrfristen
  • Integriertes Workflow­­management­­system
  • Unterstützung verschiedener Rechnungsformate (E-Mail, PDF, ZUGFeRD, EDIFACT etc.)
  • Grundlage für die revisions­sichere digitale Archivierung (GoBD etc.)

Mehr als 2.000 enaio® Kunden – das ist einer von ihnen

Kesseböhmer Logo

Kesseböhmer Holding OHG

Mit enaio® setzt Kesseböhmer auf eine ganzheitliche, ausbaufähige Informationsmanagementplattform und geht damit einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung und Industrie 4.0.

Unsere Rechnungs­­durchlaufzeiten haben sich dank des perfekt in unsere Unternehmens­abläufe integrierten Eingangs­­belege­­workflows um bis zu 80 % verkürzt.

Björn Gersch, Director Operations, Meyer GmbH & Co. KG

Die Eingangs­­­rechnungen werden automatisch bearbeitet, wobei alle Beteiligten, d. h. Poststelle, Rechnungs­­prüfer und die sachliche Richtig­stellung, medienbruchfrei in den elektronischen Rechnungs­­prüfungs­­prozess eingebunden sind.

Roland Geiger, EDV-Leiter, MVV Energie AG

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