Lösung: Integration von enaio® in SAP

enaio® ermöglicht die nahtlose Anbindung an SAP

Via Konnektoren oder ArchiveLink®

Wichtige Funktions­bereiche wie die digitale Archivierung oder die E-Mail-Verwaltung werden von SAP grund­sätzlich nicht abgebildet. SAP bietet deswegen eine zertifizierte Archiv­schnittstelle, mit der Doku­mente, Daten und Belege ausgelagert werden können. enaio® erweitert SAP um ECM-Funktionen, mit denen verschiedene Archi­vierungs- und Dokumenten­management-Szenarien entlang der gesamten Trans­aktionskette unterstützt werden.

Die enaio®-Konnektoren liefern die technischen Bausteine, um relevante Daten aus SAP in das ECM-System zu spiegeln, zwischen den E-Akten in enaio® und den entsprechenden SAP-Transaktionen hin- und herzuspringen sowie die Ergebnisse von Bearbeitungs­schritten in SAP zu schreiben.

Infografik Repository Manager

SAP-Anbindung via ArchiveLink®
ArchiveLink® bietet eine Möglichkeit, enaio® und SAP miteinander zu verbinden.

Gezielte Erweiterung

Erweitern Sie SAP mit den vielfältigen ECM-Funktionen von enaio®, z. B. zum digitalen Archivieren von Belegen.

Schneller
Überblick

Nutzen Sie enaio®, um SAP-Daten aus Belegen und Co. übersichtlich in digitalen Akten zusammen­zufassen.

Direkte Schnittstelle

enaio® ist erfolgreich für die nahtlose Integration mit der SAP-Lösung NetWeaver zertifiziert worden.

SAP Kundenakte Maske

SAP um elek­tronische Kundenakte erweitern

Die enaio® s-kundenakte bietet eine komfortable Erweiterung von SAP um ein pro­fessionel­les Doku­menten­management.

Automatische Datenpflege

Über die SAP ArchiveLink®-Schnitt­stelle lassen sich Dokumente komfortabel ablegen und von SAP heraus recherchieren.

Screenshot enaio® SAP-ArchiveLink-Schnittstelle
SAP Ausgangsbeleg Datenblatt

Auf SAP-Belege zugreifen

Mit einem Klick zum richtigen Beleg – enaio® erleichtert die SAP-Bedienung enorm.

SAP gezielt entlasten und erweitern

Lassen Sie Ihre Informationen für sich arbeiten!

In enaio® abgelegte Dokumente werden in SAP direkt in einer Dokument­­vorschau angezeigt. Index­werte aus SAP werden extrahiert und automatisch mit den archi­vierten Doku­menten verknüpft.

So können auch Nicht-SAP-Benutzer außerhalb der SAP-Oberfläche auf Dokumente zugreifen oder Dokumente den entsprechenden SAP-Belegen zuordnen.

Mit enaio® realisierte Anwendungen können sehr einfach mit SAP interagieren. Über Konnektoren werden elek­tronische Akten direkt mit SAP-Transaktionen verknüpft. Digitale Workflows in enaio® können direkt mit Aktionen in SAP gekoppelt werden, so dass beispiels­weise nach einem enaio®-Freigabe­prozess eine Rechnung direkt in SAP erfasst oder ein Serviceauftrag ausgelöst wird.

  • Zertifizierte Archiv­­schnitt­stelle für den Daten­austausch mit SAP-Anwendungen
  • Entlastung von SAP durch Aus­lagerung von Dokumenten und spürbare Verbes­serung der Performance
  • Integrierte Dokumenten­anzeige in SAP (Image Enabling)
  • Direkte Verknüpfung von Belegen mit SAP
  • Integration der Papier- und elektronischen Dokumente mit SAP-Prozessen
  • Barcode-Erkennung und Voll­textrecherche
  • Start von Scan-Vorgang, Archivierung und Recherche aus SAP heraus

Integration über ArchiveLink®

enaio® unterstützt SAP ArchiveLink® vollständig über eine zertifizierte Archiv­schnittstelle für den Daten­austausch mit SAP-Anwen­dungen. Dokumente und E-Mails können extern in enaio® erfasst und direkt in SAP angezeigt werden, wobei sichergestellt ist, dass enaio®-Dokumente im SAP-System auto­matisch mit dem jeweils passenden Business-Objekt verknüpft werden. Durch die generischen Objekt­dienste werden die Doku­mente integriert in der führenden Appli­kation dargestellt. Sie müssen also nicht zwischen zwei oder mehr Anwendungen wechseln.

SAP kann durch die Auslagerung von Daten signifikant entlastet werden. Die spürbare Verbesserung der Performance der Gesamtlösung ist einer von vielen unmittelbaren Vorteilen für die Anwender.

enaio® repository-­manager

enaio® repository-­manager (Basis­modul) ist ein umfassendes Lizenzpaket mit allen notwendigen enaio®-Komponenten und ermöglicht die Archi­vierung von SAP-Doku­menten und Daten der SAP-Datenarchivierung via ArchiveLink®.

Die enaio® s-kundenakte

Die enaio® s-kundenakte bietet eine komfortable Erweiterung von SAP um ein pro­fessionel­les Dokumenten­management. Anwender profitieren von einem ganzheitlichen Blick auf Kunden­vorgänge sowie einer intuitiven Archivierungs­lösung auf Basis eines Solution Templates. Infor­mationen zum aktuellen Bearbeitungs­status hinsichtlich Auftrag, Lieferung oder Zahlung werden dabei um eine Vielzahl weiterer nützlicher Angaben ergänzt. Dazu gehören beispielsweise Doku­mente und E-Mails zu Ansprechpartnern beim Kunden und aktuelle Verein­barungen, aber auch eine komplette Dokumentation von der ersten Gesprächs­notiz über das Angebot bis zur Faktura.

Beim Anlegen einer Akte aus SAP heraus werden die Daten automatisch in enaio® eingetragen. Über die SAP ArchiveLink®-Schnittstelle lassen sich Dokumente komfortabel ablegen und von SAP heraus recherchieren. Im Anschluss an die Archivierung erfolgt die Einsortierung des Dokuments in der entsprechenden Akte des Kunden mittels des Konnektors enaio® data2ecm. Dieses Prinzip gilt für das Anlegen von Angeboten, Aufträgen, Auslieferungen oder Rechnungen in SAP. Das Solution Template kann je nach unternehmens­spezifischen Anforderungen erweitert werden.

Neben der Kundenakte steht Anwendern aus Industrie und Handel mit der Lieferantenakte auch ein äquivalentes Template zur Verwaltung von Informationen im logistischen Bereich zur Verfügung.

  • Direkte Archivierung und Aufruf der Dokumente über SAP ArchiveLink®
  • Automatisierte Übertragung von Indexdaten über Konnektoren
  • Automatische Aktualisierung von SAP-Daten in enaio®
  • Einheitliche Übersicht dank klarer Register­struktur
  • Anpassbarkeit des Templates gemäß Nutzerbedürfnissen

enaio® erp-s-Konnektoren liefern die technischen Bausteine, um die relevanten Daten aus SAP in das ECM zu spiegeln, zwischen den digitalen Akten in enaio® und den ent­sprechenden SAP-Transaktionen hin und her zu springen sowie die Ergebnisse von Bearbeitungs­­schritten in SAP zu schreiben. Der Konnektor ist modular aufgebaut und besteht aus vier Kompo­nenten.

  • enaio® data2ecm: Übertragung von Daten aus SAP zu enaio®
  • enaio® data2s: Datenübernahme aus enaio® zum SAP-System
  • enaio® jump2ecm: Aus SAP in die passende enaio®-Akte springen
  • enaio® jump2s: Aus einer Akte oder einem Vorgang in enaio® in die passende SAP-Transaktion springen

Übersicht der SAP-Konnektoren und -Module

Infografik SAP Konnektoren

SAP-Templates

Die digitale Personalakte

Auch Personalakten (z. B. für die HR-Abteilung) können problemlos mit SAP verknüpft werden. Dabei werden alle personal­relevanten Infor­mationen aus SAP heraus gefiltert und an­gezeigt, revisions­sicher abgelegt und nur für die zuständigen Stellen zugänglich gemacht.

Die Kunden- & Lieferantenakte

Mit diesen Lösungstemplates wird der komfor­table Zugriff auf Infor­mationen für SAP- und Nicht-SAP-Nutzer gewährleistet. Sämtliche Geschäfts­vorgänge wie Ansprech­partner oder Verein­barungen werden zentral abgebildet. Konnektoren erlauben den direkten Zugriff auf Kunden- bzw. Lieferanten­akten direkt aus SAP heraus.

Die digitale Immobilienakte

Mit der digitalen Mieter- und Immobilien­akte erhalten Sie jederzeit eine umfassende Sicht auf Ihre Immobilien­bestände. Die in SAP hinterlegten Daten können in enaio® verwaltet, archiviert oder über Work­flows zur Weiter­­bearbeitung verschickt werden.

Mehr als 2.000 enaio® Kunden – das ist einer von ihnen

Schoeller Bleckmann Logo

Schoeller-Bleckmann

Um alle Informationen in kausale Verbindung zueinander zu setzen und digital vorzuhalten, wurde enaio® eingeführt. Damit werden unterschiedliche Blickwinkel für die einzelne Geschäftsbereiche auf den Dokumenten- bzw. Informationsbestand ermöglicht.

OPTIMAL SYSTEMS konnte bereits im Vorfeld nahezu 100 % der Anfor­derungen abdecken. […] Gerade die SAP-Inte­gration war für unsere Entscheidung ausschlaggebend.

Susanne Lößner, Leiterin Rechnungswesen, MSG Management- und Service­gesellschaft für soziale Einrichtungen mbH

Durch die Einführung von enaio® wurden unsere SAP-Investitionen lang­fristig gesichert, die Performance der Anwendungen verbessert sowie die dauerhafte, revisions­sichere Ablage aller steuer­relevanten Belege ermöglicht.

Kai Ricken, BÜRORING eG

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  • Unser Whitepaper: “ERP und ECM – eine sinnvolle Verbindung”. Nutzen und Vorteile der Integration von ECM- und ERP-Software
  • Unser Anwenderbericht “MVV Energie”
  • Unsere Infoblätter “enaio® s-Kundenakte” und “ERP-Integration von SAP”