Lösung: Sofort richtig erfasst
Unternehmen müssen täglich riesige Mengen an neuen Informationen verarbeiten. Briefe, Rechnungen und Verträge landen massenhaft in Papierform auf den Schreibtischen der Mitarbeiter. Die Folge: überquellende Aktenschränke und meterhohe Papierstapel. Dabei lassen sich hier nachhaltig Zeit und Kosten mit einer digitalen Dokumentenerfassung einsparen, auch ohne gleich das perfekte papierlose Büro einzurichten.
enaio® führt Informationen zusammen, die Ihr Unternehmen erreichen, dort entstehen oder bereits vorhanden sind – egal ob digital oder analog. Jede eingehende Rechnung, jede gedruckte Information kann digitalisiert, Metadaten können extrahiert und beides gemeinsam digital und revisionssicher weiterverarbeitet und aufbewahrt werden. Dafür stehen leistungsfähige Funktionen zum Scannen und Interpretieren von Dokumenten zur Verfügung.
Vom Scannen bis zur Verschlagwortung: optimale Prozesse garantiert.
Durch Erkennen des Barcodes werden Ihre eingescannten Dokumente direkt archiviert.
enaio® bearbeitet beliebig viele Dokumententypen, auch im Stapel.
Archivlösungen erfordern die Einhaltung gesetzlicher Fristen. enaio® unterstützt Sie bei dieser mühsamen Aufgabe.
Innerhalb kürzester Zeit lassen sich auch große Mengen von Dokumenten problemlos verarbeiten.
Barcode-Erkennung mit enaio® capture-code
Belege und Dokumente werden mithilfe der Barcode-Erkennung zuverlässig und schnell erfasst, importiert und automatisch am richtigen Standort in enaio® abgelegt. Die Erkennung von gültigen Barcodes kann auf Wunsch über reguläre Ausdrücke eingeschränkt werden. Ein von der Barcode-Erkennung erkannter Text wird durch einen für das betreffende Barcode-Feld definierten regulären Ausdruck gefiltert.
Mächtige Scanfunktionen mit enaio® capture-scan
Mit enaio® capture-scan werden Ihnen umfangreiche Funktionen für das Scannen von beliebigen Dokumenten in Schwarz/Weiß oder Farbe zur Verfügung gestellt. Weiterhin ermöglicht es Ihnen den Zugriff auf viele Funktionen der eingesetzten Scanner-Software (TWAIN/KOFAX) zur automatischen Bildverwaltung und -optimierung (Image Processing).
einzelne Dokumente direkt oder im Stapel erfassen und ablegen
vollautomatisches Scannen und Importieren für Massenbelegerfassung
Dokumente mit Workflows in enaio® verknüpfen
Dokumente und Belege mittels Barcode erfassen
Dokumente in Schwarz/Weiß oder Farbe scannen
Kleine bis mittlere Belegmengen können Sie direkt am Client-Arbeitsplatz erfassen. Die Scan-Komponenten des enaio® clients erlauben die Nutzung verschiedener Schnittstellen für das Ansteuern von Scannern.
Papierdokumente problemlos digitalisieren
Informationen aus Formblättern sofort verfügbar
enaio® scan unterstützt das Erfassen einzelner Dokumente und kleinerer Belegmengen im Stapel ohne zusätzlichen Programmaufruf direkt aus dem enaio® client heraus.
Einzeln gescannte Seiten lassen sich bei der Stapelerfassung gruppieren. Sie können eine oder mehrere Seiten auswählen und zu einem neuen Dokument zusammenfassen. Anschließend legen Sie dieses zu dem gewünschten Vorgang in enaio® ab. Sie können zusätzliche Seiten anfügen, ersetzen oder löschen, bevor ein Dokument endgültig archiviert wird. Aufwendige Vorbereitungen, wie z. B. das manuelle Aufbringen von Barcode-Etiketten oder das Einfügen von Trennseiten, entfallen.
Einzelne Seiten zu PDF-Dokumenten zusammenfügen
Ablage in enaio®-Vorgängen oder elektronischen Akten
Automatische Zuordnung via Barcode oder Texterkennung möglich
enaio® capture-basic ist die zentrale Erfassungskomponente von enaio®, die durch vollautomatisches Scannen und Importieren eine effiziente Massenbelegerfassung ermöglicht. enaio® capture-basic verfügt zusätzlich über eigene Workflow-Funktionen und überzeugt besonders in den Bereichen, in denen eine absolut zuverlässige Bearbeitung von sehr großen Papierbelegmengen gefordert wird.
Mit enaio® capture erfasste Dokumente können nach dem Import unmittelbar an das Workflow-System von enaio® übergeben werden. Jeder importierte Datensatz kann dabei einen oder mehrere Workflow-Prozesse automatisch auslösen. Über diese festgelegten oder ad hoc anpassbaren Prozesse können alle relevanten Dokumente einer weiteren Bearbeitung zugeführt werden.
Um allen Herausforderungen in den Fragen zur Sozialversicherung gerecht zu werden, wurde bei der BMW BKK das Projekt „Papierloses Büro“ dank digitaler Archivierung gestartet.
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