Lösung: Sofort richtig erfasst

Dokumente effizient erfassen mit enaio® capture

Mit enaio® Informationen digital verarbeiten

Unternehmen müssen täglich riesige Mengen an neuen Informationen verarbeiten. Briefe, Rechnungen und Verträge landen massenhaft in Papierform auf den Schreibtischen der Mitarbeiter. Die Folge: über­quellende Akten­schränke und meter­hohe Papier­stapel. Dabei lassen sich hier nachhaltig Zeit und Kosten einsparen: mit einer digitalen Dokumenten­­erfassung.

enaio® führt Informationen zu­sammen, die Ihr Unternehmen erreichen, dort entstehen oder bereits vorhanden sind – egal ob digital oder analog. Jede eingehende Rechnung, jede gedruckte Information kann digitalisiert, Metadaten können extrahiert und beides gemeinsam digital und revisions­sicher weiter­verarbeitet und aufbewahrt werden. Dafür stehen leistungs­fähige Funktionen zum Scannen und Interpretieren von Dokumenten zur Verfügung.

  • Automatisierung des Erfas­sungs­vorgangs
  • Barcodeerkennung
  • Optische Zeichenerkennung
  • Erkennung verschiedener Doku­mentarten
  • Extraktion wichtiger Daten (z. B. Rechnungsdaten)
  • Kontrolle durch den Bearbeiter
Die Infografik zeigt die Arbeitsschritte von enaio® capture und enaio® classify.

enaio® capture sorgt für saubere Daten
damit die Klassifi­zierung reibungslos abläuft

Workflow-System

Vom Scannen bis zur Verschlag­wortung: optimale Prozesse garantiert.

Barcode-Erkennung

Durch Erkennen des Barcodes werden Ihre eingescannten Dokumente direkt archiviert.

Belegmengen-Erfassung

enaio® bearbeitet beliebig viele Dokumenten­typen, auch im Stapel.

Ein Screenshot in einem Desktop Mockup zeigt die Dokumentenvorschau in enaio®.

Digitale Archivlösungen

Archivlösungen erfordern die Einhaltung gesetzlicher Fristen. enaio® unterstützt Sie bei dieser mühsamen Aufgabe.

Stapel­­verar­beitung mit höchstem Komfort

Innerhalb kürzester Zeit lassen sich auch große Mengen von Dokumenten problemlos verarbeiten.

Ein Screenshot in einem Laptop Mockup zeigt die Dokumentenvorschau in enaio®.

Mit enaio® capture Doku­mente erfassen, impor­tieren und ablegen

Barcode-Erkennung mit enaio® capture-code

Belege und Dokumente werden mithilfe der Barcode-Erkennung zuverlässig und schnell erfasst, importiert und automatisch am richtigen Standort in enaio® abgelegt. Die Erkennung von gültigen Barcodes kann auf Wunsch über reguläre Aus­drücke eingeschränkt werden. Ein von der Barcode-Erkennung erkannter Text wird durch einen für das betref­fende Barcode-Feld definierten regulären Aus­druck gefiltert.

Mächtige Scanfunktionen mit enaio® capture-scan

Mit enaio® capture-scan werden Ihnen umfangreiche Funktionen für das Scannen von beliebigen Dokumenten in Schwarz/Weiß oder Farbe zur Verfügung gestellt. Weiterhin er­möglicht es Ihnen den Zugriff auf viele Funktionen der eingesetzten Scanner-Software (TWAIN/KOFAX) zur auto­matischen Bild­verwaltung und -optimierung (Image Processing).

  • einzelne Dokumente direkt oder im Stapel erfassen und ablegen
  • voll­automatisches Scannen und Importieren für Massenbelegerfassung
  • Dokumente mit Workflows in enaio® verknüpfen
  • Dokumente und Belege mittels Barcode erfassen
  • Dokumente in Schwarz/Weiß oder Farbe scannen

Scannen am Arbeitsplatz

Kleine bis mittlere Belegmengen können Sie direkt am Client-Arbeitsplatz erfassen. Die Scan-Komponenten des enaio® clients erlauben die Nutzung verschiedener Schnittstellen für das Ansteuern von Scannern.

  • Papier­dokumente problemlos digitalisieren
  • Informationen aus Form­blättern sofort verfügbar

Beleg­erfassung mit enaio® scan

enaio® scan unterstützt das Erfassen einzelner Dokumente und kleinerer Belegmengen im Stapel ohne zusätz­lichen Programmaufruf direkt aus dem enaio® client heraus.

Einzeln gescannte Seiten lassen sich bei der Stapel­­erfassung gruppieren. Sie können eine oder mehrere Seiten auswählen und zu einem neuen Dokument zusammen­fassen. An­schließend legen Sie dieses zu dem gewünschten Vorgang in enaio® ab. Sie können zusätzliche Seiten anfügen, ersetzen oder löschen, bevor ein Dokument endgültig archiviert wird. Aufwendige Vorbereitungen, wie z. B. das manuelle Aufbringen von Barcode-Etiketten oder das Einfügen von Trenn­seiten, entfallen.

  • Einzelne Seiten zu PDF-Dokumenten zusammenfügen
  • Ablage in enaio®-Vorgängen oder elektronischen Akten
  • Automatische Zuordnung via Barcode oder Texterkennung möglich

Erfassen großer Beleg­mengen mit enaio® capture-basic

enaio® capture-basic ist die zentrale Erfassungs­­komponente von enaio®, die durch voll­automatisches Scannen und Importieren eine effiziente Massen­beleg­erfassung ermöglicht. enaio® capture-basic verfügt zu­sätzlich über eigene Workflow-Funktionen und überzeugt besonders in den Bereichen, in denen eine absolut zuverlässige Bearbeitung von sehr großen Papier­beleg­mengen gefordert wird.

Mit enaio® capture erfasste Doku­mente können nach dem Import unmittel­bar an das Workflow-System von enaio® übergeben werden. Jeder importierte Daten­satz kann dabei einen oder mehrere Workflow-Prozesse automatisch auslösen. Über diese festgelegten oder ad hoc anpassbaren Prozesse  können alle relevanten Doku­mente einer weiteren Bearbeitung zugeführt werden.

Mehr als 2.000 enaio® Kunden – das ist einer von ihnen

Referenzlogo von BMW BKK

BMW BKK

Um allen Herausforderungen in den Fragen zur Sozialversicherung gerecht zu werden, wurde bei der BMW BKK das Projekt „Papierloses Büro“ dank digitaler Archivierung gestartet.

Wir scannen beispiels­weise die Posteingänge in der Steuer­abteilung und verteilen sie elek­tronisch, sodass wir die Mikro­verfilmung für Steuer­bescheide abschaffen konnten. Dabei stellten wir fest, dass der Verzicht auf Papier eine große Heraus­forderung ist, die eine deutliche Veränderung der Arbeits­prozesse mit sich bringt. Aber die Lösung ist einfach zu bedienen und kann flexibel auf die jeweiligen Be­dürfnisse angepasst werden.

Andreas Hasenberg, Stellvertretender Leiter, Amt für Datenbearbeitung und Kommunikationstechnik, Stadt Witten

Früher wurden die Rechnungs­belege im Haus umher­getragen. Ferner war durch die räumliche Trennung unserer Standorte sowie der Baustellen der Zeit­aufwand für den Informations­abgleich via Telefon und Fax erheblich. Heute führen wir automatisiert eine zentrale Beleg­erfassung direkt beim Posteingang durch. Der zeit­raubende Abgleich entfällt, die Rechnungs­bearbeitung geschieht schnell effizient und ist vor allem tagesaktuell.

Stefanie Schäfer, Geschäftsführerin, Schäfer-Bauten GmbH

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