Wenn Sie außerhalb von SAP geschäftsrelevante Dokumente verwalten, kann die Suche oder der Abgleich von Daten viel Zeit in Anspruch nehmen. Eine unternehmensweite ECM- oder DMS-Software, die in Verbindung mit SAP genutzt wird, kann Ihnen hierbei helfen. Durch die Integration dieser beiden Systeme können Sie Dokumente und Daten nahtlos austauschen und so Ihre Geschäftsprozesse transparent und ohne Medienbrüche abbilden.

SAP und DMS/ECM: eine sinnvolle Verbindung

Die Hauptaufgabe Ihres ERP-Systems SAP (ERP = Enterprise Resource Planning) besteht darin, strukturierte Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen wie Beschaffung, Produktion, Materialwirtschaft, Vertrieb, Marketing, Finanzwesen und Personalwesen zu erfassen und zu verarbeiten. Ein ECM-System (ECM = Enterprise Content Management) bzw. ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) als wesentlicher Bestandteil eines ECM ermöglichen es Ihnen, die Daten und das Wissen Ihres Unternehmens effizient zu organisieren, zu verwalten und zu verteilen.

Durch die Kombination von SAP und ECM verknüpfen Sie SAP-Datensätze mit den geschäftsrelevanten Dokumenten Ihres ECM-Systems und Sie erhalten einen 360-Grad-Blick über Ihre Unternehmensprozesse. Schnittstellen und Konnektoren sorgen dabei für den Austausch und die Kommunikation.

Der Mehrwert der Verbindung von SAP und DMS zeigt sich vor allem darin, dass Sie sämtliche Geschäftsprozesse digital abbilden und Ihre Dokumente direkt in den digitalen Akten ablegen und revisionssicher archivieren können.

Beispielszenario 1: Durchgängiger Rechnungsbearbeitungsprozess

Mit der Integration Ihres DMS- in Ihr SAP-System können Sie zum Beispiel den Prozess der Rechnungsverarbeitung vereinfachen und effizienter gestalten: Der digitale Rechnungsbearbeitungsprozess erleichtert den gesamten Prozess der Faktura für alle beteiligten Mitarbeiter:innen, indem:

  • erfasste Eingangsrechnungen mittels OCR-Technologie (Optical Character Recognition = Texterkennung) ausgelesen werden
  • die Daten an Ihr SAP-System weitergeleitet werden
  • Workflows den Prüf- und Freigabeprozess unterstützen
  • direkt auf relevante Informationen aus den Lieferantenakten zum Abgleich oder zur Prüfung zugegriffen werden kann
  • Prüfungen und Freigaben auch für Anwender:innen ohne SAP-Oberfläche (über den Webclient oder die App) durchgeführt werden können

Nach erfolgter Freigabe wird die Rechnung automatisch zur Buchung weitergeleitet und gemäß ihrem spezifischen Kontext (Lieferantenakte und Geschäftsfall) im DMS revisionssicher archiviert.

Ein Diagramm, das den digitalen Rechungsworkflow veranschaulicht.
Digitaler Rechnungsworkflow am Beispiel von enaio® und einem ERP-System

Beispielszenario 2: Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte ist ein weiteres Beispiel für effiziente Prozesssteuerung durch die Kombination von SAP mit einem Dokumentenmanagementsystem. Die digitale Personalakte des ECMs als funktionale Erweiterung des SAP-Systems ermöglicht:

  • systematische Ablage aller SAP- und Nicht-SAP-Dokumente in der digitalen Akte
  • Zugriff auf relevante Dokumente entweder direkt über SAP oder über die Weboberfläche des DMS
  • Volltextsuche und Suche nach Metadaten
  • Einhaltung von Compliance-Anforderungen und Gesetzen (DSGVO und BDSG) durch revisionssichere Archivierung

Vorteile der Integration von DMS in SAP

Anstatt Dokumente getrennt von Ihren SAP-Daten zu speichern, können Sie alle Arten von Unterlagen – PDFs, Microsoft-Dokumente, Bilder, Videos – direkt mit Ihren SAP-Daten verknüpfen. Die DMS-Software integriert sich dabei in Ihre SAP-Umgebung und automatisiert und vereinfacht dadurch viele Arbeitsschritte.

Geschäftsprozesse sind eng mit Dokumenten und Workflows verknüpft. Mit der Integration von ECM in Ihre SAP-Umgebung verwalten Sie Ihre Dokumente direkt dort, wo die Prozesse stattfinden.

Die Zusammenführung von SAP- und Nicht-SAP-Dokumenten hilft Teams in vielerlei Hinsicht:

  • schnelles Finden und Ablegen von Dokumenten und Daten direkt aus SAP heraus (Barcode-Erkennung und Volltextrecherche)
  • Dokumente können von mehreren Mitarbeiter:innen gleichzeitig eingesehen werden
  • transparente und nachvollziehbare Workflows
  • kein Wechsel zwischen Fachanwendungen und unterschiedlichen Systemen
  • revisionssichere, zentrale Archivierung
  • Einhaltung Compliance- und DSGVO-Richtlinien
  • Reduktion der Durchlaufzeiten von Prozessen
  • hohe Datenkontrolle – von der Erstellung bis zur Aufbewahrung oder Löschung
  • Benutzerfreundlichkeit
  • Nicht-SAP-Benutzer können außerhalb der SAP-Oberfläche – über die eigene DMS- oder Weboberfläche – auf Dokumente zugreifen oder Dokumente den SAP-Belegen zuordnen
  • transparentes Variantenmanagement
  • verbesserte, prozessorientierte Zusammenarbeit von Teams
  • Gesamtüberblick der Geschäftsprozesse
  • Volldigitalisierung Ihrer Prozesse und Erhöhung Ihrer Prozessqualität
  • Entlastung von SAP durch Auslagerung von Daten

SAP um ECM-Funktionen erweitern

Mit der Erweiterung Ihres SAP-Systems um ein Enterprise Content Management System schaffen Sie eine unternehmensweite Lösung zur Daten- und Dokumentenverwaltung. Je nach DMS-Anbieter können verschiedene Erweiterungen an Ihr SAP-System angebunden werden, wie zum Beispiel:

Digitale Archivierung

Die Archivierungsmöglichkeiten vieler ERP-Anwendungen, einschließlich SAP, sind begrenzt. Durch die Erweiterung um die digitale Archivierung im Rahmen einer ECM- bzw. DMS-Lösung können Sie jedoch Dokumente und Informationen unter Berücksichtigung von Compliance- und Gesetzesvorschriften zentral archivieren, verwalten und kontrollieren.

Da SAP die Revisions- und Rechtssicherheit von Dokumenten nicht abbildet, entscheiden sich viele Unternehmen für die DMS-Integration in SAP, um Vorschriften und Aufbewahrungspflichten einzuhalten. Die Auslagerung von Dokumenten in das digitale Archiv erfolgt über Schnittstellen, die von SAP bereitgestellt oder von DMS-/ECM-Anbietern entwickelt werden.

Datenarchivierung

Während bei der digitalen Archivierung primär von der Dokumentenarchivierung gesprochen wird und es sich um Dokumente handelt, die noch aktiv genutzt werden, handelt es sich bei der Datenarchivierung um die Ablage von Daten aus der Datenbank, die nicht mehr genutzt werden. Auch wenn Sie die Daten nicht mehr nutzen, müssen Sie sie entsprechend den gesetzlichen Anforderungen archivieren. Indem die Archivierung auf einem Web-Server erfolgt, können Sie die Daten aus der SAP-Datenbank entfernen und so Ihr ERP-System entlasten.

Digitale Akten

Ihr SAP-System unterstützt Sie bei der Ressourcenplanung und Prozesssteuerung. Wenn Sie jedoch für ein Angebot unterstützende Unterlagen wie Gesprächsnotizen, Vereinbarungen oder E-Mails benötigen, stoßen Sie mit SAP an die Grenzen. Dafür stehen Ihnen die digitalen Akten als elementare Bestandteile Ihres Dokumentenmanagementsystems zur Verfügung. In ihnen befinden sich alle Unterlagen, die mit einem Business Case in Verbindung stehen.

Beispiele für digitale Akten sind:

  • digitale Kunden- oder Geschäftspartnerakte
  • digitale Personalakte
  • digitale Bauakte
  • digitale Patientenakte
  • digitale Vertragsakte

In SAP erzeugte Dokumente werden durch die SAP-ECM-Schnittstellen automatisch von SAP in die entsprechende Akte übertragen und zentral bereitgestellt.

Digitales Vertragsmanagement

Durch die Integration Ihres ECM-Systems mit SAP können Sie das Vertragsmanagement verbessern und einen transparenten Vertragsprozess sicherstellen. Automatisierte Fristenmanagement-Funktionen erinnern Mitarbeiter:innen an auslaufende Verträge. Stammdaten für neue Verträge werden aus SAP übernommen, und der Vertrag wird automatisch der bestehenden Vertragsakte zugeordnet. Darüber hinaus können Sie die Freigabeprozesse Ihrer Verträge über Workflows optimieren, was die Transparenz und Durchlaufgeschwindigkeit der Prozesse erhöht.

Workflows

Digitale Workflows bilden die Datenflüsse und Prozesse zwischen SAP und DMS/ECM digital ab und steuern sie. So reduziert ein Workflow-Management Routineabläufe, erhöht die Durchlaufgeschwindigkeit von Projekten und verbessert die Prozessqualität. Durch die Verknüpfung von DMS und SAP können Ihre Prozesse durchgängig digital gesteuert werden.

E-Mail-Management

Einige DMS-Anbieter bieten eine SAP-DMS-Integration an, die es ermöglicht, den E-Mail-Schriftverkehr prozessorientiert zu archivieren. Dabei kann die E-Mail-Korrespondenz, die außerhalb von SAP stattfindet, mit den entsprechenden SAP-Vorgängen verknüpft werden. E-Mails können direkt aus den Mail-Programmen heraus archiviert werden. Die Teams der verschiedenen Abteilungen müssen Dokumente nicht mehr als Anhänge per E-Mail verschicken, sondern fügen einen Verweislink zum ECM-System ein. Dies führt zur Entlastung des E-Mail-Systems, vermeidet redundante Daten und gewährleistet transparente Geschäftsprozesse.

Funktionsübersicht von SAP DMS.
Abbildung: SAP mit ECM-Funktionen erweitern

Wie Ihre DMS-Anbindung an SAP erfolgt

SAP bildet gewisse Funktions­bereiche, wie zum Beispiel Dokumenten- oder Daten-Archivierung, digitale Akten oder Vertragsmanagement nicht ab. Diese Anwendungsbereiche können durch Schnittstellen direkt an SAP angebunden werden – dafür bietet SAP zwei Standard-Schnittstellen an.

Die zertifizierte Schnittstelle SAP ArchiveLink sorgt für einen Daten­austausch zwischen SAP und dem Dokumentenmanagement- bzw. dem Enterprise Content Management System.

Dokumente wie MS-Office-Dokumente, PDFs oder auch E-Mails können mit einer externen (Nicht-SAP-)Datenquelle erfasst und direkt in SAP angezeigt werden. Ein besonderer Vorteil der Anbindung besteht darin, dass Sie die geschäftsrelevanten Dokumente direkt mit dem entsprechenden Geschäftsfall verknüpfen können, ohne dass die Mitarbeiter:innen zwischen verschiedenen Systemen wechseln müssen. Auch nach Abschluss des Projekts können die Dokumente schnell und einfach gefunden und in einem Viewer angezeigt werden.

Ein Diagramm des Enolo-Replikationsmanagers.
Abbildung: SAP und DMS-Anbindung via ArchiveLink

SAP ILM

SAP ILM (Information Lifecycle Management) definiert Regeln, mit und nach denen Daten entsprechend den DSGVO-Anforderungen archiviert oder gelöscht werden. Bis vor kurzem fand das ILM-Modul von SAP hauptsächlich in der Logistik Anwendung, um Lieferantendaten zu löschen. Infolge der gestiegenen Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten hat SAP das Modul jedoch um ein umfassendes Information Lifecycle Management erweitert.

SAP ILM hilft Ihnen, Ihre Daten mit einem Regelwerk automatisch zu verwalten. Das bedeutet: Der Lebenszyklus der Daten wird überprüft und falls bestimmte Parameter erfüllt sind, werden sie archiviert, gesperrt und gelöscht. So lassen sich selbst große Datenmengen reduzieren. Hauptfunktion des SAP ILM ist die Datenarchivierung, inklusive Löschfunktionen. Sowohl einzelne Datensätze als auch ganze Datenbanken lassen sich über eine ILM-WebDAV-Schnittstelle in einem zusätzlichen DMS archivieren.

CMIS

SAP unterstützt den offenen, herstellerunabhängigen Schnittstellen-Standard CMIS (Content Management Interoperability Services): Während die Schnittstelle ArchiveLink standardmäßig im SAP Web Application Server integriert ist, setzt SAP bei SAP S/4 HANA auf den cloudoptimierten Schnittstellen-Standard CMIS. SAP bietet für die CMIS-Anbindung einen Zertifizierungsprozess an.

SAP S/4 HANA ist das Nachfolgeprodukt von SAP ECC und bedeutet:

  • “S” für Suite
  • “4” für die vierte Generation
  • “HANA” für High Performance Analytic Appliance

Da SAP S/4 HANA speziell für den Einsatz in der Cloud konzipiert ist, hat sich die CMIS-Schnittstelle als “Cloud-Standard” entwickelt.

Weitere anwenderspezifische Schnittstellen

Die SAP-Schnittstelle ArchiveLink definiert die Ablage und Kommunikation von Dokumenten bzw. Dokumenteninhalten über eine technische ID. Für die Übergabe von Metadaten wie Bestellnummern oder Mitarbeiternamen von SAP in Ihr Dokumentenmanagementsystem bzw. in Ihr ECM-System haben einige Anbieter die Schnittstellen erweitert, da diese Transaktionen über die Standardschnittstelle ArchiveLink-Standard nicht abgebildet werden.

Als Beispiel werden hier die Konnektoren von enaio® genannt. Die Konnektoren stellen die technische Basis von OPTIMAL SYSTEMS zur Integration der ECM-Software in SAP dar. Die Konnektoren ermöglichen, dass Sie

  • einfach zwischen den Anwendungen hin- und herspringen und
  • Daten aus SAP in das DMS/ECM (und umgekehrt) spiegeln können.

Die Konnektoren umfassen folgende Funktionen:

  • enaio® data2ecm: Diese Schnittstelle dient der Übertragung von Daten aus SAP in das DMS. Ein typisches Beispiel dafür sind Stammdaten (Kreditoren, Debitoren …) zum Aufbau von Akten.
  • enaio® data2s: Mit dieser Schnittstelle können Daten aus dem DMS via RFC an SAP übertragen werden. Klassische Anwenderfälle sind das Erfassen von Eingangsrechnungen oder das Starten von Workflows in SAP anhand eines Dokumentes.
  • enaio® jump2ecm: Dank jump2ecm können Anwender:innen aus SAP heraus in die entsprechende digitale Akte oder den Geschäftsfall springen (für Client und Webclient).
  • enaio® jump2s: Anwender:innen können aus der digitalen Akte oder einem Business Case im DMS oder ECM in die passende SAP-Transaktion springen (für Client und Webclient).
Ein Diagramm, das die Komponenten eines SAP DMS-Systems veranschaulicht.
Abbildung: SAP-Konnektoren und Module

Prozessoptimierung durch SAP und DMS-Anbindung

SAP liefert die Basis, um Abläufe wie Beschaffungs- und Auftragsabwicklungsprozesse digital abzubilden. Jedoch werden für derart komplexe Prozesse in SAP nicht alle Prozessabschnitte durchgängig berücksichtigt. Erst durch das Zusammenspiel von SAP und DMS lassen sich die Prozesse ohne Medienbruch digital verbinden.

SAP P2P

Der Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) automatisiert den Beschaffungsprozess vom Einkauf bis zur Bezahlung. Bei einem digitalisierten P2P-Prozess wird eine Bestellanforderung in SAP ausgelöst, um individuelle Bestellungen per Telefon oder E-Mail zu vermeiden. Ein automatisierter P2P-Workflow leitet den Beschaffungsantrag zur sachlichen Prüfung sowie zur Freigabe weiter, die auch mobil und ohne SAP-Zugang erfolgen kann. Die in SAP erzeugten Dokumente, wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen, werden automatisch weitergeleitet und revisionssicher archiviert. Der P2P-Prozess gewährleistet Transparenz in allen Stufen und reduziert den Verwaltungsaufwand für Unternehmen.

SAP 02C

Order-to-Cash (O2C oder OTC) ist ein Geschäftsprozess, der die Abwicklung von Kundenaufträgen von der Bestellung bis zur Zahlung umfasst. Der O2C-Prozess beginnt bereits mit der ersten Kundenanfrage, die per E-Mail, Webformular oder Telefon erfolgen kann. Die Anfrage wird in SAP überführt, von dort wird ein Angebot erstellt und nach Erteilung des Auftrags wird die Bestellung automatisch in einer Auftragsbestätigung zusammengefasst und in der jeweiligen Kundenakte in Ihrem DMS revisionssicher archiviert. Die Rechnung an die Kund:innen werden in SAP erstellt und verschickt, sobald die Lieferung erfolgt ist und anschließend in der Kundenakte archiviert.

Die durchgängige Abbildung des Bestellprozesses hilft Ihnen, doppelte Erfassungen oder eine fehlerhafte Erfassung von Aufträgen zu vermeiden. Das erhöht die Effizienz und trägt zur Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit bei.

So funktioniert die Verbindung von SAP mit ECM in der Praxis

Durch Schnittstellen und Konnektoren können Enterprise Content Management (ECM) Systeme an SAP angebunden werden. Führende DMS-Anbieter bieten eine individuelle Integration der ECM-Funktionen in die bestehende IT-Struktur Ihres Unternehmens und in Ihre SAP-Module an. Dabei kann das ECM-System entweder als unterstützendes oder als führendes System eingesetzt werden

Das ist ein Beispiel dafür, wie Unternehmen ihre Geschäftsprozesse durch die Verbindung von SAP und yuuvis® RAD optimieren. Erfahren Sie, wie

  • ein Auftrag in SAP angelegt wird
  • der Auftrag in SAP angezeigt wird
  • direkt zur Auftragsbestätigung in yuuvis® RAD gewechselt wird
  • die Dokumentenhistorie in yuuvis® RAD angezeigt wird
  • die Suche von SAP-Dokumenten in yuuvis® RAD funktioniert.

FAQ zum Thema ERP und ECM

ERP versus ECM oder DMS – welches System erfüllt welche Aufgaben?

Softwarelösungen für Enterprise Resource Planning (ERP) wie SAP decken primär die Prozesse Beschaffung / Einkauf, Lagerverwaltung, Finanzen / Rechnungswesen, Kommissionierung / Versand, Marketing / Vertrieb sowie HR / Personal ab, während die ECM-Software (Enterprise Content Management Software) sich um die Aufgabenbereiche Rechnungsbearbeitung, Dokumentenmanagement, Business Process Management, Collaboration Management, Archivierung, E-Mail-Management sowie Input- und Outputmanagement kümmert. DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist ein Teilbereich von ECM.

Was ist das Ziel einer DMS-Integration in SAP?

Eine Dokumentenmanagementsystem-Software (DMS-Software) ist vor allem dann eine wichtige Ergänzung zu SAP, wenn geschäftsrelevante Dokumente separat verwaltet und mit SAP-Datensätzen verbunden werden sollen. Das Ziel ist es, den gesamten Dokumentenbestand eines Unternehmens mit SAP zu verknüpfen und unternehmensweit verfügbar zu machen.

Funktioniert eine ECM-Verbindung auch mit SAP S/4HANA?

Ja, die Integration von ECM (Enterprise Content Management) oder DMS (Dokumentenmanagementsystem) in SAP S/4HANA ist möglich. Die Verbindung von DMS und SAP S/4HANA hilft dabei, Geschäftsprozesse zu optimieren und eine effizientere Arbeitsweise zu erreichen, indem Nutzer:innen Dokumente und Informationen nahtlos in ihre Geschäftsprozesse integrieren.

Müssen bei der Verbindung von DMS mit SAP alle Anwender:innen SAP-User sein?

Nein, es ist auch für Nicht-SAP-User:innen möglich, auf SAP-Dokumente zuzugreifen. Zudem müssen User:innen keine spezifischen SAP-Kenntnisse besitzen. Sie können benutzerfreundlich über ihre bestehende Anwendung oder Weboberfläche auf SAP-Daten zugreifen.

Funktioniert die Verbindung DMS mit SAP auch in der Cloud?

Es spielt keine Rolle, ob Ihr SAP-System als On-Premises- oder Cloud-Lösung implementiert ist – in beiden Fällen kann SAP durch ein DMS erweitert werden. Es gibt bei der Integration von SAP DMS auch keinen Unterschied zwischen einer public oder private Cloud.

Erfahren Sie, wie Sie Ihr SAP mit unserer ECM-Technologie noch effizienter machen: Schreiben Sie uns!