05. Januar 2021

Digitale Rechnungsprüfung: Vertrauen ist gut. Digital ist besser.

Die Rechnungsprüfung in einem Unternehmen, ganz gleich wie groß, ist ein komplexer Vorgang: Von der Eingangsrechnung über das Auslesen und Übertragen der Daten ins ERP-System, die eigentliche Rechnungsprüfung sowie die Archivierung sind viele Schritte im Workflow nötig. Nur so kann sorgfältig und vor allem sicher gearbeitet werden. Wer hier auf Digitalisierung setzt, spart Zeit und Geld durch präzisere Datenerfassung, schnellere Workflows und papierlose Archivierung.

Prozess der digitalen Rechnungs­prü­fung: Schritt für Schritt zum digitalen Büro

Rechnungsprüfung: Schritt 1 – Erfassung der Daten

Rechnungen und Belege fallen in einem Unternehmen überall an: Rechnungen von Lieferanten, Bewirtungskosten, Reisekostenabrechnungen – all das kann heutzutage digital erfasst werden, mit dem Scanner im Büro oder unterwegs mit dem Smartphone. Das ist nicht nur der erste Schritt in einer papierlosen Verwaltung – hier wird auch der Grundstein für den späteren Prüfungsprozess gelegt. Je mehr Metadaten bei der Erfassung aufgenommen werden, umso leichter fällt später die weitere Bearbeitung. Absender, Empfänger, Zahlungsdaten – mit einem OCR (Texterkennung) und KI können alle Informationen ausgelesen und gespeichert werden. Die Künstliche Intelligenz hilft hier durch eine automatische Bewertung der Qualität der ausgelesenen Daten mit der Möglichkeit einer kontrollierten Optimierung, wozu die Erkennung von Duplikaten und Doppeleinträgen gehört. Neben dem Zeitgewinn besteht der Vorteil in einer präziseren Datenerfassung, bei der Tippfehler vermieden werden. Ein weiterer Vorteil: Nach Absprache mit dem Finanzamt und dem Steuerberater können die Originaldokumente nach einer digitalen Archivierung entsorgt werden.

Rechnungsprüfung: Schritt 2 – Freigabe

In einem digitalen Workflow können die Informationen elektronisch zur genehmigenden Instanz transportiert werden. In der Regel können Sie nicht nur Verantwortlichkeiten festlegen, sondern auch Fristen festsetzen. Abhängig vom definierten Workflow können die Buchungsinformationen auch vom Prüfer aus der Fachabteilung verändert werden. Das bietet sich zum Beispiel bei Abweichungen von der bestellten Warenmenge, beim Preis oder bei den erbrachten Leistungen an. Falls notwendig, sorgt der Workflow dafür, dass weitere Genehmigungen erfolgen. Das ist auch hinsichtlich unterschiedlicher Kostenstellen für die ordnungsgemäße Leistungsverrechnung wichtig.

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Rechnungsprüfung: Schritt 3 – Kontierung

Gerade im letzten Schritt, der Kontierung, wird eines besonders deutlich: Je mehr Informationen zum Rechnungsbeleg erfasst sind, desto einfacher ist die Prüfung für die Buchhaltung. Und umso schneller kann geklärt werden, wo der in der Rechnung angegebene Betrag verbucht werden soll. Durch eine Anbindung an das ERP-System werden diese Prozesse stark vereinfacht. Idealerweise enthält eine digitale Rechnung bereits alle relevanten Daten wie Datum, Belegnummer, Nummer und Bezeichnung des Kontos und gegebenenfalls weitere Informationen.

Alles was recht und billig ist

Die elektronische Rechnungsprüfung ist nur der logische nächste Schritt in einer Reihe von Entwicklungen der letzten Jahre. Seit November 2020 müssen ohnehin alle Rechnungen für öffentliche Aufträge zwingend elektronisch ausgestellt und übermittelt werden. Auch aus steuerlichen Gründen hat sich der Anspruch an eine Rechnung erhöht: Damit Unternehmer aus ihren Eingangsrechnungen die Vorsteuer ziehen können, müssen diese alle erforderlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Dazu gehören neben üblichen Angaben (Datum, Namen, Rechnungsnummer etc.) auch die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers oder anzuwendende Steuersätze sowie Steuerbeträge.

Diese zusätzlichen Informationen können somit bei der Rechnungsverarbeitung ausgelesen und direkt in das ERP-System eingelesen werden. Wer also mit seinen Rechnungen die Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen befolgt, ist bei der elektronischen Prüfung klar im Vorteil. Das gilt selbst, wenn das Unternehmen gar nicht mit der öffentlichen Hand Geschäfte macht.

Denn alle relevanten Daten liegen so schon digital vor, und man kann davon ausgehen, dass in Zukunft elektronische Rechnungen nur ein kleiner Baustein in einem digitalisierten Unternehmen darstellen. Ein Baustein, auf den sich vieles stützt.

Schnittstelle schafft Verbindung

Um E-Rechnungs-Formate wie ZUGFeRD, PDF und XRechnung zu bearbeiten, setzen die meisten Unternehmen heute auf Systeme zur Rechnungsbearbeitung. Durch Schrifterkennung liest das System automatisch die Inhalte der Rechnung aus. Die Eingangsrechnung wird anschließend im Dokumentenmanagementsystem gespeichert. Erst durch das DMS und die damit möglichen Workflows kann der Prozess digital gesteuert werden, und nur durch die Anbindung an ein ERP wie SAP S4/HANA können die Effizienzgewinne erzielt werden. Die Digitalisierung der Rechnungsprüfung ist also nur ein Baustein im komplexen System der digitalen Transformation. Und wer sich dieser Entwicklung anschließt, kann mit Erfolgen rechnen.

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