03. Mai 2023
Die Rechnungsprüfung in einem Unternehmen, ganz gleich wie groß, ist ein komplexer Vorgang: Von der Eingangsrechnung über das Auslesen und Übertragen der Daten ins ERP-System, die eigentliche Rechnungsprüfung sowie die Archivierung sind viele Schritte im Workflow nötig. Nur so kann sorgfältig und vor allem sicher gearbeitet werden. Wer hier auf Digitalisierung setzt, spart Zeit und Geld durch präzisere Datenerfassung, schnellere Workflows und papierlose Archivierung.
Prozess der digitalen Rechnungsprüfung: Schritt für Schritt zum digitalen Büro
Rechnungsprüfung: Schritt 1 – Erfassung der Daten
Rechnungen und Belege fallen in einem Unternehmen überall an: Rechnungen von Lieferanten, Bewirtungskosten, Reisekostenabrechnungen – all das kann heutzutage digital erfasst werden, mit dem Scanner im Büro oder unterwegs mit dem Smartphone. Das ist nicht nur der erste Schritt in einer papierlosen Verwaltung – hier wird auch der Grundstein für den späteren Prüfungsprozess gelegt.
Je mehr Metadaten bei der Erfassung aufgenommen werden, umso leichter fällt später die weitere Bearbeitung. Absender, Empfänger, Zahlungsdaten – mit einem OCR (Texterkennung) und KI können alle Informationen ausgelesen und gespeichert werden. Die Künstliche Intelligenz hilft hier durch eine automatische Bewertung der Qualität der ausgelesenen Daten mit der Möglichkeit einer kontrollierten Optimierung, wozu die Erkennung von Duplikaten und Doppeleinträgen gehört.
Neben dem Zeitgewinn besteht der Vorteil in einer präziseren Datenerfassung, bei der Tippfehler vermieden werden. Ein weiterer Vorteil: Nach Absprache mit dem Finanzamt und dem Steuerberater können die Originaldokumente nach einer digitalen Archivierung entsorgt werden.
Rechnungsprüfung: Schritt 2 – Freigabe
In einem digitalen Workflow können die Informationen elektronisch zur genehmigenden Instanz transportiert werden. In der Regel können Sie nicht nur Verantwortlichkeiten festlegen, sondern auch Fristen festsetzen.
Abhängig vom definierten Workflow können die Buchungsinformationen auch vom Prüfer aus der Fachabteilung verändert werden. Das bietet sich zum Beispiel bei Abweichungen von der bestellten Warenmenge, beim Preis oder bei den erbrachten Leistungen an.
Falls notwendig, sorgt der Workflow dafür, dass weitere Genehmigungen erfolgen. Das ist auch hinsichtlich unterschiedlicher Kostenstellen für die ordnungsgemäße Leistungsverrechnung wichtig.
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Rechnungsprüfung: Schritt 3 – Kontierung
Gerade im letzten Schritt, der Kontierung, wird eines besonders deutlich: Je mehr Informationen zum Rechnungsbeleg erfasst sind, desto einfacher ist die Prüfung für die Buchhaltung. Und umso schneller kann geklärt werden, wo der in der Rechnung angegebene Betrag verbucht werden soll.
Durch eine Anbindung an das ERP-System werden diese Prozesse stark vereinfacht. Idealerweise enthält eine digitale Rechnung bereits alle relevanten Daten wie Datum, Belegnummer, Nummer und Bezeichnung des Kontos und gegebenenfalls weitere Informationen.
Elektronische Rechnungen als wichtiger Baustein der Digitalisierung
Die elektronische Rechnungsprüfung ist nur der logische nächste Schritt in einer Reihe von Entwicklungen der letzten Jahre. Seit November 2020 müssen ohnehin alle Rechnungen für öffentliche Aufträge zwingend elektronisch ausgestellt und übermittelt werden.
Auch aus steuerlicher Sicht hat sich der Anspruch an eine Rechnung erhöht: Damit Unternehmen aus ihren Eingangsrechnungen die Vorsteuer abziehen können, müssen diese alle in § 14 Absatz 4 UStG vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören neben den üblichen Angaben (Datum, Namen, Rechnungsnummer usw.) auch die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers, anwendbare Steuersätze sowie Steuerbeträge.
Mit der elektronischen Rechnungsprüfung können diese zusätzlichen Informationen automatisch ausgelesen und direkt in das ERP-System übertragen werden. Wer also mit seinen Rechnungen die Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen beachtet, hat bei der elektronischen Prüfung einen klaren Vorteil.
Dies gilt selbst dann, wenn das Unternehmen nicht mit der öffentlichen Hand Geschäfte macht. Denn alle relevanten Daten liegen so schon digital vor, und man kann davon ausgehen, dass in Zukunft elektronische Rechnungen nur ein kleiner Baustein in einem digitalisierten Unternehmen darstellen. Ein Baustein, auf den sich vieles stützt.
Lösungen zur digitalen Rechnungsprüfung von enaio®
KI und OCR-Technologie machen die Datenerfassung schneller und genauer
Die Einführung von Künstlicher Intelligenz (KI) und Optical Character Recognition (OCR) Technologie hat enorme Auswirkungen auf die Automatisierung und Genauigkeit bei der Dateneingabe.
Vorteile der KI und OCR-Technologie in der Dateneingabe
- Zeitersparnis: Durch die Verwendung von KI und OCR-Technologie werden Daten automatisch von Rechnungen und Belegen erfasst, was den Zeitaufwand für manuelle Eingaben reduziert.
- Erhöhte Genauigkeit: KI & OCR-Systeme sind in der Lage, Texte und Zahlen mit hoher Genauigkeit zu erkennen und einzugeben, wodurch menschliche Fehler wie Tippfehler vermieden werden.
- Automatische Datenvalidierung: Die Kombination von KI & OCR ermöglicht es, Daten automatisch zu validieren und inkonsistente oder fehlerhafte Einträge zu identifizieren, was zu einer verbesserten Datenqualität führt.
- Verringerung von Dubletten und Doppeleinträgen: Künstliche Intelligenz kann automatisch Dubletten und Doppeleinträge erkennen und zur Prüfung durch einen Menschen markieren, was zu einer ordnungsgemäßen Dokumentation und Datenverwaltung beiträgt.
- Verbesserte Compliance und Sicherheit: Die automatisierte Dateneingabe durch KI und OCR-Technologie stellt sicher, dass Unternehmen gesetzliche Anforderungen erfüllen und ein hohes Maß an Datensicherheit gewährleisten.
Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Zentrum
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist das Herzstück der elektronischen Rechnungsverarbeitung, da es nicht nur die Rechnungen speichert und organisiert, sondern auch alle dazugehörigen Informationen verwaltet. Ein effizientes DMS bietet zahlreiche Vorteile:
- Zentrale Ablage: Alle Rechnungen und zugehörigen Dokumente sind an einem zentralen Ort gespeichert, auf den alle relevanten Mitarbeiter:innen zugreifen können.
- Vereinfachte Abläufe: Die Integration eines DMS in die vorhandenen Systeme vereinfacht und optimiert die Arbeitsabläufe im Unternehmen.
- Zugriffskontrolle und Sicherheit: Ein DMS bietet ein hohes Maß an Zugriffskontrolle und Sicherheit durch individuelle Berechtigungen und Verschlüsselung.
- Such- und Filterfunktion: Mithilfe von Such- und Filterfunktionen können Mitarbeiter:innen schnell und effizient Rechnungen und andere Dokumente finden und bearbeiten.
- Automatisierung von Workflows: Das DMS kann automatisierte Workflows für die Genehmigung, Prüfung und Freigabe von Rechnungen erstellen, was den gesamten Prozess effizienter und zeitsparender macht.
- Versionskontrolle: Die Versionskontrolle in einem DMS ermöglicht es, Änderungen an Dokumenten nachzuverfolgen und ältere Versionen bei Bedarf wiederherzustellen, wodurch Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind.
- Compliance und Archivierung: Ein DMS unterstützt bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, indem es die ordnungsgemäße Aufbewahrung und Archivierung von Rechnungen und anderen Dokumenten sicherstellt.
Schnittstelle schafft Verbindung
Um E-Rechnungs-Formate wie ZUGFeRD, PDF und XRechnung zu bearbeiten, setzen die meisten Unternehmen heute auf Systeme zur Rechnungsbearbeitung. Durch Schrifterkennung liest das System automatisch die Inhalte der Rechnung aus. Die Eingangsrechnung wird anschließend im Dokumentenmanagementsystem gespeichert. Erst durch das DMS und die damit möglichen Workflows kann der Prozess digital gesteuert werden, und nur durch die Anbindung an ein ERP wie SAP S4/HANA können die Effizienzgewinne erzielt werden. Die Digitalisierung der Rechnungsprüfung ist also nur ein Baustein im komplexen System der digitalen Transformation. Und wer sich dieser Entwicklung anschließt, kann mit Erfolgen rechnen.
Fazit: Elektronische Rechnungsprüfung als wichtiger Schritt zur Digitalisierung
Die Umstellung auf digitale Rechnungsprüfung ist ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung und bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, einschließlich Zeit- und Kosteneinsparungen, erhöhte Genauigkeit und verbesserte Compliance. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) spielt dabei eine zentrale Rolle, indem es die Erfassung, Verwaltung, Ablage und Automatisierung von Rechnungen durch KI, OCR und Workflows unterstützt.
5 Fragen zur elektronischen Rechnungsprüfung
- Was ist die elektronische Rechnungsprüfung?Die elektronische Rechnungsprüfung ist ein Prozess, bei dem Rechnungen digital erfasst, geprüft und verarbeitet werden. Dies ermöglicht eine effizientere und genauere Rechnungsbearbeitung im Vergleich zur manuellen Prüfung.
- Warum ist die elektronische Rechnungsprüfung wichtig?Die elektronische Rechnungsprüfung ist wichtig, da sie die Rechnungsbearbeitung effizienter, genauer und transparenter gestaltet. Sie hilft Unternehmen, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, Kosten zu reduzieren und menschliche Fehler zu minimieren.
- Wie funktioniert die elektronische Rechnungsprüfung?Die elektronische Rechnungsprüfung nutzt Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und Optical Character Recognition (OCR), um Daten automatisch von Rechnungen und Belegen zu erfassen und zu verarbeiten. Anschließend werden die erfassten Daten validiert, und mögliche Fehler oder Unstimmigkeiten werden identifiziert. Schließlich werden die Rechnungen im Dokumentenmanagementsystem gespeichert und können in den entsprechenden Workflows und ERP-Systemen weiterverarbeitet werden.
- Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsprüfung?Die elektronische Rechnungsprüfung bietet zahlreiche Vorteile, darunter:
- Einsparungen von Zeit und Kosten durch automatisierte Datenerfassung
- Erhöhte Genauigkeit und Verringerung menschlicher Fehler
- Verbesserte Compliance durch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Datensicherheit
- Effizientere Rechnungsbearbeitung und -kontrolle
- Reduzierung von Dubletten und Doppeleinträgen
- Welche Rolle spielt ein Dokumentenmanagementsystem bei der elektronischen Rechnungsprüfung?Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) spielt eine wesentliche Rolle bei der elektronischen Rechnungsprüfung, da es als zentrale Plattform für die Speicherung, Verwaltung und Verarbeitung von Rechnungen und anderen geschäftsrelevanten Dokumenten dient. Mit einem DMS können Unternehmen Workflows automatisieren, den Zugriff auf Rechnungen kontrollieren und die Zusammenarbeit verbessern. Darüber hinaus ermöglicht ein DMS die nahtlose Integration von Rechnungsprüfungsprozessen in ERP-Systeme wie SAP S4/HANA, um Effizienzgewinne zu erzielen und den Gesamtbetrieb zu optimieren.
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