22. Februar 2018

Wie die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung das Papier ablöst

Von der papierbasierten zur elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung

Dass die digitale Rechnungsbearbeitung der papierbasierten Rechnung überlegen ist und im Vergleich mehrere Vorteile mit sich bringt, dürfte bereits allseits bekannt sein. Dennoch konnte sich der Trend zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung noch nicht flächendeckend durchsetzen. In vielen Unternehmen quellen auch heute noch die Ablagen mit Papierpost über. Allein in Deutschland werden immer noch jährlich 30 Milliarden Papier-Rechnungen verschickt. Und nur die Hälfte der Unternehmen treibt die Digitalisierung des Rechnungsmanagements voran. Das ergab eine Studie des Forschungsinstituts ibi research im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi), die vor einiger Zeit veröffentlicht wurde.

Die Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung überwiegen

Dabei weiß man in der Wirtschaft längst um die Vorteile einer Umstellung von der analogen auf die elektronische Rechnungsbearbeitung. Neben einem geringeren Papierverbrauch und dem sichtbaren Platzgewinn in den Büros sind zudem auch die Kostenvorteile ein schlagkräftiges Argument für die Umstellung: Bei einer Befragung im Rahmen der Studie gaben einige Unternehmen an, man rechne im Rahmen der Einführung digitaler Verfahren mit Einsparungen von 60 % und mehr pro Rechnung.

Denn elektronische Rechnungen haben jede Menge Vorteile: Minimale Versand- oder Archivierungskosten sind dabei nur einige davon. Zusätzlich lassen sich Anforderungen an Archivierungspflichten leicht umsetzen. Durch elektronische Verteil- und Freigabeworkflows, Prüfung und Buchung werden Fehler reduziert und Arbeitszeit gespart.

Die EU-Kommission schätzt die Einsparungen für Unternehmen in der EU durch ein elektronisches Rechnungsmanagement auf 64,5 Milliarden Euro pro Jahr – ein überaus relevanter Faktor bei der nachhaltigen Kostenminimierung.

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Revisionssicher archivieren gemäß GoBD

Doch nicht nur der Kostenfaktor steht im Mittelpunkt bei der Frage, welche Vorzüge die digitale Rechnungsbearbeitung hat. Es geht vor allem um das Thema Sicherheit, besonders in Bezug auf die eigenen Archivierungsprozesse. Rund ein Drittel der befragten Unternehmen verweigert sich noch immer einer revisionssicheren Verwahrung der eigenen elektronischen Rechnungen. Dabei sehen die 2015 in Kraft getretenen “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) genau dies vor. Das bedeutet: Die digitalen Daten müssen so gespeichert sein, dass sie die Anforderungen in Bezug auf Sicherheit, Unveränderbarkeit, Zugriffsschutz, Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit erfüllen.

**Die anfallenden Kosten beim analogen Rechnungsprozess sind immens – für Sender und Empfänger.**

Die Bedeutung von cloudbasierten Lösungen bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Neben den Argumenten Effizienz und Revisionssicherheit kommt der Aspekt der Flexibilität und Mobilität hinzu. Hier spielen bei der Entwicklung von der analogen zur elektronischen Rechnungsbearbeitung cloudbasierte Lösungen eine große Rolle. Viele Unternehmen haben erkannt, dass die Bereitstellung von Softwarelösungen über die Cloud zahlreiche Vorteile bietet. Durch cloudbasierte Rechnungsmanagement-Systeme können Unternehmen ihre Rechnungsdaten sicher in der Cloud speichern und so von überall und zu jeder Zeit darauf zugreifen – in Zeiten von New Work und Remote-Arbeit von großer Bedeutung.

Zusätzlich bieten cloudbasierte Lösungen Skalierbarkeit und Agilität, da Unternehmen problemlos die Server-Kapazität je nach Bedarf erhöhen oder verringern können. Cloud-Anbieter übernehmen die Verantwortung für die Infrastruktur, die Datensicherheit und die regelmäßige Aktualisierung der Software, was Unternehmen von aufwändigen IT-Wartungsaufgaben entlastet.

Die Verwendung von cloudbasierten Lösungen ermöglicht auch eine nahtlose Integration mit anderen Geschäftsanwendungen wie Buchhaltungssoftware, ERP- oder CRM-Systemen. Dadurch können Unternehmen ihre Prozesse weiter optimieren und einen reibungslosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen gewährleisten.

Viele Gründe für die Umstellung

Fazit: Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung bietet gegenüber der papierbasierten Variante zahlreiche Vorteile. Dazu gehören geringerer Papierverbrauch, Kosten- und Zeitersparnis, einfachere Archivierungsabläufe und Fehlerreduzierung. Die zunehmende Bedeutung von cloudbasierten Lösungen bietet Unternehmen zudem die Möglichkeit, ihre Rechnungsdaten sicher in der Cloud zu speichern, flexibel und standortunabhängig zu arbeiten sowie von Skalierbarkeit, Agilität und Entlastung bei den IT-Wartungsaufgaben zu profitieren. Nicht zuletzt ermöglicht die Verknüpfung mit anderen Geschäftsanwendungen eine Optimierung der Prozesse und einen reibungslosen Datenaustausch. Kurzum: Ein Wechsel von der analogen in die digitale Rechnungsbearbeitung lohnt sich. Für jedes Unternehmen.