03.12.2020

Wie die digitale Rechnungs­bearbeit­ung das Papier ablöst

Von der pa­pier­ba­sier­ten zur elektronischen Rechnungs­bearbei­tung

Dass die digitale Rechnungsbearbeitung der papierbasierten Rechnung überlegen ist und im Vergleich mehrere Vorteile mit sich bringt, ist bereits allseits bekannt. Dennoch konnte sich der digitale Einsatz zur Rechnungsverarbeitung noch nicht flächendeckend durchsetzen. In vielen Unternehmen quellen auch heute noch die Ablagen mit Papierpost über. Das ergab eine Studie des Forschungsinstituts ibi research im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) unter 300 Unternehmen. Demnach digitalisiert rund die Hälfte der Unternehmen ihre Rechnungsdaten.

Die Vorteile der elektronischen Rechnungs­bearbeitung über­wie­gen

Neben einem geringeren Papierverbrauch und dem sichtbaren Platzgewinn in den Büros sind zudem auch die Kostenvorteile ein schlagkräftiges Argument für die Umstellung von der analogen auf die elektronische Rechnungsbearbeitung: Bei einer Befragung im Rahmen der Studie gaben einige Unternehmen an, man rechne im Rahmen der Einführung digitaler Verfahren mit Einsparungen von 60 % und mehr pro Rechnung.

Denn elektronische Rechnungen haben jede Menge Vorteile. Minimale Versand- oder Archivierungskosten sind nur einige davon. Zusätzlich lassen sich Anforderungen an Archivierungspflichten leicht umsetzen. Durch elektronische Verteil- und Freigabeworkflows, Prüfung und Buchung werden Fehler reduziert und Arbeitszeit gespart.
Im Jahr 2015 wurden in Europa ca. 35 Milliarden Rechnungen versendet. Die EU-Kommission schätzt die Einsparungen für Unternehmen in der EU durch ein elektronisches Rechnungsmanagement auf 64,5 Milliarden Euro pro Jahr – Die E-Rechnung könnte zum Sparschwein werden.

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Die ver­tag­te Di­gi­ta­li­sie­rung

Vielerorts existieren Vorbehalte, die hierzulande die digitale Revolution in der Wirtschaft erheblich zu bremsen scheinen – vor allem, wenn es um die firmeneigenen Archivierungsprozesse geht: Rund ein Drittel der befragten Unternehmen verweigert sich noch immer einer revisionssicheren Verwahrung der eigenen elektronischen Rechnungen. Dabei sehen die 2015 in Kraft getretenen „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) genau dies vor.

Automatisierte Prozesse dank Di­gi­ta­li­sie­rung

Gerade im kaufmännischen Bereich lassen sich Vorgänge effizient digitalisieren und automatisieren. Besonders bei stark standardisierten Abläufen wie der Rechnungsbearbeitung zeigen sich Chancen zur Automatisierung. Die Vorteile von E-Invoicing beschränken sich nicht auf Materialkosten oder Umweltschutzaspekte – das Einsparpotenzial zeigt sich besonders bei der Prozessoptimierung.

Mit Rechnungsmanagement kennen wir uns aus. OPTIMAL SYSTEMS entwickelt seit über 25 Jahren Softwarelösungen um Informationen schnell zu finden, transparent zu verwalten und sicher zu archivieren.

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