Eine Person tippt auf einem Laptop mit einer Weltkugel-Grafik und Dokumenten-Symbolen als Overlay

14. Juli 2023

Die E-Rechnung im B2B-Bereich: auf dem Weg zur Pflicht

Die zunehmende Digitalisierung betrifft auch die Rechnungsstellung in Unternehmen: Was früher in der Regel noch auf Papier geschah, wird heute immer häufiger elektronisch erledigt. Doch damit nicht genug: Die E-Rechnung soll in den nächsten Jahren zum Standard in B2B-Umsätzen werden. Das bringt sowohl Chancen als auch Herausforderungen für Unternehmen mit sich.

E-Rechnungspflicht im B2G und bald auch B2B

Seit dem 27.11.2020 besteht für Unternehmen eine Pflicht zur Verwendung von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr mit der Öffentlichen Verwaltung (B2G, Business to Government).

Im Koalitionsvertrag für 2021–2025 ist die geplante Pflicht zur Verwendung von E-Rechnungsformaten im B2B-Bereich vorgesehen. Am 17.04.2023 legte das Bundesfinanzministerium (BMF) dazu einen ersten Diskussionsvorschlag vor. Viele Details müssen noch geklärt werden.

Die EU arbeitet an einer E-Rechnungspflicht und einem Meldesystem für grenzüberschreitende Transaktionen für alle Mitgliedstaaten (ViDA). Das Meldesystem soll gegen Umsatzsteuerbetrug helfen.

Meinungsbild der Wirtschaft zur E-Rechnungspflicht

Auf dem E-Rechnungsgipfel im Juni 2023 in Berlin wurde die Einführung der E-Rechnung und eines Meldesystems für B2B-Umsätze in Deutschland insgesamt positiv aufgenommen, stieß aber bei kleineren Unternehmen auf Kritik aufgrund von befürchteten hohen Anforderungen und Kosten.

Verbreitung und Nutzung der E-Rechnung

Die Nutzung der E-Rechnung breitet sich weiter aus, wie aus einer Bitkom-Umfrage hervorgeht:

Erstmals setzen über die Hälfte der Unternehmen standardisierte E-Rechnungsformate für digitale Rechnungserstellungen ein.
Unter großen Unternehmen nutzen bereits 96 Prozent E-Rechnungen.
Nur noch 8 Prozent erstellen Rechnungen ausschließlich in Papierform.

Die Nutzung der E-Rechnung nimmt weiter zu: Erstmals setzen über die Hälfte der Unternehmen standardisierte E-Rechnungsformate für digitale Rechnungserstellungen ein. Quelle: Bitkom

Große Unternehmen ab 500 MA nutzen bereits zu 96 Prozent E-Rechnungsformate. Quelle: Bitkom

Nur noch 8 Prozent der befragten Unternehmen erstellen Rechnungen ausschließlich in Papierform. Quelle: Bitkom

Was sind die größten Herausforderungen bei der Einführung der E-Rechnung?

Es gibt viele Herausforderungen, die mit der Implementierung der E-Rechnung verbunden sind. Zum einen sind Unternehmen besorgt über die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, zum anderen über das Management der internen Prozesse und Systeme, die für einen reibungslosen Übergang notwendig sind. Darüber hinaus stellen auch die Kosten für die Implementierung und die Anpassung der bestehenden Systeme sowie die Frage nach der Datensicherheit und dem Datenschutz ein Problem dar.

Welche Vorteile hat die E-Rechnung für Unternehmen?

Die E-Rechnung bietet eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen. Hierzu gehören:

Effizienzsteigerungen: Automatisierung von Prozessen durch die E-Rechnung führt zu Effizienzsteigerungen.
Kostenreduktion: Durch den Wegfall von Papier und Porto können Kosten reduziert werden.
Schnellere Verarbeitungszeit: Die E-Rechnung ermöglicht eine schnellere Erstellung, Versendung und Verarbeitung von Rechnungen.
Verbesserte Archivierung und Nachverfolgung: Die E-Rechnung erleichtert die Archivierung und Nachverfolgung von Rechnungen, was zu einer verbesserten Transparenz und Kontrolle führt.
Verbesserter Cashflow: Durch schnellere Zahlungen und reduzierte Zahlungsverzögerungen kann der Cashflow von Unternehmen verbessert werden.
Reduzierte Umweltauswirkungen: Ein papierloser Rechnungsprozess reduziert die Umweltauswirkungen und trägt zur Nachhaltigkeit des Unternehmens bei.

Wie kann man sich auf die Umsetzung vorbereiten?

Unternehmen sollten einen sorgfältigen Plan erstellen, der alle Aspekte der E-Rechnung abdeckt, von der technischen Implementierung bis hin zur Schulung der Mitarbeiter:innen. Es ist auch ratsam, Expertenrat einzuholen, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen und technischen Herausforderungen angemessen berücksichtigt werden.

Welche Rolle spielt Datenschutz?

Datenschutz ist ein zentrales Anliegen bei der Implementierung der E-Rechnung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle relevanten Datenschutzvorschriften einhalten und die personenbezogenen Daten ihrer Kunden sicher gespeichert und verarbeitet werden. Hinzu kommt die Notwendigkeit, die Integrität und Vertraulichkeit der Rechnungsdaten zu gewährleisten.

Wie kann ein ECM helfen?

Ein System für Enterprise Content Management (ECM) kann bei der Einführung und Verwaltung der E-Rechnung eine entscheidende Rolle spielen. Es bietet die Möglichkeit, Rechnungen digital zu speichern, zu verwalten und zu verfolgen. Darüber hinaus bietet es Funktionen für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, die Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung und die Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften. Zudem kann ein ECM-System die Integration in bestehende Systeme und Prozesse erleichtern und die Datensicherheit und den Datenschutz verbessern. Daher kann es ein wertvolles Werkzeug für Unternehmen sein, die die E-Rechnung implementieren möchten.

Fazit

Am Ende des Tages ist es entscheidend, dass Unternehmen sich auf die Zukunft vorbereiten und den neuen Herausforderungen der digitalen Transformation stellen. Mit einer gut geplanten und umgesetzten E-Rechnungsstrategie können Unternehmen nicht nur den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch von den zahlreichen Vorteilen profitieren, die die E-Rechnung bietet. Dazu gehören erhöhte Effizienz, Kostenreduktion, verbesserte Compliance und Datenschutz und letztendlich ein stärkerer Cashflow und ein nachhaltigeres Geschäft. Mit der richtigen Unterstützung und den richtigen Tools, wie einem robusten ECM-System, kann die Umstellung auf die E-Rechnung ein erfolgreiches Unterfangen sein.