E-Rechnung wird Pflicht ab 2025: Was müssen Unternehmen jetzt tun?

Ab 2025 treten in Deutschland neue Regelungen in Kraft, die für alle Unternehmen von Bedeutung sind: Die E-Rechnung wird im B2B zur Pflicht. Unternehmen müssen fortan ihre Rechnungen in einem speziellen digitalen Format erstellen und verarbeiten.

Doch was heißt das konkret? Wie bereiten Sie sich und Ihr Unternehmen optimal auf diese Umstellung vor? In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten Aspekte der E-Rechnungspflicht ein – von den rechtlichen Anforderungen und Deadlines über die spezifischen Herausforderungen bis hin zu den Chancen, die diese Umstellung bietet.

Was ist eine E-Rechnung überhaupt und welche Formate gibt es?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten Format erstellt wird und elektronisch übermittelt und empfangen werden kann. Dadurch ermöglicht sie eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche (also den Übergang zwischen Datei und Papier und umgekehrt).

Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt und eingescannt werden, gelten hingegen nicht als E-Rechnung. Auch eine per E-Mail versandte Rechnung im einfachen PDF-Format wird nicht als E-Rechnung betrachtet.

Wir haben für Sie einen Überblick über die Formate für E-Rechnungen zusammengestellt, die im Wachstumschancengesetz gemäß der EU-Richtlinie definiert sind.

Was ist die E-Rechnungspflicht und welche Auswirkungen hat sie auf Unternehmen?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland die E-Rechnungspflicht beachten. Das bedeutet, dass Unternehmen ihre B2B-Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellen, übermitteln und empfangen müssen, um eine elektronische Verarbeitung zu ermöglichen. Davon ausgenommen sind lediglich Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, etwa Tankquittungen oder Bewirtungsbelege.

Rechtliche Anforderungen und Deadlines: Wie sieht der Zeitplan für die Einführung aus?

Grundsätzlich sind ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen und auszustellen. Es gibt jedoch Übergangsfristen für die Erstellung, um dem hohen Umstellungsaufwand gerecht zu werden. Diese sind noch nicht final beschlossen und können sich daher ändern. Aktuell sind folgende Fristen geplant:

• Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Zur Erstellung von Rechnungen ist es weiterhin erlaubt, die Papierform oder andere elektronische Formate zu nutzen, sofern der Rechnungsempfänger dem zustimmt.
• Ab dem 01.01.2027 gilt diese Erlaubnis nur noch für kleine Unternehmen, deren Gesamtvorjahresumsatz unter 800.000 Euro liegt. Alle anderen müssen für B2B-Umsätze Rechnungen in einem der im Wachstumschancengesetz definierten E-Rechnungsformate versenden.
• Ab dem 01.01.2028 müssen die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und ihre Übermittlung zwingend eingehalten werden. Zulässig sind dann nur noch die im Wachstumschancengesetz definierten Formate. Zudem soll das neue Meldesystem in Kraft treten.

Herausforderungen und Chancen: Die Einführung von E-Rechnungen für Unternehmen

Die Umstellung auf E-Rechnungen kann für viele Unternehmen eine Herausforderung darstellen, besonders wenn bisher wenig Erfahrung mit digitalen Prozessen vorhanden ist.

1. Unsicherheit und Unwissenheit

Viele Unternehmen sind unsicher, wie sie den neuen Anforderungen gerecht werden sollen. Ein Mangel an Wissen über die Vorteile, Implementierungsmöglichkeiten und passende Lösungen kann diese Unsicherheit verstärken.

Lösung: Investieren Sie in Fortbildungen und nutzen Sie Beratungsangebote.

2. Sorgen um Implementierungskosten

Die Kosten für Implementierung, Schulungen und mögliche Anpassungen der Software an Geschäftsprozesse können zunächst abschreckend wirken.

Lösung: Führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch und bedenken Sie dabei auch die langfristigen Einsparungen durch E-Rechnungen.

3. Angst vor Unterbrechungen im Betrieb

Die Umstellung auf E-Rechnungen könnte Betriebsunterbrechungen zur Folge haben. Eine reibungslose Implementierung entscheidet maßgeblich über die Dauer der Ausfallzeiten.

Lösung: Planen Sie die Umstellung sorgfältig und außerhalb geschäftskritischer Zeiten. Ziehen Sie externe Expert*innen zur Unterstützung hinzu.

4. Technologische Herausforderungen

Unternehmen, die bisher manuelle Prozesse oder veraltete Systeme nutzen, müssen unter Umständen mit technologischen Herausforderungen rechnen.

Lösung: Beginnen Sie früh mit der Evaluierung von Softwareoptionen und involvieren Sie IT-Fachleute in den Implementierungsprozess.

5. Mangel an Ressourcen und Know-how

Die Suche nach qualifiziertem Personal und nötigen Ressourcen kann eine Hürde darstellen.

Lösung: Nutzen Sie externe Beratung und Schulungsangebote, um Ihre Mitarbeitenden zu schulen und sicherzustellen, dass Sie die Umstellung erfolgreich bewerkstelligen können.

6. Notwendigkeit einer umfassenden Strategie

Viele Unternehmen haben bisher noch keine umfassende Strategie für die Implementierung von E-Rechnungs-Prozessen.

Lösung: Erstellen Sie einen detaillierten Plan, der den gesamten Prozess von der Evaluierung bis zur Implementierung abdeckt.

7. Bewusstsein für die Vorteile entwickeln

Es ist wichtig, dass Unternehmen die Vorteile der E-Rechnung erkennen und die Umstellung nicht nur als Pflicht, sondern auch als Chance sehen.

Lösung: Kommunizieren Sie intern und extern über die Vorteile der Umstellung auf E-Rechnungen, um Akzeptanz zu schaffen und den Übergang zu erleichtern.

Insgesamt könnte die Einführung von E-Rechnungen für Unternehmen, die bisher nicht darauf vorbereitet waren, eine anspruchsvolle, aber lohnende Herausforderung darstellen. Gezielte Informationsbeschaffung, Schulungen für Mitarbeitende, die Auswahl geeigneter Lösungen und die Entwicklung einer umfassenden Strategie sind Schlüsselfaktoren für einen erfolgreichen Übergang.

Prozessoptimierung mit ECM: Nutzen Sie die Chancen der E-Rechnungspflicht

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet Unternehmen die Chance, nicht nur die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern auch ihre internen Prozesse zu optimieren und Effizienzsteigerungen zu erzielen. Hier kommt das Enterprise-Content-Management (ECM) ins Spiel.

ECM ermöglicht eine strukturierte Verwaltung von elektronischen Dokumenten und Daten, einschließlich E-Rechnungen. Durch die Integration von ECM können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse automatisieren, Daten effizient erfassen und verarbeiten sowie den Zugriff und die Suche nach relevanten Informationen erleichtern.

Darüber hinaus bietet ein ECM die Möglichkeit, auch andere Geschäftsprozesse zu optimieren. Nehmen Sie die Einführung der E-Rechnung zum Anlass, um Ihre gesamte Dokumentenverwaltung und Informationslogistik zu überdenken. Durch die zentrale Speicherung und Verwaltung digitaler Dokumente können Sie die Zusammenarbeit verbessern, Suchzeiten reduzieren und die Nachvollziehbarkeit von Prozessen erhöhen.

Indem Sie ECM als Teil Ihrer E-Rechnungsstrategie einsetzen, können Sie nicht nur die rechtlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch Ihren gesamten Betrieb modernisieren und Wettbewerbsvorteile erzielen.

Rechtzeitig umstellen: Warum frühe Vorbereitung der Schlüssel zum Erfolg ist

Es ist wichtig, dass Unternehmen sich rechtzeitig auf diese Veränderungen einstellen und die erforderlichen Anpassungen in ihren Systemen und Abläufen vornehmen. Wenn viele Unternehmen ihre IT-Projekte erst kurz vor der Frist planen und organisieren, könnte dies zu einer Überlastung der IT-Dienstleister führen – und dazu, dass die Anforderungen nicht rechtzeitig erfüllt werden.

Beginnen Sie jetzt schon mit der Planung und Umsetzung. Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan, der alle notwendigen Schritte bis zur vollständigen Umstellung auf die E-Rechnung beinhaltet. Dabei sollten Sie nicht nur die technischen Aspekte berücksichtigen, sondern auch die Schulung Ihrer Mitarbeitenden und die Anpassung Ihrer internen Prozesse.

In Zukunft werden Unternehmen mehr Daten in digitaler Form verarbeiten und speichern. Dies kann Vorteile in Bezug auf Effizienz, Genauigkeit und Transparenz bieten, erfordert aber auch eine sorgfältige Datenverwaltung und -sicherheit. Nutzen Sie die Einführung der E-Rechnung als Anlass, um Ihre Datenverwaltungs- und Sicherheitspraktiken zu überprüfen und zu verbessern.