In den Abteilungen für Finanz- und Rechnungswesen von Unternehmen stellt der tägliche Eingang unzähliger Rechnungen über verschiedene Kanäle eine Herausforderung dar. Die Nutzung einer Software für den digitalen Rechnungseingang bietet nicht nur die Möglichkeit, Kosten und Arbeitsaufwand zu reduzieren, sondern hilft auch dabei, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Während für die öffentliche Verwaltung die elektronische Rechnung bereits seit 2017 verpflichtend ist, wird diese Anforderung ab Januar 2025 auf alle steuerpflichtigen inländischen B2B-Umsätze ausgeweitet. Dies unterstreicht die Notwendigkeit für Unternehmen, ihre Prozesse im Rechnungswesen zu digitalisieren und sich auf die kommenden regulatorischen Veränderungen vorzubereiten.
Inhaltsverzeichnis
Der Rechnungseingang ist ein zentrales Element in der Finanzbuchhaltung und bezeichnet den Prozess, in dem eine Organisation eine Rechnung von einem Lieferanten oder Dienstleister erhält. Dies kann auf verschiedenen Wegen geschehen, etwa per Post, als E-Mail oder über elektronische Plattformen. Es ist wichtig zu beachten, dass jeder Rechnungseingang ordnungsgemäß dokumentiert und verarbeitet werden muss, um den Überblick über die finanziellen Verpflichtungen zu behalten und eine korrekte Buchhaltung gemäß den gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten.
Rechnungen können in verschiedenen Formaten eingehen: als klassische Papierrechnung, als digitale Datei oder als elektronische Rechnung gemäß der EU-Richtlinie. Es ist wichtig, die Unterschiede zwischen diesen Rechnungsformaten zu verstehen, um eine effiziente und rechtskonforme Rechnungsverarbeitung sicherzustellen.
Eine traditionelle Methode des Rechnungseingangs, bei der die Rechnung in gedruckter Form per Post versendet wird. Sie muss manuell erfasst und verarbeitet werden.
Eine Rechnung, die in einem digitalen Format, wie PDF oder als Bilddatei, empfangen und weiterverarbeitet wird. Auch gescannte Papierrechnungen sind digitale Rechnungen. Obwohl sie digital vorliegen, müssen sie, bevor sie in einer Buchhaltungssoftware oder einem Enterprise Content Management (ECM)-System automatisch weiterverarbeitet werden, mit OCR-Technologie ausgelesen werden. Diese Methode ist effizienter als die Papierrechnung, da sie eine schnellere Lieferung und einfache elektronische Speicherung ermöglicht.
Eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Eine E-Rechnung zeichnet sich durch drei Hauptmerkmale aus:
Diese Rechnungen sind für die automatische Verarbeitung in Buchhaltungs- und ECM-Systemen konzipiert, die eine effiziente Verwaltung, Archivierung und Automatisierung des Rechnungsworkflows ermöglichen. Dies ist die effizienteste Methode des Rechnungseingangs, die nicht nur Zeit und Kosten spart, sondern auch menschliche Fehler bei der Rechnungsverarbeitung reduziert.
Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes sind die Formate für E-Rechnungen, die ab 2025 in Deutschland relevant sein werden, klar definiert. Gültige Formate müssen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllen. Diese werden von einer Reihe von Standards umgesetzt, die sich technisch unterscheiden. In Deutschland sind die Formate ZUGFeRD und XRechnung am weitesten verbreitet:
ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das sowohl eine maschinenlesbare XML-Datei als auch eine für Menschen lesbare PDF-Datei enthält. Es ist herstellerunabhängig und wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt. ZUGFeRD ermöglicht es, dass der XML-Datensatz in einem PDF eingebettet ist, was eine Sichtkomponente für den Anwendenden bietet und gleichzeitig die maschinenlesbaren Rechnungsdaten für die verarbeitende Anwendung bereithält.
XRechnung ist ein reines XML-basiertes Format, das von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt wurde. Es ist ebenfalls herstellerunabhängig und konzentriert sich auf die maschinelle Verarbeitbarkeit der Rechnungsinformationen, ohne eine eingebettete Sichtkomponente wie ZUGFeRD zu bieten. XRechnung ist besonders geeignet für Unternehmen, die mit der Öffentlichen Verwaltung zusammenarbeiten.
Es gibt mehrere Übermittlungswege für E-Rechnungen, die von Unternehmen genutzt werden können, um eine effiziente und sichere Verarbeitung sicherzustellen. Die gängigsten Übermittlungswege umfassen:
Eine häufige Methode ist der Versand von E-Rechnungen als Anhang in einer E-Mail. Diese E-Mails können maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD enthalten.
Viele Unternehmen und öffentliche Verwaltungen bieten spezielle Webportale an, über die Lieferanten ihre E-Rechnungen hochladen können (wie das ZRE in Deutschland und das SDI in Italien).
Einige Unternehmen setzen auf direkte System-zu-System-Integrationen, bei denen E-Rechnungen direkt vom ERP-System des Lieferanten an das ERP-System des Kunden gesendet werden. Dies erfordert eine enge IT-Kooperation zwischen den beteiligten Unternehmen.
PEPPOL ist ein Netzwerk, das den sicheren Austausch von E-Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten innerhalb Europas ermöglicht. Im Gegensatz zum klassischen EDI erfolgt die Kommunikation zwischen Rechnungssender und -empfänger indirekt über zertifizierte Access Points. Im Gegensatz zum klassischen EDI muss eine Organisation nur eine Verbindung mit einem Peppol Access Point ihrer Wahl herstellen und kann diesen für den Austausch von Dokumenten mit jedem Geschäftspartner nutzen, der einen anderen Peppol Access Point verwendet (Four-Corner-Modell).
E-Invoicing und EDI sind beides digitale Verfahren, die in der modernen Geschäftskommunikation eine zentrale Rolle spielen, jedoch mit unterschiedlichen Schwerpunkten:
E-Invoicing (Electronic Invoicing) ist die elektronische Form der Rechnungsstellung. Sie ermöglicht eine schnellere, effizientere und kostengünstigere Rechnungsverarbeitung im Vergleich zu traditionellen, papierbasierten Methoden. Für öffentliche Aufträge ist die E-Rechnungsverordnung bereits seit 2017 Pflicht und ab Januar 2025 sollen Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland nur noch elektronisch versendet werden.
EDI (Electronic Data Interchange) hingegen ist ein breit gefasster Begriff, der den Austausch einer Vielzahl von Geschäftsdokumenten und -informationen zwischen Unternehmen in einem standardisierten elektronischen Format umfasst. Dies schließt nicht nur Rechnungen, sondern auch Bestellungen, Lieferscheine und andere geschäftsrelevante Dokumente ein. EDI zielt darauf ab, den gesamten Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen zu automatisieren und zu optimieren, indem manuelle Eingriffe minimiert werden und die Datenintegrität erhöht wird.
Mehr zum Thema E-Rechnungen vs. digitale Rechnungen erfahren Sie in unserem Blogbeitrag “Was ist eine E-Rechnung?”.
Ab 2025 wird in Deutschland eine erweiterte Pflicht zur Verwendung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) eingeführt. Diese Regelung betrifft insbesondere den B2B-Bereich. Die E-Rechnungspflicht bedeutet, dass Unternehmen für steuerpflichtige Umsätze innerhalb Deutschlands verpflichtet sein werden, ihre Rechnungen in einem elektronischen Format zu erstellen und zu übermitteln.
Diese Änderung zielt darauf ab, die Effizienz im Rechnungswesen zu steigern, den Papierverbrauch zu reduzieren und die Transparenz sowie die Compliance im Geschäftsverkehr zu verbessern. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie ihre internen Prozesse und Systeme entsprechend anpassen müssen, um die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen zu ermöglichen. Die Implementierung einer Softwarelösung oder die Anpassung bestehender Systeme hilft Ihnen dabei.
Die E-Rechnungspflicht 2025 fördert die weitere Digitalisierung von Geschäftsprozessen und die Harmonisierung des elektronischen Rechnungsaustauschs innerhalb der Europäischen Union.
Mit einer digitalen Rechnungseingangs-Software automatisieren und optimieren Sie Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung und steigern damit die Effizienz und Effektivität Ihrer Geschäftsprozesse. Sie können Eingangsrechnungen automatisiert erfassen, Rechnungsdaten mit einer Software auslesen, prüfen und zu einem definierten Personenkreis zum letzten Check weiterleiten, anschließend GoBD-konform archivieren und die Daten auch Monate und Jahre später schnell wiederfinden. Ihre Vorteile im Detail:
Wenn Sie Rechnungen digital verarbeiten, reduzieren Sie die Bearbeitungszeit, was zu direkten Kosteneinsparungen führt. Eine Studie des BMI, durchgeführt durch die Goethe Universität Frankfurt, hat bereits vor einigen Jahren gezeigt, dass der digitale Rechnungseingang bis zu zwei Drittel weniger Zeit pro Rechnung benötigt als die Verarbeitung von Papierrechnungen. Während Papierrechnungen durchschnittlich 22 Minuten Aufwand erforderten, lag der Aufwand bei digitaler Verarbeitung bei nur 5 bis 7 Minuten pro Rechnung. Dank moderner Rechnungsbearbeitungs-Software oder ECM-Systeme lässt sich diese Zeit heute noch weiter erheblich reduzieren. Zusätzlich entfallen durch die digitale Rechnungsarchivierung Kosten für Druck, Versand und physische Ablage.
Durch die Digitalisierung des Rechnungseingangs reduzieren Sie manuelle Prozesse. Dies führt zu einer schnelleren Verarbeitung Ihrer Rechnungen und zudem können Sie Ihre Personalressourcen effizienter nutzen. Indem Sie den gesamten Rechnungsbearbeitungsprozess – von der Erfassung der Rechnung über das Auslesen der Daten bis hin zu workflowgesteuerten Prüfungen und Freigaben – digital abbilden, minimieren Sie den Verwaltungsaufwand und erhöhen die Produktivität der Finanzabteilung.
Die Digitalisierung Ihrer Eingangsrechnungen führt nicht nur zu schnellerer, sondern auch zu präziserer Verarbeitung. In einem ECM-System verwendet die Rechnungsverarbeitungs-Software intelligente Prüfroutinen. Diese Routinen vergleichen die Rechnungsdaten mit hinterlegten Bestellungen und Vertragskonditionen, was eine sofortige Validierung ermöglicht. Bei Übereinstimmung leitet das System die Rechnung automatisch zur finalen Prüfung und Freigabe weiter, wobei vordefinierte Genehmigungshierarchien berücksichtigt werden. Rechnungen, die unvollständig sind oder Anomalien aufweisen, werden hervorgehoben und einem Menschen zur Prüfung vorgelegt. Dies ermöglicht es Ihnen, Fehler schneller zu entdecken und somit potenzielle Schäden oder finanzielle Einbußen zu vermeiden.
Die Rechnungseingangs-Software erlaubt es Ihnen, Freigabeprozesse gezielt und individuell nach Ihren Bedürfnissen zu gestalten. Dieser maßgeschneiderte Ansatz ermöglicht eine schnellere Durchlaufzeit der Rechnungen. Auch bei Abwesenheit relevanter Team-Mitglieder stellen automatische Weiterleitungen und Benachrichtigungen sicher, dass keine Wartezeiten entstehen und so eventuelle Fristen versäumt oder vergessen werden. Das Ergebnis ist ein reibungsloser, verzögerungsfreier Prozess, der die Verwaltung Ihrer Finanzen optimiert und Ihnen eine umfassendere Kontrolle über den gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess bietet.
Ein digitaler Rechnungsworkflow hilft Ihnen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Compliance-Anforderungen. Wenn Sie eine moderne Rechnungseingangs-Software in einem ECM-System nutzen, haben Sie eine vollständige und revisionssichere Dokumentation Ihrer Rechnungen. Jeder Schritt im Prozess wird automatisch protokolliert, was eine transparente und lückenlose Nachverfolgung ermöglicht. Dies erleichtert nicht nur interne und externe Audits, sondern minimiert auch das Risiko von Compliance-Verstößen und stärken das Vertrauen Ihrer Stakeholder.
Eine digitale Rechnungsbearbeitung optimiert die Kollaboration im Unternehmen. Ein fortschrittliches ECM-System ermöglicht es Teams, unabhängig von ihrem Standort, gemeinsam auf Rechnungen und relevante Dokumente zuzugreifen. Das fördert eine effiziente und synchrone Arbeitsweise. Beispielsweise können Teammitglieder in Echtzeit Prüfungen vornehmen, Anmerkungen hinzufügen oder Dokumente zur Überprüfung mit einem Knopfdruck im Workflow weiterleiten. Dadurch verbessert sich die interne Kommunikation sowie die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen.
Wenn Sie Ihre Eingangsrechnungen digitalisieren, leisten Sie einen Beitrag zur Nachhaltigkeit des Unternehmens. Laut Umweltbundesamt erfordert die Herstellung von 1 kg Papier etwa 2,2 kg Holz, 50 Liter Wasser und 5 kWh Energie, zusätzlich werden noch Chemikalien eingesetzt. Durch den Einsatz des digitalen Rechnungseingangs können Sie Ihren Papierverbrauch – und damit auch den CO₂-Fußabdruck – drastisch verringern und gleichzeitig dem Kunden Engagement für ökologische Verantwortung signalisieren.
Je durchgängiger Sie Ihre Prozesse der Rechnungsverarbeitung digitalisieren, desto besser können Sie auch neue Technologien wie Künstliche Intelligenz nutzen und maschinelles Lernen in Ihre Prozesse integrieren. Diese Technologien können beispielsweise zur automatisierten Datenprüfung eingesetzt werden. Indem Sie diesen Weg einschlagen, tragen Sie zur langfristigen Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft Ihres Unternehmens bei.
Die Bearbeitung Ihrer eingehenden Rechnungen wird durch den digitalen Rechnungseingang grundlegend verändert. Der Eingang einer Rechnung dient als Startschuss für den Rechnungsworkflow und setzt eine Reihe automatisierter Schritte in Gang.
Digitale Rechnungen werden in der Regel über elektronische Kanäle wie E-Mail oder EDI (Electronic Data Interchange) empfangen. Vereinzelte Rechnungen, die noch per Post eingehen, werden durch Scannen digitalisiert. Per E-Mail eingehende PDF- oder Word-Rechnungen werden von der Software zuerst extrahiert und dann weiterverarbeitet. Liegen die Rechnungen bereits in einem elektronischen Format vor, beispielsweise als XRechnung oder ZUGFeRD, kann sie die Software direkt automatisiert verarbeiten.
Unser Webcast zu ZUGFeRD, XRechnung & E-Rechnung mit ECM.
Um PDF-Rechnungen auszulesen und die darin enthaltenen Informationen zu extrahieren, können Sie Software-Lösungen nutzen, die auf OCR-Technologien (Optical Character Recognition) setzen. OCR ist darauf spezialisiert, gedruckten Text zu erkennen und in maschinenlesbare Daten umzuwandeln. Diese Software-basierte Datenextraktion spart Zeit und minimiert Fehlerquellen, die bei manueller Dateneingabe häufig auftreten können. Die extrahierten Daten werden dann in ein Format überführt, das für die weitere Verarbeitung durch Ihre Buchhaltungssoftware geeignet ist.
Für eine effizientere Rechnungsverarbeitung können E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD genutzt werden. Dabei entfällt die Notwendigkeit einer OCR-basierten Datenerfassung, da die Rechnungsdaten bereits in einem standardisierten Format vorliegen, das sofort weiterverarbeitet werden kann. Dies erhöht die Genauigkeit und Effizienz der Rechnungsverarbeitung erheblich.
Im Anschluss werden die Rechnungsdaten validiert, was den Abgleich der Rechnungsinformationen mit internen Datenbanken und Einkaufsinformationen beinhaltet. So prüft die Software zum Beispiel automatisch, ob der Lieferant registriert ist, ob die Rechnung nicht doppelt vorliegt und ob die Beträge mit den Bestelldaten übereinstimmen. Dieser Abgleich ermöglicht es, Dubletten sowie Diskrepanzen oder Unregelmäßigkeiten in den Rechnungsdaten effizient und zuverlässig zu identifizieren. So werden etwaige Abweichungen in Lieferantendetails oder Unstimmigkeiten in den Bestelldaten aufgedeckt. Fehlerquellen werden frühzeitig erkannt und Verzögerungen im Zahlungsprozess vermieden.
Mit der Nutzung einer Rechnungseingangs-Software in Ihrem Rechnungsprozess können Sie automatisierte Genehmigungsworkflows einrichten, die Zeit und Aufwand deutlich reduzieren. Basierend auf festgelegten Regeln leitet das System Ihre Rechnungen zur fachlichen/sachlichen Prüfung sowie zur Freigabe an die zuständigen Personen oder Abteilungen weiter.
Die sachliche Prüfung bestätigt, ob die Rechnung gerechtfertigt ist, ob die Bezahlung der Leistung entspricht, ob Mengen- oder Leistungsabweichungen vorliegen usw. Wenn durch die Fachabteilung Abweichungen festgestellt werden, können Rückfragen oder Korrekturen direkt über den Workflow veranlasst und gesteuert werden. Sie können auch Fristen für die weiteren Schritte im Workflow festsetzen, um sicherzustellen, dass weder Skonti noch Zahlungsziele versäumt werden.
Den Abschluss der digitalen Rechnungsprüfung bilden je nach Organigramm die budgetverantwortlichen Personen, die die Bestätigung für die Bezahlung der Rechnung und die Belastung einer Kostenstelle freigeben.
Der aufwendige Prozess des manuellen Weiterleitens und Nachfragens entfällt komplett, da alle Mitarbeitenden über die gesamte Prozesskette hinweg stets über den aktuellen Stand des Workflows informiert sind.
Gerade im letzten Schritt, der Kontierung, wird eines besonders deutlich: Je mehr Informationen zum Rechnungsbeleg erfasst sind, desto einfacher ist die Prüfung für die Buchhaltung. Und umso schneller kann geklärt werden, wo der in der Rechnung angegebene Betrag verbucht werden soll. Durch eine Anbindung an das ERP-System werden diese Prozesse stark vereinfacht. Idealerweise enthält eine digitale Rechnung bereits alle relevanten Daten wie Datum, Belegnummer, Nummer und Bezeichnung des Kontos und gegebenenfalls weitere Informationen.
Professionelle digitale Rechnungseingangslösungen auf Basis von DMS oder ECM bieten eine hohe Kompatibilität mit gängigen ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) für eine nahtlose und effiziente Datenübertragung. Nach der Genehmigung werden die Rechnungsdaten automatisch und ohne manuellen Eingriff an Ihre Kreditorenbuchhaltung übermittelt.
Ebenso wie analoge Rechnungen müssen Sie digitale Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorschriften archivieren. Dies beinhaltet die Sicherstellung der Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit über den gesamten gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum. Vollintegrative ECM-Softwarelösungen unterstützen die sichere Langzeitarchivierung und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen.
Die GoBD-konforme Archivierung ist ein unverzichtbarer Bestandteil Ihrer Buchführung und Dokumentenverwaltung. Sie stellt sicher, dass alle geschäftsrelevanten Dokumente, insbesondere Rechnungen, gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gespeichert werden. Dies bedeutet, dass Ihre Rechnungen jederzeit vollständig, unveränderbar und innerhalb einer angemessenen Frist auffindbar sein müssen. In der Regel müssen Sie digitale Rechnungen zehn Jahre aufbewahren.
Die Implementierung eines GoBD-konformen Archivierungssystems gewährleistet nicht nur die Einhaltung dieser gesetzlichen Anforderungen, sondern schafft auch Transparenz und Sicherheit in Ihrer Finanzdokumentation. Dadurch sind Sie auch auf Betriebsprüfungen vorbereitet und minimieren das Risiko von Sanktionen aufgrund von Compliance-Verstößen.
Wenn Sie Rechnungen digitalisieren und zentral über DMS- oder ECM-Systeme speichern und verfügbar machen, können abteilungsübergreifende Teams jederzeit und von überall aus auch auf ältere Rechnungen und dazugehörende Dokumente zugreifen.
Der digitale Rechnungseingang bietet Ihnen zusätzlich den Vorteil detaillierter Analysen und Berichte. Transparente Prozesse und Protokolle helfen Ihnen, Ihre Lieferantenbeziehungen effektiver zu gestalten.
Alles, was Sie zum elektronischen Rechnungsmanagement wissen müssen:
Beispiele für Rechnungseingangsprozesse
Die wichtigsten Rechnungsstandards und -gesetze
10 Merksätze zur elektronischen Rechnungsbearbeitung
Die Basis für den digitalen Rechnungseingang ist immer eine Software, die Rechnungen in verschiedenen Formaten (z. B. PDF, E-Rechnung) empfangen, verarbeiten, weiterleiten und archivieren kann.
Eine zuverlässige Lösung für die Verarbeitung und den Austausch digitaler Rechnungen ist enaio® von OPTIMAL SYSTEMS. enaio® steht für enterprise all in one, was bedeutet, dass unternehmensweit alle wichtigen und relevanten Daten und Informationen über die Software zentral gesammelt und bereitgestellt werden. Somit geht enaio® über eine einfache Rechnungseingangssoftware hinaus und bietet eine umfassende ECM-Lösung (Enterprise Content Management).
enaio® erfasst eingehende Rechnungen und verteilt sie automatisch weiter, unabhängig davon, ob es sich um strukturierte (XRechnung, ZUGFeRD) oder unstrukturierte Rechnungen (klassische PDFs) handelt.
Mittels OCR-Technik werden Rechnungsdaten wie Rechnungsempfänger, Rechnungssender, UID-Nummer, Rechnungs- und Leistungsdatum, Summen, Mehrwertsteuer, Skonto usw. ausgelesen und mit den Kreditorenstammdaten aus Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem abgeglichen. Das Analyse- und Logiktool der Software prüft, ob die Daten korrekt ausgelesen wurden, und leitet die Rechnungen für die weitere Bearbeitung in einen Workflow weiter. Bei Unklarheiten, beispielsweise wenn eine UID-Nummer fehlt oder der Umsatzsteuersatz nicht korrekt angegeben ist, wird die Rechnung zur Kontrolle ins Verifizierungszentrum überführt. Die Hauptarbeit in diesem Schritt übernimmt der digitale Rechnungsleser.
Über den enaio®-Client können Sie oder zuständige Personen der Fachabteilung die Rechnung freigeben. Dabei kann direkt auf die Lieferantenakte zugegriffen werden, um notwendige Informationen für die Freigabe zu erhalten. Hier finden sich Bestellungen, Lieferscheine und ergänzende Dokumente. Je nach Handlungsoption – Freigabe, Rückfrage, Ablehnung – werden weitere entsprechende Workflows angestoßen.
Sie können den Workflow gemäß Ihren Bedürfnissen konfigurieren: einstufig, zweistufig oder mehrstufig (kaufmännische Prüfung, fachliche Prüfung, Zahlungsfreigabe). Die Freigabe kann auch über die enaio®-App über Smartphone oder Tablet erfolgen.
Anschließend wird die Rechnung zur Zahlung an das Buchhaltungssystem (z. B. SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics 365 Business Central) übergeben, wo sie direkt verbucht werden kann.
Jeder Schritt wird dabei protokolliert und das Protokoll als PDF-Dokument mit abgelegt, was den Prozess transparent und nachvollziehbar macht – auch für spätere Kontrollen durch die Rechnungsprüfung.
Die wichtigsten Funktionen von enaio®:
Anbindung an ERP- und FiBu-Systeme
Rechnungs- und Plausibilitätsprüfung
Automatische Erkennung und Klassifizierung der erfassten Dokumente
Einrichtung von Mahn- und Sperrfristen
Integriertes Workflowsystem
Unterstützung verschiedener Rechnungsformate
Revisionssichere Archivierung
Ein entscheidender Aspekt für eine Software zur Optimierung des Rechnungseingangs ist die nahtlose Integration der Software in Ihre bestehende Systemlandschaft. Nur dies ermöglicht einen automatisierten Datenfluss zwischen den Systemen, was manuelle Eingriffe minimiert und die Prozesseffizienz steigert.
Achten Sie daher bei der Auswahl Ihrer Software bzw. Ihres ECM-Systems darauf, dass folgende Anforderungen erfüllt sind:
Spezielle Schnittstellen (APIs) zu Ihrem ERP-System (z. B. SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central oder FO) sowie DATEV sind vorhanden.
Integration in E-Mail-Systeme ist möglich.
Webservicefähigkeit ist gegeben.
Wenn Sie nicht nur Ihren Rechnungseingang automatisieren möchten, sondern eine durchgängige Optimierung des gesamten Beschaffungsprozesses in Ihrem Unternehmen anstreben, ist ein integrierter Prozess nach dem Purchase-to-Pay-Konzept unerlässlich. Dieser umfassende Prozess integriert alle Schritte von der Bestellung bis zur Bezahlung und ermöglicht eine nahtlose, digitale Abwicklung.
Im P2P-Konzept werden der bedarfsbezogene und der zahlungsbezogene Prozess zu einem Beschaffungsprozess zusammengeführt:
Der Purchase-Abschnitt umfasst alle Schritte von der initialen Bedarfsmeldung bis zum Wareneingang. Dies schließt Prüfung, Freigabe, Bestellung, Auftragsbestätigung und Wareneingangskontrolle ein.
Der Pay-Teil hingegen fokussiert sich auf den Zahlungsaspekt des Beschaffungsprozesses. Er beginnt mit dem Rechnungseingang der Lieferanten und endet mit der Bezahlung. Dieser Abschnitt beinhaltet die Aufbereitung der Rechnungen zur Rechnungsverarbeitung, die Rechnungsverarbeitung, den Abgleich mit der Bestellung, die Rechnungsfreigabe und schließlich die Zahlung.
Das Hauptziel des P2P-Prozesses ist die Vereinfachung komplexer Abläufe, die Erhöhung der Transparenz und die Vermeidung von Medienbrüchen zwischen den einzelnen Schritten. Ohne digitale Integration verlieren Einkaufs-, Buchhaltungs- und Finanzabteilungen schnell den Überblick. Digitale Purchase-to-Pay-Lösungen automatisieren den kompletten Datenaustausch vom ersten bis zum letzten Schritt, d. h. von der Bedarfsmeldung bis zur Archivierung der Rechnung.
Der digitale Rechnungseingang ist ein wichtiges Schlüsselelement im Purchase-to-Pay-Prozess. Wenn Sie diesen Prozess effizient und transparent gestalten möchten, bietet sich zum Beispiel enaio® von OPTIMAL SYSTEMS an. Die ECM-Technologie, unterstützt durch mit künstliche Intelligenz, ersetzt Ihre manuellen Einzelschritte durch einen ganzheitlichen digitalen Ansatz.
Die Ausgangssituation: Manuelle Rechnungsbearbeitung sorgte für Überlastung
Die analoge Bearbeitung von Rechnungen führte bei Reservix zu einer immer größeren Bindung von Ressourcen, Aufwand und Kosten. In dem modernen Unternehmen wurde jede Eingangsrechnung manuell verbucht und jeder neue Lieferant manuell im System erfasst. Zudem mussten Rechnungen manuell und aufwendig oftmals von einem Standort zum anderen transferiert werden.
“Der Aufwand war enorm und stand in keinem vernünftigen Verhältnis mehr”, erklärt Marcel Imschweiler, operativer Teamleiter im Finanz- und Rechnungswesen bei Reservix.
Die Lösung: DMS-Lösung enaio® von OPTIMAL SYSTEMS
Projektorientiert begab man sich auf die Suche nach einem DMS-System. Besonders wichtig für die Auswahl waren die Software-Funktionalität, aber auch die Betreuungsqualität durch den Anbieter. So entschied sich Reservix für OPTIMAL SYSTEMS.
enaio® transformierte den analogen Rechnungseingang des Unternehmens in einen vollständig digitalen Prozess:
Das Ergebnis: enaio® ermöglicht eine standortunabhängige Bearbeitung
Das Projekt, das etwa sechs Monate dauerte, wurde im Oktober 2022 erfolgreich abgeschlossen.
Marcel Imschweiler von Reservix zeigt sich begeistert: “Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht eine flexiblere und standortunabhängige Bearbeitung – 80 Prozent der Daten werden automatisch erkannt, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet.” Die Investition in die DMS-Software hat sich für Reservix bereits ausgezahlt. Imschweiler rechnete mit einer Amortisation der Kosten innerhalb von zwei bis drei Jahren.
Die Automatisierung des digitalen Rechnungsprozesses erstreckt sich auch auf das Anlegen neuer Lieferanten. Dafür wurde von OPTIMAL SYSTEMS eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt, einschließlich einer neuen Schnittstelle zur Übertragung von Stammdaten an DATEV.
Es ist wichtig, dass die Software des digitalen Rechnungseingangs nahtlos in die vorhandene Firmensoftware, wie ERP- oder FiBu-Systeme, eingebunden werden kann. Natürlich kann mit Schnittstellen viel (nach-)programmiert werden, aber einfacher und effizienter funktioniert es, wenn bereits Standardschnittstellen, wie zum Beispiel zu SAP, vorhanden sind.
Überzeugen Sie sich, dass die gewählte Softwarelösung den strengen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht und robuste Sicherheitsmechanismen gegen Cyberangriffe, Datenlecks und unbefugten Zugriff bietet. Dies umfasst Verschlüsselungstechnologien, regelmäßige Sicherheitsupdates und strenge Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass sensible Finanzdaten und persönliche Informationen zu jeder Zeit geschützt sind.
In Deutschland legt, wie in vielen weiteren europäischen Ländern, das E-Government-Gesetz der Bundesregierung die spezifischen Vorschriften zur Umsetzung elektronischer Verwaltungen fest. Zusätzlich gibt es Regelungen wie die GoBD, die die Anforderungen über das digitale Archivieren von Rechnungen definieren.
Ab 2025 tritt im Rahmen des Wachstumschancengesetzes eine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Kraft. Dies bedeutet, dass Unternehmen verpflichtet sein werden, inländische B2B-Rechnungen in einem strukturierten, elektronischen Format auszutauschen. Ziel dieser Regelung ist es, die Effizienz und Transparenz in der Rechnungslegung zu erhöhen sowie die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen weiter voranzutreiben. Unternehmen sollten sich frühzeitig auf diese Änderungen vorbereiten und ihre Systeme und Prozesse entsprechend anpassen, um die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und von den Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren.
Die Umstellung auf digitale Abläufe erfordert oft eine Änderung der gewohnten Arbeitsmethoden. Diese vertrauten Prozesse müssen über Bord geworfen und Abläufe unter Umständen komplett neu geplant und konzipiert werden. Beziehen Sie Teams frühzeitig in die Planung und Umstellung ein und bieten Sie auch während und nach der Umstellung Schulungen und Weiterbildungen im Umgang mit der Software an.
Denken Sie auch an die Zukunft und entscheiden Sie sich für eine in ein ECM-System integrierte Rechnungsverarbeitungs-Software, die für Wachstum entsprechende Erweiterungen bietet.
Ein digitaler Rechnungseingang bezieht sich auf den Prozess des Empfangens und Verarbeitens von Rechnungen in digitaler Form. Dies umfasst Rechnungen, die als PDF-Dateien oder Bilddateien per E-Mail übermittelt werden, sowie gescannte Papierrechnungen. Die digital übermittelten Rechnungen werden mithilfe von Software, oft unterstützt durch OCR-Technologie (Optical Character Recognition), ausgelesen und automatisch in Workflows zur weiteren Bearbeitung integriert. Dies ermöglicht eine effizientere, schnellere und fehlerärmere Bearbeitung im Vergleich zur manuellen Dateneingabe.
Ein elektronischer Rechnungseingang bezeichnet den Prozess, bei dem Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format empfangen und verarbeitet werden. Diese Rechnungen werden nicht als PDF- oder Bilddateien, sondern in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD übermittelt, die speziell für die automatische Verarbeitung in Buchhaltungs- und ECM-Systemen entwickelt wurden. Elektronische Rechnungen können über E-Mail-Anhänge oder spezielle Datenübertragungswege wie EDI (Electronic Data Interchange) empfangen werden, was eine nahtlose Integration und effiziente Verarbeitung ermöglicht.
Die Rechnungsstandards XRechnung und ZUGFeRD sind Formate für elektronische Rechnungen, die in Deutschland weit verbreitet sind. Sie erleichtern den Austausch und die Verarbeitung von Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen.
XRechnung ist ein standardisiertes, XML-basiertes Rechnungsformat, das speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde. Es ist maschinenlesbar und ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung, wodurch Effizienz und Genauigkeit in der Rechnungsbearbeitung erhöht werden. XRechnung erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die den elektronischen Rechnungsaustausch im öffentlichen Auftragswesen vorschreibt.
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein visuelles PDF-Dokument in einer Datei kombiniert. Dies bietet den Vorteil, dass die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch für die automatisierte Verarbeitung genutzt werden kann. ZUGFeRD ist besonders nützlich für Unternehmen, die ihre Rechnungen sowohl an Geschäftspartner als auch an öffentliche Auftraggeber senden, da es eine flexible Lösung für unterschiedliche Anforderungen bietet.
Ja, Sie können den Rechnungsprozess auch dann digitalisieren, wenn Ihre Rechnungen als Papier oder PDF vorliegen. Bei Papierrechnungen erfolgt dies durch Scannen der Dokumente, um sie in ein digitales Format umzuwandeln. Bei PDF-Rechnungen, die bereits in einem digitalen Format vorliegen, kann der Prozess direkt beginnen. In beiden Fällen können die digitalisierten Rechnungen dann mit OCR-Technologie (Optical Character Recognition) weiterverarbeitet werden. Diese Technologie erkennt und extrahiert die relevanten Daten aus den Rechnungen. Anschließend können die extrahierten Daten in Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System integriert und dort weiterverarbeitet werden. So ermöglicht die Digitalisierung des Rechnungsprozesses eine effizientere, schnellere und fehlerfreiere Bearbeitung Ihrer Rechnungen.
Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen bietet gleich mehrere Vorteile: Sie steigert die Effizienz durch automatisierte Verarbeitung, reduziert Fehler und manuellen Aufwand, beschleunigt den Zahlungsprozess und verbessert die Datenqualität. Zudem erleichtert sie die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und unterstützt den Umweltschutz durch den reduzierten Papierverbrauch.
Eine Software für digitalen Rechnungseingang sollte folgende Anforderungen erfüllen:
Die Verbesserung des Rechnungsbearbeitungsprozesses durch Künstliche Intelligenz ist ein bedeutender Fortschritt in Richtung Effizienz und Präzision. Moderne ECM/DMS-Lösungen, die auf KI basieren, verbessern die digitale Rechnungserfassung auf mehreren Ebenen.
KI-gesteuerte Systeme lernen kontinuierlich aus historischen Daten und werden im Laufe der Zeit immer genauer bei der Identifizierung und Zuordnung von Rechnungsdaten zu den entsprechenden Konten oder Kreditorenstämmen. Dies führt nicht nur zu einer Steigerung der Genauigkeit, sondern ermöglicht auch eine erhebliche Zeitersparnis im Vergleich zu manuellen Prozessen.
Ein weiterer Vorteil von KI in der Rechnungsbearbeitung ist die Fähigkeit, Anomalien und ungewöhnliche Muster zu erkennen. Dies trägt zur frühzeitigen Erkennung von Betrugsversuchen oder Fehlern bei und stärkt die Integrität des gesamten Finanzprozesses.
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