6. Januar 2021
Die elektronische Rechnung verspricht finanzielle und zeitliche Einsparungen. Dank der digitalen Rechnungsstellung können Mitarbeiter entlastet und Archive entrümpelt werden. Grundlage dafür sind unter anderem das Rechnungsformat XRechnung oder ZUGFeRD. Sie stellen definierte Datenformate dar, die auf gesetzlichen Verordnungen zur einheitlichen und digitalen Verbreitung von elektronischen Rechnungen beruhen. Vorangetrieben wird der Prozess durch die Bundesverwaltung als Teil des Programms “Dienstkonsolidierung”. Bis 2025 sollen leistungsstarke und sichere IT-Lösungen in rund 200 Bundesbehörden zur Verfügung stehen. Aber nicht nur die Öffentliche Verwaltung profitiert von solch einer elektronischen Aktenverwaltung: Warum diese Entwicklung auch für Unternehmen relevant ist, betrachten wir in diesem Artikel.
Die Frage erscheint zunächst überflüssig. Man könnte behaupten: “Wenn eine Rechnung digital erfasst ist, dann ist es eine E-Rechnung.” Zum Beispiel, wenn eine Papierrechnung eingescannt wurde. Das stimmt jedoch nicht.
Das Format einer E-Rechnung muss bestimmte Kriterien erfüllen, um dem XRechnung-Standard zu entsprechen. Dieser definiert ein XML-basiertes Datenmodell, das sich aus der europäischen Norm EN 16931 (erstellt vom CEN – Europäisches Komitee für Normung) ergibt. Diese Norm und deren Umsetzung durch das E-Rechnungsgesetz des Bundes und die E-Rechnungsverordnung (E-RechV) legen die Verwendung digitaler Rechnungen für Behörden und die entsprechenden Anforderungen fest. Auch das ZUGFeRD-Format erfüllt die gesetzlichen Vorgaben und ist als E-Rechnung gültig.
Definition: Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein digital erstelltes und verarbeitetes Dokument, das den gesetzlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen entspricht. Sie enthält alle für eine Rechnung notwendigen Informationen und ist in einem standardisierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD abgefasst.
Die elektronische Rechnung bringt eine Vielzahl an Vorteilen mit sich. Allein durch die Umstellung innerhalb des öffentlichen Sektors sollen jährlich 6,5 Milliarden Euro pro Jahr eingespart werden. Im privaten Sektor belaufen sich die Schätzungen laut Billentis Report 2015 auf 225 Milliarden Euro. Vorteile entstehen sowohl für den Rechnungssteller wie für den Rechnungsempfänger:
Alles, was Sie zum elektronischen Rechnungsmanagement wissen müssen:
Um ein reibungsloses Verfahren bei der Verwendung von digitalen Rechnungen zu gewährleisten, definiert der Gesetzgeber bestimmte Anforderungen an die E-Rechnung. Sie gelten sowohl für die Rechnungsersteller als auch für den Rechnungsempfänger. Nur so kommen die Vorteile elektronischen Papiermanagements gegenüber der Papierrechnung zum Tragen.
Die E-RechV stammt aus dem Jahr 2017. Sie legt den Standard der XRechnung für deutsche Behörden fest. Ziel der Verordnung ist es, die Rechnungsprozesse in der Öffentlichen Verwaltung zu vereinheitlichen. Behörden sind verpflichtet, E-Rechnungen gemäß der europäischen Norm EN 16931 anzunehmen und zu versenden. Das gilt entsprechend, wenn Bundesbehörden als Auftraggeber oder als Dienstleister auftreten. Bis zum 18. April 2020 hatten Länder und Kommunen Zeit für die Umsetzung. Die Bundesverwaltung stellte ihre Rechnungsprozesse bereits Ende 2019 um.
Die im September 2017 verabschiedete E-Rechnungsverordnung (ERechV) entspringt der oben genannten EU-Verordnung. Sie legt die Bestimmungen zum digitalen Rechnungsformat fest. Das dort bevorzugte Format ist die XRechnung, ein XML-basiertes Datenmodell. Das weitverbreitete hybride Rechnungsformat ZUGFeRD erfüllt ebenfalls die EU-Norm. Hybride Daten sind eine Kombination aus strukturierten und visualisierten (unstrukturierten) Daten.
Dabei unterscheiden wir drei Kategorien an E-Rechnungsformaten:
Um diese Formate zu versenden, stehen unter anderem diese typischen Kanäle zur Verfügung:
Zur Verwendung der E-Rechnung sind ausschließlich die Organe des Bundes verpflichtet. Dennoch sollte auch die Privatwirtschaft diesen Standard übernehmen. Aber warum?
Die Vorteile bei der Abrechnung von öffentlichen Aufträgen erscheint offensichtlich, zumal Rechnungssteller seit dem 27. November 2020 dazu verpflichtet sind, ihre Forderung als E-Rechnung zu stellen. Ausgenommen sind Auftragswerte bis zu einer Höhe von 1.000 €. Rechnungsprüfungsprozesse und damit verbundene Zahlungen werden durch die Verwendung des Standards beschleunigt. Das ist zum einen durch die zentralen Rechnungsplattformen ZRE und OZG des Bundes gewährleistet. Unternehmen erhalten Zugang zur OZG-RE- oder ZRE-Plattform, um E-Rechnungen hochzuladen. Dort können sie automatisiert bearbeitet oder an die zuständige Stelle weitergeleitet werden.
Der Standard der XRechnung gilt allerdings nicht nur in Deutschland. Unsere europäischen Partnerstaaten sind ebenfalls aufgerufen, die europäische Richtlinie umzusetzen. Somit stellt die E-Rechnung ein europaweit bekanntes Rechnungsformat dar, das zunehmend von Firmen in der EU verwendet wird. Das bedeutet, dass sich in der Rechnungsbearbeitung im B2B-Bereich Formate der XRechnung wie ZUGFeRD durchsetzen, Prozesse beschleunigen und vereinheitlichen.
Die neuen Verfahren zur digitalen Rechnungsstellung erlauben es, den gesamten Rechnungsprozess an externe Dienstleister zu optimieren. Das betrifft:
Sollten Sie diese Prozesse an einen externen Dienstleister auslagern, bringt dies einen weiteren Vorteil für Rechnungsempfänger oder Rechnungssteller mit sich. Sie geben gleichzeitig die Verantwortung zur Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen ab. Das bedeutet natürlich, dass Sie eine besondere Sorgfalt bei der Wahl Ihres Dienstleisters walten lassen sollten. Seriöse Anbieter verfügen über eine standardisierte Verfahrensdokumentation, die Prüfverfahren und Prüfpfade zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben des Bundes beinhaltet. Nur so ist gewährleistet, dass die Standards der E-Rechnung eingehalten werden.
Die Anforderungen für elektronische Rechnungen sind in §14 des Umsatzsteuergesetzes festgehalten. Nur wer diesen einhält, ist zum Vorsteuerabzug berechtigt. Folgende Kriterien müssen eingehalten werden:
Darüber hinaus gelten die bereits erwähnten Kriterien:
Mit enaio® organisieren Sie Ihre elektronische Rechnungsbearbeitung und den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess ganz komfortabel und sicher mit Hilfe von Workflows und einer Vielzahl von Automatisierungen. Eingehende Rechnungen werden dabei automatisch erkannt, verteilt und die hinterlegten Daten mit jenen in der bestehenden ERP- oder Finanzbuchhaltungssoftware abgeglichen. Jeder Vorgang sowie jede einzelne Rechnung wird mit einer entsprechenden elektronischen Akte verknüpft. Das bedeutet: mehr Transparenz und beschleunigte Prozesse für Ihr Controlling.
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