06. Januar 2021

E-Rechnung – das digitale Papier

Die E-Rechnung verspricht finanzielle und zeitliche Einsparungen. Dank der digitalen Rechnungsstellung können Mitarbeiter entlastet und Archive entrümpelt werden. Grundlage dafür sind unter anderem das Rechnungs­format XRechnung oder ZUGFeRD. Sie stellen definierte Datenformate dar, die auf gesetz­lichen Verordnungen zur einheitlichen und digitalen Verbreitung von elektronischen Rechnungen beruhen. Vorangetrieben wird der Prozess durch die Bundes­verwaltung als Teil des Programms “Dienstkonsolidierung”. Bis 2025 sollen leistungsstarke und sichere IT-Lösungen in rund 200 Bundesbehörden zur Verfügung stehen. Warum diese Entwicklung nicht nur für Unternehmen in der Kommunikation mit der Öffentlichen Verwaltung relevant ist, betrachten wir in diesem Artikel.

Was ist eine E-Rechnung?

Die Frage erscheint zunächst überflüssig. Man könnte behaupten: “Wenn eine Rechnung digital erfasst ist, dann ist es eine E-Rechnung.” Zum Beispiel, wenn eine Papierrechnung eingescannt wurde. Das stimmt jedoch nicht.

Das Format der E-Rechnung unterliegt bestimmten Kriterien. Erst, wenn diese eingehalten werden, handelt es sich tatsächlich um eine E-Rechnung gemäß der XRechnung. XRechnungen stellen ein XML-basiertes Datenmodell dar. Es entspringt der europäischen Norm EN 16931 (erstellt durch das CEN – Europäisches Komitee für Normung). Diese mündete in dem E-Rechnungs­gesetz des Bundes und der dazugehörigen E-Rechnungs­ver­ord­nung (E-RechV). Sie schreiben die Verwendung von elektronischen Rechnungen für Behörden vor und fixieren die entsprechenden Anforderungen. Das ZUGFeRD-Format entspricht ebenfalls den gesetzlichen Vorgaben und ist als E-Rechnung gültig.

Welche Vorteile bringt die E-Rechnung?

Die elektronische Rechnung bringt eine Vielzahl an Vorteilen mit sich. Allein durch die Umstellung innerhalb des öffentlichen Sektors sollen jährlich 6,5 Milliarden Euro pro Jahr eingespart werden. Im privaten Sektor belaufen sich die Schätzungen auf 225 Milliarden Euro (Billentis Report 2015). Vorteile entstehen sowohl für den Rechnungssteller wie für den Rechnungsempfänger:

  • Direkte Kosteneinsparung durch Verzicht auf Papier und Porto. Dazu addieren sich weitere Kosten für die Archivierung der Papierrechnungen.
  • Zeitersparnis durch schnellere Übermittlung: Fehleranfällige und zeitintensive Arbeitsschritte werden minimiert.
  • Schnelleres Auffinden abgelegter Rechnungen.
  • Keine Erfassungsfehler und Korrekturschleifen.

Anforderung an die digitale Rechnungsstellung

Um ein reibungsloses Verfahren bei der Verwendung von digitalen Rechnungen zu gewährleisten, definiert der Gesetz­geber bestimmte Anforderungen an die E-Rechnung. Sie gelten sowohl für die Rechnungsersteller als auch für den Rechnungsempfänger. Nur so kommen die Vorteile gegenüber der Papierrechnung zum Tragen.

  • Revisionssicherheit – bei der Aufbewahrung einer eInvoice ist darauf zu achten, dass sie un­ver­änder­bar und richtig archiviert wird. Gleichzeitig muss sie vor dem Zugriff Unbefugter und vor Verlust geschützt sein. Sollten Zugriffe erfolgen, müssen diese lückenlos dokumentiert werden. Die Echtheit und Unversehrtheit müssen damit jederzeit nachweisbar sein.
  • Lesbarkeit – die Lesbarkeit muss zu jedem Zeitpunkt des Lebenszyklus einer Rechnung gegeben sein. Liegen die Rechnungsdaten ledig­lich in Form von strukturierten Daten vor (XML oder EDI), ist dies nicht ausreichend. Im Falle einer Steuerprüfung ist eine Form der Visualisierung verpflichtend. Dies ist bei hybriden Formaten der Fall.
  • Maschinelle Auswertbarkeit – der zentrale Aspekt, wenn es um den eigentlichen Nutzen der digitalen Rechnungsstellung geht. Automatisierte Systeme müssen in der Lage sein, die Datenformate zu extrahieren und zu verarbeiten. Daher ist die Einhaltung der stan­dar­disierten Rechnungsformate essenziell.
  • Aufbewahrungsfristen – genauso wie Papierrechnungen müssen E-Rechnungen zehn Jahre archiviert werden.

Die E-Rechnungs­ver­ord­nung

Die E-RechV stammt aus dem Jahr 2017. Sie legt den Standard der XRechnung für deutsche Behörden fest. Ziel der Verordnung ist es, die Rechnungsprozesse in der Öffentlichen Verwaltung zu vereinheitlichen. Behörden sind verpflichtet, E-Rechnungen gemäß der europäischen Norm EN 16931 anzunehmen und zu versenden. Das gilt entsprechend, wenn Bundes­behörden als Auftraggeber oder als Dienst­leister auftreten. Bis zum 18. April 2020 hatten Länder und Kommunen Zeit für die Umsetzung. Die Bundesverwaltung stellte ihre Rech­nungs­prozesse bereits Ende 2019 um.

Welche Rechnungsformate sind zur digitalen Rechnungsstellung geeignet?

Die im September 2017 verabschiedete E-Rechnungsverordnung (ERechV) entspringt der oben genannten EU-Verordnung. Sie legt die Bestim­mun­gen zum digitalen Rechnungs­format fest. Das dort bevorzugte Format ist die XRechnung, ein XML-basiertes Daten­modell. Das weitverbreitete hybride Rechnungs­format ZUGFeRD erfüllt ebenfalls die EU-Norm. Hybride Daten sind eine Kom­bination aus struk­turierten und visualisierten (unstrukturierten) Daten.

Dabei unterscheiden wir drei Kategorien an E-Rechnungsformaten:

  • strukturierte Daten – z. B. EDI, XML
  • unstrukturierte Daten (z. B. Rechnungen im PDF-, PNG-, JPEG-, Word-Format oder E-Mail-Text) und hybride Daten (z. B. ZUGFeRD)

Um diese Formate zu versenden, stehen unter anderem diese typischen Kanäle zur Verfügung:

  • E-Mail
  • DE-Mail
  • E-Post
  • Computer-Fax
  • Fax-Server
  • Web-Download

XRechnung und ZUGFeRD in der Privatwirtschaft

Zur Verwendung der E-Rechnung sind ausschließlich die Organe des Bundes verpflichtet. Dennoch sollte auch die Privatwirtschaft diesen Standard übernehmen. Aber warum?

Die Vorteile bei der Abrechnung von öffentlichen Aufträgen erscheint offensichtlich. Zumal Rechnungssteller seit dem 27. November 2020 dazu verpflichtet sind, ihre Forderung als E-Rechnung zu stellen. Ausgenommen sind Auftragswerte bis zu einer Höhe von 1.000 €. Rechnungsprüfungsprozesse und damit verbundene Zahlungen werden durch die Verwendung des Standards beschleunigt. Das ist zum einen durch die zentralen Rechnungsplattformen ZRE und OZG des Bundes gewähr­leis­tet. Unternehmen erhalten Zugang zur OZG-RE- oder ZRE-Plattform, um E-Rechnungen hochzuladen. Dort können sie automatisiert bearbeitet oder an die zuständige Stelle weitergeleitet werden.

Der Standard der XRechnung gilt allerdings nicht nur in Deutschland. Unsere europäischen Partnerstaaten sind ebenfalls aufgerufen, die europäische Richtlinie umzusetzen. Somit stellt die E-Rechnung ein europaweit bekanntes Rechnungs­format dar, das zunehmend von Firmen in der EU verwendet wird. Das bedeutet, dass sich in der Rechnungsbearbeitung im B2B-Bereich Formate der XRechnung wie ZUGFeRD durchsetzen, Prozesse beschleunigen und vereinheitlichen.

Outsourcing der Rechnungsver­ar­bei­tung

Die neuen Verfahren zur digitalen Rechnungsstellung erlauben es, den gesamten Rechnungsprozess an externe Dienstleister zu optimieren. Das betrifft:

  • die Rechnungsstellung
  • die Rechnungsübermittlung und den Empfang
  • die gesamte Buchhaltung
  • die digitale Archivierung der Rechnungen

Sollten Sie diese Prozesse an einen externen Dienstleister auslagern, bringt dies einen weiteren Vorteil für Rechnungsempfänger oder Rechnungssteller mit sich. Sie geben gleichzeitig die Verantwortung zur Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen ab. Das bedeutet natürlich, dass Sie eine besondere Sorgfalt bei der Wahl Ihres Dienstleisters walten lassen sollten. Seriöse Anbieter verfügen über eine standardisierte Verfahrens­doku­men­tation, die Prüfverfahren und Prüf­pfade zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben des Bundes beinhaltet. Nur so ist gewährleistet, dass die Standards der E-Rechnung eingehalten werden.

E-Rechnung gleich Papier­rechnung?

Die Anforderungen für elektronische Rechnungen sind in §14 des Umsatzsteuergesetzes festgehalten. Nur wer diesen einhält, ist zum Vorsteuerabzug berechtigt. Folgende Kriterien müssen eingehalten werden:

  • Eine elektronische Rechnung muss dieselben Pflichtangaben wie eine Papierrechnung enthalten (§14 Abs. 4 UStG).
  • Um eine Rechnung auf elektronischem Wege zu versenden, muss der Rechnungsempfänger dem Erhalt einer E-Rechnung zustimmen. Dies Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen.

Darüber hinaus gelten die bereits erwähnten Kriterien:

  • Revisionssicherheit
  • Einhaltung der Archivierungsfristen (10 Jahre)
  • Lesbarkeit
  • Möglichkeit zur maschinellen Auswertbarkeit (Verwendung eines konformen Rechnungsformats)

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Mit enaio® organisieren Sie Ihre elektronische Rechnungsbearbeitung ganz komfortabel und sicher mit Hilfe von Workflows und einer Vielzahl von Automatisierungen. Eingehende Rechnungen werden dabei auto­matisch erkannt, verteilt und die hinterlegten Daten mit jenen in der bestehenden ERP- oder Finanz­buch­haltungs­soft­ware abgeglichen. Jeder Vorgang sowie jede einzelne Rechnung wird mit einer entsprechenden elektronischen Akte verknüpft. Das bedeutet: mehr Transparenz und beschleunigte Prozesse für Ihr Controlling.

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