DMS-Einführung: Das müssen Sie beachten

Niemand hat etwas gegen Routinen. Doch gerade im Unternehmenskontext sind sie häufig ein Beleg für starre und zuweilen ineffiziente Regeln. In Zeiten eines erhöhten Wettbewerbs- und Kostendrucks sind innovative Lösungen gefragt, um keinen Rückstand zu riskieren – besonders im Hinblick auf die Verarbeitung und Verwaltung von Informationen. Langwieriges Durchsuchen von Aktenordnern und E-Mail-Ablagen, lästige Medienbrüche bei Freigabeprozessen oder mühsames Abgleichen analoger Rechnungsdaten sind heute kaum noch zu rechtfertigen. Weder im Controlling eines mittelständischen Logistikunternehmens noch in der Buchhaltung von weltweit agierenden Technologieanbietern.

Das Problem: Viele Unternehmen und Öffentliche Verwaltungen erkennen noch nicht die Notwendigkeit entschiedenen Handelns – und verweigern sich trotz politischer Anreize und juristischer Verfügungen der digitalen Modernisierung ihrer betriebsinternen Strukturen. Wer genauer auf die eigenen bürokratischen Geschäftsprozesse schaut, erkennt jedoch schnell die besonderen Optimierungspotenziale. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft dabei, diese auch in der Realität abzubilden. Doch was muss man beachten, bevor man sich für die Anschaffung eines DMS entscheidet?

Wir identifizieren die wichtigsten Aspekte, die vor der Einführung und Implementierung zu beachten sind.

Anforderungen an Ihr neues DMS: Was muss Ihr DMS leisten?

Einfache Bedienung

Jede Software ist nur so gut wie ihre Nutzerfreundlichkeit. Schließlich muss sie den täglichen Anforderungen der HR-Mitarbeiterin oder des Finanzbuchhalters gerecht werden. Die Wertschätzung der Beschäftigten für ein neues System ist jedoch nicht selbstverständlich. Schnelle Erfolge im täglichen Betrieb können dafür hilfreich sein. Überfrachtete Symbolleisten oder ein unübersichtliches Benutzermenü sind dagegen eher weniger wünschenswert.

Rechtliche Sicherheit

Mit der inzwischen auch nicht mehr so neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wurden einheitliche Datenschutzstandards für die gesamte EU festgelegt. Für Unternehmen sowie die Öffentliche Verwaltung hat dies erhebliche Konsequenzen – besonders im Hinblick auf den Umgang mit persönlichen Daten und Informationen. Ein DMS allein gewährleistet nicht den rechtskonformen Umgang mit Dokumenten. Aber es kann eine wertvolle Unterstützung sein – dazu gehören die automatisierte Einhaltung von Löschfristen sowie die revisionssichere Archivierung.

Verfügbarkeit und Zusammenarbeit

Zu den wichtigsten „Aufgaben“ eines DMS zählt die Bereitstellung von Dokumenten – und zwar im besten Fall orts- und zeitunabhängig. Die Vielzahl auch besonders sensibler Inhalte erfordert ein differenziertes Rollen- und Rechtemanagement für den Umgang mit den elektronischen Akten, mit dem der Zugriff auf spezifische Benutzergruppen eingeschränkt werden kann. Zugleich muss auch eine reibungslose Zusammenarbeit gewährleistet sein – über Workflows ist geregelt, welcher Projektbeteiligte wann ein Dokument empfängt, freigibt, weiterleitet oder archiviert. Das erleichtert die Kollaboration und minimiert den Zeitaufwand.

Kompatibilität zu bestehenden Lösungen

Je nach Fachabteilung sind unterschiedliche Fachanwendungen im Einsatz. Besonders häufig sind ERP-Systeme anzutreffen. Diese bieten selbst eine Vielzahl von Dokumentenmanagement-Funktionen – DMS-Lösungen erweitern diese um zusätzliche Archivierungs- und Workflow-Komponenten. Eine entsprechende Anbindung ans ERP, aber auch an zahlreiche E-Mail- und Buchhaltungsprogramme (wie z. B. DATEV) ist für ein gutes DMS obligatorisch. Speziell in der Buchhaltung ist aufgrund automatischer Belegerfassung und Buchungsübergabe eine deutliche Zeitersparnis möglich.

Technische Voraussetzungen eines DMS

DMS-Bestandteile

Zu den Hauptaufgaben eines DMS gehört die zentrale Speicherung von Dokumenten und der zugehörigen Informationen. Die Ablage der verschlüsselten Belege erfolgt auf Serverebene. Hier finden sich weitere Komponenten wieder – unter anderem die Datenbank mit den Metadaten zu den jeweiligen Dokumenten. Der Zugriff auf das DMS erfolgt über den Client, der auf dem Endgerät des Nutzers installiert ist und mit dem Server korrespondiert.

DMS-Server

Welche Grundvoraussetzungen für den DMS-Server gegeben sein müssen, hängt vom Netzwerk und dem zu verarbeitenden Dokumentenbestand ab. Dabei ist die Leistung des DMS im Wesentlichen abhängig von der Server-Performance. Eine 3-Tier-Architektur, wie sie bei enaio® zum Einsatz kommt, ermöglicht höchste Performanceleistungen dank der Aufteilung der Serverleistung auf unterschiedliche Rechner. Da alle Server – basierend auf einer modernen Microservices-Architektur – auf ein gemeinsames Datenbank- und Dateisystem zurückgreifen, ist eine unbegrenzte Skalierbarkeit gewährleistet.

DMS in der Cloud

Im Rahmen einer DMS-Einführung muss vorab geklärt sein, ob der DMS-Server als On-premises-Lösung oder über einen externen Cloud-Anbieter gehostet werden soll. Die häufigsten Zweifel im Hinblick auf die Datensicherheit bei der Cloudhosting-Variante gelten inzwischen als widerlegt: Im Unterschied zu der unternehmenseigenen IT sind statistisch deutlich weniger Sicherheitsausfälle zu verzeichnen. Cloud-Rechenzentren müssen zudem den Anforderungen an die Informationssicherheit nach ISO 27001 entsprechen, hierzulande werden die Daten DSGVO-konform gespeichert. Ausfall- und Datensicherheit sind somit ein klarer Pluspunkt für (Private-)Cloud-Lösungen.

Nehmen Sie sich Zeit für die Digitalisierung: Was sind Ihre konkreten Ziele?

Was soll sich ändern? Was sind die genauen Hoffnungen, die man in die Anschaffung eines DMS setzt? Diese Fragen stehen im Vordergrund, sobald der Markt der DMS-Anbieter sondiert wird. Die Optimierung betrieblicher Abläufe kann dabei genauso im Mittelpunkt stehen wie die Entlastung der Mitarbeiter von unnötigen Aufgaben, zum Beispiel die Suche nach Rechnungen, Vertragsentwürfen oder Protokollen. Auch datenschutzrechtliche Aspekte sind häufig ausschlaggebend, um sich auf die Suche nach einem DMS-Anbieter zu machen – vor allem vor dem Hintergrund der DSGVO, die viele Unternehmen in Sachen Sicherheit zum Handeln gezwungen hat. Stets ist es dabei wichtig, die angestrebten Ziele möglichst konkret zu benennen. Denn Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Erst durch die Einbettung der DMS-Lösung in ein strategisches Gesamtkonzept, das den gesamten Lebenszyklus der Dokumente und die Bedürfnisse aller beteiligten Fachabteilungen berücksichtigt, wird die digitale Transformation im Unternehmen wirklich vollzogen.