Muster­vertrag zur Auftrags­­­ver­­ar­beitung mit unseren Kun­den

OPTIMAL SYSTEMS wird Auftragsverarbeiter Ihrer personenbezogenen Daten, wenn wir ein Projekt für Sie durchführen oder Pflege und Support durchführen. Sie können die Auftragsverarbeitung datenschutzrechtlich geprüft in sechs einfachen Schritten mit uns vereinbaren:

1. Bitte laden Sie den Vertragstext zu Ihrer Information herunter.

2. Bitte laden Sie dazu die Anlagen 1-4 herunter. Diese füllen Sie nach Ihrem Bedarf aus.

3. Bitte laden Sie die Anlage 5: Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gem. Art. 32 DSGVO für die Fernwartung herunter. Die hier beschriebenen Maßnahmen gelten für die OPTIMAL SYSTEMS Muttergesellschaft. Sie können in den OPTIMAL SYSTEMS Tochtergesellschaften abweichen.

4. Bitte senden Sie per E-Mail an adv@optimal-systems.de:

• die von Ihnen ergänzten Anlagen 1-4 im Format PDF (bitte senden Sie keine Word-Datei, die wir aus Sicherheitsgründen nicht annehmen dürfen)
• Ihre Firmierung für die Titelseite
• den Namen des bei Ihnen für diesen Vertrag Zeichnungsberechtigten sowie die Kontaktdaten (Postanschrift und E-Mail-Adresse)
• mit welcher Gesellschaft der OPTIMAL SYSTEMS-Gruppe Sie den Vertrag schließen. Wir koordinieren alle folgenden Schritte dann aus unserem zentralen Project Office für Sie und Ihre betreuende Gesellschaft.

5. Wir fertigen den Vertrag aus und senden Ihnen den Vertrag unterzeichnet als PDF.

6. Bitte zeichnen Sie den Vertrag gegen und senden uns den Scan als PDF zurück an adv@optimal-systems.de.

Was müssen oder können Sie in den Anlagen 1-4 ergänzen?

• Anlage 1: Einzelvertragliche Vereinbarungen als Ergänzung zum Gegenstand des Auftrages: Sie können hier Projekte, Verträge und Aufträge, die Sie mit uns vereinbart haben, explizit aufführen und damit explizit unter die Auftragsvereinbarung stellen. Auch wenn Sie diesen Absatz leer lassen, sind alle wesentlichen Prozesse, in denen wir Ihre Daten verarbeiten, abgedeckt, da sie generell in Ziffer 2 des Vertrags spezifiziert sind.
• Anlage 2: Art der Daten und Kreis der Betroffenen beim Auftraggeber: Sie können diese Anlage ausfüllen, wenn es in Ziffer 4 des Vertrages aus Ihrer Sicht nicht ausreichend beschrieben ist.
• Anlage 3: Weisungsberechtigte Personen beim Auftraggeber: Diesen Abschnitt müssen Sie ergänzen.
• Anlage 4: Einbezogene Subunternehmer: Diesen Absatz können Sie ergänzen, wenn Sie in einem bestimmten Auftrag mit uns die Einbeziehung von Subunternehmern durch OPTIMAL SYSTEMS vereinbart haben. Auch wenn Sie diesen Absatz leer lassen, so gilt die Vereinbarung für alle Unternehmen der OPTIMAL SYSTEMS Gruppe (Ziffer 11.2).

Mit welcher OPTIMAL SYSTEMS Gesellschaft vereinbare ich die Auftrags­­verarbeitung?

Sie sollten die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit jener OPTIMAL SYSTEMS Gesellschaft schließen, mit der Sie Ihre Projekte durchführen. Dadurch, dass die Gesellschaften der Gruppe sich untereinander gleichlautend verpflichtet haben, wird sie für alle Gesellschaften der Gruppe gültig. Das ist für Sie z. B. wichtig, wenn der zentrale Support der OPTIMAL SYSTEMS Berlin für Sie tätig wird.

Wir sind Ihnen bei Fragen zur Auftragsverarbeitung gern behilflich. Bitte wenden Sie sich jederzeit gerne an adv@optimal-systems.de.

Wie führt OPTIMAL SYSTEMS Auftragsverarbeitung durch, wenn keine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung unterzeichnet wird?

Genauso, ohne Unterschied. Denn die Umsetzung der Vereinbarung erfolgt durch Prozesse, Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Verfahrensanweisungen, die grundsätzlich bei OPTIMAL SYSTEMS implementiert sind und deshalb immer umgesetzt werden. Diese sind nicht kundenspezifisch.