Manuelle und papierbasierte Prozesse
Viele Unternehmen nutzen noch immer manuelle und papierbasierte Prozesse. Das führt häufig zu ineffizienten Abläufen, Fehlern und Zeitverlusten.
Fehlende Integration in bestehende Systeme
Die Purchase-to-Pay-Prozesse sind häufig nicht optimal in bestehende ERP- und IT-Systeme integriert. Häufig hat das Ineffizienzen und Dateninkonsistenzen zur Folge.
Hohe Fehleranfälligkeit
Manuelle Eingaben und die Bearbeitung von Dokumenten erhöhen das Risiko von Fehlern, Doppelerfassungen und inkorrekten Zahlungen.
Ineffizientes Lieferantenmanagement
Ohne eine zentrale Datenbank und Digitalisierung ist das Management von Lieferantendaten und -beziehungen komplex und zeitaufwendig.
Mangelnde Transparenz und Kontrolle
Durch die dezentrale Datenhaltung ist es schwierig, einen umfassenden Überblick über den Purchase-to-Pay-Prozess zu erhalten und diesen effektiv zu steuern.
Geringe Compliance und Sicherheit
Traditionelle Purchase-to-Pay-Prozesse weisen oft Lücken in der Einhaltung von rechtlichen Vorschriften auf, da sie keine automatisierten und revisionssicheren Abläufe bieten.
Rechnungsbearbeitung automatisieren? Kein Problem: In unseren Case-Studies und Produktinfos erfahren Sie, wie auch Sie Ihre Finanzbuchhaltung ins digitale Zeitalter überführen:
Analoge Rechnungsbearbeitungsverfahren sind ressourcenintensiv und fehleranfällig. Mit digitalen Purchase-to-Pay-Prozessen lassen sich die meisten Prozessschritte problemlos automatisieren.
Kostensenkung durch automatisierte Prozesse
Schnellere Ergebnisse und Zeiten für die Bearbeitung von Rechnungen
Bessere Nachvollziehbarkeit der Rechnungsverarbeitung
Besserer Schutz der Kundendaten durch verschlüsselte Datenübertragung
Automatische Aktualisierung der Rechnungsinformationen
Leichtere Zusammenarbeit mit Lieferanten
Bedarfsmeldung, Freigabe, Bestellung und Wareneingang
Die Beschaffungsphase beginnt mit der Bedarfsmeldung. Hier wird der Bedarf für den Kauf eines bestimmten Produkts oder einer Dienstleistung identifiziert. Sobald die Bedarfsmeldung geprüft und freigegeben wurde, folgt die Bestellung und Bestätigung des gewünschten Produkts oder der Dienstleistung.
Im nächsten Schritt wird die Ware oder Dienstleistung geliefert. Dabei wird der Wareneingang sorgfältig geprüft und dokumentiert, um sicherzustellen, dass die bestellte Ware den Anforderungen entspricht.
Automatische Erfassung der Rechnungen
Die Hauptkanäle für den Eingang von Rechnungen in Unternehmen sind in der Regel Papier, E-Mail und in selteneren Fällen auch Fax. Unsere Software ist darauf ausgelegt, diese Kanäle zu überwachen und Rechnungen digital zu verarbeiten. Papierrechnungen werden typischerweise gescannt und digitalisiert, während E-Mails und deren Anhänge direkt ausgelesen und verarbeitet werden. Auch der Eingang über Fax ist möglich, obwohl diese Methode seltener wird.
Des Weiteren können auch elektronische Rechnungsformate, wie EDI, ZUGFeRD und XRechnung, problemlos verarbeitet werden. Diese enthalten bereits einen Datensatz, der ausgelesen und direkt weiterverarbeitet wird.
Auslesen der Rechnungsdaten und Rechnungsprüfung
Die Rechnungslesung ist ein automatisierter Prozess, der Rechnungsdaten maschinenlesbar macht, analysiert und logisch verknüpft. Dadurch wird eine hohe Genauigkeit in der Rechnungsverarbeitung gewährleistet.
Der Prozess erkennt und validiert Daten wie den Rechnungsempfänger, den Rechnungsaussteller, die Rechnungsnummer, die Umsatzsteuer-ID, die Steuernummer und andere relevante Informationen.
Die Qualität der Daten spielt dabei eine entscheidende Rolle. Unklare Fälle werden für eine manuelle Prüfung zurückgehalten, während der Großteil der Rechnungen direkt und ohne manuelle Nacharbeit verarbeitet werden kann. Einige unserer Kunden können bis zu 95 Prozent ihrer Rechnungen vollautomatisch durch diesen Prozess leiten.
Freigabe und Übergabe an das Buchhaltungssystem
Im Rechnungsfreigabe-Prozess wird jede Rechnung mittels eines Workflows in der Software detailliert geprüft. Dabei wird unter anderem eine Doublettenprüfung durchgeführt, um sicherzustellen, dass keine Rechnung mehrfach bearbeitet oder bezahlt wird.
Durch den Zugriff auf relevante Daten wie Kopf- und Fußdaten oder die Lieferantenakte, in der die Rechnung automatisch einsortiert wurde, erhalten Sie einen umfassenden Überblick.
Die ausgelesenen Kopfdaten einer Rechnung und eine detaillierte Auflistung der Positionsdaten ermöglichen genaue Kontierungen.
Buchung der Eingangsrechnung
Die Integration eines Dokumentenmanagementsystems wie enaio® in Ihr Buchhaltungssystem, wie SAP oder Microsoft Dynamics 365 Business Central, ermöglicht einen nahtlosen und effizienten Workflow. Sie können Dokumente und E-Mails ganz einfach per Drag-and-drop hinzufügen. Diese werden automatisch erfasst und in der Kunden- oder Lieferantenakte abgelegt. Mit nur einem Klick können Sie die Dokumente im enaio® Client anzeigen und bearbeiten.
Sobald die Rechnung im Workflow freigegeben wurde, wird sie automatisch in das Buchhaltungssystem übertragen und kann sofort verbucht werden. Der gesamte Prozess ist schnell, sicher und minimiert die Bearbeitungszeit.
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