Lösung: Dokumente sortieren und klassifizieren

Dokumenten­­klassifizierung mit enaio® classify

Lästiges Sortieren gehört der Vergangenheit an

enaio® classify ist eine Klassifi­zierungs­­komponente für den profes­sionellen Einsatz mit einer integrierten Plausibili­tätsprüfung, die Formulare und Belege auto­matisch erkennt und richtig einordnet. Dadurch bietet es eine ideale Ergänzung der Erfassungs­funktionen von enaio® capture und ist z. B. für die Entwicklung weitgehend automatisierter Rechnungs­eingangs­lösungen geeignet.

Mit der automatischen Klassifizierung von Eingangs­belegen können Sie – speziell beim Erfassen großer Beleg­mengen – jede Menge Zeit und Kosten einsparen. Dazu ist die Lösung in beliebige, bereits vorhandene Archiv-, ECM- oder Workflow-Systeme integrierbar und fügt sich somit nahtlos in Ihre bestehende Software-Architektur ein.

  • Automatisches Erfassen und Weiterleiten großer Beleg­mengen, z. B. Rechnungs­eingänge, Lieferscheine, Formulare
  • Kosteneinsparungen durch Prozess­beschleunigung
  • Optimieren des E-Mail-Eingangs durch auto­matische Klassifizierung
Auf der Infografik sieht man wie enaio® classify in den Bearbeitungsprozess integriert werden kann. enaio®classify erkennt automatisch Formulare und Belege aus E-Mails und Scans. Diese werden entweder an der richtigen Stelle abgelegt oder in ein Workflow weitergeleitet.

Die Funktionsweise von enaio® classify
Aus unstruktu­rierten Eingangsdaten werden in einem mehrstufigen Prozess klassifizierte Datenfelder

Erkennen & Extrahieren

enaio® classify identifiziert Adres­saten, Rechnungs­empfänger, Steuer­beträge oder auch komplette Positions­­tabellen.

Integrierte Workflows

Vom voll­­automatisierten Scannen bis zur Verschlag­wortung sind komfor­table Prozesse garantiert.

Exakte
Prüfung

enaio® erkennt automatisch, ob ein Beleg gesetzes­konform bzw. eine Rechnung richtig ausgefüllt ist.

Auf dem Screenshot sieht man die Bearbeitungsoberfläche von enaio® classify Verifier.

Erfassen und verifizieren

Die Dokumente werden klassifi­ziert, Rechnungen validiert, die Rechnungs­daten mit vorhandenen Daten verglichen.

Korrigieren und bearbeiten

Beispiel­rechnung: Die Daten werden aus der Rechnung extrahiert und automatisch den Datenfeldern zugeordnet.

Auf dem Screenshot sieht man die Benutzeroberfläche der Rechnungsprüfung in enaio® classify.

Scannen und Erfassen mit enaio® classify

Effizient Dokumente digitalisieren – am Arbeitsplatz oder per Massenimport

Die Klassifi­zierungs-Komponente enaio® classify ermöglicht das teil- bis vollautomatische Auslesen von Rechnungseingängen in Ihrem Unter­nehmen, auch in Papierform. Adress- und Rechnungs­daten und andere Infor­mationen werden aus den Dokumenten ausgelesen und klassifiziert. Ausgelesene Daten können gegen enaio®-fremde Systeme verprobt und damit z. B. Rechnungen mit einem ERP-System abgeglichen werden.

  • Automatisches Auslesen der Indexdaten von Eingangs­rechnungen, E-Mails und sonstigen Dokumenten sowie direkte Ablage in enaio®
  • Automatische Ermittlung des Ablagestandorts
  • Ausführen von Plausibili­tätsprüfungen
  • Direkter Abgleich mit ERP- und anderen Fachsystemen
  • Automatische Übergabe von Dokumenten an Workflows

Den Rechnungs­eingang einfach automatisieren

  • OCR-Erkennung gescannter Dokumente inkl. nachträglicher Korrektur
  • Klassifi­zierung und Indizierung der Dokumente mithilfe der extrahierten Daten
  • enaio® classify-invoice-basic: Dokumenten­analyse­system zum Auslesen der wichtigsten Datenfelder
  • enaio® classify-barcode: Erkennen und Auslesen von Daten via Barcode

Was uns bei enaio® sofort beeindruckte, waren die vorhandenen Möglichkeiten, nach Dokumenten zu recher­chieren und im Kontext anzuzeigen.

Ralph Ewringmann, Leiter Controlling, Schäfer-Bauten GmbH

Für den standardisierten und ganz­heitlichen Lösungs­ansatz zur korrekten Daten­erfassung und Ver­arbeitung haben wir […] den idealen Partner gefunden.

Volker Sundermeier, Geschäftsleiter Verwaltung, Häcker Küchen GmbH & Co. KG

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