Für den standardisierten und ganzheitlichen Lösungsansatz zur korrekten Datenerfassung und Verarbeitung haben wir […] den idealen Partner gefunden.
Volker Sundermeier, Geschäftsleiter Verwaltung, Häcker Küchen GmbH & Co. KG
Lösung: Rechnungen sortieren und klassifizieren
Die manuelle Klassifizierung von E-Rechnungen kostet Zeit, bindet Ressourcen und ist fehleranfällig.
Mit enaio® classify-pro automatisieren Sie die Klassifizierung und Datenextraktion eingehender Dokumente – sicher, skalierbar und vollständig integrierbar in Ihre bestehenden Geschäftsprozesse. Die Klassifizierungskomponente liefert eine integrierte Plausibilitätsprüfung, die Formulare und Belege automatisch erkennt und entsprechenden Kategorien zuordnet.
Dazu ist die Lösung in beliebige, bereits vorhandene Archiv-, ECM- oder Workflow-Systeme integrierbar und fügt sich somit nahtlos in Ihre bestehende Software-Architektur ein.
Unser Angebot umfasst zwei Varianten der Dokumentenklassifizierung mit enaio® classify-pro:
Die wichtigsten Features von enaio® classify-pro
Automatisches Auslesen der Indexdaten von Eingangsrechnungen, E-Mails und sonstigen Dokumenten sowie direkte Ablage in enaio®
Erkennung gescannter Dokumente (OCR) inkl. nachträglicher Korrektur
Erkennen und Auslesen von Daten via Barcode
Indizierung der Dokumente mithilfe der extrahierten Daten
3-Wege-Matching zum Abgleich der Rechnungsdaten
Ausführen von Plausibilitätsprüfungen
Automatische Übergabe von Dokumenten an Workflows
Direkter Abgleich mit ERP- und anderen Fachsystemen
enaio® classify-pro identifiziert Adressaten, Rechnungsempfänger, Steuerbeträge oder auch komplette Positionstabellen.
Vom vollautomatisierten Scannen bis zur Verschlagwortung sind komfortable Prozesse garantiert.
enaio® classify-pro erkennt automatisch, ob ein Beleg gesetzeskonform bzw. eine Rechnung richtig ausgefüllt ist.
Die Dokumente werden klassifiziert, Rechnungen validiert, die Rechnungsdaten mit vorhandenen Daten verglichen.
Herausforderung: Täglich treffen Rechnungen in unterschiedlichsten Formaten ein. Manuelle Prüfung, Datenerfassung und Zuordnung kosten Zeit – und bremsen den gesamten Kreditorenprozess.
Die Lösung: enaio® classify-pro erkennt Rechnungen automatisch, extrahiert alle relevanten Daten und ordnet sie dem richtigen Vorgang zu. Unsichere Fälle werden gezielt zur Prüfung vorgelegt – alles andere läuft automatisiert weiter.
Ihre Vorteile:
Herausforderung: Ausgangsrechnungen entstehen im ERP. Doch für Ablage, Compliance und spätere Nachweise müssen sie sauber klassifiziert und eindeutig zugeordnet werden.
Die Lösung: enaio® classify-pro erkennt automatisch Rechnungstyp, Kunde und Referenzen. Dokumente werden korrekt abgelegt, mit Metadaten angereichert und revisionssicher archiviert.
Ihre Vorteile:
Die Klassifizierungskomponente enaio® classify-pro-SaaS-invoice ermöglicht das teil- bis vollautomatische Auslesen von Rechnungseingängen via Cloud. Adress- und Rechnungsdaten und andere Informationen werden aus den Dokumenten ausgelesen und klassifiziert. Ausgelesene Daten können gegen enaio®-fremde Systeme verprobt und damit z. B. Rechnungen mit einem ERP-System abgeglichen werden.
Mit unserer enaio®-Komponente verarbeiten Sie die für Deutschland relevanten E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD sowie sonstige Rechnungen (z. B. PDF) in einem einheitlichen, KI-gestützten Prozess. Ergänzt wird dies durch intelligente Funktionen wie Datenanreicherung, den Einsatz von Validierungslogiken sowie Compliance-Prüfungen nach §14 UstG.
Durch enaio® classify-pro-SaaS-convert werden ein- sowie ausgehende E-Rechnungsdaten in ein Format nach Wahl umgewandelt. Neben XRechnung und ZUGFeRD unterstützt die enaio®-Komponente internationale Formate wie FatturaPA, Factur-X und Peppol BIS.
Außerdem ermöglicht enaio® classify-pro-SaaS-convert für die Archivierung die rechtskonforme Umwandlung der Rechnungsdaten in Folgesystemen.
Für jedes Format wird ein maschinenlesbarer Sichtbeleg erstellt.
Die Komponente enaio® classify-pro-SaaS-connect bietet Ihnen eine nahtlose Anbindung an verschiedene nationale und internationale Portale (wie zum Beispiel OpenPeppol) und einen komfortablen E-Mail-Import unter konsequenter Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben.
Das Tool unterstützt Sie dabei, individuelle Lösungen zur Verarbeitung von formularbasierten Posteingangsdokumenten zu realisieren. Möglich ist die Extraktion von Informationen nach Ihren Vorgaben.
Die "fix"-Komponente bietet maßgeschneiderte Lösungen für die Bearbeitung von Dokumenten im Posteingang. Hierbei können Informationen nach Ihren spezifischen Anforderungen klassifiziert und extrahiert werden.
Mithilfe neuester KI-Technologien automatisiert der intelligente Automatisierungsservice die Datenerfassung und Bearbeitung von Eingangsbestellungen, die Ihr Unternehmen sowohl in Papierform als auch als Anlagen von E-Mails erreichen können.
Ebenfalls auf KI-Basis automatisiert der intelligente Automatisierungsservice die Erfassung und Bearbeitung von Auftragsbestätigungen. Diese erreichen Ihr Unternehmen in Papierform oder als E-Mail-Anhang.
Rechnungsportale gewinnen in Zukunft zunehmend an Bedeutung: Sie ermöglichen das Erstellen, Einreichen und Verwalten von E-Rechnungen über Webformulare. Plattformen wie die ZRE oder Peppol gewinnen zunehmend an Bedeutung für den digitalen Rechnungsaustausch, was den Einsatz von Cloud-Systemen erforderlich macht. Mit unserer Klassifizierungslösung sind Sie hierfür jederzeit gerüstet.
Der Empfang und Versand von E-Rechnungen in Europa richtet sich nach den nationalen Gesetzgebungen und erfordert kontinuierliche Systemaktualisierungen. Da On-Premises-Lösungen diese Änderungen nicht effizient abbilden können, bietet die Cloud eine schnellere Bereitstellung technischer Updates für viele Kunden gleichzeitig. Dadurch bleiben Sie systemseitig stets auf dem neuesten Stand. Und Sie sparen wertvolle Ressourcen.
Eine SaaS-basierte Klassifizierungslösung bietet langfristig zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten für Kunden. Beispielsweise durch Deep Learning OCR: Mit dieser Erweiterung können Sie Rechnungen und Dokumente effizient erfassen und verarbeiten. Oder Sie nutzen die Potenziale einer KI-basierten Autokontierung für die automatische Zuordnung von Kostenstellen, Kostenträgern und Konten – eine erhebliche Entlastung für die Buchhaltung. Die Möglichkeiten sind durch SaaS besonders vielfältig.
Vorteile von enaio® classify-pro
Verarbeitung elektronischer Rechnungen und sonstiger Rechnungen in einer Lösung
XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, FatturaPA und weitere Formate verfügbar
Nahtlose Anbindung an (inter-)nationale E-Rechnungs- und Vendorportale
Konvertierung in jedes beliebige elektronische Rechnungsformat
Zuverlässige Datenvalidierung und –anreicherung
Erzeugung von Sichtbelegen aus XRechnung
Erweiterung durch KI-Technologien gewährleistet (siehe OCR, Green Voting, Autokontierung)
enaio® classify-pro als On-Premises-Variante umfasst die Optimierung und Automatisierung des Rechnungsmanagements für elektronische und sonstige Rechnungen auf On-Premises-Basis. Das System unterscheidet dabei zwischen elektronischen und sonstigen Rechnungen. Weiterhin verfügt das System über Lernmechanismen, die eine Optimierung der Felderkennungsrate ermöglichen.
Das intelligente Analysesystem (Rechnungsleser) enaio® classify-pro-invoice verarbeitet Eingangsrechnungen mit und ohne Bestellbezug und liest die wesentlichen Kopfdaten (z. B. Kreditor, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungsendbeträge usw.) sowie Positionstabellen im üblichen Handelsrechnungsformat von Eingangsrechnungen aus und stellt sie für die weitere Datenverarbeitung zur Verfügung.
Mit Abgleichsdaten aus einem ERP-System und integrierten Plausibilitätsprüfungen sichert es die Auslesequalität, und der Rechnungsbeleg wird mit validierten Daten verschlagwortet.
Ein Abgleich der Positionsdaten mit ERP-Bestell- und Wareneingangsdaten ist möglich. enaio® classify-pro-invoice verfügt über XML-Schnittstellen zu enaio® capture-pro (Scankomponente) und enaio®. Die Datenübergabe an einen Rechnungseingangsworkflow in enaio® ist somit sehr einfach möglich. Auch unabhängig von enaio® lässt es sich problemlos mit bereits bestehenden ERP-, Archiv-, DMS- und Workflow-Umgebungen integrieren. Neben gescannten Bilddaten können auch elektronische Dokumente (PDF) verarbeitet werden, die z. B. über ein zentrales Rechnungseingangspostfach ins Unternehmen gelangen. Weitere Datenquellen lassen sich ebenfalls anbinden.
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