ECM für Personal- und Workflow­management

Ganzheitlich digitales Dokumenten­­management und SAP-Anbindung

Die Mediengruppe Pressedruck ist in den letzten Jahren stark expandiert und gehört inzwischen zu den führenden Informationsanbietern Deutschlands. Gut 4.000 Mitarbeiter*innen arbeiten an über 30 Standorten für die Bereiche Print, Hörfunk & TV sowie mediennahe Dienstleistungen. Herzstück der Mediengruppe ist die Augsburger Allgemeine, die zu den fünf führenden Tageszeitungen Deutschlands zählt. Mit der eng verbundenen Allgäuer Zeitung und deren Heimatausgaben erreicht sie eine tägliche Gesamtauflage von rund 280.000 Exemplaren und damit über 730.000 Leser*innen. Das jährliche Dokumentenaufkommen bei der Mediengruppe Pressedruck ist mit der strategischen Unternehmenserweiterung in den letzten Jahren stetig gewachsen. Entsprechend hoch sind die speziellen Anforderungen an eine digitale Verwaltung und Bearbeitung der Dokumente und damit einhergehend an ein passendes digitales Workflowmanagement. Seit 2006 setzt die Mediengruppe Pressedruck in zahlreichen Abteilungen und Standorten auf die Enterprise-Content-Management-Suite von OPTIMAL SYSTEMS – um Kosten zu sparen, Arbeitsabläufe zu optimieren und Ressourcen effizienter einzusetzen. Die hohe Flexibilität der Software, die Anwenderfreundlichkeit sowie ein abgerundetes Funktionsangebot seien die ausschlaggebenden Gründe zugunsten OPTIMAL SYSTEMS gewesen, so Stefan Hoser, DEV-Projektleiter bei der Mediengruppe.

Vorteile im Überblick

• Standortübergreifendes Workflowmanagement mit individuellen Zugriffs- & Bearbeitungsrechten
• Verkürzung von Durchlaufzeiten durch digitale Workflows
• Reduzierter Erfassungsaufwand durch automatische Klassifizierung
• Reduzierung von Fehlern bei der manuellen Erfassung
• Mehr Transparenz: jederzeit Zugriff auf das Dokument und dessen Status
• Verbesserung der Recherche durch einheitliche Ablage und einheitliches Ablagesystem
• Leichtere Einhaltung von Terminen durch Fristenmanagement

Die Einführung der verschiedenen ECM-Lösungen für Personal-, Projekt-, Vertrags- und Workflow­management bei der Medien­gruppe ist ein Prozess, der von Beginn an von den DEV-Spezialisten der Medien­gruppe selbst übernommen wurde. Heute werden alle in der Medien­gruppe erstellten, kommerziellen sowie projekt­bezogenen Dokumente ausschließlich in enaio® von OPTIMAL SYSTEMS abgelegt. Sie stehen damit allen berechtigten Mitarbeiter*innen im Unternehmen zur Verfügung. Ebenso entfallen die Archiv­lösungen auf dem Dateisystem. Diese werden durch eine revisions­sichere Verwahrung ersetzt. Die Medien­gruppe Presse­druck setzt enaio® für das Vertrags­management und die Beilagen-Faktur­verwaltung ein. Weitere Lösungen wurden ebenfalls realisiert und unterstützen die Mitarbeiter*innen des Unter­nehmens in ihrer täglichen Arbeit: digitale Personalakte, Projekt­dokumentation und Workflow­management. Im Rahmen der Einführung von SAP bei der Presse-Druck- und Verlags-Gmbh wurde im Jahr 2016 die Eingangs­rechnungs­prüfung mit Workflow in SAP HANA umgesetzt.

Schnelle und fehlerfreie Dokumentenerfassung

Die Verkürzung von Durchlaufzeiten sowie die Reduzierung des Erfassungsaufwandes und der Fehler bei der manuellen Erfassung gehörten mit zu den Kernzielen der Implementierung, die hauptsächlich von den DEV-Spezialisten der Mediengruppe – unterstützt von OPTIMAL SYSTEMS – durchgeführt wurde und wird. Große Teile der definierten Ziele konnten mit den Lösungen auf Basis von enaio® bereits umgesetzt werden. So wurde unter anderem mit dem in enaio® integrierten Workflowmanagement ein Personal-Workflow abgebildet. Dieser unterstützt die administrativen Tätigkeiten bei Eintritt, Veränderung oder Austritt eines Mitarbeitenden, sodass die Einhaltung der firmeneigenen Sicherheitsrichtlinien gewährleistet sind. Bei weit über 3.300 Dokumenten (z. B. Rechnungen), die monatlich eingehen, ist die teilautomatisierte, digitalisierte Vorgangsbearbeitung inzwischen auch zwingend erforderlich. Bis dato seien die Wege-, Liege- und Durchlaufzeiten ineffizient gewesen, so Stefan Hoser. Früher gingen die Dokumente in Papierform in der Poststelle ein, dann per Hand weiter in die Fachabteilung, wiederum händisch weiter zur Prüfung und so weiter und so fort. “Lange Durchlaufzeiten waren für einzelne Bereiche keine Seltenheit. Der Stand der Bearbeitung war zum Teil überhaupt nicht klar. Niemand wusste genau, wer das Dokument gerade bearbeitet und vor allem, in welcher Abteilung es sich überhaupt befindet.” Im schlimmsten Falle führte dies zu finanziellen Einbußen, z. B. bei den Skontoabzügen.

Vier- bis fünfmal schnellere Bearbeitung

Bei der Rechnungseingangsbearbeitung werden z. B. eingehende Rechnungen in der Poststelle vorsortiert und an die zuständigen Abteilungen (z. B. FiBu) weitergeleitet. Dort werden die Dokumente eingescannt, über enaio® classify verschlagwortet und an den digitalen Workflow übergeben. Danach schließen sich verschiedene Prüfungsstufen an, bis die Rechnung schließlich inkl. des Workflowprotokolls im DMS archiviert und über einen täglichen Sammelprozess an das ERP-System weitergeleitet wird. Der Effekt: deutlich kürzere Bearbeitungszeiten. Je nach Abteilung und Dokumentenart sind sie laut Stefan Hoser um den Faktor 4 bis 5 schneller als zuvor. Die Bearbeitung einer Rechnung dauerte beispielsweise “bis zu zwei Wochen. Jetzt sind es im Schnitt zwei Tage.” Durch die lückenlose Workflowprotokollierung im enaio®-System ist außerdem zu jeder Zeit klar, wo und in welchem Bearbeitungsschritt sich ein Dokument gerade befindet. Der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments wird elektronisch abgebildet – von der Erstellung, Bearbeitung und Freigabe bis zur revisionssicheren Archivierung. Fehlerquellen wurden so beseitigt und insgesamt mehr Transparenz geschaffen. Das Workflowmanagement mit enaio® wird weiterhin eine wichtige Rolle bei der Prozessoptimierung in der Mediengruppe Pressedruck spielen. Auch wenn es schwer ist, die finanziellen Vorteile bei der Einführung des ECM-Systems mit konkreten Zahlen darzustellen, so überwiege auf jeden Fall der positive Eindruck der vielen neuen Möglichkeiten, meint Stefan Hoser. Da mit dem Einsatz der ECM-Suite große Mengen beliebiger Informationsarten erfasst, revisionssicher archiviert und den örtlich verteilten Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden können, sind sicher weitere Betriebsprozessoptimierungen und Zeiteinsparungen zu erwarten.

Bessere Zusammenarbeit der Standorte

Durch die schrittweise Einführung der ECM-Lösungen – u. a. für Projektdokumentation, kontextbezogene E-Mail-Archivierung, Vertrags- und Vorlagenverwaltung sowie Personalmanagement – konnten genaue Verteilungs-, Freigabe- und Genehmigungsworkflows eingerichtet werden. Insbesondere die standortübergreifende Zusammenarbeit wurde dadurch deutlich erleichtert. Derzeit arbeiten ca. 500 Mitarbeitende in den Bereichen Finanzwesen, Anzeigen, Beilagen und Datenverarbeitung mit der ECM-Lösung von OPTIMAL SYSTEMS. Je nach Bereich der Mediengruppe kommen dabei unterschiedliche Workflows zum Einsatz.