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Lösung: Von Bewerbung bis Urlaubsantrag

Digitale Personalakten mit enaio® realisieren

Mit der enaio® Personalakte alles im Blick

Schauen Sie sich unseren Webcast zur Digitalen Personalakte an.

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enaio® von OPTIMAL SYSTEMS unterstützt die Human-Resources-Abteilungen Ihres Unternehmens mit einer flexiblen Enterprise-Information-Management-Technologie.

Eine wesentliche Komponente stellt die digitale Personalakte dar: Sie bündelt alle Mitarbeiter-Informationen an einem zentralen Ablageort und erlaubt den sicheren, zeit- und ortsun­gebundenen Zugriff auf die gewünschten Dokumente. Umfassende Automatisierungs- und Workflow-Funktionen gewährleisten eine intelligente Steuerung Ihrer Dokumentenverwaltung.

Die umfangreichen Bewerbermanagement-Funktionen von enaio® erleichtern wiederkehrende Aufgaben des Recruiting-Prozesses – vom Verfassen der Ausschreibung mithilfe eines individuell anpassbaren Qualifikationskatalogs bis hin zum Matching mit automatisiertem Soll-Ist-Abgleich der Bewerberprofile.

  • Bündelt alle Mitarbeiter­unterlagen revisionssicher an einem Ort

  • Macht personalrelevante Informationen auf einen Blick ersichtlich

  • Beschleunigt Personalprozesse durch Automatisierung und Workflows

  • Bietet komfortablen Datenaustausch durch flexible HR-Systemschnittstellen im Dokumentenmanagementsystem

Voller Überblick

Mit der digitalen Personalakte sind alle relevanten Informationen jederzeit nur einen Klick weit voneinander entfernt.

Digital effizient

Digitale Workflows und abteilungsübergreifender Dokument­zugriff beschleunigen die Personalverwaltung.

Sichere Daten

Mit enaio® können Sie Verträge, E-Mails und Personaldaten revisions­sicher ablegen, archivieren und fristgerecht löschen.

Schnelle Suche

Die Bündelung aller mitarbeiter­spezifischen Informationen in einem System ermöglicht den problemlosen Zugriff, zum Beispiel über die Objektsuche.

Schneller Überblick

Die Trefferliste ist konfigurierbar und bietet eine gute Übersicht zu der entsprechenden Suchanfrage – inklusive Dokumentvorschau.

Von E-Mail-Workflows bis zur Vorlagen­verwaltung

So benutzen Kunden die digitale Personalakte

Komfortable Abläufe rund um die elektronische Post? Kein Problem: enaio® sorgt für die automatische Zuordnung von E-Mails im entsprechenden Geschäftskontext und verhindert so die doppelte Ablage von E-Mails oder Anhängen. Sämtliche E-Mails zu einer Person oder zu einem Vorgang stehen auf Knopfdruck zur Verfügung – unabhängig vom Arbeitsplatz. Bei Stellen­ausschreibungen können E-Mails Workflows auslösen (z. B. Bewerbungs-, Einstellungs- oder Laufzettelworkflows).

Deckblatt Infoblatt Personalmanagement

Infoblatt: Digitales Personalmanagement mit enaio®

Komfortable Prozesse rund um Bewerbungsverfahren, Gehaltsabrechnungen oder Urlaubsanträge: Profitieren Sie von einem ECM, das für die Anforderungen der Personalabteilung wie geschaffen ist.

Produktinfo gratis downloaden

Automati­sierter Posteingang mit enaio®

In der Personal­abteilung werden mit unserer ECM-Lösung im automatisierten Posteingang Dokumente automatisch erfasst, verschlagwortet und in der richtigen Personalakte abgelegt. Die Möglichkeiten rund um die Vorlagen- und Formularverwaltung in enaio® unterstützen Sie in der Personalverwaltung.

Sie sorgen dafür, dass allen berechtigten Mitarbeitern stets die aktuellen Dokumenten­versionen vorliegen, z. B. für Bewerbungen, Zeugnisse, Datenschutzerklärung, Personalbogen, Genehmigungen.

Integrationsfähig, revisions­sicher, anpassbar – Personalverwaltung mit enaio®

Das enaio®-Bewerber­management passt sich lückenlos in vorhandene Büro-Software ein. Nicht nur Microsoft Office wird dabei unterstützt: Auch Input diverser anderer Eingangskanäle wie Post oder die eigene Karriere-Webseite können problemlos in die Automatisierungs­prozesse eingebunden werden.

Nutzen Sie Abonnements, Wiedervorlagen und Favoriten, um Ihre HR-Abläufe noch flexibler zu gestalten: So werden Sie umgehend über Vertragsanpassungen oder -ergänzungen sowie neu hinzugefügte oder entfernte Dokumente sofort informiert. Medienbrüche gehören der Vergangenheit an.

Hinweis: OPTIMAL SYSTEMS bietet verschiedene Varianten der enaio® Personalakten-Lösung an. Diese können sich in einer veränderten Funktions­auswahl sowie Darstellung der Benutzeroberfläche auswirken. Gerne informieren wir Sie darüber in einem persönlichen Beratungsgespräch.

  • Digitale Personalakte für mitarbeiter­spezifische Informationen

  • Automatisierter, digitaler Posteingang inkl. Erfassung, Indexierung und Klassifizierung der Eingangspost

  • Vorlagen-/­Formular­management, z. B. für Personalbogen

  • Digitale Workflows, ­u. a. für automatische Weiterleitung von Dokumenten

  • Versions­verwaltung, Wiedervorlage- und Abonnement­funktionen

  • Schnittstellen zu Personal­verwaltungs­systemen

  • Report-Erstellung

Entgelttransparenzgesetz: einfach umgesetzt

Die digitale Personalakte hilft bei der Umsetzung der Vorgaben aus dem Entgelttransparenzgesetz. Ziel dabei ist es, gleiche Arbeit gleich zu vergüten und bspw. dem Gender Pay Gap entgegenzuwirken. Seit 2026 sind Unternehmen verpflichtet, mehr Transparenz in ihre Vergütungsstrukturen zu bringen, etwa durch einen Auskunftsanspruch für Beschäftigte.

Für die praktische Umsetzung ist eine digitale Personalakte praktisch unerlässlich. Sie stellt sicher, dass alle relevanten Gehaltsdaten zentral verfügbar sind. Dadurch können z. B. Vergütungsstrukturen systematisch ausgewertet werden. Zugleich ermöglicht die digitale Dokumentation eine durchgehende Nachvollziehbarkeit von Gehaltsentscheidungen – essenziell für eine rechtliche Absicherung oder Prüfverfahren.

Mehr als 2.000 enaio® Kunden – das ist einer von ihnen

ANTENNE BAYERN

In den Bereichen Personal und Finanzen setzt ANTENNE BAYERN auf enaio® mit Anbindung an die bestehende Software für Rechnungswesen (Wilken).

Neben der schnellen Informationsbereitstellung ist die dokumentierte Regelung des Zugriffs von hoher Bedeutung. Ebenso spielt die Vermeidung von Daten- und Dokumentenredundanz eine wichtige Rolle, erleichtert dies doch die Verwaltung unserer IT-Systeme. Ferner führt die erneute Hinterfragung und Neugestaltung bestehender Prozesse zu einer weiteren Optimierung. Ein wesentlicher Mehrwert beim Umsetzen von Geschäftsvorgängen mit Workflows ist das erneute Durchdenken der bereits bestehende Prozesse. Schwächen werden erkannt, Prozesse gestrafft und die optimierten Vorgänge durch elektronische Workflows beschleunigt.

Ijad Isa, Leiter IT, Schäfer-Bauten GmbH

Es gibt keine herumliegenden Akten mehr, alle Dokumente sind sofort zur Hand. Wegen des beschleunigten Zugriffs auf die Personalakte direkt am Arbeitsplatz scheuen sich die Mitarbeiter nicht mehr, noch einmal sicherheitshalber nachzusehen. Bei der Handakte war dies nicht immer möglich, da man nicht immer wusste, wo sie sich gerade befand. Jetzt weiß jeder, wo jede Akte ist.

Frau Faust, Abteilungsleiterin, MVV Energie AG