Digitale Langzeit­archivierung in besteh­ender SAN-Infrastruktur

enaio® im klinischen Bereich: Die Schnitt­stellen sind entscheidend

Das Klinikum der Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt (UKF) steht für Spitzenleistungen in Kranken­versorgung, Forschung und Lehre. Im Rahmen der Strategie einer forschungs­nahen Maximal­versorgung versorgen 4.500 Mitarbeiter*innen in 32 Teil­kliniken jährlich 50.000 Patient*innen stationär und 270.000 Patient*innen ambulant. Mit einer Fläche von 460.000 Quadratmetern ist das UKF fast so groß wie die Frankfurter Innenstadt. Durch den campus­weiten Zugriff auf Informationen und die Auto­matisierung manueller Abläufe dank des ECM-Systems wird eine Steigerung der Arbeits­effizienz erreicht: “Wir werden Arbeits­abläufe effektiver gestalten können und Arbeitszeit und Ressourcen sparen – es entfallen zum Beispiel zeit- und kostenaufwendige Akten­transporte, und die Zusammen­arbeit zwischen den Abteilungen wird verbessert. Dokumente, die bisher in Papierform verteilt wurden, werden elektronisch abgelegt und sind somit den berechtigten Nutzer*innen an verschiedenen Standorten zugänglich”, erklärt das IT-Dezernat des UKF. Mit der Rechnungs­eingangslösung von OPTIMAL SYSTEMS werden Rechnungen durch eine stapel­orientierte Verarbeitung direkt im Posteingang mithilfe einer selbst­lernenden Erfassungs- und Klassifizierungs­komponente in die elek­tronische Form überführt. Die Lösung umfasst dabei sowohl das Auslesen der Rechnungs­kopfdaten inklusive einzelner Rechnungs­positionen als auch die Plausi­bilitäts­prüfung. Die Anbindung an das ERP-System (SAP) ermöglicht die Freigabe der Belege mittels eines Freigabe­workflows. Das Klinikum nutzt enaio® seit 2008 und baut das System seitdem kontinuierlich aus. Das lang­fristige Ziel ist es, Medienbrüche in der Dokumenten­übermittlung komplett auszuschließen.

Den Anfang machte das Archiv für Patientenakten

Medizinische Einrichtungen sind verpflichtet, Unterlagen mehrere Jahrzehnte fälschungssicher aufzubewahren. Dazu gehören Patientenunterlagen, Verwaltungsdokumente, Röntgenbilder und vieles mehr. Im analogen Zeitalter wuchs im UKF so ein riesiges Aktenarchiv. Über 30 TB an Daten mussten bei der Einführung des digitalen Archivs bewältigt werden. Die bis dahin übliche Archivierung der Bilder auf UDO-Medien wurde so durch eine festplattenbasierte Archivierung ersetzt (HP iCAS). Grundvoraussetzung war in diesem Fall die Revisionssicherheit: Die Daten werden gespeichert, um den gesetzlich geforderten Beweiswert zu erhalten. Sie haben damit die gleiche Gültigkeit wie Papierdokumente. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die digitale Lösung spart nicht nur Platz, sondern durch die schnellere Dokumentsuche auch Arbeitszeit. Hinzu kommt, dass enaio® sich gut in bestehende IT-Umgebungen einbinden lässt. Es erfolgte eine Anbindung an das Storage-Area-Network (SAN) über eine Content Addressed Storage-Lösung (CAS).

Nahtlose Integration in die IT-Umgebung des Klinikums

Für den medizinischen Bereich und die Verwaltung kommt beim UKF die Digitale Patientenakte zum Einsatz. enaio® bündelt mit ihr Verwaltungsdaten und medizinische Befunde im gleichen Kontext – so kommen die Vorteile wie z. B. effizientere Informationsprozesse beiden Bereichen zugute. Sie ist damit die Drehscheibe für den Datenaustausch im Universitätsklinikum.

Auch hier kommt die Schnittstellenvielfalt der ECM-Lösung zum Tragen: enaio® orientiert sich an standardisierten Strukturen wie HL7, IHE u. a. und ist in vorhandene Systeme gut zu integrieren. Es war für das Universitätsklinikum bei der Einführung von enaio® wichtig, dass alle vorhandenen Anwendungen und Bereiche mit dieser Lösung zusammenarbeiten oder darauf zugreifen können, darunter das Krankenhaus-Informationssystem (KIS) ORBIS von AGFA. Langfristiges Ziel war es schon damals, Medienbrüche im gesamten Universitätsklinikum zu vermeiden. Neben den Daten aus dem KIS sollen auch Belege und Rechnungen, E-Mails, Office- und andere Dokumente ihren sicheren Platz im digitalen Archiv finden.