enaio®-Anwender

Digitale Langzeitarchivierung in bestehender SAN-Infrastruktur

Johann Wolfgang Goethe-Universitätsklinikum Frankfurt

Lösungen:

Digitale Patientenakte
KIS- (ORBIS von AGFA)
Revisionssichere Archivierung von E-Mails, Belegen und Office-Dokumenten
Digitale Rechnungseingangsbearbeitung inklusive ERP-Integration (SAP)
Digitale Workflows
Vertragsmanagement in SAP

enaio® im klinischen Bereich:
Die Schnittstellen sind entscheidend

Das Klinikum der Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt (UKF) steht für Spitzenleistungen in Krankenversorgung, Forschung und Lehre. Im Rahmen der Strategie einer forschungsnahen Maximalversorgung versorgen 4.500 Mitarbeiter*innen in 32 Teilkliniken jährlich 50.000 Patient*innen stationär und 270.000 Patient*innen ambulant. Mit einer Fläche von 460.000 Quadratmetern ist das UKF fast so groß wie die Frankfurter Innenstadt.

Durch den campusweiten Zugriff auf Informationen und die Automatisierung manueller Abläufe dank des ECM-Systems wird eine Steigerung der Arbeitseffizienz erreicht: “Wir werden Arbeitsabläufe effektiver gestalten können und Arbeitszeit und Ressourcen sparen – es entfallen zum Beispiel zeit- und kostenaufwendige Aktentransporte, und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen wird verbessert. Dokumente, die bisher in Papierform verteilt wurden, werden elektronisch abgelegt und sind somit den berechtigten Nutzer*innen an verschiedenen Standorten zugänglich”, erklärt das IT-Dezernat des UKF.

Mit der Rechnungseingangslösung von OPTIMAL SYSTEMS werden Rechnungen durch eine stapelorientierte Verarbeitung direkt im Posteingang mithilfe einer selbstlernenden Erfassungs- und Klassifizierungskomponente in die elektronische Form überführt. Die Lösung umfasst dabei sowohl das Auslesen der Rechnungskopfdaten inklusive einzelner Rechnungspositionen als auch die Plausibilitätsprüfung. Die Anbindung an das ERP-System (SAP) ermöglicht die Freigabe der Belege mittels eines Freigabeworkflows.

Das Klinikum nutzt enaio® seit 2008 und baut das System seitdem kontinuierlich aus. Das langfristige Ziel ist es, Medienbrüche in der Dokumentenübermittlung komplett auszuschließen.

1914 gegründet
ca. 6.500 Voll- und Teilzeitbeschäftigte
1.497 Betten
32 medizinische Kliniken und Institute
20 Forschungsinstitute

Vorteile im Überblick

Erhöhte Transparenz und bessere Kontrolle über die Prozesse
Reduzierung von Durchlaufzeiten zwischen einzelnen Prozessschritten, dadurch verbesserte Wahrung von Skontofristen möglich
Automatisches Frühwarnsystem bei Fristüberschreitungen
Zeiteinsparungen durch klinikweiten Datenzugriff

Zeitsparender Datenaustausch durch Integration in SAP und KIS (AGFA ORBIS) sowie weitere Fachapplikationen
Vermeidung mehrfacher Dokumentenablagen
Hardwareunabhängiges, revisionssicheres Zentralarchiv
Einsparung von Platz und Lagerkosten sowie von Aktentransporten

Den Anfang machte das Archiv für Patientenakten

Medizinische Einrichtungen sind verpflichtet, Unterlagen mehrere Jahrzehnte fälschungssicher aufzubewahren. Dazu gehören Patientenunterlagen, Verwaltungsdokumente, Röntgenbilder und vieles mehr. Im analogen Zeitalter wuchs im UKF so ein riesiges Aktenarchiv. Über 30 TB an Daten mussten bei der Einführung des digitalen Archivs bewältigt werden. Die bis dahin übliche Archivierung der Bilder auf UDO-Medien wurde so durch eine festplattenbasierte Archivierung ersetzt (HP iCAS).

Grundvoraussetzung war in diesem Fall die Revisionssicherheit: Die Daten werden gespeichert, um den gesetzlich geforderten Beweiswert zu erhalten. Sie haben damit die gleiche Gültigkeit wie Papierdokumente. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die digitale Lösung spart nicht nur Platz, sondern durch die schnellere Dokumentsuche auch Arbeitszeit. Hinzu kommt, dass enaio® sich gut in bestehende IT-Umgebungen einbinden lässt. Es erfolgte eine Anbindung an das Storage-Area-Network (SAN) über eine Content Addressed Storage-Lösung (CAS).

Nahtlose Integration in die IT-Umgebung des Klinikums

Für den medizinischen Bereich und die Verwaltung kommt beim UKF die Digitale Patientenakte zum Einsatz. enaio® bündelt mit ihr Verwaltungsdaten und medizinische Befunde im gleichen Kontext – so kommen die Vorteile wie z. B. effizientere Informationsprozesse beiden Bereichen zugute. Sie ist damit die Drehscheibe für den Datenaustausch im Universitätsklinikum.

Auch hier kommt die Schnittstellenvielfalt der ECM-Lösung zum Tragen: enaio® orientiert sich an standardisierten Strukturen wie HL7, IHE u. a. und ist in vorhandene Systeme gut zu integrieren. Es war für das Universitätsklinikum bei der Einführung von enaio® wichtig, dass alle vorhandenen Anwendungen und Bereiche mit dieser Lösung zusammenarbeiten oder darauf zugreifen können, darunter das Krankenhaus-Informationssystem (KIS) ORBIS von AGFA. Langfristiges Ziel war es schon damals, Medienbrüche im gesamten Universitätsklinikum zu vermeiden. Neben den Daten aus dem KIS sollen auch Belege und Rechnungen, E-Mails, Office- und andere Dokumente ihren sicheren Platz im digitalen Archiv finden.

Die Digitalisierung von Dokumenten im klinischen Gesundheitswesen ist kein Selbstzweck. Sie sorgt für eine effiziente Verwaltung, schnelle Informationswege und ist für das gesamte Personal eine echte Entlastung.

Ralf Netzer, Universitätsklinikum Frankfurt

Effizientere Rechnungsbearbeitung dank Automatisierung

Ein weiteres Projekt bei Einführung des ECM-Systems in der Verwaltung des Universitätsklinikums war die Lösung für die digitale Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Eine entscheidende Rolle spielte dabei die automatische Klassifizierung, die Belegfreigabe im ERP-System (SAP) und revisionssichere Ablage der Belege in enaio®. Eingangsrechnungen werden durch eine Stapelverarbeitung digitalisiert, automatisch klassifiziert und so aufbereitet an das ERP übergeben. Die Klassifizierung umfasst dabei sowohl das Auslesen der Rechnungskopfdaten inklusive einzelner Rechnungspositionen mit Bestellabgleich als auch eine Plausibilitätsprüfung.

Indem auch das vorhandene SAP-System an die ECM-Lösung angebunden wurde, sind jetzt automatisierte Freigaben von Belegen mittels eines digitalen Workflows möglich. Genehmigungs- und Freigabeprozesse sind dadurch viel effizienter. Rechnungen mit Bestellbezug ohne Abweichungen (ca. 15–20 %) werden inzwischen ohne weitere Interaktion eines Anwenders automatisch verbucht. Die Verarbeitung von Rechnungen im PDF-Format aus einem E-Mail-Anhang hat inzwischen ca. 40 % erreicht und steigt stetig.

Anwender, die keinen Zugriff auf SAP haben, können die Rechnungsfreigabe auch aus einer einfachen Web-Oberfläche heraus veranlassen. Jens Schulze, IT-Dezernent des UKF, bestätigt den Transparenzgewinn und die bessere Kontrolle über die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung: “Der Belegfluss ist nun klar nachvollziehbar. Dadurch konnten wir Fehlerquellen reduzieren.”

Die Dokumente sind überall

Durch den Einsatz von enaio® sowohl im klinischen als auch im Verwaltungsbereich sind alle Informationen im gesamten Universitätsklinikum zeitgleich abrufbar. Wichtige Dokumente müssen nicht mehr über das gesamte Gelände mit seinen zahlreichen Standorten geleitet werden. Auch die Anzahl der Dokumentkopien reduziert sich drastisch. Im Ergebnis zeigt sich eine deutliche Steigerung der Arbeitseffizienz: “enaio® unterstützt uns dabei, zahlreiche Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Wir haben die Abläufe für Ärztinnen und Ärzte, für den Medizinischen Dienst der Krankenkassen (MDK) sowie der Rechtsabteilung verbessert”, erklärt Ralf Netzer, der am UKF den Betrieb von enaio® überwacht. “Es entfallen zeit- und kostenaufwendige Aktentransporte und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen wird verbessert. Dokumente, die bisher in Papierform verteilt wurden, werden elektronisch abgelegt und sind so den berechtigten Nutzern an verschiedenen Standorten zeitgleich zugänglich.”

In weiteren Schritten wird das UKF enaio® auch in anderen Bereichen und an noch mehr Arbeitsplätzen einsetzen. So sollen alle rechtsrelevanten Patienteninformationen in enaio® in Form einer digitalen Krankenakte zusammenlaufen und aus dem KIS heraus fall- und patientenbezogen aufrufbar sein.

Ein Macher berichtet – enaio® im Universitätsklinikum Frankfurt

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Diese Lösung bestach unter anderem durch die Hardware-Unabhängigkeit und ließ sich so in unsere bestehende Infrastruktur einbinden. Durch die Kombination einer ECM- mit einer Archivlösung verfügen wir nun über ein zentrales und revisionssicheres Archiv, das die Daten optimal schützt und trotzdem verfügbar vorhält.

Martin Overath, IT-Dezernent, Universitätsklinikum Frankfurt

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