Digitale Langzeit­archivierung in besteh­ender SAN-Infrastruktur

Das Klinikum der Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt (UKF) steht für Spitzenleistungen in Kranken­versorgung, Forschung und Lehre. Im Rahmen der Strategie einer forschungs­nahen Maximal­versorgung versorgen 4.500 Mitarbeiter in 32 Teil­kliniken jährlich 50.000 Patienten stationär und 270.000 Patienten ambulant. Mit einer Fläche von 460.000 Quadratmetern ist das UKF fast so groß wie die Frankfurter Innenstadt.

Durch den campus­weiten Zugriff auf Informationen und die Auto­matisierung manueller Abläufe dank des ECM-Systems wird eine Steigerung der Arbeits­effizienz erreicht: „Wir werden Arbeits­abläufe effektiver gestalten können und Arbeitszeit und Ressourcen sparen – es entfallen zum Beispiel zeit- und kostenaufwendige Akten­transporte, und die Zusammen­arbeit zwischen den Abteilungen wird verbessert. Dokumente, die bisher in Papierform verteilt wurden, werden elektronisch abgelegt und sind somit den berechtigten Nutzern an verschiedenen Standorten zugänglich“, erklärt das IT-Dezernat des UKF.

Mit der Rechnungs­eingangslösung von OPTIMAL SYSTEMS werden Rechnungen durch eine stapel­orientierte Verarbeitung direkt im Posteingang mit Hilfe einer selbst­lernenden Erfassungs- und Klassifizierungs­komponente in die elek­tronische Form überführt. Die Lösung umfasst dabei sowohl das Auslesen der Rechnungs­kopfdaten inklusive einzelner Rechnungs­positionen als auch die Plausi­bilitäts­prüfung. Die Anbindung an das ERP-System (SAP) ermöglicht die Freigabe der Belege mittels eines Freigabe­workflows.

Das Klinikum nutzt enaio® seit 2008 und baut das System seitdem kontinuierlich aus. Das lang­fristige Ziel ist es, Medienbrüche in der Dokumenten­übermittlung komplett auszuschließen.