06. März 2020

Digitale Rechnungs­bearbeitung – fünf Tipps, die Sie bei der Einführung beachten müssen

Die moderne Buchhaltung in Unternehmen sieht sich stärker denn je mit neuen Herausforderungen konfrontiert. Schneller und effizienter auf die Bedürfnisse von Kunden und Lieferanten zu reagieren, bürokratische Prozesse zu vereinfachen sowie personelle und finanzielle Ressourcen effizienter zu gestalten, sind heute die wichtigsten Treiber bei der Planung von Digitalisierungsvorhaben, besonders im Controlling. Das Idealbild, das dabei angestrebt wird, ist das “papierlose Büro” mit all seinen Vorteilen.

Während die Öffentlichen Verwaltungen durch das E-Government-Gesetz der Bundesregierung bereits einem gewissen Handlungsdruck ausgesetzt sind, kann sich die Privatwirtschaft in Deutschland noch Zeit lassen. Doch das ist ein Irrtum, vor allem im Hinblick auf den globalen Wettbewerb. Dabei sind die Vorteile des E-Invoicings längst umfassend beschrieben.

Was sind die wichtigsten Aspekte, die bei der Einführung einer digitalen Rechnungsbearbeitung zu berücksichtigen sind? Welche Hürden sind zu überwinden?

Wir haben in den folgenden fünf Punkten einige wichtige Schritte zusammengefasst, die Unternehmen auf dem Weg in eine digitale Verwaltung befolgen müssen:

Elektronische Rechnungs­bearbeitung – machen Sie einen Plan

Die Einführung einer Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung macht eine umfassende Planung im Vorfeld der Projektumsetzung erforderlich. Hierzu ist die Festlegung eines Projektteams unumgänglich. Dieses setzt sich im besten Fall aus den Verantwortlichen der am Projekt beteiligten Fachabteilungen (zum Beispiel Controlling, IT, Consulting) zusammen; gemeinsam werden die einzelnen Projektschritte festgelegt und der Prozess kontinuierlich überwacht. Sowohl auf Dienstleister- als auch Unternehmensseite sollte es jeweils einen Ansprechpartner geben – beide fungieren als „Berichterstatter“ gegenüber den jeweiligen Stakeholdern.

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Onboarden Sie Ihre Mitarbeiter!

Seit Jahren haben sich in Ihrer Finanzbuchhaltung bestimmte Abläufe etabliert, von denen sich möglicherweise nicht jeder Mitarbeiter so einfach lösen kann oder will. Dazu gehören vertraute Prozesse wie die „händische“ Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie deren anschließende Verbuchung. Jedes einzelne Konto (Aufwands-, Lieferanten-, Debitoren-, Ertragskonten) verdiente sich separate Ordner, genauso wie die anfallenden Lohn- und Gehaltsleistungen in der Personalbuchhaltung. Eingangsstempel, Kontenabgleich, Prüfung, Beanstandung, Archivierung – all dies sind eingeschliffene Vorgänge, die sich im Zuge einer kompletten Umgestaltung des Controllings verändern. Entsprechend ist es wichtig, Ihre Mitarbeiter frühzeitig in Ihre Planungen einzubinden und auf die bevorstehenden Aufgaben intensiv vorzubereiten.

Heben Sie die Vorteile der digitalen Rechnungs­bearbeitung hervor!

Der Umstieg lohnt sich! Heben Sie die Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung hervor und zeigen Sie, was sich alles zum Positiven ändern wird: eine deutliche Reduzierung der Fehlerquote bei der Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit der Rechnungen, weniger Papierverbrauch durch Verzicht auf die Erstellung von Kopien, schnellere Prozesse und mehr Zeit für abwechslungsreichere Aufgaben, die am Ende dem Service gegenüber den Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern zugutekommen.

Legen Sie gemeinsam das angestrebte Ziel fest!

Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Ausgehend von den skizzierten Vorteilen gilt es bei der Zusammenarbeit mit einem Dienstleister besonders, ein klar definiertes und fundiertes Ziel festzulegen. Dessen Erfüllung sollte anhand von belegbaren Daten nachweisbar sein. Ein solches Ziel könnte beispielsweise die Senkung der Personal- und Materialkosten für die Rechnungsbearbeitung sein oder ein verbesserter Cashflow durch den schnelleren Rechnungsausgang.

Informieren Sie sich über die gesetzlichen Rahmen­bedingungen!

Eine besondere Problematik offenbart sich für Unternehmen, die sowohl in Ländern mit E-Invoicing-Standards als auch in jenen mit herkömmlichen Rechnungserstellungsprozessen geschäftlich tätig sind. Gerade im Hinblick auf die Themen Informationssicherheit und Datenintegration sind die gesetzlichen Vorschriften zuweilen unübersichtlich. Allein in Deutschland werden auf Grundlage des E-Government-Gesetzes der Bundesregierung für jedes Bundesland eigene Vorschriften zur Verwirklichung elektronischer Verwaltungen festgelegt. Dazu kommen außerdem Vorschriften wie die GoBD, in denen die Anforderungen zur Aufbewahrung von Dokumenten festgelegt sind und die bei der Implementierung digitaler Archivierungssysteme berücksichtigt werden müssen. Hier ist man gut beraten, stets auf dem aktuellen Stand zu sein.

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