19. April 2023
Aus vielen global agierenden Unternehmen sind ERP- und ECM-Systeme heute nicht mehr wegzudenken. Mit diesen Tools können Unternehmen belastbare Entscheidungen auf Grundlage besserer Daten treffen und gleichzeitig alle Prozesse zukunftssicher dokumentieren.
Im Folgenden möchten wir auf die häufigsten Fragen eingehen, die uns zu diesem Thema erreichen: Was tun diese Programme? Wofür stehen diese Abkürzungen? Was sind die Unterschiede zwischen einem ERP- und einem ECM-System (ECMS)? Und vor allem: Wieso sollte man zweigleisig fahren?
ERP (Enterprise Resource Planning) und ECM (Enterprise Content Management) sind beides Softwarelösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre internen Abläufe effizienter und effektiver zu gestalten.
ERP-Systeme
ECM-Systeme
Während ERP-Systeme sich primär auf die Integration und Automatisierung von Geschäftsprozessen sowie die Planung und Steuerung von Ressourcen konzentrieren, liegt der Fokus von ECM-Systemen auf der Strukturierung, Verwaltung und dem Austausch von unternehmensrelevanten Inhalten und Dokumenten. Beide Systeme haben ihre eigenen spezifischen Anwendungsbereiche, ergänzen sich jedoch ideal, um ein umfassendes Management der Unternehmensprozesse zu gewährleisten.
Zur Steuerung von Geschäftsprozessen ist eine softwaregestützte Ressourcenplanung für viele Unternehmen und Organisationen unverzichtbar. Die Menge an rohen Informationen, die aus verschiedenen Quellen und Abteilungen anfallen, werden hier zentral gebündelt, aufbereitet und überschaubar gemacht. Hierfür steht der Begriff Enterprise-Resource-Planning, kurz ERP.
Mit Hilfe von ERP-Systemen lassen sich betriebsinterne Abläufe besser steuern und transparenter abbilden. Dank einer zentralen Datenbasis wird der flexible, firmeninterne Zugriff auf Informationen spürbar erleichtert und ein besserer Gesamtüberblick ermöglicht.
Diese Vorteile finden sich in allen möglichen Abteilungen wieder, so zum Beispiel in der:
Der Markt für ERP-Softwarelösungen wächst kontinuierlich, mehr als 300 Lösungen werden allein in Deutschland angeboten. Inzwischen nutzen hierzulande etwa 80 Prozent der Unternehmen mindestens ein ERP-System.
Im Gegensatz zu einem ERP sorgt ein Enterprise Content Management (ECM) primär für die lückenlose Archivierung der anfallenden Geschäftsdokumente und -korrespondenz. Um Geschäftsvorgänge komplett digital und ohne Medienbrüche abzubilden, ist es erforderlich, ERP-Datensätze mit genau diesen Informationen und Geschäftsdokumenten zu verbinden. Angebote, Verträge und Schriftverkehr gehören ebenso dazu wie Rechnungen oder Stammdaten. Der Unterschied zwischen einem ERP und einem ECM oder DMS erklärt sich daraus: Während das ERP Datenströme aus diversen Quellen bündelt und darstellt, organisiert das ECM die daraus entstandenen Dokumente und Unterlagen. Was das ERP für die Ressourcenplanung tut, übernimmt das ECM für das unternehmensweite Dokumentenmanagement.
Die Integration einer ECM-Technologie mit einem ERP-System schafft die optimalen Voraussetzungen für eine moderne, aber auch rechtlich abgesicherte Prozesssteuerung – meist genügen die in der ERP-Software vorhandenen Archivierungsfunktionen in der Regel kaum den Ansprüchen der Unternehmen. Gerade weil in jedem Unternehmen und jeder Verwaltung eine Vielzahl von Korrespondenzen, Verträge, Bewerbungsunterlagen, Protokolle, Belege sowie weitere Dokumente den Arbeitsalltag dominieren, ist die Anbindung eines Dokumentenmanagement-Systems unvermeidlich.
Alles, was Sie zur Verknüpfung von ERP- und ECM-Anwendungen wissen müssen:
Haben Sie häufig Schwierigkeiten damit, den Zusammenhang zwischen verschiedenen Dokumenten zu überblicken? Verbringen Ihre Mitarbeiter zu viel Zeit damit, nach Dokumenten zu suchen? Zweifeln Sie daran, ob alle geschäftsrelevanten Daten korrekt archiviert sind? Werden in Ihrem Unternehmen häufig Belege ausgedruckt, um diese von Mitarbeitern freigeben zu lassen, die keinen Zugang zum ERP-System haben? Wenn Sie diese Fragen mit „ja“ beantworten, werden Sie in unserem Whitepaper interessante Lösungsansätze finden und neue Erkenntnisse gewinnen.
Dabei beleuchtet unser Whitepaper verschiedene Aspekte der Integration und zeigt zudem, für welche typischen Abläufe eine ERP/ECM-Kopplung genutzt wird.
Erfahren Sie mehr über das große Potenzial in der Verknüpfung von Geschäftsdokumenten mit ERP-Datensätzen – vom Transparenzgewinn bis zur Zeitersparnis.
Die Verbindung von ERP- und ECM-Systemen ermöglicht Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse effizienter und effektiver zu gestalten. Während ERP-Systeme die zentralen Informationen aus verschiedenen Abteilungen und Prozessen bündeln und aufbereiten, kümmert sich das ECM um die lückenlose und übersichtliche Archivierung der entstandenen Geschäftsdokumente und -korrespondenz.
Die Integration beider Systeme ermöglicht eine moderne, transparente und rechtlich abgesicherte Prozesssteuerung, die sowohl den Arbeitsalltag erleichtert als auch die Entscheidungsfindung auf Grundlage besserer Daten unterstützt. Die Verknüpfung von Geschäftsdokumenten mit ERP-Datensätzen führt zu einem Transparenzgewinn und einer erheblichen Zeitersparnis für alle Beteiligten.
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