06. November 2018

ERP und ECM – eine sinnvolle Verbindung

Aus vielen global agierenden Unternehmen sind ERP- und ECM-Systeme heute nicht mehr wegzudenken. Mit diesen Tools können Unternehmen belastbare Entscheidungen auf Grundlage besserer Daten treffen und gleichzeitig alle Prozesse zukunftssicher dokumentieren.

Im Folgenden möchten wir auf die häufigsten Fragen eingehen, die uns zu diesem Thema erreichen: Was tun diese Programme? Wofür stehen diese Abkürzungen? Was sind die Unterschiede zwischen einem ERP- und einem ECM-System (ECMS)? Und vor allem: Wieso sollte man zweigleisig fahren?

Ressourcenplanung mittels ERP

Zur Steuerung von Geschäftsprozessen ist eine softwaregestützte Ressourcenplanung für viele Unternehmen und Organisationen unverzichtbar. Die Menge an rohen Informationen, die aus verschiedenen Quellen und Abteilungen anfallen, werden hier zentral gebündelt, aufbereitet und überschaubar gemacht. Hierfür steht der Begriff Enterprise-Resource-Planning, kurz ERP.

Mit Hilfe von ERP-Systemen lassen sich betriebsinterne Abläufe besser steuern und transparenter abbilden. Dank einer zentralen Datenbasis wird der flexible, firmeninterne Zugriff auf Informationen spürbar erleichtert und ein besserer Gesamtüberblick ermöglicht.

Diese Vorteile finden sich in allen möglichen Abteilungen wieder, so zum Beispiel in der:

  • Lohnbuchhaltung
  • Finanzbuchhaltung
  • Anlagenbuchhaltung
  • Projektmanagement
  • Produktionsplanung
  • Warenwirtschaft

Der Markt für ERP-Softwarelösungen wächst kontinuierlich, mehr als 300 Lösungen werden allein in Deutschland angeboten. Inzwischen nutzen hierzulande etwa 80 Prozent der Unternehmen mindestens ein ERP-System.

ECM: Dokumentenmanagement für Profis

Im Gegensatz zu einem ERP sorgt ein Enterprise Content Management (ECM) primär für die lückenlose Archivierung der anfallenden Geschäftsdokumente und -korrespondenz. Um Geschäftsvorgänge komplett digital und ohne Medienbrüche abzubilden, ist es erforderlich, ERP-Datensätze mit genau diesen Informationen und Geschäftsdokumenten zu verbinden. Angebote, Verträge und Schriftverkehr gehören ebenso dazu wie Rechnungen oder Stammdaten. Der Unterschied zwischen einem ERP und einem ECM erklärt sich daraus: Während das ERP Datenströme aus diversen Quellen bündelt und darstellt, organisiert das ECM die daraus entstandenen Dokumente und Unterlagen. Was das ERP für die Ressourcenplanung tut, übernimmt das ECM für das unternehmensweite Dokumentenmanagement.

ECM und ERP im Zusammenspiel

Die Integration einer ECM-Technologie mit einem ERP-System schafft die optimalen Voraussetzungen für eine moderne, aber auch rechtlich abgesicherte Prozesssteuerung – meist genügen die in der ERP-Software vorhandenen Archivierungsfunktionen in der Regel kaum den Ansprüchen der Unternehmen. Gerade weil in jedem Unternehmen und jeder Verwaltung eine Vielzahl von Korrespondenzen, Verträge, Bewerbungsunterlagen, Protokolle, Belege sowie weitere Dokumente den Arbeitsalltag dominieren, ist die Anbindung eines Dokumentenmanagement-Systems unvermeidlich.

Infografik zum Angebotsspektrum von ECM

Unterschiede im Angebotsspektrum von ECM/DMS- und ERP-Lösungen im Bereich Archiv/Ablage

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