DMS vs. ECM: Was wird hier verwaltet?

Die Unsicherheit wächst: In Zeiten abnehmender Übersicht durch die zunehmende Anhäufung digitaler Inhalte wünschen sich Unternehmen mehr Ordnung. Sprich: ein System, das alle Dokumente verwaltet. Was zunächst einfach klingt, verwirrt, wenn man sich den Markt für solche Lösungen ansieht: Es gibt viele Arten von DMS/ECM-Systemen. Was ist mit DMS gemeint und ist ein ECM das gleiche wie ein CMS? 

Was den Unterschied ausmacht

Die Wertschöpfungskette beginnt längst nicht mehr bei der Produktion von Gütern. Wissen in Form von Daten ist für Unternehmen genauso von Wert und ihre Verfügbarkeit zumindest Grundlage für reibungslose Arbeit. Die Lösung: ein funktionierendes System zur Verwaltung von Dokumenten. Doch die Anbieter verwirren mit vielen verschiedenen Abkürzungen.

DMS steht für Dokumentenmanagementsystem, ECM für Enterprise Content Management und CMS für Content Management System. Aber ist das nicht das gleiche? Was unterscheidet Content von einem Dokument? Sind Dokumente nicht auch Content, also Inhalte? In einer Welt der Abkürzungen und englischsprachigen Schlagworte muss man sich immer wieder vor Augen führen, dass nicht (jedenfalls nicht immer) versucht wird, mit Buzzwords die Wahrheit zu verschleiern, sondern zu unterscheiden. Auch wenn das nicht so leichtfällt.

Was kann ein DMS?

Transformation in process: Mittlerweile werden in Deutschland jeden Tag viele Millionen Dokumente digital erstellt. Und im schlechtesten Fall so abgelegt, dass niemand sie findet. Denn Digitalisierung allein ist Selbstzweck, wenn das viele Wissen, das in einem Unternehmen anfällt, nicht verfügbar gemacht wird. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) übernimmt in Unternehmen gleich mehrere Aufgaben:

• Erfassung: Jedes eintreffende Dokument wird eingescannt und mit Schlagworten versehen. Das DMS kann dabei als Schnittstelle zu bereits existierenden Lösungen dienen und bestehende Anwendungen und Fachverfahren wie eine Zentrale miteinander verknüpfen.
• Sortierung: Die digitalen Dokumente, das können auch E-Mails sein, werden in virtuellen (Projekt-)Ordnern zusammengefasst. Falls projektübergreifend gearbeitet wird, kann jedes Dokument gleichzeitig in verschiedenen Ordnern stehen, ohne dass es dabei zu Duplikaten kommt.
• Verfügbarkeit: Ein DMS sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz auf das Dokument zugreifen kann, entweder mittels Webbrowser oder App, natürlich unter Beibehaltung der Sicherheitsanforderungen und des Datenschutzes. Das ist die Grundlage für mobiles Arbeiten im Homeoffice oder auf Geschäftsreise.
• Weitergabe: Erst durch ein funktionierendes digitales DMS kann auch der Arbeitsprozess effizienter werden. Ein DMS hat also auch die Aufgabe, Workflows sicherzustellen. Wichtig dabei ist die Versionierung von Dokumenten, damit Änderungen nachvollziehbar sind und nicht zu einem Durcheinander unterschiedlicher Arbeitsversionen führen.
• Archivierung: Was früher im Keller landete oder zumindest im Archivschrank, wird mit einem DMS revisionssicher auf dem Server oder in der Cloud archiviert. Durch ein intelligentes Document Lifecycle Management bleibt das Archiv schlank, denn es wird dort nichts über die gesetzliche Frist hinaus aufgehoben.

Dokument vs. Content

Was aber genau ist ein Dokument, und was ist Content? Da setzt sich die Unsicherheit fort: Ein Dokument kann je nach Definition ein Schriftstück sein, eine Urkunde oder eine Datei, die per Computer bearbeitet werden kann. Im Prinzip also jedes Schriftstück, das ein Unternehmen erreicht oder verlässt. Das kann die Rechnung sein oder eine E-Mail, ein Lohnzettel oder eine Akte, oder ganz grundsätzlich: Was man früher in einen Aktenordner heften konnte, ist ein Dokument.

Der Begriff Content (also Inhalt) definiert das Dokument noch etwas weiter. Zur Textform kommen noch Bilder hinzu (zum Beispiel im Krankenhaus, wo Röntgenaufnahmen eine Akte ergänzen) oder Videos (Erklärfilme, Interviews, Firmendarstellungen etc.). Content ist also nur ein Sammelbegriff für Inhalte, die sich mit dem Wort Dokument nicht ausreichend beschreiben lassen. Warum also die Unterscheidung?

ECM vs. DMS vs. CMS

Wenn ein DMS also eine Lösung zur Verwaltung von Dokumenten und Inhalten im Unternehmen ist – was macht dann ein CMS? Und was unterscheidet dieses vom ECM?

In einem klassischen Content Management System (CMS) werden digitale Inhalte für die Verwendung im Internet aufbereitet, gemeinhin für die Webseiten eines Unternehmens. Also Bilder, Fotos und Texte, die speziell für diese Webseiten produziert werden. Anlegen von Benutzerkonten, Installation von Themes, also Designvorlagen, die Verwaltung von Plug-ins – all das wird mit diesem Tool verwaltet. Dabei ist das CMS an eine Datenbank angebunden, auf der all dieser Content liegt. Eines der populärsten CMS ist zum Beispiel WordPress.

Aber ist ein Whitepaper nicht Dokument und Content zugleich, das bei Bedarf über ein CMS auf die Webseite hochgeladen wird, um dort von Besuchern der Seite heruntergeladen zu werden? Sie werden sich fragen: Ist das nicht Haarspalterei, eine künstliche Verwirrung? Im Prinzip ja, würde man bei Radio Eriwan sagen. Aber da diese Begriffe nun mal kursieren, gibt es bestimmt auch einen Grund dafür.

Ein ECM trägt den Namen Enterprise in sich. Das bedeutet nichts anderes, als dass sich das Content Management System über das gesamte Unternehmen erstreckt, also keine Insellösung für eine bestimmte, meist klein gehaltene Nutzergruppe ist. Im Gegensatz zum reinen CMS ist ein ECM also für alle Mitarbeiter im Unternehmen gedacht, nicht nur für die Content Manager, die sich um die Veröffentlichung von Inhalten auf der eigenen Webseite kümmern.

Die Bezeichnung DMS wiederum sagt also nichts über die Art und Weise aus, wo, von wem und wie Dokumente verwaltet werden.

Alle Klarheiten beseitigt?

Intern vs extern: In der Verwendung der Inhalte liegt also der Hase im Pfeffer. Ein ECM, wie es zum Beispiel OPTIMAL SYSTEMS anbietet, ist also ein klassisches DMS, das alle Inhalte abdeckt, die in einem Unternehmen erstellt und verwaltet werden. Alle Mitarbeiter haben über einen eigenen Zugang von überall Zugriff auf diese Daten – zum Bearbeiten, Weiterleiten oder Archivieren. Ein CMS hingegen ist eine spezielle Form des DMS, das vor allem der Bereitstellung von Inhalten für Webseiten dient.