18. Dezember 2020

Dokumenten­manage­ment – alles, was man wissen muss

Was ist Dokumenten­manage­ment?

Wenn Sie sich mit der digitalen Verwaltung von Dokumenten und der daraus resultierenden Prozessoptimierung beschäftigen, begegnen Ihnen zwangsläufig Begriffe wie Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (ECM). Nicht selten werden diese Bezeichnungen synonym verwendet, allerdings stellt das Dokumentenmanagement lediglich einen Teilbereich des ECM dar. In diesem Artikel wollen wir betrachten, was ein DMS leisten kann und wie es Ihnen unter die Arme greifen kann.

Was muss eine DMS-Lösung können?

Ein erfolgreiches Dokumentenmanagement zeichnet sich dadurch aus, dass es unter anderem die Verwaltung großer Datenbestände ermöglicht. Dies geschieht unabhängig von der Art der Dokumente. Unterschiedliche Datentypen werden zentral in einer E-Akte zusammengefasst. Die Vielzahl der Inhaltstypen wird mithilfe des Dokumentenmanagement-Systems in Ordnerstrukturen visualisiert. Daraus ergibt sich ein schneller Überblick über alle relevanten Dokumente, auch bei komplexen Prozessen.

Dank der Software können Papierdokumente digitalisiert und Workflows gesteuert werden. Zwischenstände im Prozessfortschritt bildet das System durch Dokumentenversionierung ab. So können verschiedene Bearbeiter und Anwender im Unternehmen jederzeit den Zwischenstand eines mehrphasigen Workflows erfassen. Diese Möglichkeiten des Dokumentenmanagements beschleunigen Betriebsabläufe und steuern erheblich zu Einsparungen bei. Gleichzeitig legt ein Dokumentenmanagement-System die Grundlage für eine Archivierung gemäß der GOBD.

Dokumenten­manage­ment im Detail

Alles beginnt mit der Digitalisierung von Dokumenten. Das betrifft alles, was Sie tagtäglich in Papierform erreicht, seien es Bestätigungen, Rechnungen, Quittungen, Korrespondenzen oder andere Schreiben. Diese Dokumente werden erfasst und automatisch den jeweiligen Prozessen und Akten zugeordnet. Dokumentenmanagement beginnt damit, dass alle relevanten Informationen kunden- und prozessspezifisch abgelegt und verfügbar gemacht werden. Wie die Zuordnung stattfindet, können Sie selbst definieren.

Die Erfassung der Schriftstücke erfolgt nach definierten Kriterien. Diese können Sie genau so festlegen wie die Verschlagwortung zum Durchsuchen Ihrer elektronischen Akten. Ob es Metadaten, Kunden- oder Auftragsnummern sind – alle relevanten Informationen lassen sich sofort aufrufen. Das beschleunigt nicht nur die internen Prozesse, sondern ist Grundlage für hervorragende Kunden- und Geschäftspartnerbeziehungen. Ihre Mitarbeiter haben die Möglichkeit, jederzeit und von überall auf die Daten zuzugreifen, die sie gerade in diesem Moment benötigen. So kann in Kundenterminen spontan auf jede Situation reagiert werden. Und der Kundenservice hat zu jeder Anfrage, ob Kunde oder Geschäftspartner, sofort die erforderlichen Unterlagen zur Hand. Das heißt: kein langes Suchen mehr. So können Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben schneller und besser erledigen. Zusätzlich sind Sie in der Lage, die Zugriffsrechte für jede Art von Unterlagen zu steuern.

Die Beschleunigung der Arbeitsabläufe bezieht sich auf jeden Betriebsprozess, in dem auf elektronische Akten zurückgegriffen werden muss. Das ergibt sich nicht nur aus der schnelleren Verfügbarkeit von Informationen, sondern vor allem auch durch die Möglichkeit des Workflow-Managements. Je nach Klassifizierung der Dokumente können diese automatisch bestimmten Arbeitsschritten und damit einem gesamten Prozesszyklus zugeordnet werden. Ihre Mitarbeiter haben somit immer den Überblick über den Gesamtprozess und können nie den Faden verlieren.

Dabei werden Zugriffe auf Dokumente und Veränderungen transparent dokumentiert. Das ermöglicht eine fortlaufende Prozessoptimierung und Unterstützung Ihrer Mitarbeiter. Gleichzeitig wird damit die Grundlage für eine GOBD-konforme, revisionssichere Archivierung gelegt. Am Ende eines Lebenszyklus können ohne Aufwand Ihre Unterlagen in Ihr digitales Archiv “verschoben” werden.

DMS betrifft und beinhaltet verschiedene Aspekte:

  • Bürokommunikation
  • Scannen
  • Workflow-Management
  • revisionssichere Archivierung
  • intelligente Suchfunktionen

Grundlage des DMS: die E-Akte

Das DMS findet seine Anwendung in der elektronischen Akte. Damit das Dokumentenmanagement seine Wirkung voll entfaltet, werden alle relevanten Schriftstücke an einem Ort zusammengefasst. Dieser Ort ist die elektronische Akte. Dokumente, die bisher in Papierform vorlagen und in einer großen Akte im Aktenschrank verweilten, liegen nun in digitalisierter Form vor.

In welchen Bereichen bringt die digitale Akte Vorteile mit sich?

  • Durchsuchbarkeit
  • Sicherheit
  • Übersichtlichkeit
  • revisionssichere Archivierung
  • Berechtigungsmanagement
  • mobiler Zugriff

Wo kommen Dokumentenmanagement-Systeme zum Einsatz?

Das Dokumentenmanagement liefert einen einheitlichen und übersichtlichen Überblick auf unterschiedliche Datentypen, skalierbar auf großen Datenmengen. Dies ist im Umgang mit einer Vielzahl von Vertragspartnern und Kundengruppen der Fall und vor allem an Stellen, an denen Ein- und Verkauf, Buchführung und Kundenmanagement Schnittpunkte haben. Nicht nur für international agierende Unternehmen mit unzähligen unterschiedlichen Geschäftsprozessen bieten DMS Optimierungspotenziale für sämtliche Abläufe.

Ein etabliertes Dokumentenmanagement-System ermöglicht Chancen ebenso für die öffentliche Verwaltung, wie auch für KMU. Überall, wo Papierdokumente aus verschiedenen Quellen anfallen und von mehreren Mitarbeitern im Dokumenten-Lebenszyklus bearbeitet werden müssen, bietet das DMS Vorteile. Zudem ermöglicht die Digitalisierung der Papierdokumente bereits einen einfachen Einstieg in eine platzsparende und kosteneffiziente Archivierung.

Vorteile des Dokumenten­manage­ments

Die Auswirkungen auf Prozesse durch das Dokumentenmanagement im Unternehmen sind vielfältig. Zusammengefasst bietet das DMS folgende Vorteile für Ihr Unternehmen:

Kosteneinsparung

Die Einsparungen summieren sich aus einzelnen Faktoren auf, die je nach Struktur des Unternehmens und der Prozessgestaltung in unterschiedlichem Umfang zu Buche schlagen.

  • Personalkosten – Ihr gesamtes Personal wird durch den reduzierten Verwaltungsaufwand entlastet. Das führt zu einer gesteigerten Produktivität. Ihre Mitarbeiter können sich mehr auf wertschöpfende Vorgänge konzentrieren. Möglicherweise benötigen Sie so weniger Personal, um die anfallende Arbeit zu erledigen.
  • Kosten für Archivierung – Ein DMS legt den Grundstein für die digitale Archivierung. Das bedeutet: keine Papierakten, die in großen Aktenschränken lagern, die wiederum in einem Archiv stehen. Sie sparen somit, neben dem anfallenden Papier, auch Raumkosten. Vor allem die Einsparung des Papiers ist nicht nur kosten-, sondern auch umweltfreundlich.
  • Transferkosten – Bei der Übermittlung von Unterlagen fallen zwangsläufig Kosten an, sofern diese nicht digitalisiert und entsprechend elektronisch übermittelt werden. Sie sparen entsprechend Porto und Kosten für Papier. Dasselbe gilt für interne Übermittlung. Müssen Dokumente nur kurz über den Flur, handelt es sich lediglich um einen Zeit- und keinen Kostenfaktor. Bei standortübergreifenden Transfers sieht das wieder anders aus.

Produktivitäts­steige­rung

Die Gewinne in der Prozessoptimierung entstehen an vielen Stellen in Ihrem Unternehmen.
Betrachten wir die wichtigsten Faktoren, die zur Steigerung der Produktivität beitragen.

  • Aktenerstellung – Besitzen Kunden und Geschäftspartner eine Akte bei Ihnen, ermöglicht die Digitalisierung von Dokumenten erhebliche Potenziale. Die Eingangspost wird durch entsprechende Geräte erfasst und durch intelligente Software automatisch den passenden E-Akten zugeordnet.
  • Interne Kommunikation – Überall dort, wo mehrere Mitarbeiter am Dokumenten-Lebenszyklus beteiligt sind, ergeben sich Optimierungspotenziale durch ein DMS. Die Kommunikation kann innerhalb der elektronischen Akte stattfinden – in Echtzeit und ohne zeitliche Verzögerung. dort, wo alle relevanten Informationen gebündelt vorliegen. Das ermöglicht schnelle und zuverlässige Aussagen in der Mitarbeiter-internen Kommunikation.
  • Externe Kommunikation – “Ich muss kurz Ihre Akte raussuchen”: Sätze, die für Ihren Kundenservice der Vergangenheit angehören. Verbessern Sie mit elektronischen Akten Ihre Kundenkommunikation. Ein schneller und umfassender Überblick über alle relevanten Informationen ist die Grundlage für ein gutes Beziehungsmanagement – nicht nur in der Verwaltung.

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