enaio®-Anwender

Weniger Papier, mehr Informationen und medienbruchfreies digitales Arbeiten

Stadt Jena

110.000 Einwohner
ECM-Erfahrung seit 2004
über 25 Mio. Dokumente

Der Einsatz von ECM wird schrittweise ausgebaut

Seit 2004 setzt die Stadt Jena die Archiv- und Dokumentenmanagement-Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS ein. Zuletzt wurde die Software im Bürgeramt, in der Stadtkasse, im Bauaktenarchiv, in verschiedenen Poststellen sowie mit dem Rechnungseingangsworkflow als zentrale Querschnittsaufgabe eingeführt.

Aufgrund des großen Erfolgs beauftragte die Stadt OPTIMAL SYSTEMS mit der Installation von weiteren 500 Clients des Enterprise Content Management-Systems. Mit den geplanten Umsetzungen in den Fachbereichen Sozial- und Rechtsamt setzt die Stadt Jena ihre Strategie fort, weitgehend auf Papier zu verzichten.

Ziel ist es, die Software von OPTIMAL SYSTEMS als ganzheitliche Informationsplattform einzusetzen. Besondere Erwartungen sind mit der zunehmenden Einführung von Workflowkomponenten verbunden, weil sie es ermöglichen, bisherige Ablaufprozesse zu analysieren und zu straffen.

Zeitraubende Tätigkeiten, wie das Heraussuchen, Verteilen, Weiterleiten, Ablegen und Kopieren von papierbasierten Dokumenten, konnten wir dank des ECM-Systems von OPTIMAL SYSTEMS extrem verkürzen.

Tom Albertin, Projektleiter, Stadt Jena