Weniger Papier, mehr Infor­mationen und medienbruch­freies digitales Arbeiten

Seit 2004 setzt die Stadt Jena die Archiv- und Dokumenten­­management-Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS ein. Zuletzt wurde die Software im Bürger­amt, in der Stadtkasse, im Bau­akten­archiv, in verschiedenen Poststellen sowie mit dem Rechnungs­eingangs­workflow als zentrale Quer­schnitts­aufgabe eingeführt.

Aufgrund des großen Erfolgs beauftragte die Stadt OPTIMAL SYSTEMS mit der Installation von weiteren 500 Clients des Enterprise Content Management-Systems. Mit den geplanten Umsetzungen in den Fach­bereichen Sozial- und Rechts­amt setzt die Stadt Jena ihre Strategie fort, weitgehend auf Papier zu verzichten.

Ziel ist es, die Software von OPTIMAL SYSTEMS als ganz­heitliche Informations­plattform einzusetzen. Besondere Erwar­tungen sind mit der zunehmenden Ein­führung von Workflow­komponenten verbunden, weil sie es ermöglichen, bisherige Ablauf­prozesse zu analysieren und zu straffen.