Markenstores DEPOT und iPuro sind fit für die Zukunft – dank digitaler Akten

Effiziente Rechnungsbearbeitung und Personalverwaltung dank ECM

Die Wachstumszahlen der Gries Deco Company mit ihren Markenstores DEPOT sind beeindruckend. Waren es 2008 noch 79 DEPOT Stores, durften sich die Kunden 2023 schon in rund 530 Filialen in Deutschland, Österreich und der Schweiz (inklusive Partner) wohlfühlen. Klar, dass so eine rasante Entwicklung auch eine wachsende Anzahl an Dokumenten nach sich zieht. 2010 entschied sich die Niedernberger Firmenzentrale die ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS zur Verwaltung der Datenflut einzusetzen.

“Home sweet home” – der Wunsch nach einem schönen Zuhause ist die Triebfeder hinter dem Erfolg der Gries Deco Company GmbH. Unter dem Namen DEPOT bietet Gries Deco ein ständig wechselndes, hochwertiges Sortiment zum Einrichten, Dekorieren und Verschenken an. Gegenwärtig muss die Arbeit von rund 5.200 Mitarbeitenden und gut 530 Geschäftsstellen koordiniert werden. Schon heute gehen im Wochentakt über 2.000 Rechnungen in der Zentrale ein. Neue IT-Lösungen sollten die Basis für weiteres zukünftiges Wachstum schaffen.

Im Bereich Vertragsmanagement wurden für die rund 530 Filialen das bestehende System abgelöst und Vertragsdaten, Vertragsdokumente, Fristenverwaltungen und Kostenübersichten in enaio® übernommen.

Vorteile im Überblick

• Schnelles Finden benötigter Informationen
• Prozessbeschleunigung durch digitale Workflows
• Revisionssichere Archivierung von Belegen zu SAP-Buchungssätzen
• Sicherheit durch Verwaltung aller personenbezogenen Dokumente an zentraler Stelle und revisionssichere Archivierung
• Intuitive Ablagestrukturen
• Geringer Schulungsaufwand
• Lösung verschiedenster Aufgaben auf einer gemeinsamen Softwarebasis
• Modularität der Softwarelösungen

Schnelle Rechnungsbearbeitung dank Scanstrecken und Workflows

Eines der wichtigsten Projektziele war die Erhöhung der Bearbeitungsgeschwindigkeit bei Rechnungsbelegen mittels OCR-Technik und digitalen Workflowprozessen. Ebenso sollte die Sicherheit erhöht werden, sodass keine Belege mehr verloren gehen. Die bessere Einhaltung von Fristen (Skonto) durch Eskalationsmanagement stand auch auf der Wunschliste. Und mit der Einrichtung von zentralen Kunden-, Lieferanten- und Personalakten versprach man sich einen schnelleren Zugang zu den Dokumenten von jedem Arbeitsplatz. Nicht zuletzt spielte auch die Verringerung des Platzbedarfs für Dokumente bei den Überlegungen eine wesentliche Rolle.

Die 1. Projektphase umfasste den Bereich der Eingangsrechnungen und Ausgangsbelege. Dazu wurden Scanstrecken für Eingangsrechnungen inkl. OCR-Erkennung eingerichtet, das SAP-Rechnungsprüfungstool invoiceLINE von flowDOCS angebunden und enaio® für die revisionssichere SAP-Archivierung von Rechnungen, Lieferscheinen, Bestellungen u. v. a. m. implementiert. Außerdem wurden digitale Kunden- und Lieferantenakten für die zahlreichen Geschäftsbeziehungen eingerichtet.

OPTIMAL SYSTEMS punktet mit SAP-Kompetenz

In einem Auswahlverfahren mit mehreren Anbietern konnte OPTIMAL SYSTEMS mit Kompetenz bei SAP-Integrationen überzeugen. Daneben gefielen auch die aus dem Arbeitsalltag abgeleiteten Ablagestrukturen in Form von Schränken, Ordnern und Registern sowie die einfache Handhabung der gesamten Software und der damit verbundene geringe Schulungsaufwand.

Die ansprechende Lösung der integrierten E-Mail-Archivierung und die enge Anbindung von MS Office-Tools waren weitere Entscheidungskriterien für enaio®, die ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS.

Effiziente Personalverwaltung dank ECM

Das Personalmanagement zählte zu den wesentlichen Projekten im Rahmen des Digitalisierungsprozesses. Dazu gehört die Einrichtung einer digitalen Personalakte mit Anbindung an die vorhandene Verwaltungssoftware.

In der 2. Projektphase wurde in der Personalabteilung das vorhandene Hängeordnersystem aufgelöst und als erweitertes Register in enaio® übernommen. Dazu wurden ca. 3.600 Papieraltakten gescannt und mithilfe von Trennblättern den jeweiligen Registern automatisch zugeordnet. Im Zuge der Einrichtung einer digitalen Personal- und Bewerberakte wurde eine Schnittstelle zur Personalverwaltungssoftware PAISY und den ca. 14.000 vorhandenen Stammsätzen geschaffen. Mithilfe der Office-Integration von enaio® und vordefinierten Textbausteinen ist es jetzt möglich, den Schriftverkehr in der Personalverwaltung stärker zu standardisieren und damit zuverlässiger und effektiver zu gestalten.

Für die Verwaltung von Arbeitsverträgen, Personalfragebögen und Zusatzvereinbarungen kommt das Vertragsmanagement von enaio® zum Einsatz. Papierdokumente, wie der allgemeine Schriftverkehr, Krankschreibungen usw. werden gescannt und mittels Barcode automatisch der jeweiligen Personalakte zugeordnet bzw. an den entsprechenden Sachbearbeiter via Postverteilungsworkflow weitergeleitet.

Darüber hinaus wurde in einem zweiten Schritt auch das gesamte Bewerbermanagement komplett neu aufgestellt. Mittels des vorhandenen Bewerberportals wurden Bewerbungsunterlagen sowie die Personaldaten in der neuen digitalen Personalakte übernommen und mit dem Fachverfahren verknüpft. Das Ergebnis: eine nachhaltige Prozessbeschleunigung und ein verbesserter Informationsfluss im Unternehmen.

Weiterer Ausbau der Lösung

Für die Zukunft sind weitere Projekte, wie digitale Filialakten, Fuhrparkverwaltung, zentrale Postverteilung sowie der Ausbau der Vertragsmanagementlösung, geplant. Der damalige Leiter IT & Organisation bei Gries Deco, Holger Rommel: “Diese Lösung hat bei uns eingeschlagen wie eine Bombe. Alles ist abgeleitet vom normalen Arbeitsalltag. Es gibt Schränke, Ordner und Akten – das kennen unsere Mitarbeiter und sie finden sich schnell zurecht. Aus heutiger Sicht ist enaio® nicht mehr wegdenkbar.”