Wie Vertragsmanagement-Software Unternehmen bei der Verwaltung von Verträgen hilft

Inhaltsverzeichnis

Die wichtigsten Informationen zum Vertragsmanagement
Welche Aufgaben Vertragsmanagement umfasst
Vorteile von digitalen Vertragsakten in der Praxis
Mit Software den gesamten Vertragsprozess optimal steuern
Anforderungen an Software für Vertragsmanagement
So verwalten Sie Verträge in einem Unternehmen
Vertragsmanagement: Ein Beispiel aus der Praxis
Digitale Signatur beschleunigt Vertrags- und Freigabeprozesse
So gelingt der Umstieg zum elektronischen Vertragswesen
FAQ zum digitalen Vertragsmanagement

Wissen Sie, wo in Ihrem Unternehmen welche Verträge und vertragsrelevanten Dokumente abgelegt sind, wer sie zuletzt bearbeitet hat und ob überhaupt noch alle Verträge aktuell sind? Haben Sie zu den Verträgen alle Termine und Fristen im Kopf und wissen Sie, welche Zahlungsverpflichtungen daraus wann entstehen?

Vielerorts sind Verträge zum Teil noch in physischen Archiven verstaut und neuere Versionen werden digital durch die Fachabteilungen gespeichert – jedoch auf verschiedenen Systemen in unterschiedlichen Ordnern und Registern und nach inhomogener Struktur. Das macht es schwierig, den Überblick zu bewahren. Ein elektronisches Vertragsmanagement erleichtert Unternehmen das Arbeiten mit Verträgen und hilft, die Geschäftsprozesse rund um das Vertragswesen zu optimieren. Eine Vertragsmanagement-Software steuert nicht nur die digitale Ablage der Dokumente, sondern gestaltet das Vertragswesen insgesamt einfacher, transparenter, effizienter und sicherer.

Die wichtigsten Informationen zum Vertragsmanagement

In Unternehmen regeln Verträge die Zusammenarbeit von externen und internen Geschäftspartner*innen. Ob es sich um einen Arbeits-, Rahmen- oder Dienstleistungsvertrag, eine Geheimhaltungsvereinbarung, Gesellschafts-, Kunden-, Lieferanten- oder Leasingverträge handelt – eine manuelle Verwaltung der Verträge bindet zeitliche und personelle Ressourcen und birgt ein hohes unternehmerisches Risiko.

Was Vertragsmanagement ist

Mit digitalen Vertragsakten verwalten Sie unternehmensweit – über alle Abteilungen, Teams und Standorte hinweg – alle Verträge und dazugehörenden Informationen und Dokumente. Softwarebasiertes bzw. digitales Vertragsmanagement hilft, Verträge einfach und rechtssicher zu erstellen, automatisiert den Prozess bis zur finalen Unterzeichnung zu organisieren und für eine strukturierte, revisionssichere Archivierung zu sorgen. Dabei werden Sie an sämtliche aus den Verträgen entstehenden Pflichten, wie Zahlungen, Verlängerungen oder Kündigungen, erinnert.

Das Vertragsmanagement (engl.: Contract Management) umfasst den gesamten Vertragslebenszyklus, das bedeutet: die Erstellung, Verhandlung, Freigabe, Unterzeichnung, Archivierung und Kontrolle der im Unternehmen vorhandenen Verträge. Das Ziel von Contract Lifecycle Management (CLM) ist es, die Vertragsprozesse (end-to-end) zu optimieren.

Infografik, die den gesamten Vertragslebenszyklus darstellt

Warum digitale Vertragsverwaltung so wichtig ist

Sind Verträge fehlerhaft oder werden daraus entstehende Pflichten übersehen, kann das für Unternehmen teuer werden. Zu unnötigen Kosten und damit zu einer Verschlechterung der finanziellen und betriebswirtschaftlichen Leistung des Unternehmens kann es kommen, wenn

Verträge verloren gehen,
Verträge an unterschiedlichen Orten – digital und analog – auf verschiedenen Systemen archiviert werden und nur schwer zu finden sind,
Fristen (Zahlungs- und/oder Kündigungstermine) versäumt werden,
Verträge fehlerhaft sind,
gesetzliche Vorschriften nicht eingehalten werden,
Bearbeitungsprozesse lange dauern,
Revisionssicherheit fehlt.

Eine Vertragsmanagement-Software hilft, diese Risiken zu minimieren. Ferner werden durch die mit der Digitalisierung verbundene Automatisierung Mitarbeiter-Ressourcen frei, die für andere Projekte und Aufgaben effizienter genutzt werden können.

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Welche Verträge digital verwaltet werden können

Je umfangreicher und komplexer die Geschäftsprozesse in einem Unternehmen sind, desto mehr Verträge haben Organisationen zu verwalten. Vertragsmanagement-Software-Lösungen eignen sich für verschiedene Vertragsarten von Start-ups, mittelständischen Betrieben sowie internationalen Konzernen oder Firmengruppen, darunter fallen unter anderem:

Arbeitsverträge
Darlehensverträge
Dienstleistungsverträge
Gesellschaftsverträge
Kaufverträge
Leasingverträge

Mietverträge
Pachtverträge
Wartungsverträge
Werkverträge
usw.

Wer alles in das Vertragsmanagement integriert ist

Eine Infografik, die alle Abteilungen, die im Vertragsmanagement integriert sind, darstellt.

Das Controlling
analysiert und bewertet finanzielle Pflichten, die aus Verträgen entstehen.
Der Einkauf
schließt Verträge mit Lieferant*innen und wickelt die daraus resultierenden Geschäfte ab.
Die Geschäftsführung
benötigt für die Steuerung des Unternehmens einen umfangreichen Überblick über bestehende Verträge und mögliche Risiken.
Die HR-Abteilung
erstellt und organisiert Verträge und Vereinbarungen mit Mitarbeiter*innen.
Die IT-Abteilung
unterhält Geschäftsbeziehungen mit Hard- und Software-Anbietern und sonstigen Dienstleistern auf Basis von Verträgen.
Das Projektmanagement
verfasst und schließt mit Kund*innen oder sonstigen Geschäftspartner*innen Verträge und Vereinbarungen ab.
Das Rechnungswesen
erfasst Ein- und Ausgangsrechnungen, die sich auf abgeschlossene Kunden-, Lieferanten- und Dienstleistungsverträge beziehen.
Die Rechtsabteilung
erstellt und prüft Verträge.
Die Revisionsabteilung
prüft, ob Verträge und die daraus resultierenden Abläufe den internen und gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Die Vertriebsabteilung
schließt Verträge mit Kund*innen ab.

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Welche Aufgaben Vertragsmanagement umfasst

Vertragsmanagement beinhaltet alle Aufgaben und Tätigkeiten, die im Kontext der Vertragsabwicklung stehen. Vertragsmanagement wird deshalb auch als Contract Lifecycle Management bezeichnet, weil dabei der gesamte Lebenszyklus der Verträge abgebildet wird. End-to-End – von der Erstellung bis zur Archivierung oder Löschung – umfasst CLM drei Aufgabenblöcke:

1. Vertragsverwaltung

Zur Vertragsverwaltung zählen alle Schritte der Vertragsausführung. Die elektronische Akte, in der alle zu einem Vertrag gehörenden Dokumente und Informationen gebündelt werden, bildet dafür die ideale Basis: An einem zentralen Ort werden die vertragsrelevanten, neu erstellten, adaptierten, laufenden oder ausgelaufenen Dokumente (Word- und Excel-Dokumente, PDFs, Bild- oder Videodateien) sowie E-Mail-Korrespondenz gespeichert. Ein Berechtigungssystem regelt, wer welche Dokumente einsehen und bearbeiten darf.

Die Aufgaben der Vertragsverwaltung umfassen u. a. das

Erstellen von Verträgen,
Ändern und Anpassen von Verträgen (Vertragsinhalte, Laufzeiten, Vertragsparteien usw.),
Prüfen von Verträgen,
Genehmigen von Verträgen,
Überwachen von Fristen und Terminen,
Kontrollieren der Vertragserfüllung und -pflichten.

2. Vertragscontrolling

Das Vertragscontrolling beschäftigt sich mit der Bewertung von Chancen und Risiken, die sich aus den Verträgen ergeben. Für eine möglichst sichere Risikobewertung müssen Verträge überwacht und ausgewertet werden können. Nur so können Sie Schlüsse für die Geschäftsentwicklung ziehen und entsprechende, rechtzeitige Maßnahmen treffen. Die Herausforderungen des Vertragscontrollings betreffen insbesondere:

die Übersicht der Vertragspartner und der sich damit ergebenden Chancen und Risiken
das Feststellen der Verbindlichkeiten und Zahlungspflichten und die sich daraus ableitende Liquidität
die Ermittlung des Umsatzpotenzials aus laufenden Verträgen
die Prüfung von Vertragszielen

Screenshot enaio® Vertragsakte mit Standortansicht

Verträge im ECM digital verwalten: Standort für Vertragsdokumente in enaio®

3. Vertragsarchivierung

Die digitale Archivierung von Verträgen muss ebenso wie die analoge Vertragsaufbewahrung den Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form), der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) und dem GeschGehG (Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen) entsprechen. Verträge und vertragsrelevante Unterlagen (Protokolle, Sideletter, Bilder usw.) müssen nicht nur während ihrer Laufzeit, sondern auch nach dem Ende für eine begrenzte Dauer revisionssicher aufbewahrt werden. Revisionssichere Archivierung von Verträgen bedeutet, dass

Änderungen und Anpassungen von Verträgen nachvollziehbar protokolliert werden,
sichergestellt wird, dass Verträge nicht verloren gehen,
die differenzierenden Aufbewahrungsfristen eingehalten werden,
die Zugriffsrechte genau geregelt werden.

Vorteile von digitalen Vertragsakten in der Praxis

Verträge als Grundlage des unternehmerischen Handelns beeinflussen den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens. Je umfangreicher Ihr Geschäft wird, desto schwieriger ist es für Sie, mit analogen Vertragsmanagement-Tools in Form von Excel-Listen, Online-Tabellen oder handschriftlichen Notizen Ihr unternehmensweites Vertragswesen zu steuern.

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Transparenz erhöhen

Digitales Vertragsmanagement gestaltet Ihren Vertragsprozess strukturierter, effizienter und transparenter:

einfaches Suchen und Finden von Verträgen und zugehörigen Dokumenten (Such- und Filterfunktion, Volltextsuche oder Metadaten)
sichere Auskunftsfähigkeit
Übersicht über alle Verträge
Überblick über den aktuellen Stand des Vertrages in jeder Stufe des Lebenszyklus

Unternehmensrisiko minimieren

Die Verbindlichkeiten und Verpflichtungen aus Verträgen sind stets mit dem Risiko behaftet, dass die Vereinbarungen nicht eingehalten werden. Schnelle und richtige Informationen über Vertragslaufzeiten, Vertragsbestimmungen, Klauseln, Verpflichtungen, Termine usw. unterstützen Sie bei Ihren Entscheidungen. Mithilfe softwarebasierter Contract Management-Lösungen können Sie Vertragsrisiken u. a. minimieren durch:

Auswertungsmöglichkeit von Verträgen hinsichtlich Inhalt, Laufzeit, Verpflichtungen, Verbindlichkeiten usw.
Prüfung von Vertragspartner*innen
Vertrags-Reporting, wodurch Verbindlichkeiten und Verpflichtungen geplant und rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden können

Compliance einhalten

Händedruck nach Vertragsabschluss Vertragstypen und Vertragsinhalte sind je nach Anwendungsgebiet und Land unterschiedlich geregelt. Während in Deutschland das BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) die typischen Vertragsarten (Verträge, die gesetzlich geregelt sind) regelt, greift für Verträge in Österreich hauptsächlich das ABGB (Allgemeines bürgerliches Gesetzbuch) und für die Schweiz das Obligationenrecht. Neben der vertragsrechtlichen Sicherheit unterstützt Vertragsmanagement-Software Unternehmen bei der Einhaltung ihrer Compliance-Richtlinien: So müssen etwa personenbezogene Daten gemäß DSGVO geschützt und Verträge unveränderbar und revisionssicher archiviert werden (GoBD). Digitales Vertragsmanagement begünstigt u. a. die

Sicherheit der personenbezogenen Daten durch exakt definiertes Rollen- und Rechtekonzept,
nachvollziehbare, unveränderbare Aufbewahrung vertragsrelevanter Unterlagen,
sichere Verfahrensdokumentation zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen.

Finanzlage des Unternehmens optimieren

Wenn Kündigungen nicht eingehalten, Zahlungsfristen versäumt werden oder aufgrund von Verfahrensfehlern Vertragsstrafen entstehen, können finanzielle Einbußen entstehen. Ein softwaregestütztes Vertragswesen hilft, dass

Sie keine ungewollten Verträge verlängern, weil Sie auf die Kündigung des Vertrages rechtzeitig automatisch hingewiesen werden,
Sie Zahlungen und Termine im Blick haben, sodass keine Versäumniszulagen oder Strafen anfallen,
Sie Vertragskonditionen automatisiert anpassen können (wie zum Beispiel die Indexanpassung, also die Angleichung an Kostensteigerungen),
Ihnen keine Kosten und/oder Aufwendungen durch Rechtsstreitigkeiten anfallen.

Produktivität verbessern

Vertragsprozesse, die verkürzt und durch Ausschalten manueller Fehler optimiert werden, tragen zur Verbesserung der Produktivität bei:

Manuelle Prozesse können durch Workflows automatisiert werden, setzen somit Manpower frei und reduzieren Fehler und Verzögerungen.
Sich wiederholende Aufgaben, wie das Zusammenfügen von Vertragsteilen, entfallen oder reduzieren sich.
Die Vertragsbearbeitungszeit von der Erstellung bis zum Abschluss wird durch die elektronische Signatur verkürzt, wodurch sich die Prozessgeschwindigkeit insgesamt erhöht.
Automatisierte Terminvorlagen helfen Teams, ihre Aufgaben zeit- und fristengerecht zu erledigen.
Aufwändige Rückfragen und Doppelarbeiten nehmen ab, was zu zufriedeneren Kund*innen und Mitarbeiter*innen führt.
Die räumlichen Entfernungen der Vertragspartner*innen sowie der -bearbeiter*innen verursachen keine Verzögerungen im Vertragsprozess, da Aufgaben über Workflows automatisiert werden.
Die transparente Zusammenarbeit der Teams über den gesamten Vertragsprozess hinweg schafft Verlässlichkeit und erhöht die Leistungsqualität des Unternehmens.

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Mit Software den gesamten Vertragsprozess optimal steuern

Vertragsmanagement-Software dient vor allem dazu, die Abwicklung von Verträgen innerhalb eines Unternehmens zu optimieren. Dafür “begleitet” die Software Ihre Verträge über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.

Vertragsanbahnung

Effizientes Vertragsmanagement setzt bereits vor der Vertragserstellung, bei der Anbahnung des Vertrages, an: Alle dafür notwendigen Informationen der Vertragspartner*innen werden in der E-Akte (Kunden-, Lieferanten- oder Mitarbeiterakte) zentral gespeichert.

Vertragserstellung und -verhandlung

Vertragsmanagement-Software vereinfacht die Vertragserstellung: aus geprüften Textbausteinen können Verträge zusammengestellt werden, ohne jedes Mal ein neues Gesamtdokument erstellen zu müssen. Beispielsweise wird mit den Stammdaten aus einem ERP-System und den vertragsrelevanten Informationen aus der elektronischen Akte der Vertragsentwurf generiert. In der Regel wird der Vertragsentwurf dann noch verhandelt, und dank der Vertragsmanagement-Software werden alle Versionen des Vertrages bis zur finalen Fertigstellung gespeichert, sodass der Verlauf transparent nachvollziehbar ist.

Vertragsprüfung und -freigabe

Auch der Prozess der Vertragsprüfung ist in der Praxis meist mehrstufig: Fertig ausverhandelte Verträge werden durch Vorgesetzte oder die Rechtsabteilungen final geprüft und freigegeben. Abgebildet über Workflows, weiß jede*r am Prozess beteiligte*r Mitarbeiter*in, in welcher Prüf- oder Freigabestufe sich der Vertrag befindet.

Vertragsunterzeichnung

Im volldigitalisierten Vertragsmanagement hilft die digitale Signatur, den Vertragsprozess schnell und einfach abzuschließen. Der signierte Vertrag wird im Anschluss in der entsprechenden Vertragsakte zentral und revisionssicher abgelegt.

Vertragsverwaltung

Nach dem erfolgreichen Vertragsabschluss beginnt die eigentliche Vertragsverwaltung. In dieser Stufe kontrolliert die Software sämtliche Vorgänge und Aufgaben. So haben Sie die Laufzeiten und Fristen aller Verträge im Blick, ohne sich händische Notizen machen zu müssen. Automatisierte, termingerechte Hinweise auf Verlängerungen, Nachverhandlungen oder Kündigungen von Verträgen verhindern unnötige Kosten.

Vertragsarchivierung

Ist ein Vertrag schließlich ausgelaufen und soll nicht mehr verlängert werden, muss er noch bis zum Ende seiner Aufbewahrungsfrist und der endgültigen Vernichtung revisionssicher archiviert werden. Vertragsmanagement-Software hilft, die Aufbewahrungsfristen einzuhalten und stellt sicher, dass die Dokumente geschützt sind.

Anforderungen an Software für Vertragsmanagement

Wenn Sie im Internet suchen, werden Sie unterschiedlichste Anbieter für Vertragsmanagement-Software finden: Anbieter, die sich auf Vertragsmanagement-Software mit oder ohne digitale Signatur fokussieren, IT-Consulting-Unternehmen aus dem Bereich der digitalen Transformation, allgemeine Software-Anbieter und Unternehmen, die sich auf Gesamtlösungen rund um DMS/ECM konzentrieren.

Die optimale Software für Ihr Unternehmen hängt natürlich von Ihrem individuellen Bedarf und auch davon ab, welche der möglichen Software-Funktionalitäten Sie nutzen möchten:

Zentrale Ablage der Akte

Bündelung aller vertragsrelevanten Unterlagen an einem digitalen Ort
Zugriff und Bearbeitung erfolgen abteilungs-, zeit- und ortsunabhängig
Elektronische Akte (E-Akte)

Einfache Vertragserstellung

Geprüfte Vertragsbausteine zur einfachen Erstellung bzw. Zusammenstellung von Verträgen
Vertragsvorlagen, die schnell individualisiert und angepasst werden können

Workflowmanagement mit Berechtigungskonzept

Automatisierte Weiterleitung von Aufgaben, Freigaben oder Informationen
Benachrichtigung bei Aufgabenerledigung

Archivierung

Revisionssichere Aufbewahrung
Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben (BoGD, DSGVO)
Befolgen von Compliance-Auflagen

Fristenmanagement

Kündigungen im Blick behalten
Leistungstermine überblicken
Erinnerungsfunktion

Anbindung an bestehende Systeme

Schnittstelle zu SAP oder anderem ERP-System
Anbindung an Microsoft Office
Integration mit DMS/ECM

Reporting

Kostenmanagement auf Basis der Verträge
Liquiditätsmanagement

Suchfunktion

Suche: Volltextsuche, Metadatensuche
Versionenvergleich

Benutzerfreundliche Oberfläche

Individuell anpassbar und konfigurierbar
Unternehmensspezifisch auch für einzelne Abteilungen und Nutzer*innen

Elektronische Signatur

Einbinden digitaler Signaturen

So verwalten Sie Verträge in einem Unternehmen

Im Idealfall soll sich Ihre Vertragsmanagement-Software in Ihre IT-Infrastruktur einbinden lassen. Wenn Sie das volle Vertragsmanagement-Potenzial ausschöpfen möchten, sollten Sie Zweigleisigkeiten vermeiden und auf eine einheitliche Datenbasis setzen.

Microsoft 365

In den meisten Unternehmen werden Dokumente mit MS Office-Programmen erstellt und gespeichert. Damit Ihre Teams durch den Einsatz von digitaler Vertragsverwaltung nicht auf die “gewohnte” Arbeitsumgebung von MS Office verzichten müssen, können Dokumente in Form von Word, Excel, Powerpoint usw. einfach mittels Drag-and-Drop in die elektronische Akte importiert oder neu erstellt und dort abgelegt werden. Auch E-Mails von Kolleg*innen, Kund*innen oder Lieferant*innen sowie dazugehörende Dokumente können durch die Anbindung von Microsoft 365 sofort der entsprechenden Vertragsakte zugeordnet werden. Vertragsrelevante E-Mails können über die Verknüpfung mit Microsoft Outlook und Exchange kurzerhand verschickt und per E-Mail erhaltene Verträge oder Dokumente ohne Medienbruch archiviert werden.

SAP-Integration

Wird ein unternehmensweites ERP-System wie zum Beispiel SAP eingesetzt, sorgen Konnektoren und Schnittstellen für eine nahtlose Anbindung an SAP und damit für einen direkten Datenaustausch. Wichtig ist, dass die APIs (Schnittstellen) release-fest sind und somit auch bei Aktualisierungen und Updates weiterhin funktionieren. Die Integration mit SAP stellt sicher, dass Verträge, Dokumente, E-Mails usw. in das ECM-System ausgelagert, dort bearbeitet oder verwaltet werden können und automatisch mit dem*der entsprechenden Geschäftspartner*in im SAP-System verknüpft werden.

Integration weiterer Fachanwendungen

Ob DATEV, FiBU, CRM, HR oder Collaboration – durch eine Integration weiterer Fachlösungen können Sie alle Dokumente und Informationen zentral verknüpfen und direkt bearbeiten. Schnittstellen sorgen dafür, dass Ihre Teams reibungsfrei zusammenarbeiten können.

Vertragsmanagement: Ein Beispiel aus der Praxis

Gries Deco Company ist ein Deko- und Einrichtungsspezialist mit den bekannten Marken DEPOT, Rooms und ipuro. Vor über 60 Jahren gegründet, ist das Unternehmen heute in der DACH-Region mit über 5.200 Mitarbeiter*innen vertreten.

Unter der Marke DEPOT werden in über 530 Filialen in Deutschland, Österreich und der Schweiz Wohnraum-Accessoires, Möbel, Geschenk- und Dekorationsartikel verkauft. In den DEPOT-Filialen, die man in allen größeren Städten in Deutschland findet, sowie über Kooperationen in Kauf- und Einrichtungshäusern wird Kund*innen eine breite Produktpalette mit saisonal wechselndem Angebot geboten.

Nicole Schmitt ist Betriebswirtin und leitet seit 2007 die Entgeltabrechnung bei Gries Deco Company. Mit einem neunköpfigen Team ist sie für die Durchführung der monatlichen Entgeltabrechnung sowie für Arbeitsverträge, -änderungen, Zusatzvereinbarungen und Reisekosten bis hin zu Kündigungen einer bestimmten Mitarbeitergruppe verantwortlich.

Abrechnungssystem als Basis für Vertragsmanagement

Die Arbeitsverträge für die Mitarbeiter*innen in den Filialen (im Stundenlohn) werden direkt über die Filialen über das Intranet mittels einer Vorlagenmaske abgewickelt. Von dort geht der Vertrag über eine Schnittstelle in das zentrale Abrechnungssystem, in dem jedem Vertrag eine Personalnummer zugewiesen wird. Vertrag und Personalnummer werden anschließend automatisch an enaio® von OPTIMAL SYSTEMS “übergeben”, wo die Personalakte inklusive Register angelegt und die Arbeitsverträge der Filialen abgelegt werden.

Im Monatslohn werden die Bewerberdaten (Bewerbung, Zeugnisse, Lebenslauf usw.) über ein vorgeschaltetes Bewerbersystem hochgeladen und von enaio® übernommen.

Was enaio®-Vertragsmanagement den DEPOT-Stores bringt

Im Weihnachtsgeschäft (September bis November) werden ausschließlich in Deutschland 3.000 Mitarbeiter*innen über dieses Vertragsmanagement eingestellt und verwaltet. Die Digitalisierung des Vertragswesens ist hier ein Prozess, der in manueller Papierform nicht korrekt und effizient handhabbar wäre. Ebenso schnell und zügig läuft die Übergabe der Bewerbungsunterlagen aus dem Bewerbersystem an enaio®: In weniger als 30 Minuten ist die Mitarbeiterakte mit allen Registern erstellt.

Checklisten erleichtern das digitale Vertragsmanagement

Bei Gries Deco Company wurden vor Einführung von enaio® für die Erstellung von Arbeitsverträgen Checklisten mit Excel angelegt und manuell abgehakt. So konnte kontrolliert werden, ob alle für den Vertrag relevanten Informationen und Unterlagen (Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse, wann sind Unterlagen unterschrieben eingegangen usw.) vorhanden sind. Seit mit enaio® gearbeitet wird, werden diese Checklisten automatisch abgebildet und geführt.

Erinnerungsfunktion als Herzstück des Vertragsmanagements

Wenn viele Verträge gleichzeitig organisiert werden müssen, hilft eine automatische Erinnerung, nicht mehr benötigte Verträge rechtzeitig zu kündigen und damit unnötige Zahlungen zu verhindern.

Workflows erhöhen die Geschwindigkeit des Vertragsmanagements

Bei Gries Deco Company wird der Vertragsprozess über Workflows angestoßen und bis zum Abschluss automatisiert. Während der Laufzeit wird protokolliert, wer wann welche Aktion im Vertragslebenszyklus getätigt hat. So können alle Einzelschritte auch Monate später nachvollzogen werden. So kann das Team der Entgeltabrechnung bei Gries Deco Company das Vertragswesen auch im Homeoffice effizient nutzen.

Fazit: Vertragsmanagement nicht mehr ohne enaio®

Trotz anfänglicher Skepsis gegenüber dem digitalen Vertragsmanagement resümiert Nicole Schmitt: “Heute möchten wir enaio® nicht mehr missen. Zudem war die Einführung sehr einfach. Sehr viel konnten wir auch selbst konfigurieren.”

BAM! Bytes and More

Wie funktioniert das digitale Vertragsmanagement bei der Gries Deco Company? Im Podcast von OPTIMAL SYSTEMS skizzieren Nicole Schmitt, HR-Managerin beim unterfränkischen Einzelhandelsunternehmen, sowie Jürgen Richter, Sales Manager von OPTIMAL SYSTEMS, wie das Projekt erfolgreich ausgerollt wurde.

Zur Podcast-Episode

Digitale Signatur beschleunigt Vertrags- und Freigabeprozesse

Der Abschluss eines Vertrages drückt sich durch die Unterzeichnung der Vertragspartner*innen aus. Im analogen Vertragsprozess wird dazu das Papierdokument von allen Vertragsseiten persönlich unterschrieben. Dafür muss es ausgedruckt und oft auch postalisch versandt werden. Der Zeit- und Kostenaufwand dafür ist entsprechend hoch. Im semidigitalen Prozess wird das digital erstellte Dokument ausgedruckt, händisch unterzeichnet, eingescannt, per E-Mail verschickt, erneut ausgedruckt und unterschrieben. Zwar fallen Postweg und -kosten weg, aber der Aufwand für mehrfache Ausdrucke und eventuelle Nachfragen bleibt bestehen. Die digitale Signatur vereinfacht und beschleunigt den Prozess des Unterschreibens um ein Vielfaches.

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) steht im Sicherheitslevel über der einfachen elektronischen Signatur (Bilddatei mit eingescannter Unterschrift) und der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (Bilddatei mit eingescannter Unterschrift, die auf eine nachträgliche Veränderung hin überprüft wird).

Die QES muss die Kriterien der eIDAS Art. 26 erfüllen:

Zuordnung zum*zur Unterzeichner*in
Identifizierung des Unterzeichners bzw. der Unterzeichnerin
Verwendung elektronischer Mittel (Signaturerstellungsdaten)
Verbundenheit mit den Daten, sodass eine nachträgliche Veränderung erkennbar ist

Diese hohe Sicherheit qualifiziert die QES als Signatur für fast alle Einsatzgebiete, wie Verträge jeglicher Art sowie Steuererklärungen.

Wie die digitale Signatur den Vertragsmanagementprozess vereinfacht

Gemeinsam mit einer Vertragsmanagement-Software vereinfacht die digitale Signatur den Vertragsmanagementprozess. In den meisten Vertragsprozessen befinden sich die Vertragspartner*innen an verschiedenen Orten und arbeiten ggf. auch zu verschiedenen Zeiten, sodass eine händische Unterschrift von beiden Seiten viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Browserbasiert können das Vertragsdokument hochgeladen, die Unterzeichner*innen (der Reihe nach) festgelegt und der Signaturprozess gestartet werden. Damit werden die Empfänger*innen per E-Mail benachrichtigt und können das Dokument sowohl über PC, Tablet als auch Smartphone signieren. Der*die Absender*in des Vertrages wird über jeden Prozessschritt informiert:

Aufrufen/Einsehen des Vertrages
Signieren des Vertrages

Wenn alle zu unterzeichnenden Personen signiert haben und der Prozess abgeschlossen ist, erhält der*die Initiator*in ein Abschlusszertifikat, in dem der Verlauf des Prozesses rechtssicher nachvollzogen werden kann.

Die digitale Vertragsakte von enaio®

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Zur Lösung

So gelingt der Umstieg zum elektronischen Vertragswesen

Wenn der Anstoß oder bereits der konkrete Auftrag zur Einführung einer Vertragsmanagement-Software gefallen ist, kann ein fünfstufiger Plan zur Implementierung hilfreich sein.

Ermittlung Status quo/Ist-Analyse
Beantworten Sie in der Analysephase die grundsätzlichen Fragen zu Ihrem jetzigen Vertragswesen, wie:
- Welche Vertragsarten kommen in Ihrem Unternehmen zum Einsatz?
- Welche Abteilungen oder Standorte arbeiten in Ihrem Unternehmen mit Verträgen?
- Welche Personen haben Zugriff auf Verträge oder sind in das Vertragsmanagement involviert?
- Wie viele Aufträge werden in Ihrem Unternehmen pro Jahr erstellt/bearbeitet?
- Was sind derzeit die größten Stolpersteine?
- Was sollte am Status quo verändert werden und zu welchem Ergebnis führen?
Bedarf ermitteln
Verschriftlichen Sie im Team Ihre “Wunschliste”, wie zum Beispiel:
- Vorlagenmanagement zur Vertragserstellung
- Automatisierung von Prüfungs- und Freigabeprozessen
- einfache Bedienbarkeit der Software
- komfortable Suchmöglichkeiten nach Dokumenten und Inhalten innerhalb der Verträge
- usw.
Software-Anforderungen festlegen
- Integrieren Sie die Bedarfsliste Ihres Teams und die technischen Anforderungen Ihrer IT-Abteilung (Integration in vorhandene IT-Infrastruktur, Schnittstellen zu anderen Software-Anwendungen).
- Definieren Sie gemeinsam mit Ihren Stakeholdern die Art der Installation (On Premises-Lösung oder Cloud-Lösung).
- Legen Sie einen Budgetrahmen fest.
- Finden Sie eine Lösung, wie Alt-Akten aus Papier behandelt und integriert werden können.
Vertragsmanagement-Software-Anbieter vergleichen
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Software-Anbieter:
- Bewerten Sie die Bedarfsermittlung und erstellen Sie darauf ein Anforderungsprofil mit den für Sie wichtigsten Features.
- Fertigen Sie eine Liste mit den CLM-Anbietern an, die Sie bei Ihrer Recherche im Internet gefunden haben.
- Stellen Sie die Liste der CLM-Anbieter Ihrem Anforderungsprofil gegenüber.
- Wählen Sie die besten 3 bis 5 Anbieter für eine Präsentation aus.
Auswahl und Einführung
- Diskutieren Sie die angebotenen Lösungen sowie den Zeit- und Kostenplan mit dem Projektteam und Ihren Steakholdern.
- Legen Sie gemeinsam mit dem Anbieter die Schritte der Umsetzung fest (wer, wann, was).
- Begleiten Sie die Umsetzung mit einem breit aufgestellten Schulungskonzept.
- Starten Sie in einer Abteilung und rollen Sie das digitale Vertragsmanagement step-by-step aus.
- Evaluieren Sie die ersten Ergebnisse und lassen Sie diese in die Optimierung einfließen.

FAQ zum digitalen Vertragsmanagement

Was ist digitales Vertragsmanagement?

Digitales Vertragsmanagement bezieht sich auf die Verwaltung von Verträgen mithilfe einer Software. Es umfasst die Erstellung, Speicherung, Überwachung und Analyse von Verträgen sowie die automatisierte Erinnerung, Termine und Fristen. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Vertragsprozesse effizienter zu gestalten und die Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen.

Was ist Vertragscontrolling?

Vertragscontrolling ist eine Teildisziplin der Vertragsverwaltung und konzentriert sich auf die Bewertung von Risiken und Chancen.

Wie funktioniert eine Vertragsmanagement-Software?

Eine Vertragsmanagement-Software steuert die einzelnen Schritte des Vertragswesen und führt sie in einem durchgängigen Prozess digital zusammen.

Warum ist eine professionelle Software zum Vertragsmanagement sinnvoll?

Eine Vertragsmanagement-Lösung vereinfacht das Vertragswesen für alle Abteilungen. Jeder Schritt im Vertragsmanagement ist für alle beteiligten Mitarbeiter*innen nachvollziehbar. Eine Vertragsmanagement-Software übernimmt viele Routineaufgaben und erinnert an Fristen und Termine. Somit erhöht die digitale Lösung die Qualität des Vertragswesens, spart Kosten und Ressourcen und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit.

Welche Vorteile hat Cloud-Vertragsmanagement?

Cloud-Vertragsmanagement bietet eine Reihe von Vorteilen: Mit einer cloud-basierten Lösung können Sie erstens von jedem Ort und jederzeit auf Ihre Vertragsdaten zugreifen, solange Sie eine Internetverbindung haben. Zweitens können mehrere Personen gleichzeitig auf die gleichen Vertragsdaten zuzugreifen und an ihnen arbeiten – egal ob im Büro, im Homeoffice oder mobil. Drittens sind cloud-basierte Lösungen in der Regel skalierbar, was bedeutet, dass Sie je nach Bedarf mehr Speicherplatz, Leistung oder Accounts hinzufügen können, ohne dass es zu Ausfallzeiten kommt.

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OPTIMAL SYSTEMS is a Group company of Kyocera Document Solutions.

Wie Vertrags­manage­ment-Software Unternehmen bei der Ver­wal­tung von Ver­trägen hilft

Die wichtigsten Informa­tio­nen zum Ver­trags­manage­ment

Was Vertrags­manage­ment ist

Warum digitale Vertrags­ver­waltung so wichtig ist

Welche Ver­träge di­gi­tal ver­wal­tet wer­den kön­nen

Wer alles in das Ver­trags­manage­ment in­te­griert ist

Mehr zum Thema finden Sie auch in unserem Blog

Welche Aufgaben Ver­trags­manage­ment um­fasst

1. Vertragsverwaltung

2. Vertragscon­trolling

3. Vertrags­ar­chi­vie­rung

Vorteile von digitalen Ver­trags­akten in der Pra­xis

Mediathek für Macher

Transparenz erhöhen

Unterneh­mens­ri­si­ko mi­ni­mie­ren

Compliance einhalten

Finanzlage des Un­ter­neh­mens op­ti­mie­ren

Produktivität verbessern

Whitepaper: "Der digitale Handschlag"

Mit Software den ge­sam­ten Ver­trags­pro­zess op­ti­mal steuern

Vertragsanbahnung

Vertragserstel­lung und -ver­hand­lung

Vertragsprüfung und -frei­ga­be

Vertragsunter­zeich­nung

Vertragsverwal­tung

Vertragsarchi­vie­rung

Anforderun­gen an Soft­ware für Ver­trags­ma­nage­ment