Lösung: Sicherheit und Zuverlässigkeit an erster Stelle

Dokumente elek­tronisch signieren
mit enaio® besig

Qualifizierte elektronische Signaturen

Im Geschäftsleben ist es üblich, Dokumente, Entscheidungen und Prozesse sicher zu authenti­fizieren. Die (qualifizierte) digitale Signatur sorgt genau dafür. Mit ihr lässt sich die Erstellung bzw. Bearbeitung von Dokumenten und Entscheidungen eindeutig einer Person zuordnen. Dabei ist die elektronische Unter­schrift sicherer als eine her­kömmliche auf Papier. Weder kann sie von einem Dokument auf ein anderes kopiert noch unbemerkt verändert oder gefälscht werden.

Mit dem Einbinden qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) in enaio® können Sie jederzeit zweifels­frei feststellen, wer ein bestimmtes Dokument versendet hat und ob Daten durch Dritte manipuliert oder verfälscht wurden. Auch die dokumenten­echte digitale Archi­vierung ist nur wenige Klicks entfernt.

  • Rechtskonforme digitale Signatur im PDF-Format
  • Erfüllung des Signatur­­gesetzes und der Signatur­verordnung
  • Einbindung elek­tronischer Signaturen in Workflows wie z. B. Freigabe­prozesse
  • Verifikations­modus für eingebettete (PDF) oder PKCS#7-Signaturen
  • Einfach qualifizierte, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter­akkreditierung

Stapelsignatur

mehrerer Dokumente mit einer PIN-Eingabe

Mehrfachsignatur

eines Dokuments durch mehrere Anwender

Massensignatur

beim Import oder bei diversen Scan-Szenarien

enaio® Elektronische Signatur Darstellung des Signiermodus

Elektronische Unterschrift mit enaio®

So wird das sichere Unterzeichnen von digitalen Dokumenten zum Kinder­spiel

Entscheidungs­prozesse sicher nachweisen

Compliance-Anforderung mit enaio® einfach erfüllen

Als besonders nützlich erweisen sich qualifizierte elektronische Signaturen in elektronischen Workflows. Mit ihnen lassen sich Freigabe­prozesse oder Willenserklärungen nachträglich sicher nachweisen. Für rechts­konforme Freigabe-, Genehmigungs- oder Kenntnisnahme-Prozesse sind auch Mehrfach­signaturen möglich. Die Technologie eignet sich ebenso für den Einsatz im Qualitäts­management und für die Dokumentation von Prozessen im regulierten Umfeld. Alle Vorgänge werden zudem detailliert protokolliert.

Im enaio® admininstrator können Sie auch verschiedene Signatur­gründe definieren, um Ihre Arbeits­verfahren abzubilden und Mitarbeitern die umständliche Suche zu ersparen.

Praxisbeispiel: Ein Dokument erhält innerhalb eines Work­flow­prozesses eine elektronische Signatur, z. B. in jenem Fall, wenn Sie eine Unterschrift in ein PDF einfügen. Nach Bear­beitung des Arbeits­­schrittes wird der Sachbearbeiter aufgefordert, das Schritt­protokoll mit sei­ner Signatur­karte elektronisch zu signieren. Anschließend wird die Workflow-Akte von enaio® an den nächsten Mitarbeiter weitergeleitet. Das signier­te Protokoll wird auto­matisch in einem speziellen Ordner in enaio® abgelegt und revisionssicher archiviert. Aus den Prozessen heraus können auto­matisiert neue Dokumente (z. B. Unterschriften­listen oder Freigabe­dokumente) erstellt werden, die wiederum elektronisch unter­schrie­ben werden müssen.

Beweis­­wert­er­haltende Langzeit­archi­vierung

  • Fort­geschrittene bzw. einfach qualifizierte digitale Unter­schriften für Kenntnis­nahme und Nachweis persönlicher Durchführung
  • Qualifizierte elek­tronische Signatur mit Anwender-Akkreditierung nach §2 Nr. 7 SigG Signaturgesetz mit Zertifikat von einem vertrauenswürdigen Zertifizierungs­dienstanbieter
  • Einzel-, Mehrfach- und Stapel­signaturen für den variablen Einsatz, z. B. im Rahmen von Freigabe- oder Genehmigungs-Workflows. Mehrere Nutzer signieren nacheinander ein Dokument.
  • Massensignatur für große Dokumenten­mengen, z. B. im Rahmen diverser Erfassungs­szenarien

Mehr als 2.000 enaio® Kunden – das ist einer von ihnen

Maresi Logo

MARESI Austria GmbH

Als erstes Projekt wurde eine Rechnungseingangslösung mit Freiformerkennung implementiert. Rund 25.000 Rechnungen pro Jahr können digitalisiert, erkannt und mit Drittsystemen abgeglichen werden.

 

Das Leisten einer Elek­tronischen Signatur ist sehr einfach. Über das detaillierte Rechtesystem […] ist sichergestellt, dass die Sachbearbeiter nur die ihnen zugewiesenen Willens­erklärungen abgeben können. Die Echtheit des Absenders ist aufgrund der Verbindung zum Trust­server nachweisbar.

Heiko Dehne, Projekt- und Kassenleiter, Stadtverwaltung Göttingen

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