Lösung: Sicherheit und Zuverlässigkeit an erster Stelle
Im Geschäftsleben ist es üblich, Dokumente, Entscheidungen und Prozesse sicher zu authentifizieren. Die (qualifizierte) digitale Signatur sorgt genau dafür. Mit ihr lässt sich die Erstellung bzw. Bearbeitung von Dokumenten und Entscheidungen eindeutig einer Person zuordnen. Dabei ist die elektronische Unterschrift sicherer als eine herkömmliche auf Papier. Weder kann sie von einem Dokument auf ein anderes kopiert noch unbemerkt verändert oder gefälscht werden.
Mit dem Einbinden qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) in enaio® können Sie jederzeit zweifelsfrei feststellen, wer ein bestimmtes Dokument versendet hat und ob Daten durch Dritte manipuliert oder verfälscht wurden. Auch die dokumentenechte digitale Archivierung ist nur wenige Klicks entfernt.
mehrerer Dokumente mit einer PIN-Eingabe
eines Dokuments durch mehrere Anwender
beim Import oder bei diversen Scan-Szenarien
So wird das sichere Unterzeichnen von digitalen Dokumenten zum Kinderspiel
Als besonders nützlich erweisen sich qualifizierte elektronische Signaturen in elektronischen Workflows. Mit ihnen lassen sich Freigabeprozesse oder Willenserklärungen nachträglich sicher nachweisen. Für rechtskonforme Freigabe-, Genehmigungs- oder Kenntnisnahme-Prozesse sind auch Mehrfachsignaturen möglich. Die Technologie eignet sich ebenso für den Einsatz im Qualitätsmanagement und für die Dokumentation von Prozessen im regulierten Umfeld. Alle Vorgänge werden zudem detailliert protokolliert.
Im enaio® admininstrator können Sie auch verschiedene Signaturgründe definieren, um Ihre Arbeitsverfahren abzubilden und Mitarbeitern die umständliche Suche zu ersparen.
Praxisbeispiel: Ein Dokument erhält innerhalb eines Workflowprozesses eine elektronische Signatur, z. B. in jenem Fall, wenn Sie eine Unterschrift in ein PDF einfügen. Nach Bearbeitung des Arbeitsschrittes wird der Sachbearbeiter aufgefordert, das Schrittprotokoll mit seiner Signaturkarte elektronisch zu signieren. Anschließend wird die Workflow-Akte von enaio® an den nächsten Mitarbeiter weitergeleitet. Das signierte Protokoll wird automatisch in einem speziellen Ordner in enaio® abgelegt und revisionssicher archiviert. Aus den Prozessen heraus können automatisiert neue Dokumente (z. B. Unterschriftenlisten oder Freigabedokumente) erstellt werden, die wiederum elektronisch unterschrieben werden müssen.
Verliert eine digitale Unterschrift ihre Gültigkeit, ist die Schutzkette in der Beweiswerterhaltung eines Dokumentes unterbrochen. Elektronisch signierte Dokumente sind dann nicht mehr verwendbar. Abhilfe schafft hier ein Überwachungsdienst, der die Gültigkeit der Signaturen beobachtet und für eine lückenlose „Nachsignierung“ sorgt. Dies geschieht gemäß Archivierung nach TR-03138 [TR-RESISCAN] und TR-03125 [TR-ESOR] sowie ArchiSafe-konform- und ArchiSig-konform.
OPTIMAL SYSTEMS hat hierfür in Kooperation mit der Mentana-Claimsoft GmbH und Governikus GmbH & Co. KG die Lösung enaio® besig entwickelt, die den Hash-Safe und AutoSigner von Mentana mit der ECM-Software enaio® kombiniert.
Auch andere Signaturanbieter für digitale Signaturen werden von enaio® unterstützt. Sprechen Sie uns an.
