29. April 2020

Digitales Vertragsmanagement – schnellere Prozesse, mehr Transparenz

Digitale Geschäftsprozesse sind heute in vielen Unternehmen eine alltägliche Selbstverständlichkeit. Analoge Hürden lauern dennoch an vielen Stellen – zum Beispiel beim Umgang mit Verträgen. Ein digitales Vertragsmanagement auf Basis eines ECM-Systems verspricht Abhilfe.

Vertragsmanagement klassisch – ein Hürdenlauf

Egal ob privat oder beruflich: Verträge gehören zu den Notwendigkeiten unseres zivilisatorischen Zusammenlebens. Verbunden ist damit eine Vielzahl von Herausforderungen, mit denen sich ein Privathaushalt genauso mühsam auseinandersetzen muss wie das Controlling eines DAX-Konzerns. Zu den bürokratischen Hürden gehört es, Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen im Blick zu behalten, um automatischen wie unerwünschten Verlängerungen vorzubeugen. Heute werden die meisten Verträge zudem weiterhin in Papierform archiviert. Die zunehmende Mobilität und Dynamisierung unseres Arbeitsalltags machen es jedoch immer öfter erforderlich, anstehende Geschäftsabschlüsse oder Vereinbarungen mit Kunden und Lieferanten nicht notwendigerweise mit der physischen Anwesenheit der Beteiligten im Unternehmenssitz zu verknüpfen.

Vor der Unterschrift hat das Schriftstück bereits mehrere Prüfinstanzen sowie zahlreiche Versionen mit Ablagen an den unterschiedlichsten Standorten durchlaufen. Diese vielfältigen Vorgänge sind nicht immer sofort nachvollziehbar.

Dabei ist es heute wichtiger denn je, angesichts des steigenden Wettbewerbs- und Rationalisierungsdrucks den Abbau bürokratischer Fallstricke voranzutreiben. Aus diesem Grund ist ein digitales Vertragsmanagement heute für eine compliance-konforme und prozessoptimierte Verwaltung von Verträgen unabdingbar.

Vier Gründe für ein digitales Vertragsmanagement

Mit der Umgewöhnung an digitale Verträge ist es wie mit vielen anderen Dingen im Leben: Wer die neue Technik nicht kennt, weiß auch nicht, was einem entgeht. Wer noch einen alten Röhren-Fernseher nutzt, wird überwältigt sein, was ein heutiger 4K-Bildschirm leistet – und dann nie wieder zum alten Gerät zurückkehren. Beim Vertragsmanagement verhält es sich genauso. Niemand will zurück.

Mehrere Gründe sprechen dafür:

Fristenkontrolle:

Zahlreiche Verträge mit unterschiedlichen Laufzeiten, Zahlungs- und Kündigungsfristen gehören zu den größten Herausforderungen für das unternehmenseigene Controlling. Ein digitales Vertragsmanagement bietet eine umfassende Fristenkontrolle, mit der klassische Excel-Ungetüme und Outlook-Kalender-Einträge der Vergangenheit angehören. Dazu gehören automatisierte Benachrichtigungen, um rechtzeitig Kündigungen oder Verlängerungen vornehmen zu können oder Zahlungsfristen im Blick zu behalten – ein Aspekt, der übrigens auch bei der digitalen Rechnungsbearbeitung zum Tragen kommt.

Workflows:

Besonders im Hinblick auf interne Verfahren rund um die strukturierte Erstellung, Prüfung, Anpassung und Finalisierung von Vertragsentwürfen müssen transparente Prozesse gewährleistet sein. Ein vordefiniertes Workflow-Management als integraler Bestandteil des ECM-Systems sorgt für eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und gibt darüber Auskunft, wer zu welchem Zeitpunkt bestimmte Inhalte editiert hat. Eine intelligente Berechtigungssteuerung sorgt dafür, dass sich der Zugriff auf sensible Vertragsinhalte nur auf eine zuvor festgelegte Personenauswahl reduziert.

Verträge digital managen: für die Zukunft gerüstet

Verwaltung:

Über eine reine Vertragsmanagement-Software hinaus bietet ein ergänzendes ECM-System die besonderen Vorteile einer feingranularen Volltextsuche, mit der sich jedes hinterlegte Vertragsdokument in kürzester Zeit recherchieren lässt. In digitalen Akten werden auch alle vertragsbezogenen Dokumente wie E-Mail-Korrespondenzen, Protokolle oder Notizen hinterlegt, zudem zeigt eine Versionierung den gesamten Lebenszyklus des Vertragsdokuments an.

Elektronische Signatur:

Nicht zuletzt nutzen immer mehr Anwender die elektronische Signatur, um Vertragsabschlüsse zeit- und ortsungebunden vornehmen zu können. Voraussetzung ist hier allerdings ein entsprechendes Verschlüsselungs- und Authentifizierungssystem, weil nur damit Fälschungssicherheit gewährleistet werden kann – ein wichtiger Unterschied zur sogenannten digitalen Unterschrift, die oftmals jene Sicherheit nicht gewährleistet.

Wer erst mal die Vorzüge eines digitalen Vertragsmanagements schätzen gelernt hat – seine Geschwindigkeit, Transparenz, Verfügbarkeit – wird in Zukunft nicht mehr darauf verzichten wollen. Es wäre wie ein Schritt in die Vergangenheit. Oder benutzen Sie noch einen Röhren-Monitor?

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